5 formas de você organizar suas tarefas e melhorar sua produtividade

Se você acompanha o blog já deve ter visto um post que eu fiz algum tempo atrás sobre listas. Ou se você está naquela fase de começar se organizar e ser mais produtivo, provavelmente deve ter feito uma listinha de tarefas para ter uma noção de quantas e quais coisas você precisa fazer.

Pois bem, fazer uma lista de tarefas é um primeiro passo. Mas existem várias formas de você transformar uma simples lista de tarefas em uma ferramenta de produtividade ainda mais eficiente. Tudo depende do modo como você organiza sua lista de afazeres e divide as suas atividades dentro dela.

Organizar sua To-Do List nada mais é do que agrupar as tarefas similares, em função dos mais diferentes critérios. Você pode reunir  as tarefas em categorias relacionadas as áreas da sua vida, a diferentes projetos que você está trabalhando, pelo horário ou lugar que você vai realizá-las, pela importância ou urgência – enfim, são muitas as possibilidades.

Vamos falar um pouco de algumas delas nesse post.

Tarefas por contexto

Essa forma de organizar as tarefas vem diretamente do método GTD (Getting Things Done). Seu criador, David Allen, aponta em seu livro que a melhor forma de escolher, dentre inúmeras atividades, qual você vai realizar no momento é se perguntar: o que eu posso fazer agora, com as ferramentas que eu tenho e onde eu estou?

A ideia é de que não adianta você consultar sua  lista de coisas que precisa fazer fora do seu contexto. Você precisa de um “telefone” (contexto) para ligar para um amigo e convidá-lo para seu aniversário. É necessário estar “no escritório” (contexto) para conversar com seu chefe sobre um novo projeto. Não tem como você atualizar uma planilha sem estar “no computador” (contexto).

Assim, uma forma prática e eficiente de organizar sua lista de tarefas é arrumá-la por contextos, ou seja, pelo local em que você precisa estar ou ferramentas de que precisa para realizá-las.

Para ficar mais fácil de entender, veja as sugestões de contextos recomendadas por David Allen:

  • Em casa: tudo relacionado a atividades que você precisa estar em sua casa para fazer. Aqui entram coisas como: lavar as cortinas, organizar estante de livros, acompanhar o dever de casa com os filhos, e por aí vai.
  • Na rua: o que você precisa estar fora de casa ou do escritório para resolver. São coisas do tipo: compras no supermercado, ir ao médico, passar na farmácia
  • Ao telefone: todas as ligações que você tem que fazer. É interessante que ao lado de cada ligação a ser feita você já deixe anotado o número do telefone, para não ter que perder tempo procurando.
  • No computador: coisas em que necessário um computador para fazer. Envolve  escrever/revisar relatórios, criar planilhas ou apresentações, projetos que exijam o uso de algum software específico.  Aqui entra também o que requer uma conexão com internet: checar e responder e-mails ou mensagens nas redes sociais, fazer pesquisas, coisas do tipo.
  • No escritório: engloba tudo que você precisa estar no seu ambiente de trabalho para fazer, seja ele um escritório ou qualquer outro.

Essa é a sugestão de contextos apresentada no livro do David Allen sobre o GTD. Mas, tenha sempre em mente que essa organização é extremamente flexível. Se você viaja muito, por exemplo, pode querer ter um contexto “viagem”; se tem que fazer visitas frequentes a clientes, pode criar um contexto “em visita” ou mesmo um contexto para cada cliente; se está estudando pode criar um contexto “faculdade”. O contexto “no computador” pode ser dividido em “online” (quando precisar de uma conexão com internet)  “offline”. Tudo depende do seu dia a dia e das suas necessidades.

O GTD recomenda que a divisão principal de tarefas deve ser por contextos. A partir daí, dentro da lista de cada contexto, você pode usar outros critérios para organizar as tarefas. Se não te agradou a ideia do contextos, você pode escolher organizar suas atividades com essas outras opções.

Tarefas em função tempo disponível

Outra alternativa para organizar sua lista de tarefas é agrupá-las pelo tempo necessário para realizá-las. Isso é muito legal porque, por exemplo, se você tem 15 minutos livre antes de uma reunião, você pode fazer pequenas tarefas que não requerem muito tempo, como um telefonema ou a leitura de um artigo.

É sempre bom ter em mente quanto tempo temos disponível pois a tarefa que você pode fazer se tem algumas horas livres e bem diferente da que você escolheria se tivesse apenas alguns minutos.

Ter as tarefas agrupadas dessa forma também nos permite a aproveitar todas as pequenas janelas de tempo que surgem ao longo de um dia.

Tarefas em função da energia disponível

O conceito por trás dessa forma de agrupamento de tarefas é o fato de todos nós termos ao longo do dia picos de produtividade, bem como aqueles momentos que temos maior tendência a procrastinar.

Isso é natural. A nossa energia disponível, aquela capacidade de se concentrar e se dedicar totalmente a uma atividade varia ao passar do dia. Acontece com todo mundo. O que muda são os momentos em que cada um se sente mais ou menor alerta e concentrado.

Então, pode ser interessante separar suas tarefas entre as que requerem maior ou menor energia. Quando você está se sentindo cansado e com a energia baixa, escolha fazer aquelas tarefas mais simples e de rotina, que não precisam de grande concentração ou esforço. Deixe as atividade mais pesadas para os momentos em que está com a energia alta, focado e com disposição.

Tarefas por prioridade

Essa é uma formas mais óbvia e provavelmente uma das mais usadas. Separe suas tarefas em o que é prioritário e o que não é. Faça primeiro o que é prioridade.

Talvez a grande dificuldade aqui seja identificar o que prioridade. Vivemos envolvidos por tarefas urgentes que não necessariamente são importantes e acabamos nos perdendo em nossas prioridades.

Se você acha difícil definir suas prioridades e está sem saber quais das suas tarefas são as mais importantes, recomendo ler o post sobre prioridades que já temos aqui no blog, com várias dicas que vão te ajudar nessa definição (é só clicar no link).

Método DRD

Trata-se de um método de organização de tarefas desenvolvido pelo Geronimo Theml e apresentado por ele em seu livro Produtividade para quem quer tempo (inclusive recomendo a leitura, estou terminando o livro e tenho gostado muito).

DRD são as inicias de Descarregar, Reunir e Distribuir.  Reunir é a recomendação dada pelo Geronimo de agrupar suas tarefas no que ele chama de blocos de similaridade.  No livro é mostrado como ele usa isso para organizar as tarefas:

  • Bloco de respostas: onde ele reúne todas as mensagens que precisa responder no e-mail, WhatApp, Skype, redes sociais e qualquer outro meio de comunicação.
  • Coach: onde estão agrupados todos os atendimentos individuais de coaching.
  • Reuniões externas: todas reunidas em um único dia da semana.
  • Gravações: referentes as todas as gravações de aulas ou de vídeos para o Youtube.

Como se vê a ideia é a mesma por trás de todas as sugestões apresentadas nesse post: reunir o que tem alguma semelhança, qualquer que seja o critério que você escolha para identificar essa semelhança. Você pode criar um “bloco de reuniões”, “bloco de ligações”, “atividades na rua”, você é quem define.

Além da praticidade de se agrupar tarefas parecidas, temos também um outro benefício ao organizar nossas atividades, relacionado a forma como nosso cérebro funciona. Quando você está em um modo específico de trabalho, executando o mesmo tipo de tarefa, o cérebro tem maior facilidade para se focar e se manter concentrado. Se você fica mudando de uma tarefa para outra completamente diferente, o cérebro também precisa se ajustar a nova situação e isso prejudica a concentração e o foco.

Você perde tempo e concentração quando para no meio da elaboração de um relatório para fazer um telefonema. O mesmo quando está participando de uma reunião e resolve enviar um e-mail.

Então, que tal começar a organizar aquela sua lista de tarefas cheia de itens todos misturados? Agrupe as tarefas da forma que preferir, contanto que seja prático e faça sentido para você.  Experimente e venha me contar.

Até mais,

Juliana Sales.

 

 

41 comentários sobre “5 formas de você organizar suas tarefas e melhorar sua produtividade

  1. Oi Ju!
    Nossa nunca pensei em separá-las dessa forma.
    Acabo misturando tudo, gastando energia com coisas que não são urgentes e desanima =/
    Muito bom o artigo e as dicas.
    Obrigada

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  2. Oi, funciono muito bem por listas e aplico algumas das dicas que você partilhou aqui. Costumo fazer as tarefas por contexto/similaridade mas nunca pensei que estivesse a aplicar estratégias comprovadas 🙂

    Gostei muito do seu post e blog!

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    • Quando se fala em organização não tem como não citar o David e o GTD. E o Geronimo é uma referência pra mim tem um bom tempo já. Eu experimentei o Todoist, mas sou adepta do tradicional papel e caneta mesmo.

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  3. Pode ser que meu método não seja o melhor de todos, mas faço primeiro o que é mais fácil e o que mais quero fazer. Ai depois vou intercalando com algo mais cansativo e que não me estimula tanto. Tipo, primeiro eu tomo café vendo vídeos (que eu gosto) e então depois eu faço o serviço de casa. Primeiro eu jogo um pouco, depois respondo comentários no blog e ai vai.

    Vidas em Preto e Branco

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    • Oi Lary! Eu sempre digo que o melhor método é que funciona pra você. Então, se está dando certo, ele é o melhor sim. Acho que é sempre bom experimentarmos metodologias novas, mas sempre dê preferência para o que se adapta melhor a você e a sua rotina.

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  4. No meu caso o melhor jeito e que se adequou bem é a boa e velha agenda rsrs anoto tudo lá, desde compromissos até tarefas, se perder a minha agenda, perco minha vida pq está toda lá rsrs

    Curtido por 1 pessoa

  5. Olá, gostei das suas dicas realmente to precisando me organizar melhor em questão a meu blog e tudo mais, normalmente uso um caderninho que serve como agenda, ótimas dicas!

    Curtido por 1 pessoa

  6. […] Vamos começar do começo então: o que é um sistema de organização? De forma bem ampla é a forma como você gerencia sua vida como um todo. Como cuida de seus compromissos, suas tarefas, suas atividades diárias, seus projetos de longo prazo. Mas nesse post eu quero falar especificamente sobre a forma que você guarda as suas coisas. Sejam objetos físicos ou arquivos digitais. Portanto, o foco desse texto é como manter as coisas guardadas de forma organizada. Sobre compromissos e tarefas eu já falei algumas vezes aqui no blog. Se você quiser ler mais sobre isso, pode ir até esse post onde eu falo sobre organização para ser mais produtivo ou esse, sobre como organizar suas tarefas. […]

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