Sobre tarefas e projetos

Há pouco tempo eu fiz um post aqui no blog sobre alguns métodos de produtividade bem simples e fáceis de aplicar. Um deles foi o método Action, que se baseia na ideia de que todas as nossas tarefas, absolutamente todas as nossas atividades, são projetos.

Depois desse post eu recebi alguns e-mails com dúvidas de pessoas que não entenderam muito bem como isso funcionava. Por exemplo: é fácil perceber que “entregar um relatório” é um projeto porque essa atividade envolve várias etapas e cada etapa pode representar uma tarefa ou ser composta por várias delas. Assim o projeto “entregar relatório” pode conter as tarefas: pesquisar assunto, escrever relatório, realizar cálculos, revisar, imprimir, entregar.

Mas e quando a tarefa é simplesmente “ligar para fulano”? Nesse caso,  o projeto “ligar para o fulano” contém uma única tarefa: ligar para fulano. Parece bobo, mas quando começamos a ver todas as nossas atividades sob essa perspectiva, fica mais fácil gerenciá-las. Se preferir, pode usar as duas classificações: tarefa, para atividades individuais e projeto, para um agrupamento de várias tarefas. É tudo questão de ponto de vista.

Outra forma de ver as coisas é se perguntar: por que você precisa ligar para o fulano? Para tratar de um assunto de trabalho? Então essa ligação é uma tarefa do projeto ao qual esse assunto se refere. É para pedir uma dica de viagem? Nesse caso faz parte do projeto “planejar viagem de férias”. Talvez seja apenas para jogar conversa fora? Pode incluir no projeto “manter contato frequente com os meus amigos”. Claro que existem coisas que invariavelmente serão apenas uma tarefa individual mesmo, sem nenhum propósito maior, coisas que você simplesmente precisa fazer e pronto.

Pode parecer uma forma estranha de encarar a vida, mas a ideia por trás é que tudo o que você faz tem (ou deveria ter) um propósito. E para alcançar esse propósito você precisa fazer várias coisas, várias tarefas. Pode não ser o seu estilo, tudo bem, mas mesmo assim, você pode usar o conceito de tarefas e projetos para gerenciar melhor seus afazeres e ser mais produtivo.

O conceito de que um projeto é composto por várias tarefas vem do método GTD. Na realidade, segundo David Allen, o criador do GTD, “projeto é qualquer resultado desejado que exija mais de um passo em termos de ação”.

Em seu livro David Allen aponta que a melhor forma de gerenciar suas tarefas é  tendo uma lista de projetos, que deve ser revisada periodicamente, de forma que você esteja sempre consciente de qual a próxima ação necessária para que um projeto se mantenha em andamento. Isso porque, na verdade, você não executa um projeto e sim as ações relacionadas a ele.

Quando você tem um projeto automaticamente você espera que ele alcance determinado resultado. Que ele chegue em um ponto em que o objetivo pelo qual aquele projeto foi criado seja alcançado. Então você pode dizer que o projeto foi concluído. Também por esse motivo, encarar nossas tarefas como projetos nos permite avaliar nossa produtividade. Se os seus projetos estão sendo finalizados, ótimo. Quer dizer que suas ações e suas tarefas diárias estão contribuindo para alcançar seus objetivos. Mas se isso não acontece, alguma coisa está errada. Talvez você precise gerenciar melhor seu tempo, rever suas prioridades ou até mesmo mudar seus projetos.

Eu particularmente gosto muito dessa visão e do funcionamento do método Action porque ele é focado em agir, em gerenciar suas ações para que elas realmente aconteçam e contribuam com seus objetivos. Isso está de acordo com um post que eu fiz semana passada, falando da necessidade de agir ao invés de ficar só se planejando.

post it quadro tarefas projetos

Foto de Daria Nepriakhina em Unsplash

Como você pode então aplicar esses conceitos de tarefas e projetos na sua vida, para ser mais organizado e melhorar a sua produtividade? É como eu expliquei no post em que eu falei sobre o método Action: liste todos os seus projetos e as tarefas relacionadas a cada um deles.

Para listar todos os seus projetos você pode começar anotando tudo em que você está trabalhando atualmente. Não se preocupe em encaixar cada coisa em um projeto, simplesmente anote. Depois você vai analisar os itens da lista um a um. Anote também coisas que você quer começar a fazer, seu planos futuros: estudar um idioma, fazer uma viagem, qualquer coisa. Por fim anote coisas que estão paradas, que você começou e não terminou.

Agora chegou a hora de analisar cada item. Essa análise contempla duas variáveis:

1) o item é uma tarefa ou um projeto?

2) é algo que eu tenho feito/preciso fazer nesse momento ou pode ser feito depois?

Se o item for uma tarefa você pode considerá-lo como uma tarefa individual ou um projeto formado por uma única tarefa. Isso na verdade não importa tanto, o que importa é anotar esse item em uma to-do list ou em uma lista de “inativos“, “em espera“, conforme ele tenha que ser feito agora ou possa esperar.

Caso o item seja uma tarefa que compõe um projeto ou um projeto, você deve estruturá-lo. Ou seja, definir o objetivo e as etapas dele. Deixe claro por que esse projeto está sendo feito, o que precisa ser alcançado para que seja considerado concluído. Estabeleça as etapas e então encontre a primeira ação para colocá-lo em andamento, a primeira tarefa que precisa ser feita. Essa tarefa também vai para a to-do list.

Tudo que está na lista “em espera” não precisa passar por essa análise agora. Faça essa avaliação apenas quando o projeto deixar de ser inativo, ou seja, quando você de fato começar a trabalhar nele. Quando um projeto for sair da lista de inativos, faça essa mesma verificação: defina o objetivo e as etapas e coloque a primeira tarefa na sua to-do list. Em resumo:

 

diferenca entre projetos e tarefas

Tudo isso que eu falei é uma simplificação e uma adaptação do método GTD. O conceito e a forma de gerenciar as atividade vem das orientações do método. O GTD em si é muito mais complexo e abrange muitas outras coisas. Mas eu acredito que para quem está começando e está perdido no caos de suas atividades, uma forma de gerenciamento mais simples pode ser muito mais útil e eficaz.

Essa análise dos seus projetos e tarefas, além de ajudar no gerenciamentos dos seus afazeres do dia a dia, pode ir mais longe e te ajudar a tirar do papel metas maiores e objetivos mais complexos. Você não precisa fazer isso logo de cara, se não quiser. Primeiro organize o seu dia a dia. Administre suas tarefas e seus projetos em andamento. Coordene o que é fundamental para manter seu dia a dia funcionando: seu trabalho, seus estudos, a organização da sua casa. Começando por aí você já terá um ganho de produtividade que te permitirá buscar coisas maiores.

Todo grande projeto começa com uma pequena tarefa. A nossa grande dificuldade talvez seja identificar essa tarefa e enxergar o desdobramento das diversas etapas que formam um projeto.

Por isso eu acho que essa abordagem é tão útil: ela pode ser aplicada para colocar ordem nas suas atividades diárias, para gerenciar de forma mais eficiente seu trabalho em andamento e para conseguir realizar planos maiores e de longo prazo.

Espero que esse post tenha esclarecido as dúvidas com relação a projetos e tarefas. Se ainda ficou alguma questão é só enviar um e-mail ou deixar aqui nos comentários. Me conta também aqui o que acha desse forma de encarar suas tarefas. Faz sentido pra você ver tudo como um projeto?

Até mais,

Juliana Sales

 

13 comentários sobre “Sobre tarefas e projetos

  1. Oi =)
    Eu sou a louca das listas e não consigo viver sem. Se eu tenho um projeto pra daqui a 12 meses eu vou separar/dividir e organizar em mini tarefas para que eu consiga no final desse tempo (ou antes) realizar o que desejo, seja pessoal ou profissional. Como você mesmo disse: ‘Todo grande projeto começa com uma pequena tarefa.’ se eu não puder dividir as tarefas do projeto eu demoro muito mais do que o previsto.
    Eu não conhecia esse livro do David Allen, mas adicionei a minha lista e vou fazer uma pesquisa melhor sobre ele, parece ser muito bom.

    Beijos de Luz,
    Marina | http://www.meudoceapartamento.com

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  2. Interesse o pensando que você propõem. Acredito que técnicas de produtividade e organização a gente tem que ir testando e adaptando para a maneira de funciona pra gente. Mas não vale criar uma tensão e preocupação desnecessária em uma tarefa que poderia ser algo simples.

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  3. Creio que as técnicas funcionem 😉 o melhor é sempre ter persistência para realizar determinada tarefa ❤ parabéns Pelo post, beijinhos no coração ❤

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  4. Parabéns pelo post e pelo blog que conteúdo maravilhoso uma verdadeira aula…Nunca pensei nesse aspecto que projeto fosse um conjunto de tarefas e realmente você tem razão nisso…Seu infografico também ajuda demais com essas dicas de organização perfeitas

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  5. Oi Juliana, tudo bem?
    Estou muito interessada nesses métodos de trabalho, para me ajudar a melhorar na produtividade.
    Meu problema mesmo é a procrastinação, sempre deixo as coisas para fazer depois, mas esse depois nunca chega ou sempre faço de última hora.
    Gostei muito das suas dicas vou tentar seguir ao máximo.

    Beijos e Abraços
    http://vickyalmeida.blogspot.com/

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  6. Juliana que dicas preciosas para que nossos planejamentos tenham mais atitudes. Vou tentar melhorar minhas listas e sempre fazer algumas perguntas mentais para ter um objetivo mais concreto do planejamento. Muito obrigada!

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  7. Hey, eu adoro essas dicas de produtividade então vou conferir o outro post também! 🙂 No momento eu estava precisando muito ler isso, essa ideia de projeto é excelente 😀 Obrigada!

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  8. Olá.
    Amei esse post, esse ano tenho tentado me focar em ser mais organizada, confesso que até agora estou me saindo bem, mas são apenas dois meses né haha.
    Já deixei seu post salvo nos favoritos.
    Beijo

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  9. Nossa, já marquei aqui para ler de novo e de novo esse post. Essencial no meu dia a dia. Eu tinha vícios difíceis de largar. Começar tarefas e abandoná-las. Ou deixar tudo na condição de rascunhos. Acumular coisas e depois, na vespera do fim do meu mundo, organizar tudo. Dá para imaginar o cansaço. Pois é… faz algum tempo que estou tentando evitar certos hábitos destrutivos.

    grazie
    bacio

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