Time Boxing: Como usar bem o seu tempo

O post de hoje fala sobre o conceito de time boxing (algo como caixa de tempo ou encaixotamento do tempo) . É uma abordagem extremamente simples para organizar seu dia, focando no seu tempo disponível ao invés de nas tarefas que você precisa fazer. Se você tem o costume de todos os dias pela manhã separar alguns minutos para checar seus e-mails ou à noite antes de dormir reserva um tempinho para ler, você está usando o time boxing.

A grande maioria das metodologias de organização e gerenciamento de tempo se preocupa em como administrar nossas tarefas. O time boxing se baseia em administrar o nosso tempo disponível. Afinal, qualquer que seja o método usado, é impossível conseguir mais tempo: todos temos 24 horas e não há nada a fazer quanto a isso. O segredo é aproveitar essas 24 horas da melhor forma possível.

A ideia do time boxing se baseia na Lei de Parkinson. Ela diz o seguinte: “o trabalho se expande de modo a preencher o tempo disponível para a sua realização”. Ou seja, quanto mais tempo temos disponível para realizar uma tarefa, maior a tendência a enrolar, procrastinar e estender essa tarefa desnecessariamente. Ao contrário, se delimitamos um período de tempo para executar uma atividade, a tendência é que ela seja executada de forma mais rápida e focada.

Na prática, o time boxing consiste em definir intervalos de tempo para executar cada uma de suas tarefas e realizá-las da melhor forma possível nessa janela de tempo, com o máximo de dedicação. Ao terminar o tempo definido, passamos para a tarefa seguinte, independente de ter concluído ou não a tarefa anterior.

Essa abordagem é usada dentro de metodologia ágil Scrum, criada por Jeff Sutherland e Ken Shwaber, com o objetivo inicial de tornar mais rápido, eficaz e confiável o desenvolvimento de softwares  para o setor de tecnologia. Com o passar do tempo, observou-se que o método, com as devidas adaptações,  poderia se aplicado em praticamente qualquer situação: desde a gestão da mais diversas empresas e indústrias até na administração da sua vida pessoal.

Uma das bases do método é o uso de sprints: intervalos de tempo nos quais se deve concentrar os esforços para cumprir determinada tarefa. No início de cada sprint é feito um planejamento do que deverá ser executado nele e ao final é analisado se a tarefa proposta foi cumprida e, se não, identifica-se o motivo.

Vamos ver agora passo a passo como esse sistema pode ser usado no nosso dia a dia para nos ajudar a ser mais produtivos.

  • O primeiro ponto é reunir todas as tarefas que você precisa fazer. Escreva todas em uma lista e organize-as de acordo com suas prioridades ou da forma que for melhor para você (Não sabe como definir suas prioridades? Dá uma olhada nesse post  aqui: prioridades – porque é fundamental definir as suas e como fazer isso. Nesse outro post eu falei sobre 5 formas de você organizar suas tarefas. Escolha a que mais se adapta a você e ao seu dia a dia).
  • Tarefas listadas e organizadas, você deve determinar quanto tempo é necessário para cumprir cada uma delas. Essa estimativa pode ser um pouco complicada e no começo provavelmente vai acontecer de você estipular um tempo maior ou menor que o exigido para uma certa atividade. Isso é normal, e acontece tanto porque muitas vezes não temos noção de tempo quanto porque é natural não termos uma ideia exata de quanto tempo é preciso para fazer cada tarefa. Mas com a prática isso se resolve e você conseguirá estabelecer o tempo com mais facilidade. Uma coisa que ajuda muito é rastrear sua rotina, ou seja, anotar quando você começa e termina cada um dos seus afazeres, determinando qual o tempo gasto. Provavelmente esse tempo é maior que o necessário (por causa da lei de Parkinson que eu falei lá em cima), mas já ajuda a ter uma noção. Leve em consideração também quanto tempo você tem disponível e não se esqueça de contabilizar um tempinho de descanso.
  • Após isso você tem uma série de tarefas listadas, bem como o tempo disponível para realizar cada uma delas. Cada um desses blocos de tempo é uma time box, uma “caixa de tempo” ou um sprint. Essas time box devem então ser distribuídas ao longo do seu dia ou da sua semana (conforme você esteja fazendo seu planejamento diário ou semanal).
  • Você vai precisar de um timer qualquer para controlar o tempo de duração de cada time box. Pode ser o do celular mesmo ou qualquer outro que você tenha a mão. Ficar apenas de olho no relógio pode ser uma opção, mas não é a melhor escolha.
  • Funciona assim então: programe o timer com o tempo de duração da sua time box e comece a fazer sua tarefa. Concentre-se totalmente nela e evite quaisquer distrações ou interrupções. Quando o timer tocar pare imediatamente o que está fazendo, independente de ter terminado ou não. Avalie rapidamente porque não conseguiu terminar, se for o caso. Passe então para a próxima tarefa.

O time box também pode ser usado para que você consiga controlar melhor seus projetos de longo prazo, que são compostos por várias etapas. Você pode definir uma time box para cada etapa, definindo um limite de tempo para que ela seja executada e concluída. Nesse caso, a time box pode ser de alguns dias, uma semana, um mês. Tudo depende do que precisa ser feito e de quando o projeto completo precisa ser finalizado. Fique atento apenas para não usar uma time box longa demais, senão o senso de agilidade e foco proposto pela metodologia perde um pouco de sentido.

A tão conhecida técnica Pomodoro tem estreita relação com a ideia do time boxing. Eu já comentei sobre o uso do Pomodoro algumas vezes aqui no blog, mas para quem não conhece, funciona assim:

  • Faça blocos de trabalho de 25 minutos.
  • Faça um intervalo de 3 a 5 minutos de descanso para cada um desses blocos de 25 minutos.
  • Quando completar 4 blocos de 25 minutos trabalhados, faça um intervalo maior de descanso (em torno de 15 minutos e nunca maior do que 30 minutos).

Cada ciclo de 25 minutos do método Pomodoro seria uma time box. Durante esses 25 minutos você define uma tarefa e se dedica totalmente a ela, interrompendo o trabalho quando o ciclo chega ao fim.  É claro que você não precisa obrigatoriamente usar ciclos de 25 minutos: faça ciclos mais curtos ou mais longos conforme sua preferência e o que funciona melhor para você.

Para controlar a duração dos ciclos, não é recomendando apenas ficar de olho no relógio. Isso porque cada vez que você verifica o horário é uma pequena interrupção, acabando por interferir na sua concentração. A ideia é se concentrar somente na tarefa. Assim, o ideal é o uso de timers. O do seu celular mesmo já serve. Se você trabalha no computador existem diversos sites que fazem essa função: Tomato Timer, Egg Timer e Marinara Timer são alguns exemplos. E existem também aplicativos para celular: Clockwork Tomato, Pomodoro Timer Lite, Clear Focus, dentre outros.

O aplicação do time boxing para gerenciar seu tempo traz vários benefícios para a sua produtividade e tem diversos pontos positivos.

  • Evita que se gaste tempo demais com tarefas que não valem a pena ou tarefas que não são importantes. Você deixa de gastar horas desnecessárias com tarefas que poderiam ser bem mais rápidas.
  • Impede que apenas uma única tarefa (mesmo que boa ou importante) ocupe todo o seu tempo, negligenciando suas demais obrigações.
  • Ajuda a manter o foco, uma vez assimilada a ideia de que você só tem aquele tempo pré determinado para fazer alguma atividade. Quando não há tempo a perder é mais fácil evitar distrações e interrupções desnecessárias.
  • Ao ser forçado a terminar um trabalho em função de só ter aquele tempo disponível para isso, pessoas perfeccionistas (que ficam sempre buscando condições ideais para começar ou finalizar alguma coisa)  e indecisas conseguem progredir em suas atividades, sem espaço para a paralisia por análise (quando passamos tanto tempo pensando e avaliando alguma coisa que não saímos do lugar, só planejamos e nunca executamos).
  • O método ajuda também a fugir da multitarefa. Já falei aqui no blog sobre o quanto a ideia de multitarefa é prejudicial para a nossa produtividade. A base de usar time box é justamente fazer uma tarefa de cada vez.
  • Traz motivação e ajuda a escapar da procrastinação. É mais fácil começar uma tarefa chata ou que você está sem vontade de fazer quando você tem um limite de tempo definido para trabalhar nela. É mais fácil se convencer a estudar quando você pensa “vou estudar durante 30 minutos” no lugar de “tenho que estudar 5 capítulos”. Além disso, a conclusão de uma time box traz uma sensação de “dever cumprido”, ajudando a manter uma mentalidade produtiva.
  • É interessante também quando usado em grandes projetos: o progresso do trabalho continua sem consumir todo o seu tempo e ao dividir grandes objetivos em pequenos passos temos mais controle e mais motivação.
  • Uma dica para gerenciar melhor aquelas pequenas tarefas que fazemos todos os dia e que acabam tomando mais tempo do que o necessário, tais como responder e-mails e mensagens em geral, checar as redes sociais, leitura de notícias, retorno de telefonemas e coisas do tipo: defina uma time box e agrupe todas essas atividade dentro dela. Por exemplo, não é indicado você interromper suas atividades sempre que recebe uma notificação de e-mail ou mensagem nova. Então defina uma time box de 30 minutos ou mais para ler e responder todas as mensagens e e-mails.

Para finalizar, algumas ressalvas: se você trabalha com atividades relacionadas a criatividade essa metodologia pode não ser a mais indicada, uma vez que não é possível ter ideias ou criar alguma coisa mais depressa. Outro cuidado se refere ao padrão de qualidade das atividades que realizamos. Não é porque você tem um limite de tempo para fazer sua tarefas que elas serão feitas de qualquer jeito ou sem cuidado. Fazer suas tarefas mais rápido não é sinônimo de desleixo. E, claro, algumas tarefas precisam indiscutivelmente ser finalizadas, mesmo que o tempo previamente delimitado não tenho sido suficiente.

Mas me conta, você já conhecia essa ideia? Já usa ou pretende usar? Compartilha aqui nos comentários sua opinião!

Até mais,

Juliana Sales

48 comentários sobre “Time Boxing: Como usar bem o seu tempo

    • Oi Karen, que bom que gostou da ideia! Eu como dizer que quem não consegue ser organizado é porque ainda não encontrou o melhor método. Cada tem um método que funciona melhor, é só você encontrar o seu! Quem sabe não é esse do post? Obrigada pela visita!

      Curtir

  1. já tentei fazer cronograma com horários e atividades diárias em check list e por mais que inicialmente eu não conseguisse dar check em todas atividades, acabava conseguindo dar mais check a cada dia que passava

    Curtido por 1 pessoa

  2. Nossa, achei muito legal. Não conhecia essa técnica, mas vou tentar usar esse ano, vou precisar otimizar meu tempo, tô cheia de coisa pra fazer e é tudo prioridade, então toda ajuda possível é boa. Adorei demais a postagem e vou até salvar pra ler com mais calma depois.
    Beijos!

    Curtido por 1 pessoa

    • Oi Anna, que bom que gostou! Você pode mesmo usar o seu planner e fazer vários blocos de tempo para as tarefas. pode até usar uma cor para cada um, que dá um efeito visual muito útil, é só olhar e você já tem uma visão geral do que tem para fazer. Obrigada pela visita!

      Curtir

  3. Não conhecia esse conceito de time boxing; não funciono muito bem com tarefas listadas, mas reconheço que essa é uma forma de se organizar e otimizar o tempo, coisa que pra todos nós está cada vez mais difícil, né? =) BJOS!

    Curtir

    • Oi Helen, tem gente que não curte muito usar listas mesmo, cada um tem um método que gosta mais e funciona melhor. E você tem razão, organizar e otimizar nosso tempo é fundamental pra viver melhor. Obrigada pela visita!

      Curtir

  4. Bem, este post parece que foi feito para mim, sofro disto :/ mas não sabia que tinha este “nome”. Tenho alguns problemas em aproveitar bem o tempo. Obrigada pelas dicas e vou começar por pôr algumas delas em pratica!
    Beijinhos da Sofia*

    Curtir

  5. Nossaaa super Amei, não conhecia porem amei não sou nada organizada mais amei essa ideia. Parabens.

    beijos ❤

    Curtir

  6. Olá Juliana! Gostei muito do seu post e da sua ideia de organizar e saber administrar o nosso tempo, eu não me considero uma pessoa desorganizada mas gostaria de saber gerenciar melhor meu tempo, já que as vezes acho que perco muito do meu tempo com coisas não tão importantes e seu post me ajudou muito. Obrigado!!

    Curtir

    • Oi Laryssa! Que bom que o meu post serviu de inspiração para você querer seu uma pessoa mais organizada. Fico feliz demais por isso! Espero que as dicas que trago por aqui te ajudem.

      Curtir

  7. Que mega interessante esse modo. Ainda não conhecia, mas parece que vale super a pena aderir. Irei testar por algum tempo e depois conto se funcionou. Adorei esse post.

    Curtir

  8. Olá,
    Eu já estou começando usar esse método time boxing,eu tenho muitas coisas para fazer durante o dia.Trabalho também com blog,então preciso estar dividindo meu tempo para não ficar fazendo apenas uma coisaDepois que vi esse post,estou colocando meu celular para despertar num bloquinho de tempo.
    Obrigada pela dica

    Curtir

Deixe um comentário

Preencha os seus dados abaixo ou clique em um ícone para log in:

Logotipo do WordPress.com

Você está comentando utilizando sua conta WordPress.com. Sair /  Alterar )

Foto do Google

Você está comentando utilizando sua conta Google. Sair /  Alterar )

Imagem do Twitter

Você está comentando utilizando sua conta Twitter. Sair /  Alterar )

Foto do Facebook

Você está comentando utilizando sua conta Facebook. Sair /  Alterar )

Conectando a %s