Manual da organização: organize sua vida digital

Continuando com a nossa série sobre organização (o primeiro post foi sobre organização do seu espaço de trabalho) hoje vamos falar sobre como organizar a sua vida digital. Sim, pois se a desorganização do espaço físico é a que mais incomoda por ser visível a todo instante, a desorganização no ambiente virtual pode passar despercebida, embora prejudique a produtividade tanto quanto a desorganização espacial.

Quando eu falo de organização digital estou englobando tudo que se refere ao seu trabalho e está “localizado” em um computador/tablet/smartphone, ou seja, arquivos de texto, apresentações, planilhas, arquivos de áudio e vídeo, e-mails, links favoritos. É clichê dizer que hoje em dia vivemos na era da informação, a quantidade diária de arquivos digitais que produzimos ou recebemos pode estar a um passo do caos total se não fizermos um gerenciamento correto de tudo isso.

Já aconteceu de você ter dificuldade de encontrar um arquivo porque não se lembrava onde ele tinha sido salvo ou que nome você tinha dado? Você tem um milhão de ícones na área de trabalho do seu computador e não sabe de onde vieram, pra que servem ou o que contém? A sua caixa de entrada está cheia de e-mails antigos ou não lidos? Se você respondeu sim, então você é uma vítima da falta de organização digital.

Nesse post trago dicas e informações de como organizar sua vida virtual a partir de três grandes categorias: arquivos digitais, e-mails e seu acesso à internet de forma geral. Vamos começar então falando do arquivos que você guarda no seu computador.

Arquivos eletrônicos

De certa forma, seus arquivos eletrônicos funcionam como seus arquivos físicos em papel (livros, apostilas, manuais, documentos). Eles devem ser mantidos para consulta futura, por motivos legais, como formas de registro ou alguma outra razão relevante. Se o seu sistema de arquivamento físico funciona bem, você pode aplicar a mesma lógica para fazer o arquivamento digital.

É importante começar organizando os arquivos no seu computador porque eles serão a base que irá receber todas os novos arquivos que chegarem: já tendo uma estrutura de organização definida fica mais fácil gerenciar coisas novas que entrarão no sistema.

A organização do seu computador é composta basicamente de dois níveis: pastas e arquivos. Vamos começar então pelas pastas.

  • Os princípios básicos de organização valem aqui também. Na hora de criar suas pastas e adicionar os arquivos a elas, mantenha juntos os documentos que são similares.
  • Você pode criar suas pastas e agrupar arquivos relacionados de qualquer forma que faça sentido para você. Lembre-se de um outro princípio básico da organização: o que foi armazenado deve ser facilmente acessível quando necessário. Algumas sugestões para organizar suas pastas: por nome do cliente, por projetos, por datas, pelo setores da empresa (por exemplo: finanças, fornecedores, pessoal, etc.). Você pode também fazer uma combinação entre essas opções.
  • Não tenha medo de usar quantas subpastas forem necessárias. Vamos supor que você preste serviço para várias pessoas. Você pode criar uma pasta “Clientes” e dentro dela criar uma pasta com o nome de cada cliente. Se cada cliente tiver que preencher vários formulários, por exemplo, você pode ainda criar dentro da pasta de cada cliente, outra pasta “Formulários” e deixar todos eles reunidos ali dentro ao invés de misturados à todos os outros documentos relativos aquele cliente específico.
  • Outro exemplo: se você tiver que gerenciar vários fornecedores pode criar uma pasta geral “Fornecedores” e colocar dentro dela uma pasta para cada fornecedor. Dentro da pasta de cada fornecedor você pode criar pastas “A pagar”, “A receber”, “Comprovantes” e o que mais for necessário. Mais uma vez, siga uma lógica que faça sentido para você e que facilite na hora de procurar qualquer arquivo.

Foto de Artem Sapegin em Unsplash

Um detalhe que muita gente não presta atenção na hora de organizar seu computador é a nomeação do arquivos. Na hora de dar um nome para um arquivo escolha um que permita identificar facilmente qual conteúdo está ali. Senão, você terá que ficar abrindo e fechando arquivos até encontrar o que lhe interessa. Então, coloque nomes que contenham palavras chave tais como o autor do documento, o título do projeto, a que cliente se refere, a data, o tipo de arquivo ou qualquer combinação dessas opções. Fica bem mais fácil saber que o arquivo “PropostaJoãoMarço” se refere a uma proposta comercial feita ao cliente João em março e que o arquivo “OrçamentoJoséMaio” contém um orçamento feito ao cliente José em maio, do que se os arquivos simplesmente se chamassem “proposta” e “orçamento”.

Outro ponto se refere a como gerenciar os arquivos novos que você recebe ou produz. Se a demanda é muito grande, talvez você queira criar uma pasta que funcionará de forma parecida com a sua caixa de entrada física (eu falei sobre isso no post de organização espacial e também já fiz um post falando só sobre caixa de entrada). A ideia é que você mantenha em um mesmo lugar (no caso, em uma mesma pasta) todos os arquivos novos e ao final do dia verifique essa pasta e encaminhe cada arquivo para o seu devido lugar, inclusive para a lixeira se for o caso. Caso a chegada de arquivos novos não seja tão grande pode ser mais eficiente salvar um arquivo em sua devida pasta assim que você fizer o download ou assim que terminar de elaborá-lo.

Ok, até aqui eu falei sobre como criar um sistema de organização para os seus arquivos, mas o que fazer quando já está tudo uma bagunça? Por onde começar? Minha sugestão é seguir as dicas abaixo. Como tudo mais no que se refere a organização, pode não fazer sentido pra você, então faça da forma como lhe parecer melhor. Eu faria da seguinte forma:

  1. Se a sua área de trabalho está uma bagunça, comece por ela. Verifique todos os arquivos que estão ali e decida o que fazer com eles. Utilize o mesmo princípio usado para organizar os seus papéis. Você vai criar duas pastas: “requer ação” e “para guardar“. Verifique cada arquivo: se ele se referir a alguma ação (revisar, terminar, atualizar, enviar) vai para a pasta “requer ação”; se apenas precisar ser mantido (relatórios, orçamentos, comprovantes) coloque na pasta “para guardar”. O que não tiver utilidade ou importância, delete.
  2. Divida o seu computador em áreas e faça para cada uma delas o mesmo que foi feito na área de trabalho. Analise os arquivos, delete quando for o caso e encaminhe para cada pasta de acordo com a categoria em que ele se enquadra. Faça isso com todos os arquivos soltos.
  3. Se você já tem algum tipo de organização veja o quanto dele pode ser aproveitado. Muitas vezes é só uma questão de renomear pastas e mover arquivos.
  4. Tenha o cuidado de anotar em uma lista todos os arquivos que você encaminhar para uma pasta “requer ação”, para não se esquecer da tarefa e não perder nenhum prazo.
  5. Enquanto seu sistema de organização não está totalmente montado, mantenha uma pasta para a caixa de entrada e coloque ali os arquivos novos para que não se misturem aos antigos.
  6. Não precisa fazer tudo de uma vez. O seu computador não virou um caos do dia para a noite e não vai ser de um dia para o outro que você vai colocar tudo em ordem.
  7. Nomeie/renomeie os arquivos e pastas de acordos com a dicas dadas anteriormente.
  8. Nada disso faz sentido para você, parece ser uma trabalheira enorme? Tudo bem, faça do seu jeito então. Mas faça! Só não vale dar a desculpa de que “vai dar muito trabalho”.

E-mails

Uma das coisas que mais consome nosso tempo de trabalho hoje são os e-mails. Todos os dias recebemos uma quantidade absurda que precisa ser processada. E muitas vezes e-mails importantes se perdem nessa enxurrada, sendo encobertos por um grande número de e-mails inúteis e desnecessários. Vamos ver então algumas dicas de como organizar a sua caixa de entrada de e-mails.

  • não perca tempo com o que não é necessário. A grande maioria das vezes não precisamos nem abrir um e-mail para saber que ele não tem nada de útil ou importante. Exclua esse tipo de e-mail logo de cara. Se você recebe muitos e-mails de newsletters, propagandas, promoções, considere se descadastrar. Por mais que você tenha interesse no assunto de uma newsletter, se você nunca abre os e-mails que recebe talvez seja mais interessante cancelar seu cadastro e acessar diretamente o site para ler as novidades quando tiver tempo disponível.
  • ao abrir sua caixa de entrada, faça uma análise rápida dos seus e-mails. Depois de excluir tudo que não for importante, dedique-se aos demais e-mails. Se poucos minutos forem necessários para dar uma resposta, faça isso no momento em que ler o e-mail. Não deixe para depois se puder ser feito rapidamente.
  • Caso o e-mail exija que você tome algum tipo de providência, ou você precise de mais informações para responder, ou mesmo tomar uma decisão que não é possível no momento, mova esse e-mail para uma pasta específica agrupando todos que ainda precisam de alguma resolução. Tenha um horário programado no seu dia para lidar com esses e-mails. Anotes as pendências em sua lista de tarefas para não se esquecer. O importante é remover o e-mail da sua caixa de entrada de forma que ele não se confunda com os e-mails ainda não processados.
  • Crie um sistema de arquivamento para e-mails que precisam ser mantidos. Use pastas classificadas por assunto, categoria, cliente ou projeto. Tente organizar de forma similar ao usado no seu computador, facilitando o intercâmbio e a localização dos e-mails arquivados.
  • Não está diretamente relacionado com a organização em si, na verdade é uma dica de produtividade: desative as notificações da chegada de novos e-mails e estabeleça horários específicos ao longo do dia para verificá-los.

Foto de Glenn Carstens-Peters em Unsplash

Vida online

Uma outra coisa que quase todo mundo tem dificuldade para gerenciar são os links que salvamos como favoritos. Eu mesma tenho uma quantidade grande de links salvos e eles são basicamente de dois tipos: links que eu eu salvei para ler depois porque ainda não tive tempo ou links com conteúdo interessante que eu quero guardar.

Para organizar todos esses links eu uso o próprio gerenciador de favoritos do meu navegador. Lá eu criei uma pasta “para ler”, onde eu salvo todos os links que eu ainda não li. Para os links que eu quero guardar por qualquer que seja o motivo eu criei várias pastas temáticas e vou guardando os links lá de acordo com o assunto. Por exemplo, eu tenho uma pasta chamada “wordpress” com diversos tutoriais e dicas, tenho uma pasta “fotografia”, que é um hobbie meu, onde eu salvo dicas e textos sobre o assunto, tem também uma pasta “pós” onde eu tenho salvado material de referência que eu pretendo usar na minha monografia de conclusão de curso da pós graduação, e por aí vai. A lógica é bem simples, quando eu tenho tempo eu abro a pasta “para ler” e procuro alguma coisa que chame minha atenção no momento: depois de ler eu passo o link para uma pasta específica se for guardar ou excluo se não for manter.

Outro ponto no que se refere a vida online são os arquivos mantidos em nuvem, em serviços como o Google Drive, One Drive ou qualquer outro similar. Eu uso esse tipo de serviço como backup dos arquivos do meu computador, então a lógica de organização é a mesma, uma vez que ele contém cópias dos arquivos. Mas independente de usar como backup ou não, os arquivos armazenados em nuvem seguem o mesmo princípio de organização: criar pastas com assuntos específicos e manter dentro delas arquivos similares e relacionados ao tema, além de nomear de forma clara e que facilite a identificação do conteúdo.

Por fim, não posso esquecer de falar da necessidade de se fazer backup. Não adianta muito você manter tudo bem organizado, para ter fácil acesso a documentos importantes, se de uma hora para outra você perder tudo porque o seu computador teve algum problema. Por isso é extremamente importante manter um backup atualizado dos seus arquivos, seja em um HD externo, seja em nuvem. Marque na sua lista de tarefas mensal ou semanal um horário para fazer backup dos seus arquivos mais recentes. Se você não tem nenhum backup comece a providenciar imediatamente, para não correr riscos desnecessários.

Tudo que eu falei nesse post foi mais voltado para a organização de seus arquivos relacionados ao trabalho, mas também pode ser aplicado aos seus arquivos pessoais: fotografias, vídeos, músicas, e-books.

O post de hoje foi o segundo da série “Manual da Organização” e um dos que eu considero mais importantes pois passamos boa parte de nossa vida hoje inseridos no meio digital. Muitas pessoas não conseguem trabalhar sem ter um computador, eu mesma sou uma delas, 90% do meu trabalho precisa de um computador para ser feito. Então, se não organizarmos esse aspecto da nossa vida, certamente teremos dificuldade em nos manter produtivos.

Como está a organização dos seus arquivos eletrônicos? Se a sua área de trabalho está lotada de ícones e você leva um tempo para encontrar o que procura, está na hora de começar a mudar, não acha? Fala para mim aqui nos comentários como você cuida disso. Se tiver alguma dúvida ou sugestão é só falar também.

Até mais,

Juliana Sales

24 comentários sobre “Manual da organização: organize sua vida digital

  1. Suas dicas são incríveis. Se tem uma coisa que eu organizo, é minha vida digital. Eu adoro o Google Keep para organizar minha vida, ele dá acesso tanto no celular quanto no pc! Beijo!

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  2. Organizar é uma coisa muito tensa pra mim. Eu sou super organizada na bagunça. Meu computador tem mais de 15mil músicas e eu nem imagino tudo que tenho…esse post me lembrou que necessito organizar tudo.

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  3. Bom dia, como vai? Nossa que post super completo, eu gostei bastante das suas dicas desse post, realmente são super interessante seguir elas para poder temos um melhor enganchamento

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  4. Oie

    Amei as dicas!!!
    Eu não sou muito organizada, só ultimamente que estou tentando deixar as coisas mais certas, até mesmo pra ver se o dia rende mais, por isso gostei bastante das dicas passadas. Com certeza vão me ajudar!!

    bjs
    Fernanda

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  5. Eu sou um tanto desorganizada, tanto na vida real como digital rs. Suas dicas foram ótimas, pretendo ler novamente e começar a colocar em prática, pois uma das minhas metas de 2018 é justamente ser mais organizada e jogas as tralhar no lixo.
    Bjs

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  6. Eu já comecei a rir no título e o riso foi de nervoso porque meu computador está um completo e total caos. Mas cadê tempo para colocar ordem nisso? Pensei em fazer isso durante o carnaval, mas tinha trabalho atrasado. Pois bem, ficou para depois. Será que consigo fazer isso no próximo feriado? Oremos…

    Acho que vou parar de pensar nesse futuro impossível e começar a somas algumas meias horas por dia e seguir as suas dicas. Um pouquinho por vez é melhor que nada fazer ou ficar a esperar por um milagre (isso quase um nome de filme). aff

    bacio

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  7. Ju se vc olhar o meu computador, minhas área de trabalho, terá um treco.
    Pq eu sou a desorganização em pessoa. Meus arquivos são todos jogados e o engraçado é que eu sei o quanto isso me prejudica. Até tento mudar, mas deu uma semana.. Ploft

    Vou tentar seguir suas dicas ❤
    PRECISO melhorar nisso.

    Beijos

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    • Oi Clayci! Admito que uma área de trabalho bagunçada me dá mesmo uma certa agonia ahaha
      Espero de verdade que as dicas te ajudem, o bom é que você já sabe que te prejudica e quer mudar, o que já é um ótimo começo!

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  8. Jú esse post é espetacular eu sou muito desorganizada mas usando apenas um celular acho que já faço até muita coisa ahahaha Amei as dicas principalmente as de email que são as que mais me enquadro atualmente. De vez em quando faço aquela limpeza básica em emails que não me interessam… Sucesso com o blog bjs

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