A importância do planejamento para uma vida produtiva

Planejar nada mais é do que se antecipar, se preparar para executar alguma atividade, definir a forma como uma tarefa deve ser realizada ou como o tempo disponível deve ser usado.

Existem duas formas básicas de planejamento:

  • Planejamento de um evento ou circunstância: planejar como gostaríamos que uma situação acontecesse (uma festa, uma reunião) ou preparar o que é necessário para que ela aconteça de forma correta (uma viagem, uma mudança, um projeto)
  • Planejamento do tempo: organizar nosso tempo para realizar tudo o que queremos ou precisamos fazer; pode ser anual, trimestral, mensal, semanal, diário.

Planejar é importante porque é a forma de garantir, tanto quanto possível, que as coisas aconteçam da forma como gostaríamos. Ter tudo planejado diminui o estresse pois temos controle do que e quando precisamos fazer, nos sentimos capazes de fazer o que realmente precisa ser feito, sem o medo de perder prazos ou esquecer de algo importante. Claro que imprevistos acontecem o tempo todo e ninguém está livre deles; o planejamento, inclusive, nos ajuda a lidar melhor com situações e tarefas inesperadas, reajustando nossas atividades dentro do que foi previamente estabelecido. Planejar também é fundamental para que possamos definir nossas metas e prioridades, porque quando não temos nada planejado passamos o tempo todo “apagando incêndios”, ou seja, resolvendo coisas que são urgentes mas não necessariamente importantes.

Planejamento é um ferramenta indispensável para quem quer gerenciar seu tempo e, consequentemente, ser uma pessoa mais produtiva. Planejar como e de que forma gastamos nosso tempo é um comportamento básico para ter uma vida mais organizada. É uma atitude proativa, onde priorizamos o que é importante e evitamos urgências; é deixar de viver de forma reativa e pensar antecipadamente sobre o que vivemos.

Existem diversos tipos de planejamento e eles se complementam: enquanto o planejamento anual permite estabelecer metas e acompanhar seu andamento, o planejamento diário nos guia pelo caminho a ser seguido para atingir essas metas.

Vamos falar nesse post sobre planejamento anual, mensal, semanal e diário. É possível melhorar sua produtividade usando apenas um desses planejamentos? Sim, mas a combinação de todos eles terá um efeito muito maior.

Planejamento Anual

Enquanto os outros planejamentos têm a função de organizar e gerenciar o tempo, o planejamento anual está mais relacionado com metas e objetivos que queremos alcançar.

No planejamento anual definimos tudo aquilo que gostaríamos de realizar em um ano, estabelecemos metas; a partir dessas metas vamos definindo quais as atividades tem que ser realizadas em determinado mês, semana e dia.

Funciona mais ou menos assim: vamos dizer que uma das minhas metas anuais seja tirar carteira de motorista. Para atingir essa meta preciso definir o que é necessário para tirar carteira de motorista, por exemplo: escolher uma autoescola (quais critérios?), encontrar horário para fazer as aulas (tempo) e talvez economizar o dinheiro necessário. Para cada uma dessas sub-metas temos também pequenas tarefas, e são essas tarefas que vão guiar nosso planejamento mensal, semanal e diário.

Ficou confuso? Dê uma olhada na imagem abaixo. A meta principal (tirar carteira) pode ser dividida em três tarefas: escolher a auto escola, encaixar um horário para as aulas e separar o dinheiro a ser investido. Cada uma dessas tarefas pode ainda se subdividir em sub-tarefas ou contar com algumas indicações e critérios para sua execução.

planejamento tarefas

São essas sub-metas e pequenas tarefas que vão fazer parte do nosso planejamento do mês, da semana e do dia, como falaremos a seguir.

Em resumo, o planejamento anual serve para estabelecermos metas e objetivos que desejamos alcançar no prazo de um ano. E não, ele não precisa ser feito obrigatoriamente na passagem de um ano para o outro. Isso é só uma convenção.

Planejamento Mensal

No planejamento mensal temos uma visão geral do nosso mês, e nele devem estar:

  • Compromissos: tudo que tem uma data marcada e um horário definido – consultas médicas, reuniões, aniversários;
  • Prazos: data de entrega de provas e trabalhos para quem estuda, data de finalização de projetos para quem trabalha, data final de inscrição em algum evento;
  • Lembretes: datas de vencimentos de contas, por exemplo.

Aqui também entram as tarefas que fazem parte de metas definidas no planejamento anual. No caso do exemplo anterior – tirar carteira de motorista – pode ser que nesse mês você tenha planejado começar na autoescola, então esta tarefa tem que estar aqui também.

Observe que, apesar da tarefa ter que ser realizada nesse mês, ela não tem uma data específica para ser feita. Assim, ela pode entrar no que chamamos de To-Do List, que é exatamente isso: tarefas do mês mas que não tem uma data definida. São aquelas tarefas que você faz quando tem tempo disponível, “quando der”, desde que seja ainda no mês corrente.

É importante ressaltar que a To-Do List é para listar as tarefas que realmente serão feitas no referido mês. Não adianta usá-la como caixa de entrada e listar ali um milhão de tarefas que claramente não serão feitas nesse mês. Além de atrapalhar o planejamento em si, isso traz um sensação de que não estamos sendo capazes de cumprir todas as nossas tarefas, o que prejudica a manutenção de uma mentalidade produtiva.

Ao planejar as tarefas do mês distribuímos ao longo dos dias as atividades com data marcada: compromissos, entregas, eventos. Depois os lembretes. O que está na To-Do List não entra aqui e sim vai servir de base para o planejamento semanal, como veremos a seguir.

Não se esqueça de marcar os feriados quando estiver planejando seu mês, para não cometer erros (por exemplo, planejar ir ao banco em um dia que ele esteja fechado).

Abaixo temos um exemplo de planejamento mensal. Observe que os compromissos com data e hora marcada estão em azul, os compromisso só com dia, sem horário específico estão em vermelho e os lembrete estão com destaque amarelo. Eu normalmente gosto de usar cores diferente porque só de bater o olho já dá pra saber se o que é cada coisa.  

planejamento mensal ferramenta produtividade

Você pode usar a ferramenta que quiser para fazer seu planejamento mensal: algum aplicativo ou software (como o Google Agenda, por exemplo), uma agenda comum que tenha a visualização mensal, um planner ou um simples calendário. O importante é ter espaço para anotar suas tarefas e para fazer sua To-Do List.

Planejamento Semanal

No planejamento semanal usamos o planejamento mensal e sua respectiva To-Do List como base para planejar as atividades da semana.

Funciona da mesma forma que usamos para fazer o planejamento mensal, então:

  1. Anotamos tudo que já esteja marcado no planejamento mensal referente aquela semana;
  2. Checamos a To-Do List mensal e, de acordo com o tempo livre depois de marcadas as atividades do item 1, vamos encaixando as outras atividades;
  3. Pode ser bem útil também fazer uma To-Do list semanal, com atividades para aquela semana, mas sem um dia específico.

Pegando o exemplo da imagem anterior, vamos dar uma olhada na semana de 07 a 13 de agosto (lembrando que você pode começar sua semana no domingo ou na segunda, como preferir):

  • Dia 07 temos uma consulta médica, às 10h;
  • Dia 09 vencem as contas de água e luz;
  • Dia 10 vence a mensalidade da academia;
  • Dia 11 temos a entrega de um projeto importante no trabalho.

Essas informações são a base para planejarmos a semana. Veja na imagem abaixo. Temos os compromissos dos dias 07 e 11, além dos lembretes para dos dias 09 e 10. Também foram colocadas algumas atividades da To-Do List mensal, como: pesquisar autoescolas (que entrou como tarefa na terça-feira, que era um dia livre, sem nenhum compromisso prévio) e comprar estante nova (entrou na segunda-feira, aproveitando que já se estará na rua para a consulta médica, dá para passar na loja também).

Outras tarefas foram incluídas de acordo com a necessidade: revisar o relatório na quarta e na quinta, uma vez que ele já está programado para ser entregue na sexta; ligar para a faxineira na sexta para confirmar a presença dela no sábado.

Na To-Do List estão as tarefas que vão sendo encaixadas ao longo dos dias de acordo com o tempo disponível. Isto será feito no planejamento diário. Vale lembrar que a To-Do List não deve ser usada como caixa de entrada.

planejamento mensal ferramenta produtividade

Planejamento Diário

No planejamento diário é onde organizamos todo o nosso dia e é o que nos permite de fato identificar se estamos sendo produtivos, cumprindo nossas obrigações e fazendo o que precisamos ou queremos fazer.

Com todos os compromissos distribuídos ao longo do seu dia você consegue ver quanto tempo ainda tem disponível e ir encaixando as outras tarefas a serem feitas, mas que não tem nenhuma data definida (que estão na To-Do List).

Aqui nós podemos também fazer o remanejamento necessário quando surgem imprevistos e urgências (e sempre surgem!) de forma a ter o total controle de tudo que estamos fazendo. É esse controle que no orienta na hora de definir quais nossas prioridades, o que precisamos fazer agora e o que podemos deixar para depois

Se o planejamento mensal e o semanal são a base para sermos capazes de tornarmos mais produtivos é o planejamento diário que faz isso na prática.

O segredo de fazer seu planejamento funcionar é saber distribuir as tarefas, além de saber remanejá-las quando for preciso. Distribua todas as suas atividades de forma a não ter dias nem muito pesados nem muito vazios. Estabeleça prioridades, planeje fazer o que for mais importante e não faça uma lista cheia de tarefas que não são importantes.

Trouxe aqui o básico de como se faz um planejamento. Mas só é possível aprender mesmo na prática. Então comece a se planejar! Pode ser só o seu dia ou mesmo fazer apenas uma lista de tarefas. Aos poucos você vai se acostumando e fazendo cada vez melhor.

Qualquer dúvida é só deixar aqui nos comentários!

Até mais,

Juliana Sales

 

20 comentários sobre “A importância do planejamento para uma vida produtiva

  1. […] Após isso você tem uma série de tarefas listadas, bem como o tempo disponível para realizar cada uma delas. Cada um desses blocos de tempo é uma time box, uma “caixa de tempo” ou um sprint. Essas time box devem então ser distribuídas ao longo do seu dia ou da sua semana (conforme você esteja fazendo seu planejamento diário ou semanal). […]

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  2. Oi Ju, eu já tentei fazer planejamento mensal, no blogue funcionou durante um tempo. Na vida, nem por uma semana. Tentei o semanal… e foi o que deu certo comigo. Acho que preciso de prazos mais curtos. Trinta dias é muito tempo para a minha mente, que se dispersa. Acho que preciso de rédeas curtas para evitar futuros impossíveis. Tenho também uma estreita relação com o número 07. rs
    E uso o google agenda porque gosto da dinâmica deles e como tenho um celular Android, avisam-me com antecedência e fico feliz.

    bacio

    Curtido por 1 pessoa

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