Listas: uma ferramenta de produtividade simples e eficiente

Listas são uma das ferramentas mais básicas de organização mas também uma das mais poderosas. Além disso, podem aumentar significativamente sua produtividade, de forma rápida e simples.

Existem basicamente dois tipos de listas:

  • Lista de tarefas: a famosa “To-Do List”, onde vamos colocando todas as atividades que queremos/precisamos fazer;
  • Lista de “organização”: nada mais é do que listar as etapas de um projeto ou de qualquer outra atividade de grande porte, que precisa ser feita passo-a-passo.

As To-Do Lists são uma das técnicas mais simples para melhorar sua produtividade. Não é preciso nenhum conhecimento prévio e você só vai usar um papel e uma caneta ou um aplicativo de notas no celular ou computador.

Vamos lá: na sua To-Do List você vai listar todas as tarefas que precisa realizar. Se quiser, pode dividir entre coisas que precisa fazer (tem obrigação de fazer) e coisas que gostaria de fazer. Liste tudo, não deixe nada de fora, e não se preocupe em organizar ou priorizar. Isso pode ser feito depois.

Ok, sua lista está pronta. Esse pode ser um momento assustador, principalmente se sua lista de obrigações parece enorme diante de pouco tempo disponível para fazer tudo aquilo. Agora chegou o momento de definir prioridades: desse um milhão de tarefas que você listou, o que é realmente importante? O que não pode ser adiado e tem que ser feito hoje sem falta? Escolha de 3 a 5 tarefas que vão ser as suas prioridades do dia. 

Isso é legal porque você não se sobrecarrega e não fica desesperado e com sentimento de improdutividade ao ver que não cumpriu todas as suas tarefas. Não podemos aumentar o número de horas de um dia, então ao diminuir o número de tarefas fica bem fácil “cumprir suas obrigações”, ou seja, realizar as tarefas que você se propôs a fazer naquele dia. Além disso, caso sobre algum tempo disponível depois de fazer suas tarefas prioritárias, você não precisa ficar pensando ou tentando lembrar o que mais precisa fazer: basta olhar a sua lista e ver o que mais tem anotado ali.

Outra dica é organizar as tarefas da lista em grupo similares: para fazer quando estiver no computador, para fazer em casa, ligações a realizar, conta a pagar, atividades a serem feitas na rua e por aí vai, de acordo com a sua realidade.

Claro que essa é a forma mais simples e básica de se organizar e aumentar sua produtividade, como eu disse logo no começo. Mas já é um primeiro passo para quem se sente perdido e não consegue ser produtivo.

Não se esqueça de tomar alguns cuidados para que sua lista trabalhe a seu favor e não contra você:

  • escreva as tarefas de forma clara e objetiva (se você precisa devolver um livro emprestado para alguém, escreva “devolver livro para fulano”. Se escrever apenas “livro” pode não conseguir se lembrar depois do que se trata);
  • as tarefas devem ser específicas, por exemplo, “comprar ração no supermercado ao voltar para casa” é melhor do que só “supermercado”.
  • mantenha a lista sempre à mão. Não adianta fazer e guardar em uma gaveta.
  • não faça listas muito longas. Priorize.

Outro tipo de lista é aquela que nos ajuda a gerenciar melhor uma tarefa muito grande, um evento ou um projeto. Eu acho que isso é uma das coisas mais incríveis de se fazer uma lista de etapas: uma tarefa gigante, que você não se sentia capaz de realizar por não saber nem por onde começar, fica mais acessível quando você lista todos os passos que precisa para cumprir a tarefa inteira.

É algo que eu já li por aí e que se aplica muito bem aqui: como se faz para devorar um elefante? A resposta é: de pedacinho em pedacinho.

Quebrar uma tarefa grande em uma lista de tarefas menores é o segredo. E não tenha medo de dividir uma sub tarefa em tarefas ainda menores. Deixe essas tarefas menores o mais simples possível, facilitando sua realização e até a motivação para realizá-la.

Além disso, qualquer tipo de lista te ajuda a externar pensamentos e ideias que estão rondando sua cabeça, de forma a liberar a mente de preocupações e não correr o risco de esquecer de alguma coisa.

David Allen, criador do método GTD, fala em seu livro do que ele chama de “mente clara como água”. Segundo ele, é um conceito vindo das artes marciais, e nada mais é do que ter controle sobre sua mente: evitar que ela reaja de forma exagerada ou descontrolada as mais diversas situações, causando estresse e queda da produtividade. Algumas coisas são necessárias para chegar a esse estado de foco e tranquilidade e uma delas é manter a mente limpa, de forma que ela foque sempre no momento, na tarefa que você está realizando. E para que isso seja possível, nada melhor do que colocar no papel, fazendo uma (ou mais) listas.

Além disso nosso cérebro se incomoda com o caos e uma lista ajuda a organizar as coisas e vê-las de forma mais clara.

O Bullet Journal (ou BuJo, conhecidíssimo método de organização e gestão de tarefas) funciona basicamente como uma grande lista de anotações. Para quem não conhece, vou explicar de forma rápida e bem resumida o que é o Bullet Journal.

Trata-se de um método criado pelo designer Ryder Carrol e que consiste, dentre outras coisas, em listar todos os seus afazeres, divididos por categorias: Tarefas, Eventos e Notas (ou informações). Cada categoria tem um símbolo específico e você só tem que listar o que tem para fazer em um dia específico, dentro de cada categoria. O Bullet Journal tem também algo chamado de “Coleções”,  que são listas com conteúdos mais gerais: livros a ler, filmes para assistir, compras e por aí vai.  Tem post aqui no blog que é um guia rápido sobre bullet journal.

Como eu já disse antes, você pode fazer suas listas da forma que preferir.

Se for usar papel e caneta, uma recomendação: evite usar papéis soltos, post-its, que podem se perder por aí. Separe um caderno só para isso ou mesmo um espacinho na sua agenda de todos os dias.

Se for usar o computador ou o celular, pode ser da forma mais simples, com o bloco de notas. No entanto, existem alguns aplicativos/softwares/programas que podem ser usados:

  • Google Keep: para computador ou celular (exceto IOS), basta ter uma conta no Google para utilizar. Você pode fazer várias listas ao mesmo tempo e separá-las por cor, além de ser possível incluir áudios e fotos. Ele sincroniza automaticamente entre o aplicativo e o computador.
  • Remember The Milk: simples, fácil de usar, disponível em todas as opções de sistema operacional e gratuito.
  • Todoist: um dos mais conhecidos, também possibilita sincronização entre o aplicativo e o computador. Permite divisão entre projetos e tarefas e é possível atribuir prioridade às tarefas. Disponível para todos os sistemas e dispositivos, a desvantagem é que requer assinatura até para poder usar algumas das funções mais básicas.
  • Wunderlist: bem simples, permite criar listas em diferentes categorias. Tem a vantagem de estar disponível para todos os dispositivos e sistemas operacionais e ainda permite compartilhar uma ou mais listas suas com outros usuários.

Estes são só alguns, existem inúmeros outros aplicativos similares, com mais ou menos recursos, pagos e gratuitos. Aqui é mais uma questão de gosto mesmo.

Espero que o post tenha lhe ajudado. Então, o que está esperando para começar a fazer suas listas e ser um pouco mais produtivo?

Até mais,

Juliana Sales

14 comentários sobre “Listas: uma ferramenta de produtividade simples e eficiente

  1. Listas são mesmo uma forma prática e fácil de organização. Costumo fazer listas pra várias ocasiões, uma para cada assunto. Gostei da dica dos aplicativos, não os conhecia, vou baixar e testar.

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  2. Oi Ju!
    Eu adoro fazer uma lista! ahaha E super concordo quando diz que escrever as coisas, anotar, tira a sobrecarga da mente da gente.
    Tenho as listas que ficam no planner, que são mais gerais de coisas não muito imediatas pra fazer, como alguns controles de prazos e projetos.
    E, depois que vi sua dica do app Todoist (acho que no post sobre apps), tô usando ele sempre, porque em qualquer lugar que eu estiver é só anotar o lembrete pro dia que eu quero e, pronto, acaba aliviando a cabeça e facilitando o foco no que precisa ser feito naquele dia e também nas pendências para os próximos! ❤
    xoxo

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    • Eu também adoro fazer listas Rê! Faço lista pra tudo. A maioria das vezes é no papel mesmo, mas quando faço no celular, meu app preferido é o Todoist também. Fico feliz que a dica sobre ele tenha sido útil para você!

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  3. Eu gosto muito de listas, quando eu era a doida das listas eu tinha muito mais produtividade e as coisas acabam saindo.
    Ainda não sei porque abonei as listas.
    Hoje eu uso o Todoist, mas preciso pegar no tranco novamente e confesso, que prefiro as listas de papeis.

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    • Cilene, então pronto, volte para as listas! Talvez elas sejam a ferramenta de produtividade que mais combina com você. Eu uso bastante o Todoist, mas também prefiro o papel.

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  4. Oi Ju, fui lendo o seu post e pensando ‘isso está com a cara do meu bullet’ e eis que, você o citou. Fiquei curiosa por saber se você tem um e como seria, caso tenha. Adoro conhecer os bullets alheios. rs
    Adoro saber como as pessoas se organizam, como definem seus ritmos.
    Eu parei com o meu bullet nesse semestre, mas estou a me preparar para voltar a usá-lo e uso o keep também, mas como rascunho. é super prático.

    bacio

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    • Oi Lunna! Eu tenho sim um bullet journal, e ele é cheio de listas! Na verdade, eu uso o bujo desde 2016. Mas confesso que o meu desse ano está um pouco “bagunçado”. Em termos de me ajudar com as minhas tarefas e compromissos e a organizar as coisas está tudo ok. Mas não sei porque acabei misturando nele um pouco de diário, aí ficou um monte de coisa pessoal misturada com as tarefas. Eu consigo me achar nele sem problemas, mas não está bonito de se ver! ahaha Ano que vem quero voltar ao tradicional, seguindo mesmo os princípios do Ryder Carroll, como eu fiz na primeira vez que usei.

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  5. Ufa! Uma ferramenta que uso e conheço…Realmente quando colocamos no papel parece que limpamos nossa mente!!!
    Vou analisar os programas com calma…Para 2019 quero um bullet já estou pesquisando…
    Abraços

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    • Lista é uma ferramenta bem simples e por isso as vezes é subestimada, Ale. Mas ajuda bastante. Eu sou suspeita para falar porque faço bullet journal há 3 anos, mas super recomendo que você tenha um, e centralize sua organização nele, com o suporte de alguns aplicativos se for necessário.

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