Como enfrentar os ladrões de tempo e tornar seus dias mais produtivos

Todos nós já dissemos coisas como: “nossa, hoje o tempo voou!” ou “eu preciso de algumas horas a mais no meu dia”. Todos nós as vezes (alguns o tempo todo) já nos sentimos atropelados pelo passar do tempo, como se ele passasse mais rápido de propósito, apenas para que não consigamos fazer tudo que precisamos.

Ao contrário, existem pessoas que parecem sempre ter tempo para tudo. Fazem mil e uma coisas, dão conta de várias atividades, são pontuais, não perdem prazos e ainda conseguem ter tempo para hobbies e para um bom descanso. Qual o segredo?

Bom, a verdade é que o dia de todo mundo tem as mesmas 24 horas. A questão chave é como você administra essas 24 horas. Eu já falei um pouco aqui no blog sobre isso, principalmente nesse post sobre time boxing. Tem haver com gerenciar o seu tempo, planejar suas atividades e usar o seu tempo da melhor forma possível.

Nesse sentido, uma das coisas que mais leva nosso tempo embora sem que a gente perceba são os ladrões de tempo. O nome é auto-explicativo: são aquelas atividades que roubam o tempo que deveríamos estar usando com nossas tarefas importantes, nossas obrigações e nossos hobbies. Ladrões de tempo gastam nosso tempo sem nos trazer nenhum benefício como resultado: não nos dão a sensação de dever cumprido por realizar tarefas obrigatórias e nem contribuem para alcançar nossas metas e objetivos; sequer nos dão a satisfação que um hobbie proporciona.

O conceito de ladrões de tempo é antigo e acredita-se que tenha sido criado pelo americano Alec Mackenzie, escritor e palestrante sobre gestão do tempo.  Mackenzie aborda a ideia em seu livro Armadilha do Tempo (The Time Trap, no original).

Ladrões de tempo são uma das maiores causas da baixa produtividade. Isso porque além de desperdiçarem tempo inutilmente, eles ainda tem outro problema. Imagine a seguinte situação: você está concentrado em alguma atividade e de repente precisa parar para atender um telefonema. Estudos apontam que após essa interrupção você pode levar até 20 minutos para atingir o mesmo nível de concentração em que estava antes de ser interrompido. Ok, você atende o telefone e volta a sua atividade. Mas logo em seguida alguém que te chama para perguntar alguma coisa. Lá vem mais uma interrupção e mais um período de tempo para você voltar a conseguir se concentrar integralmente na sua tarefa. Agora imagine isso se repetindo várias e várias vezes ao longo do dia.

Nesse momento, já devem ter passado pela sua cabeça inúmeras situações que podem ser classificadas com ladrões de tempo. Vamos ver uma lista com os principais:

  • redes sociais
  • intervalos frequentes para o “cafezinho”
  • mensagens instantâneas (whatsapp, skype)
  • e-mail
  • sites em geral (não relacionados ao seu objeto de estudo/trabalho)
  • telefonemas
  • visitas inesperadas
  • reuniões improdutivas
  • procrastinação.

De forma geral, os ladrões de tempo são representados por interrupções no nosso fluxo de trabalho. Essas interrupções podem ser externas (quando provocadas por outras pessoas) ou internas (quando nos auto interrompemos). Procrastinação e reuniões não são interrupções mas da mesma forma podem roubar minutos ou horas preciosas do nosso dia, nas quais poderíamos estar nos dedicando a tarefas importantes.

Já tem um post aqui no blog que fala sobre procrastinação, onde inclusive eu listei várias dicas para se livrar dela. Dedique-se a evitar o máximo possível a procrastinação e assim você já terá escapado de um ladrão de tempo muito significativo.

Quanto as reuniões, o melhor jeito de torná-las mais produtivas é definir antecipadamente o assunto e os tópicos a serem abordados, estabelecer um tempo limite de duração e manter a objetividade, não fugindo do tema a ser discutido.

Tratando-se das interrupções externas, temos os telefonemas e as visitas inesperadas. E-mails, mensagens instantâneas e intervalos também podem ser enquadrar aqui se partirem como solicitações de outras pessoas e não iniciativa sua.

Telefonemas

Nada mais chato do que estar concentrado em alguma coisa e ser interrompido pelo toque do telefone. Para fugir disso, existem duas opções:  delegar o atendimento para outra pessoa (uma secretária, por exemplo, embora para muitas pessoas isso não seja possível) ou simplesmente não atender. Nesse último caso, o ideal é colocar o toque do telefone no volume mais baixo possível, de forma que o barulho não incomode.  E ainda há o inconveniente de perder alguma coisa importante se você não tiver uma caixa postal.

Se não for mesmo possível evitar atender a ligação também existem duas escolhas: se for algo rápido de ser resolvido, faça isso no momento da ligação. Se não for, desculpe-se com a pessoa e informe que liga mais tarde para concluírem o assunto.

Outro ponto importante: reúna todas as ligações que precisa fazer/retornar em um único período de tempo. Faça um “bloco de telefonemas” e estabeleça previamente um horário durante o dia para realizar todas as ligações necessárias.

Visitas inesperadas

Muito comum em empresas, principalmente se você é uma pessoa muito sociável ou se trabalha em um ambiente de “portas abertas”. Para resolver isso o jeito mais eficiente é manter a porta da sua sala fechada. Avise as pessoas que você está trabalhando em algo importante e não pode se interrompido. Mesmo se você não tem uma sala só pra si, faça esse tipo de aviso e durante o trabalho use fones de ouvido: isso tender a inibir que a pessoas te chamem o tempo todo.

Se o seu trabalho requer que você passe orientações e retire dúvidas dos outros funcionários com certa freqüência, estabeleça horários fixos para isso, onde você atende todos que precisam, ao invés de ficarem vindo até você o tempo todo.

Caso alguém mesmo assim continue te interrompendo frequentemente e, principalmente, sem necessidade (apenas para “socializar”) pergunte clara e educadamente à pessoa se é mesmo necessário conversarem naquele momento. Explique que você precisa se concentrar totalmente no seu trabalho e marque para se falarem em outro horário (se for alguma demanda de trabalho) ou depois do expediente (se for apenas para jogar conversa fora).

E-mails e mensagens instantâneas também podem ser interrupções externas quando alguém espera que você responda um e-mail ou mensagem imediatamente, no momento em que ela chega. Nesse caso, deixe bem explicado que durante o seu trabalho você não tem disponibilidade para uma resposta imediata.  No caso dos intervalos para o café, se você tem algum colega que te chama constantemente para “fazer uma pausa”, aprenda a dizer não de forma educada, mas firme. Explique que você tem coisas importantes a fazer e que não é legal se interrompido o tempo todo. Marque um horário específico para fazerem um intervalo e conversarem, ou mesmo de se encontrar depois do expediente.

Esses últimos itens podem se enquadrar também em interrupções internas, ou seja, quando nós interrompemos intencionalmente nosso fluxo da trabalho para fazer algo desnecessário. Essas interrupções são difíceis de lidar porque tem haver com conflitos internos: falta de foco, de concentração, de motivação, procrastinação.

Nesses casos o primeiro passo é tentar entender o que tem nos levado a nos auto interromper o tempo todo: a tarefa é entendiante? complicada demais? não sabe como fazer? precisa de ajuda? Os motivos tem muito em comum com as causas da procrastinação.

Além dessa avaliação interna, algumas pequenas atitudes também ajudam a escapar dessas interrupções internas que roubam nosso tempo.

Redes Sociais

Talvez seja o ladrão de tempo mais comum. Quem já não parou alguns minutos para dar uma olhada em alguma rede social e sem perceber esses minutos viraram horas?

A solução é bem simples: estabeleça horários definidos para acessar suas redes sociais e seja disciplinado com isso. Fuja delas durante os momentos de trabalho. Se for o caso, bloqueie. Existem inúmeros aplicativos, softwares e extensões para navegador que podem bloquear o seu acesso.

Intervalos frequentes para o “cafezinho”

Quando problema não é um colega que vem te chamar o tempo todo para um café, mas sim você que se interrompe o tempo todo para isso. Aqui entra o bom senso: nem eu nem ninguém está dizendo que você precisa trabalhar 4, 5 ou 6 horas seguidas sem nenhuma pausa, nem mesmo para ir ao banheiro. Temos que respeitar nossos picos de energia e um pausa para descanso não só é bem vinda como é recomendada. Inclusive porque fisiologicamente nosso cérebro não consegue se manter concentrado por longos períodos de tempo. O problema é você parar o tempo todo para isso.

A solução aqui é minimizar o número de vezes que você faz pausas e o tempo que elas duram. Talvez ajude definir previamente os horários em que você fará suas pausas. Se você sente realmente necessidade de consumir alguma coisa ou precisa se alimentar em intervalos curtos por motivos de saúde, tente otimizar esses momentos. Você pode aproveitar, por exemplo, para checar seus e-mails ou navegar nas redes sociais. Mas lembre-se: não gaste mais tempo do que o necessário.

Mensagens instantâneas

Outro ladrão de tempo extremamente comum. Quase ninguém resiste a verificar uma notificação do whatsapp. Como nos casos anteriores, a solução também é muito simples: desative as notificações. Coloque no silencioso. Se você não consegue evitar de verificar uma mensagem assim que chega uma notificação, então  desabilite as notificações.

Também como nos casos anteriores, estabeleça um bloco de tempo para verificar e responder todas as notificações. Crie uma rotina de checar suas mensagens somente nesse bloco de tempo (faça 2 ou 3 blocos se a demanda de mensagens for muito grande).

E-mail

Mais uma vez, o recomendado é evitar verificar toda vez que chega uma mensagem nova. Determine 2 ou 3 intervalos de meia hora (por exemplo) distribuídos ao longo do dia para ler e responder seus e-mails.  Mantenha-se obediente a esse planejamento.

Sites em geral

Aqui é quase o mesmo caso das redes sociais. A internet é um poço sem fundo de conteúdo, um link leva à outro, e sem perceber gastamos horas lendo sobre assuntos que não tem nenhuma importância e nem mesmo uma ligação com nosso trabalho ou com nossos estudos.

Assim como nas demais situações, estabeleça horários específicos para “perder tempo” na internet. Mas, claro, só depois de ter feito todas as suas obrigações e tarefas importantes.

De forma geral, a questão dos ladrões de tempo pode ser resumida em três pontos chaves:

  1. Se as interrupções forem externas tome providências para que elas deixem de acontecer ou pelo menos diminuam o máximo possível: deixe claro para todo mundo que você gostaria de não ser interrompido enquanto estiver trabalhando; marque horários específicos para atender as demandas das pessoas ou apenas para socializar se for o caso. Fora desses horários mantenha-se firme em não aceitar interrupções. Ignore telefonemas, e-mails e mensagens. Solicite as pessoas educadamente que o procurem em outro horário pois no momento você está ocupado. Com o tempo todos se acostumarão com a sua forma de trabalho.
  2. Sendo interrupções internas, questione-se primeiro sobre o porque de você estar desmotivado e sem concentração para realizar sua tarefa. Entender o motivo é o primeiro passo para sair da situação. Técnicas de concentração podem ajudar.
  3.  O segundo ponto no que se refere a interrupções internas junta planejamento e disciplina. Organize seu dia estabelecendo horários específicos para: checar e-mail e outros tipos de mensagens, fazer pausas para descanso e para um café, checar redes sociais. Use o bom senso para que essas atividades ocupem o mínimo possível de tempo e não atrapalhem o seu fluxo de trabalho. Mantenha-se disciplinado aos horários que você planejou.

Ladrões de tempo são uma das causas mais comuns de baixa produtividade. Até porque  muitas vezes nem sequer percebemos o tempo que estamos desperdiçando com atividades dispensáveis.

Alec Mackenzie, o autor do livro que eu mencionei no começo do post, vai direto ao ponto: o maior problema relacionado à gestão de tempo é você. Afinal, você é quem decide como vai usar o seu tempo. O dia tem exatamente a mesma duração para todo mundo.  Você é quem decide se vai ler um e-mail ou não.  Você é quem permite que seu tempo seja desperdiçado. Admitir e entender isso, e estar disposto a mudar,  é fundamental para conseguir gerenciar melhor o nosso tempo.

Minha sugestão é que ao terminar de ler esse post você identifique quais os ladrões de tempo mais problemáticos para você. Depois siga as dicas que eu dei e tente minimizá-los ou até mesmo eliminá-los totalmente. Não precisa lidar com todos eles ao mesmo tempo e nem mesmo querer mudar de um dia para o outro. Comece aos poucos, vá controlando os seus horários, prestando atenção quando você está gastando tempo inutilmente, planeje seu dia e siga esse planejamento. Pequenas atitudes como silenciar as notificações do celular já podem fazer uma grande diferença.

Me conta aqui nos comentários: qual o seu pior ladrão de tempo? O que você vai fazer para eliminá-lo da sua vida?

Até mais,

Juliana Sales

50 comentários sobre “Como enfrentar os ladrões de tempo e tornar seus dias mais produtivos

  1. Já percebi que o meu pior ladrão de tempo são as mensagens instantâneas. Gosto muito de conversar e toda hora checo o whatsapp. Vou seguir as dicas pra ver se elas me ajudam! Beijos!

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  2. Nossa que post Mara , super me identifiquei com esse POST , só de imaginar quantas vezes eu fico aqui na Internet perdendo tempo e quando vejo a hora passa voando ❤️👏

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  3. Oi Ju,realmente “ladrões de tempo”atrapalham a produtividade ao longo do dia.Como trabalho também com blog,eu não uso mais meu perfil pessoal nas redes sociais,toda e que postagem ou conferência na internet,estão relacionados ao meu blog.Na outra parte do tempo me dedico aos meus afazeres fora da internet.

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    • Isso mesmo Dan, eu também gasto muito tempo de trabalho nas redes sociais e na internet em geral. Temos que organizar as coisas, senão não saímos nunca da frente do computador.

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  4. É tão fácil ser levada pelos ladrões do tempo… Mas eu não sou extremista, nem fundamentalista… acho que deve haver equilíbrio para tudo e até deve haver tempo para os ladrões do tempo. 😉
    Bjnhs

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    • É fácil mesmo Telma. E você disse tudo, o equilíbrio é chave, produtividade não é trabalhar 100% do tempo. Temos que saber equilibrar as coisas justamente para termos tempo para tudo, até para “perder tempo” se quisermos.

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  5. Juliana, falei isso ainda hoje com meu marido.
    Janeiro se foi, como assim???
    Você tem razão, a internet de modo geral é um poço sem fundo. A gente senta “rapidinho” pra pesquisar algo, e quando se dá conta lá se foram 2 horas, a gente leu tudo, e até esqueceu o que estava buscando antes…
    Eu, que trabalho com internet, me pego direto fazendo isso rsrsr
    beijossss

    Blog Elaine Gaspareto

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    • Exatamente, Elaine. Eu também trabalho bastante usando a internet e já fui terrível com essa coisa de se perder em um link atrás do outro da internet. Eu melhorei muito mesmo hoje em dia, mas uma vez ou outra ainda acontece. O importante é que seja exceção e não rotina, né?

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  6. Adorei o post, o que rouba mais meu tempo é a internet em geral, perco uma parte muito grande me dedicando as coisas irrelevantes, e é uma coisa que dar um prazer tão grande que as vezes não percebemos o tempo que perdemos, adorei post beijos

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    • Que bom que gostou do post Isadora. A internet realmente nos prende né? Um link leva a outro que leva a outro e quando percebemos já passou um tempão e nem sabemos mais o que precisamos fazer.

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  7. Esse texto caiu como uma luva para mim! Eu preciso muito ter cuidado com meus ladrões do tempo. Os meus são as redes sociais e procrastinar ouvindo música, em vez de fazer minhas obrigações. Então, ler o texto me ajudou a identificar as causas e procurar tratá-las. Apesar de que, como uso muitos as redes sociais por causa do blog, vai ser necessário eu me controlar dobrado. Obrigada!

    Abraços!

    http://www.lysonjeada.com.br

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  8. Oi!
    Lendo seu post lembrei que uma vez me falaram que “Nós fazemos o tempo”, se a gente souber se disciplinar podemos fazer muita coisa mesmo em um dia. Confesso que é algo que devo trabalhar mais, me pego procrastinando várias vezes…

    Seu post ficou muito completo, mas eu gostaria de sugerir que você usasse imagens nos posts para que eles não fiquem cansativos.

    Bjs

    Meu Blog ❤

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  9. Manter o foco as vezes é complicado… primeiro devido a própria tarefa, que pode não ser tão interessante e segundo pois as possibilidades de realizar outras coisas mais gratificantes hoje são inúmeras… suas dicas são ótimas!!!!

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  10. Em tempos de séries, whatsapp, email, snapchat, netflix, youtube… manter disciplina é bastante complicado…

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    • É bem isso mesmo. Tudo isso que você falou pode levar nosso tempo embora. Claro que todos precisamos nos distrair, mas também não podemos esquecer que temos obrigações e tarefas a cumprir antes disso.

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    • As notificações são bem complicadas mesmo Cah! Não tem como atrapalhar nossa concentração quando a gente ouve o aviso de notificação né? Espero que as dicas do post te ajudem com isso.

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  11. Muito Interessante! Eu por exemplo já fiz até uso de remédios para evitar a procrastinação. Hoje em dia eu utilizo o “pomodoro” como meu aliado nas horas que mais preciso de concentração.

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  12. Realmente, quando a gente percebe os ladrões de tempo já nos roubaram hehehe… de forma que a gente mal percebe. Tem que tomar muito cuidado para conseguir fazer tudo o que é importante.

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  13. Oi Juliana!
    Adorei o post, super instrutivo e vai direto aos pontos que mais afligem. Sem dúvidas meus maiores ladrões de tempo são as redes sociais e whattsap. Em dias que uso pouco, deixo o celular de lado, paro e sempre noto: nossa, fiz tanta coisa hoje! Em contrapartida, alguns dias parecem que se vão e nada foi feito. Geralmente é um daqueles dias que gastamos horas e horas em redes sociais ou conversando no whats. Ainda preciso melhorar essa parte, em especial das redes, porque, quando você trabalha e precisa delas, como para uso do blog, é inviável que eu não as acesse e que gaste mais tempo nelas, mas ainda assim é possível filtrar o tempo e usá-lo de maneira que tudo que se faça lá seja de maneira produtiva e que vá gerar algum resultado, ainda que a longo prazo. 🙂
    xoxo

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