Kanban Pessoal – um método para organizar suas tarefas e melhorar sua produtividade

Kanban é uma palavra que vem do japonês e, em tradução livre, significa cartão. É um sistema de controle de produção industrial desenvolvido por engenheiros da Toyota com o objetivo de controlar, otimizar e tornar mais eficiente o fluxo de produção em uma indústria.

Simplificadamente, o Kanban é um sistema de abastecimento e controle de estoques, de forma que um item só seja produzido quando houver demanda. Ou seja, busca-se um equilíbrio entre os diversos processos dentro de uma organização, de forma que um processo qualquer não pode produzir mais peças do que a capacidade de consumo do processo seguinte. Esse é o Kanban de movimentação, que controla quando as etapas de produção devem ser iniciadas em função da necessidade da próxima etapa.

De forma similar, o Kanban também é usado para gerenciar o andamento de várias tarefas ou etapas que compõem um projeto maior. A medida que as tarefas vão evoluindo o cartão que representa cada uma delas vai se deslocando ao longo das colunas que formam o Kanban, nesse caso chamado de Kanban de produção.

Nesse sentido, temos três seções dentro do quadro do Kanban: Fazer, Fazendo e Feito. Essas seções representam os três possíveis estágios de andamento de qualquer atividade: pendente, em execução ou finalizada.

E esse é o tipo de Kanban que, com as devidas adaptações,  pode ser usado além do contexto de produção industrial: serve para o gerenciamento de tarefas em qualquer ambiente de trabalho bem como das tarefas individuais de cada um. Aqui estamos falando do Kanban pessoal, um método de organizarmos e controlarmos nossas tarefas no dia a dia.

O Kanban pessoal é uma simplificação do método original e foi desenvolvido por  Tonianne DeMaria Barry e Jim Benson em seu livro “Personal Kanban: Mapping Work | Navigation Life”. Seu uso apresenta duas grandes vantagens como ferramenta para controlar nossas atividades: evita que alguma tarefa seja esquecida, pois tudo o que precisa ser feito está listado na seção “Fazer” e ajuda a não ficarmos perdidos no meio de um milhão de tarefas sem saber por onde começar porque só entra no sistema o que realmente precisa ser feito e não o que queremos ou gostaríamos de fazer. Além disso, ver listadas as tarefas concluídas,  ver tudo o que já realizamos, traz um forte sentimento de motivação para continuarmos trabalhando.

Visualize sua tarefas

O Kanban é essencialmente visual. Para que funcione você precisa bater o olho e já saber tudo o que precisa fazer. Repito mais uma vez: o que você precisa realmente fazer e não o que gostaria de fazer.

Assim, o primeiro passo é listar em uma folha qualquer todas as suas tarefas. Tudo o que precisa ser feito, o que eventualmente está em andamento (já começou, já está fazendo) e tudo que já foi feito (está concluído). Depois selecione quais desse itens são relevantes e inclua no seu sistema.

Talvez você esteja se perguntando como saber o que é relevante e o que não é. Bom, o Kanban não trata disso, ele apenas te ajuda a gerenciar suas tarefas quando você já sabe quais são elas e quer mantê-las sobre controle.  Se você tem dificuldade para identificar quais das suas tarefas são importantes, recomendo um post aqui do blog sobre como definir suas prioridades. Dê uma olhada lá, defina quais das suas tarefas tem prioridade  e volte aqui para ver como o Kanban te ajuda a gerenciá-las.

Limite o trabalho

Como eu disse, o Kanban serve para gerenciar as tarefas que você precisa fazer. Mas, para funcionar de forma eficiente, é recomendável que se limite a quantidade de tarefas a serem feitas. Isso é importante porque se você lista uma quantidade de tarefas muito grande é bem provável que não seja possível conseguir realizar todas. Isso é muito ruim pois trabalha contra a manutenção de um estado mental produtivo. A sensação de que você não deu conta de fazer tudo que pretendia vai aos pouco diminuindo sua motivação e aumentando o desânimo, de forma que você rende ainda menos e se sente cada vez menos produtivo, fazendo cada vez menos tarefas e assim caindo em um círculo vicioso.

Você é que deve definir qual a quantidade de tarefas ideal para você. Provavelmente vai acontecer de em um primeiro momento você listar tarefas de mais ou de menos, mas aos poucos, na prática, você vai ajustando e encontrando o número certo de tarefas. Isso vale tanto para as tarefas listada em “Fazer” quanto em “Fazendo”. Não adianta ter várias tarefas em andamento, se você não está de fato trabalhando de forma consistente em todas elas.

Você pode deixar em uma lista separada as atividades que precisa fazer mas ainda não entraram no sistema. A medida que uma tarefa é realizada e chega até a seção “Feito” outra pode ser listada na seção “Fazer”.

Defina um período de tempo

Definir o período de tempo está diretamente relacionado com a questão anterior, de limitar o trabalho. Até porque, não é possível organizar nossas tarefas se não sabemos ou definimos quanto tempo temos para executá-las.

Assim, você escolhe o período de tempo em que quer gerenciar suas tarefas: pode ser um dia, uma semana. Feito isso você organiza dentro desse período as tarefas que você precisa fazer, que já está fazendo e que já fez.

Como funciona

Vamos dizer que você quer usar o Kanban para gerenciar suas tarefas da semana. Então, o período de tempo já está definido. O segundo passo é listar tudo que você precisa fazer. Você pode fazer uma To Do List simples ou usar sua caixa de entrada para isso (não sabe do que eu estou falando? Dá uma olhada nesse post que eu falo tudo sobre caixa de entrada).

Ok, agora você pode olhar para todas as tarefas e ver o que você realmente precisa fazer nessa semana, inadiavelmente. Aqui entra tudo o que tem um prazo definido e as coisas que são prioridade para você, suas tarefas mais importantes. Eu recomendo listar entre 3 e 5 tarefas, mas só na prática você vai ter certeza de qual a quantidade ideal.

Para montar o Kanban você pode usar um quadro branco, uma folha de sulfite, um mural, até mesmo um canto da parede; pode escrever ou usar post-its. Seja lá o que você esteja usando divida em três colunas, como na imagem abaixo: Fazer, Fazendo e Feito.

Kanban

Na primeira coluna, como o próprio nome diz, você vai colocar o que você precisa fazer na semana. Aqui você tem duas opções: ou coloca só aquelas 3 ou 5 tarefas prioritárias ou coloca todas as tarefas e aplica seu critério de prioridade na hora de selecionar as que você vai efetivamente começar a fazer primeiro. Na segunda coluna, entram aquelas tarefas que você já começou, que estão em andamento. E na terceira coluna vão sendo colocadas as tarefas a medida em que você vai terminando. Simples né? É só isso mesmo. Mas acredite, faz uma diferença enorme para quem está mergulhado em um monte de tarefas e perdido com prazos e com o andamento de suas atividades.

O segredo do método e ir deslocando as tarefas ao longo das colunas. Quando começar a fazer alguma atividade, retire-a da coluna “Fazer” e coloque em “Fazendo” e quando terminar passe para a coluna “Feito”. Uma tarefa nova pode ser incluída em “Fazer” no momento em que você inicia uma tarefa (quando ela vai para “Fazendo”) ou somente quando ela for finalizada. Faça como achar melhor.

Essas três colunas que eu venho falando ao longo do post são a composição básica e original do Kanban. Em alguns casos pode ser interessante adicionar uma ou outra coluna para atender melhor sua rotina e facilitar o gerenciamento das tarefas.

  • Se você trabalha muito com prazos definidos, pode querer ter uma coluna “Hoje”, onde estarão listadas a coisas a serem feitas obrigatoriamente no dia de hoje, sem atrasos ou adiamentos.
  • Caso você gerencie outras pessoas ou dependa do resultado do trabalho de outros para dar andamento ao seu trabalho, pode colocar uma coluna “Aguardando”, listando tudo o que você está esperando uma conclusão, resposta ou resultado para dar andamento as suas próprias atividades.
  • Você pode ter um seção “Revisando” se isso for uma atividade recorrente no seu trabalho.

Existe também a possibilidade de usar códigos de cores entre as tarefas, separando-as por prioridade, contexto, ou qualquer outra forma que você preferir. Isso facilita ainda mais a visualização e consequente gestão das tarefas.

Ferramentas

Você pode aplicar o Kanban de várias formas. Uma simples folha sulfite dividida em colunas onde você escreve cada tarefa na respectiva coluna e vai riscando e reescrevendo a medida que a tarefa vai se desenrolando. O mesmo vale para um quadro branco, mas aí você pode apagar a tarefa e reescrever na coluna seguinte. Outra opção é usar post-its, de forma que você só vai descolando e colando novamente as tarefas.

Se preferir usar o computador, você pode fazer as colunas no Excel mesmo. Pode também usar aplicativos como o Trello (também dá para usar pelo computador, acessando o site). O Trello é bem interessante, você pode criar um quadro chamado “Kanban” e dentro dele criar um cartão para cada seção do método, Fazer/Fazendo/Feito e qualquer outra que você vá usar. O legal é que dentro de cada cartão, ao listar suas tarefas, em cada uma delas você pode colocar checklists, anexar arquivos, marcar datas de entrega e várias outras ferramentas. Outra opção é o site KanbanFlow. Esse eu descobri recentemente, ainda não testei, mas vi comentários de pessoas que usam e gostam.

Eu acho que já disse por aqui que geralmente prefiro as ferramentas tradicionais na hora de me organizar: o bom e velho papel e caneta. Mas montei um quadro no Trello para vocês terem ideia de como ficaria (eu cobri a maioria das coisas porque são pessoais). As etiquetas vermelhas indicam as tarefas mais urgentes e as amarelas as importantes, mas não tão urgentes.

quadro kanban pessoa trello

O Kanban pessoal é mais uma das inúmeras formas de gerenciar nossas tarefas, mantendo-as organizadas e nos ajudando a ser mais produtivos. Uma das grandes vantagens dele é a simplicidade, se você gostou pode começar a usá-lo assim que acabar de ler esse post. Outro ponto é que ele facilita muito a visualização, nos permitindo identificar imediatamente como está o andamento de nossas atividades, o que já foi feito e o que ainda precisamos começar.

E você, já conhecia o Kanban? Usa no seu dia a dia? Me conta nos comentários!

Até mais,

Juliana Sales.

 

46 comentários sobre “Kanban Pessoal – um método para organizar suas tarefas e melhorar sua produtividade

  1. Oi Ju!
    Lembro que eu li e aprendi sobre esse método na minha faculdade e curso de planejamento estratégico, acredita? No começo eu lembro que minha turma riu, mas aderi isso no meu antigo emprego e nossa como fez diferença. Ajuda a manter o foco e a priorizar tarefas..
    adorei

    Beijos

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    • Oi Clayci! Bem legal saber que você viu esse assunto na faculdade. O Kanban pode ser usado como ferramenta de festão da qualidade, então faz sentido ele fazer parte do planejamento estratégico. É uma coisa bem simples mesmo, e por isso muita gente não dá o devido valor. Fico feliz em saber que você já usou e que fez diferença pra você. Obrigada pela vista, viu?

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  2. Nossa, achei tão incrível isso ! apenar de ser uma coisa “tão simples” e muita gente pode pensar que não faz tanta diferença, mas eu adorei e vou colocar em pratica

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  3. Gostei muito do seu post, porque preciso mesmo a aprender a me organizar. Vivo tendo e fazendo mil coisas ao mesmo tempo, e cai muito a qualidade do que faço…

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    • Oi Erika! Realmente fazer mil coisas ao mesmo tempo não é o melhor caminho. No final não conseguimos dedicar atenção direito a nenhuma, o que prejudica a qualidade, como você mesma disse. Mas só de ter percebido isso e querer aprender a se organizar já é um ótimo começo! Obrigada pela visita!

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  4. Eu estudei esse método na faculdade e também trabalhei com ela quando fazia parte de projetos, mas confesso que nem me lembrava e agora com seu post tive várias ideias e lembranças para aplicar ao meu dia a dia.

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    • Você já é a segunda pessoa que diz que estudou esse método na faculdade, achei isso muito legal. Fico feliz que o post tenha te inspirado a redescobrir o método e usá-lo na sua rotina. Obrigada pela visita!

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  5. Ótimo método! Não havia ouvido falar nele ainda, mas acredito que vai me ajudar muito a melhor organizar as minhas atividades. O legal é que posso trabalhar ele em conjunto com outros, como o “pomodoro”.

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    • A combinação desse método com o Pomodoro é uma excelente escolha! Enquanto o Kanban te ajuda a organizar suas tarefas, o Pomodoro é legal para evitar a procrastinação e também melhorar a concentração. Obrigada pela visita!

      Curtido por 1 pessoa

  6. Eu juro que eu já tentei de todos os modos essa organização Kanban. Eu já a conhecia de outros carnavais. Mas eu não faço parte desse mundo da organização. Eu tento, tento e não consigo 😦

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    • Poxa Milena, que pena que com você o Kanban não funcionou! Mas isso não quer dizer que organização não é para você, é só que ele não é o método ideal. Eu acredito que todo mundo pode sim ser organizado, é só encontrar uma forma que se adapte a sua vida e sua rotina.

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  7. Olá, graças a você descobri esta ferramenta hoje. Ela seria muito útil para mim no dia a dia. Ter controle sobre as atividades realizadas ajuda muito no nosso planejamento. Ótimo post!

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    • Oi Tiago! Que bom que achou o método útil! Você está no caminho certo, gerenciar bem nossas atividades está diretamente relacionado com ter um bom planejamento. Obrigada pela visita!

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  8. Olha, eu usava algumas técnicas e nem sabia que tinha nome isso kkkk adorei saber melhor sobre isso. Pra quem trabalha com redes sociais é essencial ter toda uma organização.

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  9. Eu não conhecia o kanban…Mas gostei muitooo, com certeza vou usar!!! Obrigadaaa pelas dicas me ajudou muito!

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  10. Confesso que nunca ouvi falar, mas ao ler, percebi que eu faço esse planejamento para otimizar meu tempo instintivamente. Adorei o artigo e vou dar uma aperfeiçoada por aqui…

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    • Caroline, achei muito legal que você e outras pessoas disseram já usar o Kanban, mas sem conhecer o nome ou a técnica. Isso é o mais importante: usar alguma coisa que realmente te ajude a se organizar no dia a dia. Obrigada pela visita!

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  11. […] Kanban Pessoal – um método para organizar suas tarefas e melhorar sua produtividade O Kanban é uma ferramenta de gestão da qualidade, típica do ambiente industrial. Mas com as devidas adaptações,  pode ser usado além desse contexto: serve para o gerenciamento de tarefas em qualquer ambiente de trabalho bem como das tarefas individuais de cada um. Aqui estamos falando do Kanban pessoal, um método de organizarmos e controlarmos nossas tarefas no dia a dia. […]

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