Como se organizar para ser mais produtivo

Pode parecer algo um tanto óbvio, mas a organização é fundamental para melhorar sua produtividade. Ninguém consegue ser produtivo se estiver perdido no meio de uma bagunça, seja ela física ou mental.

Ser organizado ameniza o estresse e te ajuda a enxergar melhor qual seu objetivo e como alcançá-lo. Organizar-se é o primeiro passo para quem deseja aumentar sua produtividade, tanto que a falta de organização geralmente é um indício de outros problemas, como não conseguir gerenciar seu tempo, dificuldade para definir suas prioridades ou mesmo falta de motivação.

Uma coisa que eu aprendi com a Thais Godinho, do Vida Organizada (vão lá conhecer, tem muita coisa útil e interessante) foi que organização não é perda de tempo como muita gente pensa. Sim, muitas pessoas acreditam que o tempo gasto se organizando é um tempo desperdiçado, mas na verdade está bem longe disso. Na realidade, é justamente o contrário: uma vez que você se encontra em um ambiente organizado, com suas ferramentas de trabalho organizadas e até com seus pensamentos e planos organizados, você economiza tempo.

A desorganização rouba um tempo que você deveria estar utilizando para fazer suas tarefas e atividades, além de te fazer gastar energia com coisas sem importância. Confusão é sinônimo de distração, é mais difícil se focar quando você está no meio do caos, porque o cérebro  gasta mais tempo e energia para se concentrar. Fica claro então que a desorganização é um dos maiores inimigos da produtividade.

Vale lembrar que organização é um meio, não um fim. É um processo constante de busca de soluções que simplifiquem sua vida.

Tipos de organização

Existem, simplificadamente, três tipos ou três categorias de organização: espacial, virtual e mental.

  • Organização espacial é organizar o seu espaço físico, o local onde você trabalha, estuda ou mora.
  • Organização virtual refere-se ao seu computador, celular, e-mail, arquivos, enfim, tudo que é relacionado a questões digitais.
  • Organização mental é ordenar suas ideias, pensamentos, metas, planos e objetivos.

Organização espacial

Todos sabemos a vantagem de se manter o escritório ou ambiente de trabalho organizado:  facilidade de encontrar as coisas (o que evita perda de tempo e estresse) além da satisfação de estar em um ambiente espaçoso e confortável.

Organizar seu espaço físico é basicamente determinar para cada coisa um lugar específico, deixando a mão o que é usado com frequência, arquivando o que só é usado ocasionalmente e descartando tudo que não tem uso ou utilidade. Existem muitas técnicas de organização e de arquivamento para isso, aqui é mais uma questão de escolher a que você mais gosta e a que mais se adapta a sua rotina.

Organização virtual

Hoje é praticamente impossível encontrar alguém que não use o computador para trabalhar. Estamos o tempo todo produzindo arquivos de texto, apresentações, planilhas, isso sem falar nos e-mails que recebemos, nas notícias que lemos e nos links que favoritamos para olhar depois.

Se todo esse volume de informação não for organizado, é bem provável que você gaste tempo procurando um arquivo que salvou no computador mas não sabe onde e nem com qual nome ou então que você deixa passar um e-mail importante sem responder.

É para isso que serve a organização virtual: manter em ordem seus arquivos, sua caixa de entrada de e-mails e qualquer coisa que você armazene no seu computador ou online.

Organização mental

É você manter sua mente organizada. Ter clareza de suas metas e objetivos e de quais são os passos a serem seguidos. Saber quais são suas prioridades e o que pode ser deixado para depois.

Quando sua mente está organizada fica mais fácil para o seu cérebro armazenar informações e ideias de forma ordenada, o que também simplifica a realização de tarefas, porque as coisas estão ligadas umas as outras e tudo parece ser mais coerente.

Métodos de Organização

A primeira coisa que se deve ter em mente quando falamos em métodos de organização é que não existe um método perfeito e que seja o método “certo”, que funciona para todo mundo.

Como eu disse no começo, organização é um processo, e faz parte desse processo descobrir o que mais funciona para você, adaptar para que se encaixe na sua rotina e na sua vida. Senão, vai ser uma tarefa chata e ineficiente, e você pode acabar desistindo de ser manter organizado, o que é um grande problema para quem ser produtivo.

A função de todo e qualquer método de organização é gerenciar as coisas que já temos armazenadas  e aquelas que chegam até nós a cada momento.

GTD (Getting Things Done)

O GTD talvez seja o mais conhecido método de organização. Desenvolvido por David Allen, é uma forma de gerenciamento de ações que serve para organizar todas as áreas da sua vida.

O GTD é um método bem completo, e como o foco desse post não é exclusivamente sobre ele, vou dar apenas uma visão geral de como funciona. Se alguém se interessar e quiser entender mais recomendo o livro do David Allen (Getting Things Done – A Arte de Fazer Acontecer) e também o blog da Thais, que eu mencionei no começo do post.

O GTD é composto basicamente de cinco estágios que te mostram como lidar com toda e qualquer informação que chegue até você bem como com tudo o que você quer e precisa fazer, a nível pessoal, profissional, hobbies, projetos e objetivos de vida.

Os cinco estágios são:

  • Coletar (capturar): é onde você identifica tudo que exige a sua atenção, todas as coisas que precisam ser feitas. Tem a função basicamente de tirar da sua mente e deixar registrado todas as suas tarefas, obrigações, intenções, desejos e planos, de forma  a desobrigar o cérebro a ficar tentando se lembrar de tudo.
  • Processar (esclarecer): aqui você analisa tudo o que foi coletado e define o que deve fazer com aquilo. Se algo requer alguma ação, se tem que ser arquivado ou se pode ser descartado. Isso ajuda a enxergar de forma mais clara quais são as coisas mais importante e a definir nossas prioridades. Representa o fluxo de trabalho (em azul no diagrama a seguir).
  • Organizar: onde colocamos cada coisa em seu lugar, de acordo com o que foi processado no estágio anterior. É o anel externo (em verde) do diagrama do funcionamento do GTD apresentado abaixo , representando as categorias em que as coisas processadas precisam se encaixar (Projetos | Planos de Projetos | Referência | Algum Dia/Talvez | Lixo) e (Em Espera | Calendário | Lista de Próximas Ações). David Allen recomenda que cada categoria esteja fisicamente contida em algum formato.
  • Revisar (refletir): rever tudo o que foi organizado e o que foi decidido. Analisar seus projetos, as ações necessárias, checar cada uma das categorias mencionadas acima. Essas revisão deve ser feita periodicamente, de forma a garantir que tudo se mantenha atualizado.
  • Fazer (engajar): é objetivo de tudo, executar as ações, pois de nada adianta organizar e planejar e não executar. Todas os estágios anteriores tem por objetivo facilitar a execução de todas as ações necessárias.

fluxograma GTD

O GTD também apresenta metodologias para arquivamento, utilizando basicamente listas e pastas. Isso é importante pois não basta apenas organizar. Quando armazenamos informações deve-se fazer isso de forma que essa informação seja fácil de se encontrar futuramente quando for necessário. Se não, a organização terá sido inútil.

Claro que o GTD vai muito além dessas informações que eu trouxe aqui, que são apenas um resumo para passar a ideia geral dessa que é uma das mais populares metodologias de organização.

3Rs (Reciclar, Resolver e Reter)

Esse é um método apresentado pela Tamara Schwambach Kano Myles em seu livro “Produtividade Máxima“.  Ela o recomenda para lidar com a papelada que recebemos e acumulamos, ou seja, organização espacial. Particularmente, eu acredito que é um método bem eficiente também para trabalhar com as outras formas de organização (virtual e mental).

O que o método propõe é que cada papel (ou informação ou ideia) que entre na sua vida se encaixe em uma de três categorias:

  • Lixo a ser descartado: é tudo que não é necessário ou que contém informações que podem ser encontradas em outro lugar. O “reciclar” obviamente se refere ao papel, mas aqui cabem também arquivos de computador sem utilidade ou duplicados, e-mails já lidos e que não contém nenhuma informação importante ou não precisam de nenhuma resposta, links que você guardou e já estão desatualizados; tudo isso pode ir para a lixeira virtual. Serve também para aquelas ideias e planos que você fez e que hoje não fazem mais sentido ou não te interessam mais.
  • Coisas que exigem algum tipo de ação: é a categoria “resolver“. Aqui se enquadra tudo que exige uma resposta ou algum tipo de providência. As ações originadas aqui devem ser incluídas na sua lista de tarefas, qualquer que seja a forma que você usa para controlar seus afazeres.
  • Coisas que precisam ser guardadas: representa o “reter“. É aquilo que deve ser guardado, por motivos legais ou para consultas futuras. São informações que não requerem nenhuma ação, devem apenas ser arquivadas.

Eu vejo esse método como uma forma simplificada do GTD. Em resumo, devemos classificar tudo em categorias e depois trabalhar em cima de cada uma delas.

Assim como no GTD temos Referência e Algum dia/Talvez aqui temos o Reter; o Resolver nada mais é que separar as coisas que se encaixam em Fazer |Delegar | Adiar do GTD; e o Reciclar é que pode ser descartado e ir para o Lixo.

A Tríade do Tempo

É um conceito muito conhecido aqui no Brasil, desenvolvido pelo Christian Barbosa, renomado especialista em produtividade.

Trata-se de um método mais voltado a produtividade do que propriamente organização. Porém, como já sabemos, organização é um pilar essencial da produtividade, portanto um dos passos da Tríade do Tempo refere-se a reorganização pessoal. O autor também divide a organização pessoal em três níveis: físico, digital e de conhecimento. Ele diz ainda que todos esse níveis devem ser organizados por processos semelhantes, estabelecendo o que é chamado de taxonomia pessoal.

Nesse método também é sugerido que a papelada acumulada seja dividida em três categorias: Lixo, Guardar e Executar.

  • Lixo: refere-se aquilo que é inútil, desnecessário e pode ser descartado.
  • Guardar: o que precisa ser armazenado, qualquer que seja o motivo. Essa categoria é subdividida em outras três: Arquivo, Base de Conhecimento e Pendências.
  • Executar: coisas que requerem uma ação – tarefa, compromisso, delegar a alguém.

Podemos ver mais uma vez que o princípio é o mesmo. Separar, catalogar e executar ou arquivar. Todo método de organização se estrutura assim,  o que muda é a forma como cada um desses passos é realizado.

O que tem que ficar claro é que o primeiro e talvez o mais importante passo para quem quer aumentar sua produtividade é melhorar sua organização. Sem organização é quase impossível manter-se em um estado mental produtivo.

Se você está começando a ser organizar agora entenda que isso não vai acontecer do dia para a noite, inclusive porque a organização não é um objetivo a ser alcançado mas um caminho a ser percorrido, caminho que certamente também te levará a ser mais produtivo.

E você, como lida com a organização? Já tem tudo estruturado ou está no meio de um furacão?

Fique de olho aqui no blog se quiser mais dicas de como se organizar ou como se manter organizado. Organização e produtividade estão naturalmente entrelaçadas então esse tema está sempre sendo falado aqui.

Até mais,

Juliana Sales.

 

22 comentários sobre “Como se organizar para ser mais produtivo

  1. Nossa adorei as dicas, realmente se organizar é muito importante principalmente para quem estuda ou trabalha, eu ate tento ser organizada, mas tá difícil, mesmo assim ótimo post, parabéns!

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  2. Muito interessante seu post, ainda mais pra mim que tento fazer mil coisas ao mesmo tempo, e acabo ficando sobrecarregada demais!!!

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  3. É verdade, funcionamos muito melhor quando mantemos tudo organizado. Eu infelizmente tenho problemas sérios com organização, sou uma desorganização total! Mas preciso trabalhar seriamente nisso e esse post está sendo bastante útil.

    Muito obrigada pelas informações.

    marianaviglio.blogspot.com

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    • Oi Mariana, fico muito feliz em saber que o post foi útil para você! Comece a trabalhar nisso sim, organização é um trabalho diário e aos pouquinho você vai vendo como tudo fica mais fácil quando está organizado. Obrigada pela visita!

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  4. Excelente seu post é muito útil. Sem organização realmente nada anda, nada funciona. No meu caso o que mais me prejudica é a bagunça mental. Penso muita coisa ao mesmo tempo e quero fazer tudo junto, É bem complicado porque por muitas vezes acabo não fazendo nada e fico mais perdida ainda.

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    • Que bom que achou o post útil Paula! Organização realmente é a chave para fazer as coisas funcionarem. E a bagunça mental é mais complicadinha de lidar que a bagunça física, mas com força de vontade a gente consegue! Já tem alguns post aqui no blog com dicas que podem te ajudar a organizar seus pensamentos, eu estou sempre falando disso porque vejo que muitas pessoas sofrem com isso. Obrigada pela visita!

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    • Oi Lary! Entendo bem o que você diz, parece que é muita coisa e nunca tem tempo suficiente né? A organização é o primeiro passo, mas a gente tem que definir prioridades também sabe? A gente precisa saber o que realmente quer e precisa fazer e deixar o resto pra depois, senão sempre fica mesmo essa sensação de que faltam horas no dia. Obrigada pela visita!

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