Como melhorar sua administração do tempo: dicas simples e eficientes

No post de hoje eu quero falar sobre gestão do tempo. Sempre tenho batido na tecla aqui no blog de que produtividade é fazer as coisas de forma eficiente, buscando encontrar um equilíbrio entre o que precisamos e o que queremos fazer, entre lazer e trabalho, entre obrigação e diversão.

Isso está diretamente ligado a saber lidar com o tempo que nós temos. Todos tem as mesmas 24 horas no dia. A questão é organizar da melhor forma possível o uso que fazemos dessas horas.

Planejamento

A primeira dica e a mais fundamental de todas é: planeje seu dia. Planejamento é uma ferramenta indispensável para uma boa gestão do tempo. Planejar é uma atitude proativa, onde priorizamos o que é importante e evitamos urgências; é deixar de viver de forma reativa e pensar antecipadamente sobre o que vivemos.

Assim, nada melhor para aproveitar nosso tempo do que pensar antecipadamente a forma como queremos utilizá-lo. O planejamento diário pode ser feito pela manhã, antes de começar um dia de trabalho, ou ao final do dia anterior (o que eu prefiro). Ambos tem suas vantagens, mas o que funciona melhor para mim é já saber no dia anterior o que eu precisarei fazer no dia seguinte. Se deixar para fazer pela manhã, fico com a sensação de que estou gastando um tempo que já poderia ser dedicado as minhas tarefas, além de quê no começo do dia estou sempre sonolenta e pouco disposta, então prefiro fazer a noite quando estou com mais energia e a mente mais clara. Claro que isso depende de qual o seu momento de maior energia, eu não sou uma pessoa que funciona muito bem pela manhã, meu pico de energia é no fim da tarde e começo da noite. Então, leve isso em consideração ao escolher o momento de planejar o seu dia (Já tem um post aqui no blog onde eu falo sobre como é importante identificar seus picos de energia para melhorar sua produtividade).

Outra coisa importante é identificar de qual forma seu dia será planejado. Eu planejo minhas atividades diárias em função do planejamento da minha semana, que por sua vez se baseia no meu planejamento mensal (esse post fala sobre a importância do planejamento). Você não precisa fazer assim se não quiser, pode apenas planejar um dia depois do outro.

dicas administracao do tempo post blog produtivamente

Fonte: Foto de rawpixel em Unsplash

Para planejar seu dia, algumas sugestões:

  • Agrupe as tarefas similares. Você pode reunir suas tarefas por contexto ou por prioridade, por exemplo. Crie listas como tarefas para fazer quando estiver “na rua”, “em casa”, “no trabalho”, “no computador”; encontre as situações que fazem mais sentido para você. Ou então, organize suas atividades de acordo com as prioridades desde as mais até as menos importantes. Uma ferramenta legal que ajuda a identificar nossas prioridades é a Matriz de Eisenhower.
  • Se quer algo mais simples você pode apenas listar algumas tarefas fundamentais, sejam elas urgentes ou importantes. Aquelas tarefas que ao final do dia de trarão uma sensação de dever cumprido. Em função da complexidade de cada tarefa, você pode listar de 3 a 5, mas não muito mais que isso. Senão, a ideia de priorização perde o sentido e você acaba com uma lista enorme de tarefas e sem saber por onde começar. Você pode usar também o método Ivy Lee.
  • Não se esqueça de deixar uma “margem de segurança” ao planejar seus compromissos e tarefas. Considere o tempo gasto no deslocamento entre um compromisso e outro (o trânsito pode ser imprevisível). Deixe tempo disponível para conseguir lidar com possíveis imprevistos e urgências e remanejar tarefas se for necessário.

Entenda a forma como você usa o seu tempo

Algo que pode ajudar na hora de planejar seu dia e a forma de usar o seu tempo é entender como você já usa o seu tempo. Uma dica é rastrear sua rotina, para entender quais atividades tomam mais seu tempo ao longo do dia bem como quanto tempo você leva para fazer atividades típicas e comuns no seu dia.

Ao fazer isso você pode perceber que gasta tempo demais apenas verificando e respondendo e-mails, por exemplo. E pode notar também que um relatório que você esperaria levar duas horas para finalizar, na verdade pode ser feito em apenas uma.

Rastrear a rotina e entender como gastamos nosso tempo ajuda a ter uma melhor percepção na hora de planejar as atividades. Assim, não se corre o risco de deixar tempo demais ou de menos para alguma tarefa. E também conseguimos perceber se estamos perdendo tempo com algo sem importância ou procrastinando demais.

Valorize o seu tempo

Depois de identificar como você usa o seu tempo e planejar a forma como você gostaria de usá-lo é preciso se conscientizar de que esse recurso não deve ser desperdiçado. Administrar bem o tempo implica em usá-lo com coisas importante e prazerosas e não com atividades sem sentido, que não nos trazem resultado e em nada acrescentam.

Valorizar nosso tempo engloba dois aspectos: eliminar distrações e aprender a delegar tarefas.

dicas administracao do tempo post blog produtivamente

Foto de freestocks.org em Unsplash

Eu já falei por aqui sobre ladrões de tempo e sobre o quanto eles são capazes de afetar nossa produtividade. No post linkado eu falo com detalhes sobre os mais diversos ladrões de tempo e sobre como se livrar deles. De forma geral, um dos mais conhecidos e talvez o mais comum é o uso das redes sociais. Minimizar o tempo que gastamos acessando-as é fundamental para utilizá-lo de forma mais produtiva. Claro que não é necessário abandonar totalmente ou não acessar nunca. O ponto aqui é a ponderação: não deixar que gastemos com isso o tempo que deveria ser usados em tarefas e atividades importantes.

No que se refere a delegação de tarefas também é algo que muitas pessoas enfrentam dificuldades: pessoas centralizadoras tendem a querer manter o controle de tudo e pessoas perfeccionistas costumam pensar que as coisas só ficarão bem feitas se elas mesmas fizerem. São questões que precisam ser trabalhadas, de forma a aprender que nós não precisamos fazer tudo sempre.

Aqui também entra a questão de escolher criteriosamente os compromissos que assumimos. Tão importante quando saber delegar é ser capaz de recusar uma tarefa simplesmente porque entendemos que nosso tempo precisa ser dedicado à coisas mais importantes.

Utilize técnicas para monitorar o uso do tempo

Considerados os pontos acima, após se planejar levando em conta a forma como você usa seu tempo, eliminando tarefas inúteis e distrações e delegando sempre que possível, você pode querer recorrer a algumas técnicas para ajudar a otimizar ainda mais o aproveitamento do seu tempo.

Uma dos métodos mais conhecidos, sem dúvida, é o Pomodoro. Eu já mencionei essa metodologia diversas vezes por aqui, o funcionamento é bem simples:

  • Faça blocos de trabalho de 25 minutos.
  • Faça um intervalo de 3 a 5 minutos de descanso para cada um desses blocos de 25 minutos.
  • Quando completar 4 blocos de 25 minutos trabalhados, faça um intervalo maior de descanso (em torno de 15 minutos e nunca maior do que 30 minutos).

O princípio é esse, mas você pode adaptar a duração dos blocos de trabalho e descanso de forma que funcione melhor para você.

O método Pomodoro sustenta o uso das time box, uma técnica de controle e gestão do tempo que eu também já expliquei em um post. Nessa metodologia são definidos intervalos de tempo para executar cada uma de suas tarefas e realizá-las da melhor forma possível nessa janela de tempo, com o máximo de dedicação. Ao terminar o tempo definido, passa-se para a tarefa seguinte.

Existem vários aplicativos para celular e até mesmo sites que você pode usar para aplicar essas técnicas. Eu tenho usado muito o Forest. Alguns outros exemplos são o Clockwork Tomato, o Pomodoro Timer Lite e o Tide.

O infográfico abaixo apresenta de forma resumida as dicas que eu trouxe nesse post.

Dicas administracao do tempo post blog produtivamente

Como você lida com essa questão de gerenciamento de tempo? Tem alguma coisa que você faz e que te ajuda? Me conta nos comentários! E essas dicas do post, você já usava alguma? Se não, que tal começar? Teste e volte aqui para me contar se te ajudou.

Até mais,

Juliana Sales

39 comentários sobre “Como melhorar sua administração do tempo: dicas simples e eficientes

  1. Verdade, a falta de tempo ou o tempo mal gasto é fruto da dificuldade de se planejar o dia ou a semana, mesmo concordando que fazer isso é muito difícil, ao mesmo tempo também é realmente necessário

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    • Sim, na realidade a maioria das vezes que a gente se queixa de não ter tempo é porque não estamos administrando bem e usando com coisas desnecessárias. E planejamento não é tão difícil não, é mais uma questão de hábito mesmo.

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  2. Show, Super legais as dicas!
    Tenho mesmo buscado sobre este conteúdo ultimamente, para aprender a ser produtiva na vida de uma vez por todas.
    Também tinha essa ideia de que deveria preencher ao máximo possível o meu tempo para me considerar uma pessoa produtiva, mas basicamente dois livros têm me ajudado a transformar bastante essa visão. Pela sua narrativa, acho que já teve contato com pelo menos o primeiro. São eles:
    “O Poder do Hábito”, de Charles Duhigg
    “Scrum: a arte de fazer o dobro pela metade do tempo”, de Jeff Sutherland.
    Sempre aprendemos muito buscando bons conteúdos.
    Parabéns!
    Um abraço!

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    • Oi Marcos! Legal saber que você tem buscado esse conteúdo, espero que os posts aqui do blog sejam úteis nessa busca! Quanto ao livros que você mencionou, eu conheço sim. O Poder do Hábito é excelente e inclusive tem post sobre ele aqui no blog. Scrum eu ainda não li, mas está na minha lista de leituras futuras. Obrigada!

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  3. Gostei do texto, realmente, administrar o tempo é necessário, ainda mais pra quem tem uma rotina corrida… Li tbm o texto sobre picos de energia, achei interessante saber disso tbm… Parabéns !

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  4. Olá, tudo bem?

    Confesso que tenho um grave problema de gerenciamento do meu tempo, acabo me confundindo bastante nesta parte e assim perdendo um tempo precioso. Já tentei usar planner para me organizar mais não me adaptei ao método. Uma coisa que consome muito meu tempo e que percebo isto nitidamente são as redes sociais, gasto muito tempo na internet, que poderia ser investido em algo mais útil. Adorei o post!

    Beijos!

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    • Oi Alice! Realmente, planner está meio “na moda”, mas tem gente que não se adapta. Teste outras formas até encontrar algo que funcione para você! Quem sabe o bullet journal ou uma agenda comum? Ou um aplicativo de celular? A chave é encontrar algo que se adapte a gente e a nossa rotina. Redes sociais é um problema comum mesmo, consome nosso tempo sem que a gente nem perceba.

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    • Alzinete, nem é tão difícil assim, acredite! É uma questão de hábito. E na verdade, quando a gente planeja e consegue administrar bem o tempo, até os imprevistos ficam mais fáceis de lidar.

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  5. Adorei as dicas! Infelizmente a única coisa que faço é colar post its na parede com todos os lembretes do que preciso fazer. Preciso me planejar melhor, afinal sou muito desorganizada!

    Vou colocar seu post nos favoritos para colocar suas dicas em prática!

    Amei o post!

    Beijos
    invernode1996.blogspot.com.br

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    • Monique, se os post-its funcionam com você, não tem nenhum problema, pode continuar usando. Agora se você se acha desorganizada e sente necessidade de se planejar melhor, dica é o que não falta por aqui!

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  6. Muito legal a dica de separar as tarefas por contextos, nunca tinha pensado dessa forma. Desconhecia o método Pomodoro, creio que possa ser muito útil pra quem precisa realizar tarefas contínuas e exaustivas (a parte dos descansos faz diferença no bom rendimento).

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    • Oi Patrícia! Separar por contextos funciona porque é bem prático. O Pomodoro é bem legal mesmo, tanto por essa questão dos intervalos que você mencionou (e que são fundamentais) quanto pela questão da motivação. Fico feliz que o post tenha te trazido informações novas!

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  7. Olá, curti muito as dicas que você trouxe aqui.. nem tem como reclamar de falta de tempo agora néé.. planejamento sempre ajuda em qualquer assunto.. eu uso bastante na minha vida profissional mas as vezes deixo a desejar na pessoal x.x preciso melhorar haha

    Beijos

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  8. Assim que li o título do post me lembrei da frase “o tempo é um ladrão e um vilão”. É muito doido, porque quando a gente quer que ele não passe, parece que relógio vai mais rápido, e vice-versa.
    Eu não vou mentir não: às vezes sou muito procrastinadora e administro bem o meu tempo, tanto que muitas coisas podem ficar para última hora. Mas, no geral, consigo fazer quase tudo tranquilamente, e anotar tudo no bullet journal tem ajudado, mesmo com a quantidade de distrações que eu tenho ao longo do dia 🙂
    Adorei o post e as dicas. Não garanto que vou colocar todas em prática, mas posso tentar!

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    • A nossa relação com o tempo pode ser bem maluca mesmo Luana! Mas eu acredito que, quanto mais a gente aprende a lidar com ele, menos vilão ele fica e mais amigo ele se torna. E eu também tenho meus momentos de procrastinação às vezes, é normal, todo mundo tem. Que bom que gostou do post!

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  9. Adoro dicas desse tipo porque sou super proteladora, mas se não faço algo útil no dia me sinto mal.
    Como eu tenho transtorno de ansiedade eu não planejo assim tão perfeitamente porque sei que se não conseguir fazer vou ficar frustrada e corro risco de entrar em crise. Eu uso o aplicativo evernote para fazer listas com aquela caixinha para marcar como completa quando terminar, tenho listas diárias, semanais e mensais, eu também agrupo similares do tipo “o que é pra ser comprado, o que envolve ir a tal lugar, o que é feito no computador” e tal.
    Eu acho que uma parte muito importante que você falou ai é o intervalo no meio das atividades. Fazer uma atividade atrás da outra gera muito estresse e por isso é bem difícil de tornar um hábito a longo prazo, com os intervalos se torna bem mais possível de se trabalhar.
    Pra mim as caixinhas de marcar que foi feito são importantes para tornar visível que atividades foram realizadas, e que apesar do cansaço e de talvez estar fazendo menos do que eu esperava, eu estou progredindo e realizando coisas.
    Gostaria de ver um post sobre aplicativos que ajudam na produtividade!
    Beijos e até mais :*

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  10. Escrevi há um tempo um post sobre o tempo, falava sobre Kairos e Chronos. Minha mãe sempre falava sobre aproveitar o momento e não rivalizar com Chronos, nem ceder a ele, apenas espiá-lo para saber onde se encontra. Eu achava graça quando menina, mas quando cheguei a idade adulta e abraçar um sem-fim de compromissos, a entendi, mas a essa altura eu já estava a travar batalhas insanas contra Chronos e precisei me reorganizar por inteiro para me entender co o signore Kairos e equilibrar as minhas vivencias.
    É muito fácil perder o controle dos ponteiros, mas não é tão dificil assumir o controle de volta. Só é preciso entender a nós mesmos (tarefa nada fácil, mas não impossível).
    Aos domingos, eu observo os dias passados e futuros e vejo o que foi feito e o que ficou por fazer e planejo os dias seguintes. Tudo ao seu tempo, nem mais, nem mesmo. Eu respeito, sobretudo, o meu time. Quando não quero fazer nada, não faço nada. Obrigar-me a algo só gera cansaço e irritação porque nada sai como deveria. rs

    Vou chover no molhado: adorei o post e já levei o link para divulgar porque há pessoas que conheço que precisam ler isso. rs

    bacio

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    • Oi Lunna! Concordo totalmente com o dito pela sua mãe. É como acabei de escrever em um comentário aqui: saber lidar com o tempo faz dele um grande amigo. E não existe padrão ou fórmula, cada um deve descobrir seu próprio jeito. Obrigada pelo seus comentários por aqui sempre tão agregadores e por compartilhar o conteúdo por aí! 😉

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  11. Oi Juliana
    Chegou aqui sempre animada, pois sei que vou encontrar um excelente material!
    Confesso, tenho uma dificuldade enorme em planejar!
    Morro de preguiça de anotar meus compromissos e com isso me complico…
    Preciso corrigir isso e seus posts tem me ajudado muito.
    Já tinha lido sobre a técnica pomodoro e achei bem interessante
    Beijos, querida

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    • Oi Cláudia! Muito obrigada, fico feliz que goste do que posto por aqui! Acho que planejamento é um pouco uma questão de hábito também. Eu sempre gostei de planejar porque vejo que a coisas funcionam bem melhor assim. Que bom que os posts tem ajudado!

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  12. Olá!!

    Excelente post!!!
    Realmente administrar o tempo é bastante importante e requer disciplina.
    Confesso que ainda apanho em muita coisa, mas estou conseguindo olhar primeiro para as tarefas primordiais e estou me afastando daquilo que possa dispersar minha atenção, principalmente a internet.
    Ótimas dicas!!

    beijos
    Fernanda

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  13. Ju, esse texto veio muito para me ajudar. Ultimamente estou me perdendo e muito na organização do tempo. Planejo fazer um monte de coisas, e quando eu vejo, o dia já acabou e eu não fiz nem um terço do que eu tinha me “planejado”. Muito obrigada pelas dicas. Vou começar a usá-las pra ver se me organizo melhor! Beijos e parabéns pelo texto!

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  14. Oie!!!
    Terceira vez que escrevo o comentário… vamos ver se agora vai… ahaha
    Eu sempre leio algo aqui e tento aplicar algo que possa funcionar na minha rotina e que vá ajudar a facilitar na minha produtividade.
    Gosto de organizar a minha semana, porque algumas atividades eu não tenho dia específico para fazer, então, desde que seja na semana, já é suficiente. Assim eu fraciono quando preciso ou adio ou adianto conforme consigo liberar outras tarefas que tem prazo específico.
    Quero começar a fazer nessa listinha da semana as atividades que eu ainda não encaixei e colocar dias específicos para algumas, já que eu costumo adiar por serem, obviamente, adiáveis. Vou passando na frente e depois quando vejo tô atrasada… rsrs Especialmente com as questões do blog, escrita e da minha lojinha, preciso sempre organizar e reorganizar pra conseguir dar tempo de tudo no tempo livre do trabalho.
    Anotei o passo a passo pra ver se me ajuda a organizar melhor! ❤
    xoxo

    Curtido por 1 pessoa

  15. Oi, Dicas super importantes quando comecei a trabalhar em casa fiquei meio perdida no início e para falar a verdade até bem pouco tempo, mas com a prática e pequenos testes para entender o que funciona para mim, finalmente as coisas começaram a se encaixar. Atualmente tenho duas listas uma de questões relacionadas a casa e outra do trabalho que normalmente faço todo domingo e já programo toda semana, claro que as vezes devido algum imprevisto preciso remarcar ou remanejar algo, mas me ajuda muito a dar conta dos trabalhos
    e rotinas diárias. Já usei o pomodoro durante um tempo e foi bom pois me ajudou a ter noção da divisão do tempo com foco nas tarefas. Amei as informações como sempre super válido para nosso dia a dia. Bjs.

    Curtido por 1 pessoa

  16. […] Existem inúmeras formas de organizar suas tarefas. Nesse post, por exemplo, eu mostro 5 formas de fazer essa organização. Cada um deve organizar da forma que mais faça sentido em sua realidade. Além disso é importante planejar a forma como essas tarefas serão executadas, estando atento ao modo como você usará seu tempo. Aqui tem um post sobre planejamento semanal que pode te ajudar e aqui tem outro com dicas sobre gestão do tempo. […]

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