Produtividade Máxima, Tamara Schwambach Kano Myles

No post de hoje trago uma dica de livro para quem se interessa pelo assunto produtividade/organização. Já disse por aqui antes que sou uma leitora quase  compulsiva, então estou sempre lendo, e aqueles livros referentes aos assuntos que eu trato aqui no blog não poderiam ficar de fora.

No começo de abril eu fiz um post falando sobre hábitos, que acabou virando uma resenha do livro O poder do hábito, do Charles Duhigg. Desde de então recebi alguns e-mails e mensagens pedindo mais dicas de livros sobre o tema, então o post de hoje é uma indicação para quem quer sugestões de leitura.

O livro Produtividade Máxima é uma excelente opção para quem está começando a se inteirar sobre produtividade e organização. Não é um livro muito extenso (tem menos de 200 páginas) mas é bastante completo e a abordagem feita pela autora, a Tamara, é bem abrangente sem deixar de ser prática. Ela desenvolveu um conceito chamado “pirâmide da produtividade“, segundo o qual existem cinco áreas da produtividade, que formam níveis como em uma pirâmide. Para se alcançar o topo é preciso cruzar os níveis um a um, embora o caminho não seja necessariamente linear, uma vez que você pode sempre voltar a um nível anterior  para revisá-lo ou melhorá-lo.

Para começar a trilhar o caminho da produtividade máxima, o livro traz um teste com 32 questões que te permitem identificar em qual nível da pirâmide você se encontra no momento. Se você está no caos e nunca pensou em se organizar antes, provavelmente ficará no nível 1; se já tem um mínimo de noção sobre produtividade, organização e gerenciamento de tempo pode se encaixar no nível 2 ou 3, por exemplo.

Isso não quer dizer que, se você estiver no nível 3, precisa se dedicar apenas a ele.  Você sempre pode (e deve) voltar periodicamente aos níveis que você já dominou, para revisá-los e melhorá-los.

Pois bem, estou falando tantos de níveis de produtividade, mas quais são eles? Estão indicados na imagem abaixo, bem como uma breve explicação sobre cada um.

niveis piramide produtividade maxima

Vamos falar então um pouco mais sobre cada nível.

Nível 1 – Organização Espacial

A organização do espaço de trabalho tem três objetivos bem simples:

  • livrar-se da maior quantidade de papel possível, diminuindo a necessidade de espaço para armazená-lo;
  • arquivar os papéis importantes de forma eficiente, tornando fácil encontrá-los quando preciso;
  • ter uma forma de tratar os papéis a medida em que eles chegam, para evitar um novo acúmulo.

No livro, a autora apresenta um método para lidar com a papelada que ela chama de 3 R’s: Reciclar, Resolver e Reter. Tal método é baseado no princípio de que qualquer papel pode ser enquadrado em uma das seguintes categorias:

  1. Lixo: papéis sem utilidade ou importância, que podem ser descartados. Entram em “Reciclar”.
  2. Documentos que exigem algum tipo de resposta ou providência (por exemplo, contas a pagar, convites a responder). Fazem parte de “Resolver” e devem ser incluídos como uma anotação na sua lista de tarefas.
  3.  Papéis que precisam ser mantidos. São os papéis do tipo “Reter”, que por algum motivo devem ser guardados e não requerem nenhuma ação ou providência.

Dentro do item organização espacial, o livro traz ainda sugestões de arquivamento, apresentando diversos sistemas para manter em ordem os papéis que são armazenados.

Nível 2 –  Organização Eletrônica

Aqui se trata de organizar tudo que envolve o meio eletrônico. Tal organização é dividida em duas grandes categorias: arquivos eletrônicos e e-mails. É apontado que a desorganização eletrônica é resultado da falta de atenção ao decidir se um arquivo deve ou não ser salvo. Na realidade, o padrão tende a ser salvar sempre, o que acaba por levar a um volume muito grande de arquivos acumulados e, em grande parte, desnecessários.

Após a indicação de alguns alertas de que você sofre com a desorganização eletrônica é dito que a forma de lidar com ela é similar ao modo de resolver a desorganização espacial: reunir itens semelhantes, decidir o que deve ser mantido e o que deve ser descartado e ter um sistema de arquivamento eficiente.

Em se tratando de arquivamento de documentos eletrônicos, são duas as decisões a serem tomadas para facilitar o gerenciamento dos mesmos: como estruturar as pastas e como nomear os arquivos. Dentre as várias dicas e sugestões apresentadas no livro, pode-se destacar a recomendação para usar nomes que facilitem a identificação do conteúdo. O segredo é pensar sempre como você encontrará a informação futuramente quando precisar dela.

Já para os e-mails, é sugerido processá-los usando a abordagem chamada pela autora de 6 A’s:

  • Acessar: checar o e-mail apenas em horas pré-determinadas e não o tempo todo.
  • Agrupar: organizar as mensagens e não necessariamente ler e responder todos os e-mails.
  • Analisar: avaliar quais são importantes, quais precisam de resposta, quais requerem alguma ação.
  • Apagar: todas as mensagens inúteis, que não exigem providências ou não precisam se armazenadas para referência futura.
  • Agir: responda assim que ler quando a resposta não demorar mais do que poucos minutos.
  • Arquivar: quando não for possível agir ou apagar um e-mail (arquive mensagens que são o registro de uma decisão, instrução ou situação ou que sejam material de consulta).
mesa caneca caderno lapis regua notebookFoto de Oli Dale em Unsplash

Nível 3 – Gerenciamento do Tempo

Este nível trata de como fazer melhor uso do seu tempo. Gerenciar o tempo é aproveitá-lo o máximo possível, focando nas atividades mais importantes para alcançar seus objetivos. Claro que para isso é preciso estabelecer metas e dedicar tempo as atividades que são fundamentais para atingi-las.

A forma de gerenciar o tempo indicada no livro baseia-se nos 3 P’s: planejar, priorizar e produzir.

Planejar

Para se planejar é necessário primeiro identificar em que você deve trabalhar (o que quer e o que precisa fazer). Depois escolha as tarefas que você realmente vai executar e anote na sua agenda, destinando um tempo específico para fazê-las, além de identificar quais delas dever ser realizadas em um dia, um mês, um ano ou um prazo mais longo (tarefas do dia a dia e objetivos de curto e longo prazo).

Para identificar as tarefas na quais você precisa trabalhar, a dica é “anotar tudo que te causa estresse e te deixa sobrecarregado, incluindo tudo que você tem que fazer: projetos, tarefas, pequenas pendências, assuntos mais sérios, questões pessoais, aniversários, consultas médicas marcadas, questões de trabalho, aulas, problemas familiares e financeiros, trabalhos voluntários…”.

Depois de tudo anotado, tome decisões com relação a cada item, definindo:

  • o que é importante e precisa indiscutivelmente ser feito;
  • o que pode ser eliminado da lista, porque você simplesmente decidiu não fazer;
  • o que pode ser adiado, deixado para fazer depois;
  • o que pode ser delegado.

Feito isso, o próximo passo é monitorar suas tarefas: prestar atenção em prazos, controlar o que foi delegado, consultar periodicamente a lista do que foi adiado. Aqui entram as ferramentas para organização de tarefas e compromissos como as agendas, por exemplo.

Priorizar

Eu já fiz um post aqui no blog falando porque é importante ter prioridades e como definir as suas. O livro, inclusive, recomenda um método que eu expliquei no post: a matriz de Eisenhower ou matriz urgente x importante.

Na verdade, você não define prioridades, você simplesmente as tem. São aquelas coisas importantes, que você sabe que são importantes e por isso precisam ser feitas. Lembrando que não adianta ter várias prioridades: se você tem 10 prioridades na verdade você não tem nenhuma.

Produzir

Produzir é o objetivo final de todo método de produtividade. Não adianta se organizar e fazer mil e um planejamentos, se você não executa de fato suas tarefas. Nesse ponto, o livro apresenta algumas situações que podem te atrapalhar na hora de agir e de realizar suas atividades. São o que a autora chama de fatores dispersores: perfeccionismo, procrastinação, multitarefa, interrupções, roubo de tempo (os que estão linkados levam a posts que eu já fiz aqui no blog sobre o assunto). Para cada um desses itens o livro traz dicas de como lidar com eles e atingir o nível ideal de produção, evitando o desperdício de tempo e as armadilhas que te afastam dos seus objetivos.

Nível 4 – Alinhamento entre atividades e objetivos

Esse nível propõe a seguinte reflexão: as suas atividades diárias, suas tarefas do dia estão te levando para mais próximos dos seus objetivos? As suas metas estão planejadas e organizadas em etapas, e as tarefas que compõe essas etapas estão sendo realizadas?

Para isso, o livro traz o conceito de objetivos SMART, que são aquelas metas realmente possíveis e gratificantes, que nos estimularão a trabalhar dia a dia para alcançá-las. SMART é a sigla que representa as características que um objetivo deve ter: específico (specific), mensurável (measurable), alcançável (attainable), relevante (relevant) e com prazos de conclusão (timely).

São apresentados ainda os seis passos para definir seus objetivos:

  • comprometa-se a atingir os objetivos traçados;
  • compreenda a importância de ter objetivos e trabalhar para alcançá-los;
  • crie os seus objetivos;
  • desdobre-os em tarefas;
  • planeje as atividade, defina um cronograma;
  • avalie e reavalie seu caminho, suas tarefas, seu planejamento, seu cronograma, seus objetivos.

Nível 5 – Possibilidade

O nível 5 funciona como um guia para que você explore todas as suas possibilidades. A autora afirma que, apesar do livro ensinar várias técnicas para aumentar a produtividade, considerá-la apenas pelo simples fato de ser mais produtivo por si só não é suficiente. O nível da possibilidade trata de propósito. O topo da pirâmide representa a sua realização pessoal. É alcançar o que há de melhor em nós mesmos, é buscar sempre o crescimento.

Como dito neste trecho do livro: “não se trata de chegar a algum lugar, mas de desenvolver uma atitude de receptividade e consciência, de sermos capazes de identificar as possibilidades já dispondo da estrutura necessária para convertê-las em realidade. Quando sua vida está sob controle, você fica mais aberto às oportunidades que encontra ao longo do caminho e que vão ajudá-lo a atingir a realização plena do seu potencial”.

vista acima jornal calculadora celular notebook caneta papeis

Foto de rawpixel em Unsplash

O livro traz ainda, ao final, um capítulo sobre como criar um ambiente de trabalho ideal, falando sobre como organizar sua área de trabalho e como desenvolver um espaço que aumente sua eficiência.

No final das contas, esse post ficou mais longo do que eu pretendia, uma vez que a ideia era fazer um resumo do livro. Mas o material tem tantas informações interessantes e importantes que eu acabei trazendo bastante coisa pra cá. E isso ainda é pouco perto de tudo que é abordado e explicado no livro. Por isso eu recomendo muito a leitura. Tem várias dicas práticas, daquelas que você pode terminar de ler um capítulo e aplicar. E também começa pelo mais básico para quem quer se tornar mais produtivo, que é começar a se organizar.  E além de técnicas traz também uma discussão mais ampla do que é ser produtivo.

Estou pensando em criar uma categoria aqui para o blog só com resumos de livros. Como eu disse, eu leio bastante, e teria muito material para trazer para cá, várias recomendações a também alguns livros que eu não achei tão bons assim. Me contem se vocês gostam desse tipo de post e se tem algum livro que vocês gostariam de ver por aqui.

Até mais,

Juliana Sales

19 comentários sobre “Produtividade Máxima, Tamara Schwambach Kano Myles

  1. Oi, Juliana.
    Esse post me veio na hora certa. Sou bem desorganizada, apesar que já melhorei um tantinho, mas ainda preciso melhorar. E começar pelos papéis é algo genial, já que não escrever, e tenho todo tipo de papel jogado pelos cantos. Então me parece que esse é um livro perfeito…

    Parabéns pelo post e deve fazer mais nesse estilo.

    Um abraço ♡|| Psicologia de Boteco-utopia blog
    http://www.johanymedeirosutopia.blogspot.com.br

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  2. Olá, eu em termos de organização sou uma variável constante, eu arrumo tudo me organizo, faço agenda de tarefas, etc, mas aí eu relaxo e quando vejo o caos está instalado, então retorno a organização. Vou procurar por esse livro, acho que iria me ajudar bastante. Adorei a ideia dos resumos de livros. Bjs

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    • Olá! Acho que o livro vai te ajudar sim. Talvez você acabe voltando ao caos porque ainda não encontrou um método que funcione bem pra você, que se adapte a sua rotina. O livro pode ser um bom começo. Que bom que gostou da ideia dos resumos, com certeza farei outros.

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  3. ainda nao li a produtividade maxima. mas li o poder do habito e é maravilhoso. mudou minha vida de uma forma incrivel. ja quero ler esse. muito boa sua resenha

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  4. Muito interessantes essas coisas de organização. Eu sou meio anárquico e tendo a fugir de todos os métodos muito estruturados e hierárquicos. Sou mais da linha das pequenas dicas mesmo.

    Uma coisa que funcionou para mim são os aplicativos de gerenciamento de tarefas. Atualmente uso o SplenDO e ele é bem bom.

    Curti as dicas, mas não sei se compraria o livro

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    • Oi William. Eu sou bem o contrário de você, não vivo bem em meio ao caos, pra mim as coisas não progridem e eu não saio do lugar. Existem alguns ótimo aplicativos de gerenciamento de tarefas, atualmente tenho usado o Todoist e o Trello. Esse que você mencionou eu não conheço, vou dar uma pesquisada sobre ele.

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  5. Olá! Nossa este post me ajudou muito, preciso aprender a organizar meu tempo (e tomar vergonha na cara e parar de ficar tanto tempo nas redes sociais). Amei as dicas, vou por este livro na minha lista!

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  6. Oi Ju!
    Menina, quando vejo post novo aqui, fico animada, pois seu que encontrarei um ótimo material
    Eu amo ler, mas confesso que leio poucos livros desta temática.
    Acho que seria ótimo ter uma sessão aqui no blog para estes livros. A idéia é muito bacana!
    Muito interessante este livro. Me considero relativamente organizada, minhas maiores dificuldades são dividir o tempo entre as tarefas e me acostumar com as agendas eletrônicas, eu amo papel e escrever
    Bjks mil, querida

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  7. Gosto muito das suas postagens e dicas de produtividade. Eu acho que se me basear na pirâmide, onde mais peco é na organização eletrônica. Sinto sempre que tenho Arquivos perdidos e cada vez o número de Arquivos aumenta e vai virando uma bola de neve. Vou ver se encontro esse livro no Kindle pra um up na minha organização.

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  8. Eu já li esse post umas duas vezes desde sábado… deixei aberto aqui para pontuar algumas coisas minhas. Gosto disso. Já enviei o link para duas pessoas que adoram dicas de como agir e melhorar. Eu lhe confesso que nunca li esse tipo de livro. Nunca senti vontade-necessidade. Mas gosto de vir aqui ler os seus posts e me divertir com o processo. Às vezes, me enxergo em movimento ou apenas me dou conta de meus movimentos.

    Outro dia uma amiga estava a ler ‘dez maneiras de ser organizado’ e eu pensei ‘dio santo’. Vou fugir porque ela vai comentar e fazer observações. No dia seguinte, ela disse que tentou arrumar a mesa a partir das dicas do livro e não funcionou. Ousei comentar com ela: ‘tenta do seu jeito e não do jeito do livro’. Ela ficou brava comigo. Fui conhecer a mesa dela e realmente é algo meio insano, não sabia nem o que sugerir. Deu vontade de imitar aquele pessoal que joga tudo no chão, rs – mas depois teria que pegar tudo. aff

    Eu arrumo minha mesa aos domingos… quando chega a sexta está um caos porque é parte do processo de criação-produção. Se chegar a sexta e tudo estiver em ordem, significa que não fiz nada. E eu grito. Mas no caso dela, não entendi exatamente como se estabelece aquele caos. Parece que ele sempre existiu ali e ela disse que o armário dela é igual. #medo

    Mandei o link desse post e de vosso para ela, vamos ver se surte efeito.

    bacio

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    • Oi Lunna! Primeiro obrigada por compartilhar o blog com outras pessoas! Fiquei pensando em como o que você comentou sobre sua amiga vem de encontro a algo que eu acredito muito, e sempre tento passar essa ideia aqui no blog: organização é pra facilitar sua vida, sabe? Para ajudar e não dar mais trabalho e irritação. Por isso eu defendo que cada um encontre seu próprio método de se organizar: pode ser aquele famoso que muita gente usa, pode ser um mais simples, pode ser uma mistura de vários métodos. O importante é que funcione. Outro ponto também é que parece que está “na moda” se organizar. E aí todo mundo que ser um exemplo de organização, sendo que muitas pessoas vivem bem sem isso (eu não sou uma delas! rs). A questão toda é: você tem tempo para fazer o que quer? Consegue cumprir suas obrigações sem estresse e tem tempo para o lazer? Está realmente caminhando em direção aos seus objetivos? Eu só consigo isso mantendo as coisas organizadas e me planejando para ser mais produtiva. Tem gente que não precisa de nada disso. Antes de tudo precisamos nos conhecer, até para saber se realmente queremos/precisamos nos organizar e qual a melhor forma de fazer isso.

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  9. Haha adorei seu post. Sou muito desorganizada, pior que me sinto bem assim, não é uma desorganização ruim, mas é algo que eu gosto de manter. Mas já li vários textos e livros sobre organização que me faz até ter vontade de me esforça para ser mais organizada.

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  10. Primeiramente, sua capacidade de síntese é muito boa, parabéns. Mas fiquei me perguntando o que há de diferente nessa obra quando comparada às outras que tratam do mesmo tema e principalmente à factibilidade. Por exemplo, tomar nota do que causa estresse ou te sobrecarrega soa um pouco complicado, uma vez que essas coisas são cíclicas. Caso contrário, se for constante, acredito que seja necessário mudar de atividade. Concorda? De novo, parabéns e muito obrigado.

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    • Oi Felipe, obrigada. Fiquei pensando na sua pergunta quanto ao que há de diferente nesse livro. Já li vários sobre o assunto e, para mim, a diferença entre eles é basicamente a forma como o autor aborda o assunto e a metodologia que ele recomenda. É o mesmo que acontece quando se trata dos diversos métodos de organização e produtividade existentes: todos tem o mesmo objetivo, tratam das mesmas questões, o que muda é a abordagem, a forma de lidar com o problema da desorganização e falta de produtividade. Esse livro em particular, tem uma linguagem bem simples e de fácil entendimento e o método recomendado pela autora é bem intuitivo, o que ajuda quem está começando a querer se organizar e quer algo simples e prático. Quanto a questão de anotar o que te causa estresse, se trata apenas de uma forma para ajudar a lembrar quais são as suas pendências, entende? Não me referi exatamente a situações estressantes e sim a coisas que você sabe que precisa fazer e ficarão te incomodando enquanto não forem feitas. E sim, essas situações são cíclicas, assim como as suas tarefas. As coisas que você precisa fazer essa semana provavelmente são diferentes das que você precisará fazer semana que vem, assim como essas pendências que estão te causando “estresse”. Obrigada pelo comentário, gosto quando surgem esses questionamentos pois possibilita um debate que enriquece o conteúdo do post.

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  11. […] Tamara é uma brasileira que vive no Estados Unidos e trabalha como organizadora profissional e consultora em produtividade. O objetivo do livro é abordar todos os tópicos relacionados a produtividade de maneira sistemática e simples, segundo a autora. O livro é composto por 14 capítulos que explicam o conceito da “pirâmide da produtividade”, que seria o caminho para se alcançar a produtividade máxima. Essa pirâmide é dividida em 5 níveis e é preciso percorrer cada um deles para chegar ao topo da produtividade. Cada um dos níveis é explicado de forma bem simples e detalhada e os capítulos finais falam sobre como criar um ambiente de trabalho ideal e como avaliar se você precisa ou não contratar um consultor de produtividade. O livro é muito bom, tem um linguagem clara e fácil de entender e é recheado de dicas simples e rápidas de se aplicar. Além disso, tem vários estudos de casos, com exemplo reais de clientes atendidos pela autora, e isso também ajuda bastante a entender o que está sendo explicado. Eu já fiz post aqui no blog com um resumo/resenha desse livro. […]

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