Método 5S – aprenda como usar para melhorar sua organização pessoal

Acredito que já comentei aqui no blog que cursava uma pós-graduação, a qual finalizei no mês passado. Meu curso era de especialista em gestão da produção e da qualidade e o foco era ensinar os princípios, técnicas e ferramentas aplicáveis à empresas e indústrias no gerenciamento da qualidade e da produção. Estou contando isso porque o curso me fez enxergar algo muito interessante: a gestão da qualidade em uma empresa tem ligação direta com a sua produtividade. E embora o conceito de produtividade para uma empresa ou indústria seja ligeiramente diferente daquele referente à produtividade pessoal, eu percebi muitas similaridades.

Assim, eu acredito que muitas ferramentas aplicadas na gestão da qualidade de uma empresa podem ser adaptadas e usadas como técnicas de produtividade e organização pessoal. Essa não é, claro, uma ideia nova que eu criei na minha cabeça. Uma rápida pesquisa nos mostra que diversas pessoas também acreditam nisso e é possível encontrar conteúdo variado sobre adaptação de ferramentas do mundo empresarial na gestão da sua vida pessoal.

Eu até já falei um pouco sobre isso por aqui: tem um post apresentando o Kanban e como ele pode ser aplicado na vida pessoal. No post da série Manual da Organização onde eu tratei de organização do ambiente físico, eu mencionei uma outra ferramenta, o 5S. Lá eu falei sobre essa técnica de forma resumida. No post de hoje eu trago informações mais completas.

5S é uma filosofia de trabalho japonesa, surgida logo após o fim da Segunda Guerra Mundial. Foi fundamental para recuperar as indústrias do país após a devastação causada pela guerra. Dentro do contexto da qualidade, o 5S é considerado o primeiro passo para a implantação de um sistema de gestão, uma vez que ele proporciona um ambiente limpo, organizado e motivador. O propósito é fazer mais usando menos: obter maiores e melhores resultados usando menos recursos, menos tempo, menos espaço, menos dinheiro.

Dessa forma, podemos utilizar o 5S para organizar os mais diversos setores da nossa vida. No post sobre organização do ambiente físico eu escrevi acreditar que o 5S poderia ser utilizado para organizar qualquer ambiente físico. Hoje eu penso que, além disso, os princípios podem servir para organizar qualquer coisa, desde nosso arquivos eletrônicos até nossos pensamentos, projetos e ideias.

Vejamos então quais os conceitos propostos pelo método. O nome 5S deve ao fato de que cada S se refere a uma palavra japonesa, e essas cinco palavras contém os fundamentos para realizar e manter a organização. As cinco palavras japonesas são: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke.

significado cada s do 5s

Seiri – senso de utilização

Em uma indústria, Seiri se refere a avaliar o ambiente e separar o que é necessário do que é desnecessário. Analisar o espaço de trabalho e identificar o que é realmente é útil e importante e o que está apenas ocupando espaço. O que for considerado desnecessário é descartado ou utilizado em outro lugar.

Trazendo para a nossa realidade, a ideia é separar o que realmente pertence ao local que você está organizando e o que não deveria estar ali. Antes de organizar é preciso eliminar o que é desnecessário. Afinal, não se organiza tralha. Lembrando que desnecessário pode ser algo realmente inútil (e que vai para o lixo ou pode ser doado dependendo das condições) ou algo que apenas não pertence aquele lugar.

Esse conceito pode ser aplicado em casa e no escritório. Em gavetas, estantes, mesa de trabalho, guarda roupas, armário da cozinha. Enfim, qualquer ambiente que você queira organizar. De forma similar pode ser usado também para organizar o seu computador ou seus e-mails e até mesmo planos e projetos.

Avalie seus arquivos eletrônicos: de quais você realmente precisa e quais são inúteis? Existe algum duplicado ou que contém uma versão antiga? Se sim, podem ser deletados. O mesmo vale para os e-mails: delete tudo que não tem utilidade ou motivo para ser guardado. E quanto aquele projeto que você abandonou ou não tem mais interesse? Aquela ideia que você teve mas não foi pra frente? Descarte! Jogue fora!

Para arrumação física: jogue fora papéis inúteis que ocupam espaço em sua mesa e suas gavetas. Doe aquelas roupas que você não usa mais e estão só enchendo seu guarda roupas. O mesmo vale para aqueles livros da faculdade que você guardou porque achou que ia precisar, mas nunca mais abriu.

Seiton – senso de organização

No contexto original se trata de organizar o ambiente de trabalho de forma eficaz. Depois de eliminar o que é desnecessário, organize o que ficou. Coloque cada coisa em seu devido lugar e arrume de forma a otimizar o fluxo de trabalho.

O conceito reflete a definição de organização: colocar cada coisa em seu devido lugar. Em um ambiente físico isso é fácil: deixe a mão, sobre a mesa de trabalho, apenas o que usa com frequência. No caso do armazenamento defina critérios que tenham um sentido lógico para você e que te ajudem na hora de encontrar determinado objeto: organize suas roupas no guarda-roupas por cor ou por situação; ordene os livros por autor; guarde os copos por tamanho, organize documentos por assunto ou data. Esses são apenas exemplos, use algum critério que faça sentido para você.

A ideia é identificar e ordenar as coisas, de forma que seja fácil encontrá-las. Para arquivos no computador, crie pastas chaves, que reúnam assuntos similares e organize os arquivos dentro delas em ordem cronológica ou alfabética. Vale lembrar a dica de usar nomes que permitam identificar o conteúdo do arquivo sem precisar abri-lo. Se você precisa manter seus e-mails por algum motivo, crie pastas e classifique-os em categorias em vez de manter tudo misturado na caixa de entrada.

Aqui funciona o princípio básico da organização: coloque cada coisa em seu lugar e defina o lugar de cada coisa utilizando critérios lógicos.

desktop organizado

Foto de Jeff Sheldon em Unsplash

Seiso – senso de limpeza

Senso de limpeza não se trata apenas de sujeira, mas também de manter o ambiente bem cuidado, não permitindo o acúmulo de bagunça e coisas desnecessárias. Tão importante quanto eliminar o desnecessário e organizar suas coisas é mantê-las dessa forma. Esse conceito, portanto, é consequência direta dos dois anteriores.

Então, não permita que os papéis se acumulem de novo sobre a sua mesa. Ao tirar uma roupa do armário ou um livro da estante, não bagunce o que ficou e depois do uso devolva para o mesmo lugar de onde tirou. Evite um novo acúmulo de e-mails na sua caixa de entrada.

Seiketsu – senso de padronização

No contexto da gestão da qualidade se refere a criar padrões que possibilitem a manutenção das melhorias obtidas com os itens anteriores.

Se trata de transformar as ações propostas pelos 3S anteriores em hábitos que permitam a sua manutenção. Esse conceito existe em função do anterior. Se o Seiso se refere a manutenção da limpeza e organização, o Seiketsu trata de criar formas de ação padronizadas que permitam essa manutenção.

A ideia é criar o hábito de descartar sempre o que é inútil e desnecessário e de manter cada coisa em seu devido lugar. É implementar de fato no dia a dia esse conceito. Pode-se dizer também que se trata de desenvolver uma atitude mental que foque nos conceitos transmitidos. As ações padronizadas dão suporte para a construção desse mindset.

O padronização também diz respeito a estabelecer um sistema de arquivamento, seja de papéis ou de documentos eletrônicos. O mesmo vale para a forma com que você guarda qualquer coisa:  roupas, livros, utensílios de cozinha, alimento, produtos de limpeza. É a ideia trazida pelo seito, colocar cada coisa em seu lugar. Mas aqui se trata de padrões que ajudam a determinar qual o lugar de cada coisa. Faz parte também da forma de lidar com cada item novo que chega: um papel, um documento, um e-mail, uma roupa nova. De que forma esse item deve ser encaixado no seu sistema de organização, no seu modo de guardar as coisas?

Shitsuke – senso de disciplina

É o que da fato sustenta o funcionamento da metodologia. Para praticar as ações propostas, para estabelecer padrões e criar hábitos é preciso disciplina. É o comprometimento necessário para fazer as mudanças e manter as melhorias obtidas. Envolve tanto o fortalecimento da mentalidade quanto a motivação para manter a organização.

Faz parte desse conceito também a inclusão de outras pessoas no seu sistema de organização se for o caso. Todos que dividem a casa com você devem contribuir para mantê-la organizada. No escritório, todos devem fazer parte do movimento de organização. Não adianta você organizar a sua parte se o outro não faz o mesmo, ou pior, se bagunça o que você arrumou. Claro que é difícil responder por outras pessoas, mas sempre tente ensinar como se organizar, mostrar os ganhos e benefícios e manter a motivação.

O que mais me agrada no método 5S é que, mais que uma metodologia, é uma filosofia a ser seguida, tanto que requer a definição de padrões e disciplina. Além disso, enquanto os três primeiro itens são bem práticos e propoem ações concretas, os dois últimos tem mais haver com mentalidade, com mudar a forma como vemos as coisas.

Me conta nos comentários: o que você achou da metodologia? Já conhecia? Acha que dá para aplicar no seu dia a dia? Os conceitos fazem sentido para você?

Até mais,

Juliana Sales

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

17 comentários sobre “Método 5S – aprenda como usar para melhorar sua organização pessoal

  1. utilidade publica esse post.
    Eu passei a usar um método bem parecido pra me organizar com as coisas do blog (os posts e as leituras) e com os conteúdos para a faculdade, porque fazer EAD é um pouco complicado e essa é minha primeira graduação. Isso realmente funciona, no começo foi muito difícil me adaptar a tudo, mas depois deu certo e hoje sou uma pessoa melhor e um pouco mais organizada.

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    • Oi Bianca! Que bom que gostou do post! Fico feliz em saber que usa algo parecido para se organizar e que tem funcionado pra você! Realmente, EAD é mais complicado mesmo. A pós graduação que eu citei no post também foi EAD e requer bem mais disciplina e comprometimento que um curso presencial.

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  2. Primeiramente, parabéns pela postagem, temática e ideia do blog. Sobre o Seiso, haveria alguma interseção com o Feng Shui? Obrigado por compartilhar.

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    • Oi Felipe, obrigada! Olha, eu não entendo muito de Feng Shui, o Seiso trata mais de manter tudo limpo e em ordem, cada coisa em seu lugar. Mas acredito que dá pra integrar sim os conceitos para quem for adepto dessa filosofia. O Seiso tem um aspecto mais prático mas não vejo nenhum problema em atrelar a isso os princípios do Feng Shui, pelo contrário!

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  3. Muito bom este post sobre essa metodologia do 5S,Com certeza é um método para ser utilizado sempre em todas as areas da nossa vida.Vale a pena aprofundar os estudos nessa metodologia.Parabéns!
    Sucesso!

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  4. Oi Juliana, tudo bem?

    Sou Mestra em Engenharia de Produção com foco em Gestão da Produção e Qualidade, então conheço bem a ferramenta do 5S. Adorei que você apresentou neste post, levando a mensagem de que as pessoas podem (e devem) utilizar esses preceitos em sua vida. Tenho aplicar o 5S em várias situações, o que se torna muito válido. Adorei o post, parabéns!

    Beijos!

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  5. Eu definitivamente preciso aprender a utilizar essas ferramentas de organização. Ainda sou bem desorganizado, mas houve um tempo em que eu brincava que a minha mesa de trabalho se organizava em eras geológicas. Eu queria algo e pensava: isso ocorreu a x tempos atrás, e diante disso ia explorando o território na profundidade mais ou menos equivalente a esse período. Algo entre a paleontologia e a arqueologia. Minha sorte que que a memória sempre foi boa (e, nessa época, quando eu ainda estava entrando nos trinta anos, melhor ainda! rsrsrs).
    Dicas boas! Aplicá-las, para mim, é o desafio! 😉
    https://teofilotostes.wordpress.com/

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  6. Os conceitos fazem bastante sentido, sim. É um desafio particular, pois sou bastante desorganizada. Vou tentar trazer pra minha vida algumas coisas que li aqui. Obrigada pelo texto.

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  7. Oiii,
    parabéns pelo post ficou ótimo e deu pra entender tudo, eu mesma já passei por umas dificuldades no meu blog por conta de desorganizamento, mas depois fui melhorando e hoje em dia já tá melhor que antes sabe?

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  8. Uma metodologia muito rica que podemos aplicar em vários aspectos da vida. Gostei bastante do Seiri, pelo que entendi ele apresenta o conceito de desapegar. Por vezes é difícil desapegar, mas é necessário, só assim é possível abrir caminho para o novo.

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  9. Que post interessante. Não conhecia esse termo, e achei muito legal você ter trazido um método que surgiu há muitos anos para o nossos dias atuais. Mesmo sendo algo usado em empresas, dá para adaptar tudo para o âmbito individual. Todos os itens citados são bem importantes, mas eu vou dar um foco maior ao senso de limpeza hehe; mesmo não sendo a pessoa mais minimalista do mundo, e às vezes deixando bagunça acumular quando preciso fazer muita coisa, sempre tento presar por ambientes cleans, sem muita informação 🙂 Em fim, parabéns pelo post. Você faz um uso ótimo da sua graduação por aqui!

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  10. Eu não conhecia, nunca tinha ouvido falar, mas a pratico desde a faculdade de maneira mecânica. Se é que isso seja possível. São aquelas manobras de observação, no meu caso, tem relação direita com a psicologia. Esse foi o meu curso. Levei algum tempo para entender como funciona. Eu sempre fui um bocadito indisciplinada com a as minhas coisas. Juntava coisas demais e tinha tanto apego que me recusava a jogar fora. Aprendi a desapegar. A entender que certas coisas precisam ir. E parei de me impor a mania de rascunhar e nunca passar a limpo (isso sempre foi enlouquecedor). Essa coisa de deixar para amanhã comigo não funciona. Ou faço agora ou não faço. E descobri que minha mente tende ao caos. Arrumo tudo, coloco as coisas no seu devido lugar, mas aos poucos vou me desorganizando e percebi que a minha criatividade precisa desalinhar as formas, fôrmas para realizar alguma coisa. Olha, foi indigesto chegar a essa conclusão. Hoje eu lido melhor com minha mesa bagunçada na sexta. respiro fundo e arrumo no domingo. Já consigo jogar coisas fora. Manter o minimo em gavetas e caixas. Fico satisfeita em saber que há coisas em nós que são naturais e lutar contra é derrota certa. rs
    bacio cara mia

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  11. Adorei o seu post.
    Faz tempo que venho prometendo melhorar a minha vida e sinto que falta foco e organização. Sempre fui de ter uma lista com minhas metas e mantinha o foco naquilo e seguia em frente. Não sei quando foi que me perdi e entrei um desorganização total na minha vida que não esta me fazendo bem.
    Estou lendo e buscando um método pra chamar de meu, pelo menos pro início, podemos mudar lá na frente ou não.
    Pelo menos estou conseguindo fazer minhas listas novamente e realizar as tarefas.
    Obrigada por compartilhar algo tão importante.
    Beijos

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  12. Nunca ouvi falar deste método, mas achei incrível! Eu preciso treinar melhor este método de organização pessoal para dizer a verdade, pois de tanto fazer várias coisas, na correria do dia a dia, sempre fica alguma coisa para depois e acabo procrastinando tarefas que não podem ser acumuladas, para priorizar outras de mais emergência. É nisso que dá, querer fazer 1000 tarefas ao mesmo tempo! hahaaha
    Amei seu post. Muito interessante!
    Beijos!

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