3 métodos simples e práticos para melhorar sua produtividade

Se você quer ser uma pessoa mais produtiva existem vários métodos e técnicas que você pode usar. Existem desde técnicas mais simples às mais complexas, técnicas para iniciantes nesse mundo da produtividade até as mais avançadas; métodos visuais ou abstratos e que exigem maior ou menor comprometimento.

Pode parecer complicado definir um método para usar, mas a escolha é simples: fique sempre com o que funciona melhor para você. Selecione o que mais se adapta ao seu gosto, a sua rotina e aos seus objetivos. Se preferir, combine dois ou mais métodos de forma que atenda a sua necessidade.

Aqui no blog eu já apresentei algumas metodologias:  Time Boxing e Kanban Pessoal são alguns exemplos de técnicas que eu já expliquei. No post de hoje eu trouxe três métodos bem simples, que você pode começar a usar assim que acabar de ler esse conteúdo. Você só vai precisar de papel e caneta (ou um editor de textos/app de notas) e um tempinho disponível.

Método Ivy Lee

Método desenvolvido em 1918 por Ivy Lee, um respeitado consultor de produtividade, a pedido de Charles M. Schwab,  presidente da Bethlehem Steel Corporation, o maior construtor naval e o segundo maior produtor de aço da América na época. Pode ser resumido em 5 passos:

etapas do metodo ivy lee

Algumas observações podem ser feitas analisando o passo a passo do método:

  • O fim de um dia de trabalho é o momento ideal para listar suas atividades para o dia seguinte. Isso porque você já resolveu a grande maioria de pendências e compromissos do dia e está com a mente livre para pensar no dia seguinte. A chance de interrupções também é menor.
  • Outro ponto se refere a necessidade que o método impõe de tomarmos decisões difíceis. Ao limitar o número de tarefas em 6, somos obrigados a analisar e escolher o que é realmente importante e prioritário. Além disso nos sentimos muito mais dispostos a trabalhar quando estamos diante de uma lista de 6 tarefas e não de 30, por exemplo. Uma lista menor traz a sensação de que daremos conta de tudo o que precisamos fazer ao passo que uma lista gigantesca pode nos desmotivar porque antecipadamente já acreditamos que não conseguiremos fazer tudo.
  • É bem mais fácil começar um dia de trabalho quando já sabemos o que precisamos fazer por já ter uma lista previamente pronta. Não perdemos tempo pensando no que precisa ser feito e podemos começar logo a executar nossas tarefas.
  • O fato de focarmos em nossa maior prioridade logo no começo do dia de trabalho é um antídoto e tanto contra a procrastinação. Também nos livramos da vontade de fazer várias coisas ao mesmo tempo, uma vez que focamos primeiro em uma tarefa e só depois de concluída passamos para a tarefa seguinte.

Além disso, por ser um método extremamente simples, é o ideal para quando você está perdido no meio de mil e uma tarefas, sem nenhum tempo sobrando e sem nem saber por onde começar.

Método Action

Trata-se de um método desenvolvido em 2008 pela empresa Behance (uma rede de sites e serviços especializada na autopromoção, incluindo consultoria e portfólio online) com o objetivo de organizar e simplificar o ambiente de trabalho.  Até algum tempo atrás a própria Behance disponibilizava um software para aplicação do método.

É um metodologia orientada para ação e, apesar de ser desenvolvida por uma empresa para uso em ambiente de trabalho, pode facilmente ser aplicado também para administração da sua vida pessoal.

O Método Action se baseia em duas premissas e a etapas de implantação são muito simples:

funcionamento metodo action

Seguindo o simples princípio de que todas as tarefas que fazemos, olhadas na perspectiva certa, fazem parte de um projeto, esse método facilita muito o gerenciamento de tudo o que precisamos fazer. Esse princípio pode realmente ser aplicado a tudo: o relatório que você precisa entregar na próxima semana, a viagem que quer fazer, coisas relacionadas ao seu desenvolvimento profissional, o imposto de renda que precisa ser pago, a reforma da casa, a compra de um carro novo. Tudo isto pode ser encarado como um projeto, composto de uma, cinco, dez, cem, quantas tarefas forem necessárias.

Tudo que integra um projeto e contribui para a sua conclusão pode ser dividido em referência, ação ou backburner.  Pegando como exemplo o relatório a ser entregue: referência é tudo que você consultou ou vai consultar para elaborar o relatório, todas as fontes de informação e recursos. Ação é a elaboração do relatório em si; pode envolver pesquisa, escrita, cálculos, revisão, impressão. Backburner podem ser aqueles extras que não são obrigatórios no conteúdo do relatório, mas você gostaria de acrescentar para agregar valor.

Então, esse método consiste basicamente em listar todos os seus projetos e separá-los em projetos nos quais você está trabalhado atualmente (ativos) e projetos que você deseja executar algum dia ou que estão pausados (inativos). Se preferir pode subdividir os inativos em “suspensos” e “em espera“.

Método Must, Should, Want (ou Método MoSCoW)

Este é um método extremamente simples que ajuda a priorizar suas tarefas e garantir que você está fazendo as tarefas certas, ao invés gastar tempo com tarefas pouco urgentes, importantes ou desnecessárias. Foi desenvolvido por Jay Shirley, criador do aplicativo de produtividade The Daily Practice.

Suas tarefas devem ser separadas nas categorias “Must” (preciso), “Should” (devo) e “Want” (quero). Existe uma variação, o método MoSCoW, que divide as tarefas em: Must, Should, Could e Would (preciso, devo, poderia, gostaria). Veja:

funcionamento do Metodo Must Should Want

As tarefas “must” geralmente referem-se à urgências, coisas com prazos definidos ou que trarão muitas complicações e problemas se não forem concluídas. Essas tarefas devem ser o foco principal do seu dia e só após concluir todas elas é que se deve dar a atenção as demais categorias.

As tarefas “should” e “could” podem ser as tarefas do dia a dia, de manutenção, como por exemplo, verificar o e-mail. Não haverá nenhum grande transtorno se você passar um dia sem ler e responder seus e-mails. Aqui também entram aquelas tarefas que contribuem para os seus objetivos de longo. Elas também precisam ser feitas, claro, mas não são urgentes.

Já as tarefas “want” ou “would” são seus hobbies, suas distrações, aquelas atividades que te deixam feliz.

O objetivo por trás desse método e separar suas tarefas de acordo com a importância e, assim, apresentar de forma clara quais tarefas precisam inadiavelmente serem feitas hoje, quais precisam ser feitas mas não necessariamente hoje e quais podem ser deixadas para depois. Tendo essa clareza do que realmente precisa ser feito você evita de se sobrecarregar com várias tarefas competindo pelo seu tempo e sua energia, tarefas inclusive que poderiam ser feitas em outro momento.

Espero que tenham gostado dessa técnicas que eu trouxe hoje. Como eu disse no começo do post, elas são bem simples e práticas, não tem nenhuma desculpa para você não escolher uma delas e começar a usar agora. Deixa aqui nos comentários qual você se interessou mais, se já usa uma delas ou alguma outra, e se tem alguma metodologia que você tem dúvida e gostaria que eu fizesse um post falando sobre.

Até mais,

Juliana Sales

27 comentários sobre “3 métodos simples e práticos para melhorar sua produtividade

  1. Achamos super útil esse post.Atualmente,estamos usando o bullet Journal pra nos organizar.Estamos usando,praticamente,esse primeiro metodo que você citou(está dando super certo por sinal)
    Ficamos muito interessadas nesse último,pq,apesar do outro está dando certo,as vezes,nos sentimos carregadas.

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    • Que bom que o post foi útil! Eu também uso o bullet journal, mas combinado com um planner, e tem sido ótimo. E se está sobrecarregada teste sim outros métodos até encontrar um que faça as coisas funcionarem melhor!

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  2. Espero conseguir escolher uma destas técnicas, vou analisar com calma, pois minha ansiedade às vezes atrapalha os meus projetos, portanto quando tiver resultados escrevo de novo.
    Beijos

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    • Oi Cristina, entendo bem essa questão da ansiedade, também sofro com isso. E usar métodos ajuda bastante, ter tudo organizado e planejado me ajuda demais com a ansiedade. Escreva sim para contar seus resultados, tenho certeza que eles virão e serão muito bons!

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  3. Nossa que post mega interessante. Eu esse ano estou conseguindo me organizar e aumentei a produtividade. Mas as dicas que deu são ótimas… irei aprimorar algumas.

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    • Que bom que gostou das dicas Rafaela. Organização e produtividade realmente andam lado a lado. E se você já conseguiu se organizar já deu um grande passo para melhorar sua produtividade. Espero que algum desses métodos te ajude ainda mais com isso.

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    • Fico feliz que tenha gostado do post Arthur! Também sou ansiosa, então entendo bem o que você diz. Mas ter tudo organizado e planejado é uma das coisas que mais me ajuda com isso, porque consigo manter tudo sob controle e isso acalma minha ansiedade.

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  4. Olá, ❤
    Atualmente tenho feito muitas coisa, é blog, faculdade e trabalho, e meu desejo é ser produtiva em todas as coisas. Esses 3 métodos que você apresentou vai me ajudar muito, seu post está sendo muito útil. Parabéns pelo seu post, beijoos e sucesso. ❤

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  5. gosto de post assim bem informativo , isso é muito importante na vida do ser humana , gostei bastante das dicas e ja anotei tudinho, parabéns!

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  6. Adorei o post, e estava precisando de dicas para melhorar a minha produtividade e pois quando estou trabalhando eu fico meio implorativa e prendo como coloca-lo em prática o que mas me agradou foi o Método Action. Um chero

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  7. Maravilhoso post!!
    Comecei a perceber que eu estava perdendo tempo de mais e não fazendo nada,quando eu vi uma YouTube contando o método de organização e estudo.Sim eu já terminei meu colégio,não faço curso e nem faculdade mas estudo em casa principalmente línguas.
    Enfim o primeiro método descrito acima e o que eu geralmente uso na minha organização e tem me trazido ótimos resultados e super funcionado.

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    • Obrigada Laah! Que bom que você já usa um método e que ele tem te dado resultados! Na vida a gente sempre tem que estar estudando né? Mesmo que não seja na escola, mas tem os idiomas como você falou, assuntos para melhorar nosso trabalho, vários assuntos.

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  8. Amei o seu post! Comecei esse a usar mesmo agenda para fazer minhas tarefas do dia seguinte. Realmente é muito mais eficaz pois vemos visualmente as tarefas que temos que fazer. As vezes colocamos outras no lugar, que não era tão importante quanto a esquecida! Sensacional as técnicas! Obrigada e seguindo seu blog!
    http://www.natashaflorencio.com.br

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    • Que ótimo Natasha! Fico feliz que tenha gostado. A agenda realmente dá muito certo para algumas pessoas. E você tem toda razão, a questão visual ajuda muito e esse remanejamento de tarefas também é importante.

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  9. […] Se quer algo mais simples você pode apenas listar algumas tarefas fundamentais, sejam elas urgentes ou importantes. Aquelas tarefas que ao final do dia de trarão uma sensação de dever cumprido. Em função da complexidade de cada tarefa, você pode listar de 3 a 5, mas não muito mais que isso. Senão, a ideia de priorização perde o sentido e você acaba com uma lista enorme de tarefas e sem saber por onde começar. Você pode usar também o método Ivy Lee. […]

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