O que é uma Caixa de Entrada e porque você precisa de uma hoje mesmo!

Eu acredito que produtividade está diretamente relacionada com organização (e eu já falei sobre isso nesse post). É muito mais difícil se manter produtivo em meio ao caos.  E tanto a bagunça física (seu espaço, o ambiente onde você está) quanto a bagunça mental são prejudiciais.

O post de hoje fala de uma das ferramentas mais simples de organização: a caixa de entrada. O conceito vem do método GTD, de onde também vem as regras e princípios para seu uso.  É uma ferramenta extremamente básica mas cujo uso revoluciona a sua forma de se organizar e, portanto, é um passo e tanto para quem quer melhorar sua produtividade.

Mas, afinal, o que é essa tal de caixa de entrada?

É onde você vai registrar tudo que está passando pela sua cabeça e tudo que chega até você. É um local para anotar suas ideias, coisas que precisa fazer, lembretes, projetos, enfim, literalmente tudo.  A ideia é liberar seu cérebro dessa função de forma que ele fique disponível para realizar outras funções mais importantes.

Dentro do método GTD isso é chamado de Coleta. O criador do GTD, David Allen acredita que todos nós temos compromissos internos mal administrados e que nos causam estresse e preocupação. É o que ele chama de “veios  abertos”, que são aquelas situações em que você diz pra você mesmo: “preciso fazer tal coisa” (começar um curso de inglês, trocar as cortinas, comprar uma lâmpada para o abajur, comprar pilhas para o controle remoto, fazer a declaração do imposto de renda, levar o carro para a revisão, e por aí vai). Enfim, são tratos que você faz com você mesmo de todas as coisas que você quer e precisa fazer.

Enquanto lia o parágrafo anterior você deve ter se lembrado de vários desses “veios abertos” na sua vida, não é? E acredite em mim quando eu digo que você deve ter pelo menos o dobro do que esses que você se lembrou.  O problema é que quando você tem esse tipo de pensamento, quando faz esse acordo interno, uma parte do seu cérebro vai ficar o tempo todo monitorando e esperando o cumprimento desse acordo. E enquanto isso estiver rondando pela sua mente, vai estar roubando energia do seu cérebro que você poderia estar usando para desenvolver aquele novo projeto, resolver um problema. ser criativo, ter novas ideias.

Por isso a coleta é tão importante: ela tira esses pensamentos de sua cabeça e os registra em um lugar confiável – a caixa de entrada.  Daí vem umas das dicas fundamentais para que sua caixa de entrada funcione: ela tem que ser confiável. Ou seja, um local onde você não perca as informações registradas e que seja verificado periodicamente.

Certo, e como funciona?

Não tem segredo. É só anotar. Alguém te pediu para enviar um relatório por e-mail? Anota na caixa de entrada. Um livro da sua área que você acabou de ouvir sobre e quer comprar? Anota também. A escola do seu filho avisou que tem reunião de pais semana que vem? Lembrou que precisa comprar ração para o cachorro? Tem que comprar um presente para um aniversário no fim de semana? Anota. Anota tudo.

Nosso cérebro gasta muita energia com o esforço para se lembrar de inúmeras coisas, além de se estressar com a preocupação de não esquecer determinadas coisas que não podem ser esquecidas. O uso da caixa de entrada faz essa função pois tudo que você precisa se lembrar está anotado ali.

A Primeira Coleta

Chamamos de primeira coleta a primeira vez em que você começa a usar uma caixa de entrada. Segundo os princípios do GTD esse é o primeiro passo para organizar toda a sua vida, anotando absolutamente tudo.

No seu livro sobre o GTD, David Allen apresenta todas as instruções e sugestões para começar essa primeira coleta. É muito importante saber o que precisa ser coletado e ter certeza de que você coletou tudo o que era necessário. Vamos ver resumidamente então como fazer essa primeira coleta.

As ferramentas

Você vai precisa de uma caixa de entrada física (uma bandeja ou pasta para guardar papéis, revistas, contas, bilhetes, correspondência e coisas do tipo) e material para anotação (papel e caneta, bloco de notas do celular ou do computador).

Para começar, temos a coleta física: busque no seu espaço físico por tudo que está fora de lugar, o que está inacabado ou completo, coisas que requerem alguma decisão sua. Você pode olhar primeiro para sua mesa de trabalho: correspondências a serem checadas, recados a serem respondidos, cartões de visita, anotações de reuniões, esboços de projetos, instruções, lembretes, qualquer coisa desse tipo vai para sua caixa de entrada. Após a mesa você pode passar para gavetas, armários, prateleiras e arquivos, todo e qualquer lugar que possa representar ou conter uma pendência, um assunto a ser resolvido.

Essa coleta é relativamente simples. Bem mais complexa é a coleta mental. É nela que você anota cada ideia, cada projeto, cada pensamento, cada pendência que está na sua mente.  A coleta mental é mais difícil que a física porque não estamos de fato vendo o que vai ser coletado, em vez disso precisamos vasculhar o cérebro em busca de todos os “veios abertos”.  David Allen apresenta em seu livro uma longa lista de sugestões para ajudar a não se esquecer de coletar nada.  Alguns exemplos: projetos a serem concluídos ou ainda não iniciados, compromissos assumidos (com você mesmo ou com outras pessoas), leituras importantes, desenvolvimento profissional (cursos, treinamentos), assuntos a pesquisar, programação de viagens, eventos (aniversários, casamentos), reformas em casa, cuidados com a saúde, hobbies.

Imagino que agora você deve estar pensando: mas isso vai dar um trabalhão e vai gastar um tempo que eu não tenho disponível agora. Ok, isso é verdade. Mas lembre-se, você está colocando a sua vida inteira nos eixos, então realmente vai ter muita coisa para organizar. E lembre-se que quanto menos coisas seu cérebro estiver se esforçando para não esquecer mais energia ele tem para focar em outras atividades mais importantes.

Mas não desanime! Eu tenho uma boa notícia pra você. Você não necessariamente precisa fazer uma primeira coleta dessa forma para poder usar uma caixa de entrada. Se você pretende implantar na sua vida o método GTD, não tem muito como escapar. Porém, eu acredito que os benefícios de se usar uma caixa de entrada vão muito além do método. Você não precisa organizar sua vida inteira agora, mas pode começar organizando seu trabalho, seus estudos ou qualquer outra área de sua vida em que você esteja precisando ser mais organizado e produtivo.

Você pode, por exemplo, querer fazer uma caixa de entrada com tudo relacionado a sua vida profissional. Vamos falar passo a passo a forma como eu acredito que você pode fazer isso:

  1. Defina onde vai ser sua caixa de entrada. Vai usar papel e caneta? O bloco de notas do celular? Um arquivo no computador?
  2. Comece anotando tudo que está em andamento. Todos os projetos em que você está envolvido, o que tem ocupado a maior parte do seu dia de trabalho.
  3. Anote também aqueles projetos interrompidos, que por um motivo ou outro estão parados. Não precisa decidir o que fazer com eles agora, mais tarde você resolve se vai voltar a trabalhar neles, se vão continuar parados ou se serão descartados de vez. Por enquanto, só anote.
  4. Liste os projetos que você precisa começar. Pode ser tanto os que já tem data prevista quanto aqueles que você só tem uma vaga ideia de como serão.
  5. Agora, olhe para sua mesa de trabalho. Pegue todos os papéis, relatórios, bilhetes, anotações, tudo que estiver em cima dela e junte tudo em um mesmo lugar, uma caixa ou pasta. Depois, quando você for processar sua caixa de entrada, analise cada item e veja o que precisa fazer com ele. Não esqueça de checar também suas gavetas e prateleiras
  6. Vamos ao computador. Examine seus arquivos, documentos e e-mails. Você provavelmente vai encontrar muita coisa que já listou, mas sempre vale a pena checar para garantir que não está esquecendo de nada.
  7. Pare e pense por alguns minutos para ter certeza de que não está esquecendo de nada.  Use os exemplos de situações que eu mencionei ao longo do post, pode te ajudar a lembrar de alguma coisa.

Pronto! Você já tem uma caixa de entrada em uso e funcionando. O próximo passo é trabalhar com todas as informações  que você coletou, e isso configura a segunda fase do GTD, onde você esclarece tudo que foi coletado. Isso basicamente é analisar cada item é definir o que fazer com ele.

  • É algo que não tem serventia, uso, utilidade, pode ser descartado? Jogue fora! Direto no lixo.
  • É alguma coisa que você precisa guardar, por motivos legais, ou para consultar futuramente? Arquive. E não se esqueça de fazer isso de uma forma que você consiga encontrar essa informação com facilidade depois.
  • Um projeto futuro? Algo que não é prioridade agora, que no momento você não tem tempo, mas gostaria de se dedicar no futuro? Arquive também, mas separadamente das coisas do item anterior. No GTD, é chamado de lista de “Algum Dia/Talvez“.
  • Trata-se de uma situação que requer algum tipo de ação? Aqui temos algumas subdivisões e é onde você precisa começar a tomar algumas decisões
    • É algo rápido, que vai levar poucos minutos? Então faça agora e já se livre dessa tarefa! Segundo o GTD tudo que leva menos de 2 minutos deve ser feito no momento em que chega até você. Não precisa necessariamente ser apenas 2 minutos, mas não estenda muito esse tempo, resolvendo coisas que demandam tempo demais e paralisando o processo de análise. Se levar mais de 5 minutos deixe para depois.
    • Se é alguma coisa que exige algum tipo de ação, mas não é algo rápido, você tem três opções: Delegar (passar a tarefa para outra pessoa fazer. Não se esqueça de criar uma lista com tudo que foi delegado, para ter um controle de quem está fazendo o quê e quando deve ser concluído); Anotar em um calendário (quando tem uma data específica para ser feito ou um prazo para terminar); ou Anotar em uma lista de tarefas (para fazer assim que possível, embora não exista uma data ou prazo determinado).

A imagem a seguir apresenta um resumo de como acontece o processamento de cada item que você coletou em sua caixa de entrada.

fluxograma processamento caixa de entrada GTD

Vamos ver um exemplo de quais tipos de atividades se encaixam em quais categorias. A seguir temos uma lista fictícia de itens coletados em uma caixa de entrada e em qual categorias eles sem encaixam após o processamento.

  • Folheto de propaganda de assinatura de revistas. Requer ação? Não, porque você não quer fazer nenhuma assinatura agora. Vai querer fazer no futuro? Não, porque você lê revistas apenas no formato digital. Então pode ser descartado, vai para o lixo.
  • Lembrete para retornar a ligação de fulano. Requer ação? Não, você já retornou essa ligação ontem e tudo foi resolvido. Vai para o lixo também.
  • Um folder com informações sobre um curso de especialização que você tem interesse. Não pede nenhuma ação porque você não tem tempo de começar o curso agora. Mas você está se programando para começar daqui a alguns meses? Então guarde na categoria Algum Dia/Talvez.
  • Informações sobre pacotes de viagem para as suas próximas férias. Não requer ação agora mas você vai usar as informações para decidir seu destino de férias daqui a algum tempo. Também vai para a categoria Algum Dia/Talvez.
  • Comprovantes de pagamento de contas. Cada tipo de conta precisa ter seu comprovante guardado por um período de tempo, desde meses até anos. Nesse caso arquive. Não se esqueça de manter um bom sistema de arquivamento, para facilitar uma eventual consulta futura.
  • O CD de instalação de algum software. Não requer ação e também precisa ir para o arquivo. O mesmo vale para documentos de garantia e manuais de funcionamento.
  • Livros ou apostilas que você usa no trabalho, mas apenas esporadicamente. Arquivo também. Se o uso for constante deve ficar a mão, facilmente acessível.
  • Um lembrete de um colega para reenviar um e-mail que ele deletou sem querer. Requer a ação de enviar o e-mail. Vai levar poucos minutos? Sim, é só entrar no seu e-mail e clicar em reenviar. Então faça agora e marque a tarefa com concluída.
  • Um convite para um evento que precisa de confirmação de presença. A ação é telefonar ou enviar um e-mail apenas confirmando sua presença. Leva poucos minutos, faça agora também.
  • Um orçamento que você precisa enviar para um cliente mas por algum motivo precisa de uma revisão? A ação é revisar o orçamento mas não é sua função fazer isso. Delegue para pessoa responsável por essa revisão. Anote em uma lista quem é a pessoa para a qual você delegou e quando ela deve te dar um retorno.
  • Um lembrete de que sua impressora está com um problema qualquer que você precisa resolver. A ação é consertar a impressora, mas não algo que você saiba como fazer. Delegue para o técnico responsável e anote na sua lista.
  • Anotação para marcar uma reunião com um novo cliente essa semana. Verifique sua agenda e encontre um horário para essa reunião. A ação “reunião com o cliente” é do tipo que vai para o calendário.
  • Recebeu uma ligação do consultório do dentista confirmando uma consulta. Também é uma ação do tipo calendário, então anote na sua agenda.

Você já deve ter percebido que a coleta de itens para a sua caixa de entrada é uma atividade permanente. Depois de feita a primeira coleta, que é a mais trabalhosa por conter um volume grande de coisas a serem coletadas, o processo de coleta deve ser diário. Na verdade ele acontece o tempo todo.

A ideia da caixa de entrada é de que qualquer coisa que chegue até você seja registrado. E-mails, telefonemas, compromissos, eventos, consertos, pedidos, lembretes, aniversários, tudo. No momento em que alguém te pede alguma coisa, ou você se lembra de alguma coisa que precisa fazer, ou de algo que tem que guardar, isso tudo deve ir para a caixa de entrada.

O processamento também é constante. É interessante que ao final de cada dia você dê uma olhada na sua caixa de entrada e processe tudo que está ali. Isso garante que o sistema seja confiável, porque não adianta anotar na caixa de entrada e esquecer dela. Isso não vai funcionar, seu cérebro vai continuar remoendo suas pendências e gastando energia desnecessariamente, te trazendo estresse e preocupação.

Por fim, quanto as ferramentas para a sua caixa de entrada. Eu ainda prefiro o papel e caneta, acho mais produtivo para mim. Mas você pode usar aplicativos de celular, o bloco de notas, o que preferir. Só tenho duas recomendações: se for usar papel e caneta, evite papéis soltos que podem se perder por aí, prefira um caderno ou bloquinho; ao utilizar aplicativos ou softwares, se certifique que eles te permitem acesso offline, para não ficar na mão caso esteja sem acesso a internet.

Tentei nesse post explicar o máximo possível o funcionamento de uma caixa de entrada. Se ficou alguma dúvida, não deixe de entrar em contato me mandando um e-mail ou deixando uma mensagem aqui nos comentários.

Até mais,

Juliana Sales

55 comentários sobre “O que é uma Caixa de Entrada e porque você precisa de uma hoje mesmo!

  1. Oi, boa tarde, eu achei muito interessante esse seu post, bem explicado, eu mesma não sabia oq era caixa de entrada, grata pela informação!

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  2. […] Vamos dizer que você quer usar o Kanban para gerenciar suas tarefas da semana. Então, o período de tempo já está definido. O segundo passo é listar tudo que você precisa fazer. Você pode fazer uma To Do List simples ou usar sua caixa de entrada para isso (não sabe do que eu estou falando? Dá uma olhada nesse post que eu falo tudo sobre caixa de entrada). […]

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  3. […] O maior ladrão de energia é pensar em algo no momento em que você não pode fazê-lo. Se preocupar com uma coisa que você não está em condições de resolver naquela hora só traz estresse e desgaste mental. Aqui o Geronimo nos apresenta uma ferramenta que ele chama de DTQ ou Depósito do “tem que”. Isso nada mais é do que um local (físico ou digital) onde você anota tudo que precisa fazer, mas não pode resolver naquele momento. A ideia é semelhante ao conceito de Caixa de Entrada. […]

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  4. […] É normal que em um primeiro momento você não se lembre de tudo. Por isso, depois de tirar esse momento inicial para anotar, carregue sua lista com você o tempo todo, para poder registrar assim que se lembrar de algo que não anotou ou mesmo se surgir uma nova demanda. Essa prática é contínua: desenvolva o hábito de anotar sempre que surgir uma nova ideia, tarefa ou projeto. É para isso que serve uma caixa de entrada. […]

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  5. […] Outro ponto é a forma como você organiza suas ideias. Porque se você acredita que a inspiração, que as boas ideias simplesmente surgem, o que é que você faz quando esse estalo acontece em um momento que você não pode aproveitá-lo? Todos trabalhamos com prazos, temos certas tarefas obrigatórias e não dá pra ficar se interrompendo toda vez que surge uma boa ideia para trabalhar nela. Ou às vezes, você nem está ocupado com outra coisa, mas simplesmente não dá pra se dedicar aquela ideia no momento em que ela aparece. O que fazer para que esse lampejo não se perca? A resposta é tão óbvia que talvez eu nem precisasse dizer, mas aqui vai: anotar. É aquela velha dica de ter sempre com você uma ferramenta que te permita fazer anotações, seja o papel e caneta ou um aplicativo de notas. E isso nada mais é que uma das ferramentas mais básicas de qualquer pessoa organizada: a Caixa de Entrada. […]

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