Agile Results: um método prático para melhorar sua produtividade

O método Agile Results foi desenvolvido por J.D. Meyer, um gerente de programas da Microsoft. O método está descrito no livro “Getting Results the Agile Way”, que traz as práticas e os conceitos essenciais do sistema, fala sobre motivação, além de apresentar os conceitos de “hot spots” e de produtividade como um “jogo interno”. Existe também um site, mantido pelo autor do livro, onde é explicado passo a passo como implantar a metodologia no seu dia a dia.

O que eu vou trazer aqui nesse post é uma versão resumida de como funciona o método, mas para quem quiser saber tudo detalhadamente recomendo a leitura do livro ou uma olhada no site Getting Results. Lembrando que ambos são em inglês.

Eu esbarrei com essa metodologia há um tempo atrás e admito que não dei muita atenção. Mas de uns dias para cá eu passei por uma queda de produtividade enorme, devido a uma série de coisas (tanto que nem teve post no blog semana passada) e me pareceu um bom momento para testar uma metodologia nova que me ajudasse a colocar as coisas nos eixos novamente.

Estou comentando isso por dois motivos: primeiro para deixar claro que mesmo alguém que escreve um blog sobre produtividade e gosta bastante do assunto tem seus momentos de baixo rendimento. Isso é normal, eu já disse aqui muitas vezes que ninguém consegue ser produtivo o tempo todo. Lembrando sempre que quando eu falo de produtividade não me refiro a estar sempre ocupado e sim a alcançar resultados.

O segundo motivo é para reforçar outra coisa que eu sempre digo: não existe uma metodologia de produtividade ideal ou um método melhor que outro. Os métodos que eu normalmente uso não estavam funcionando nesse momento e eu tive que buscar um jeito novo de gerenciar as coisas. Isso quer dizer que os métodos que eu usava são ruins? Claro que não! Eles apenas não atendem as minhas necessidades atuais.

Dito isso, vamos entender melhor como funciona essa metodologia que eu tenho usado tem uns dias e que tem funcionado muito bem para mim. O método Agile Results tem alguns pontos chave: Regra de 3, Segunda-feira da visão, Resultados Diários e Sexta-feira da reflexão. Vamos falar de cada um deles.

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Foto de Lukas Blazek em Unsplash

Regra de 3

Esse é o conceito mais básico do método. E não, não tem nada haver com a regra de três da matemática. A ideia aqui é trabalhar sempre em conjuntos de três. Isso porque pesquisas apontam que nosso cérebro trabalha agrupando as coisas em grupos de três. E o autor do método afirma ainda que isso é uma forma simples de definir limites e diminuir as coisas, nos ajudando a lidar com a sobrecarga de informação.

A ideia é bem simples: descrever as nossas tarefas e as coisas que precisamos fazer em grupos de três. Então determine 3 resultados que você quer alcançar no dia de hoje, 3 coisas que te deixariam satisfeito ao chegar ao fim do dia e ver que haviam sido feitas. De forma similar, determine 3 resultados para a sua semana, para o mês e para o ano.

Algumas coisas importantes a serem ditas dentro desse conceito:

  • Os seus 3 resultados diários devem ser realmente as coisas mais importantes que você precisa ou gostaria de fazer no dia. Se você tem muitas coisas para fazer deve estar pensando que é impossível definir apenas 3. Mas é aí que está o segredo. Você precisa saber priorizar para definir essas 3 coisas. Pense comigo: se você tem uma lista de 20 tarefas para fazer, é melhor fazer 15 delas mas que não são importantes e não te levam mais para perto dos seus objetivos ou fazer apenas 3, mas que sejam significativas e te tragam resultados? Claro que isso não significa ignorar toda a sua lista de tarefas e sim priorizar o que é importante e, só depois, dar atenção as coisas de menor importância.
  • Se você está em uma fase de motivação baixa ou está começando a usar um método de produtividade pela primeira vez, seus 3 resultados diários podem ser coisas simples. Realizá-las trará um sensação de satisfação dia após dia, o que tende a aumentar sua motivação e sua dedicação na hora de buscar os resultados que você realmente deseja.
  • De forma geral, a maior parte de nossos projetos e metas são de longo prazo. Então, ao determinar seus 3 resultados diários busque conectá-los aos seus 3 resultados semanais. Da mesma forma, faça como que seus resultados semanais estejam em concordância com os resultados mensais e estes contribuam para os seus resultados anuais. Na hora de definir sua tarefas de curto prazo tenha sempre em mente seus objetivos de longo prazo.

Planeje sua semana – Segunda da visão, Resultados Diários e Sexta da Reflexão

O método Agile Results propõem um padrão simples para lidar com o fluxo de trabalho semanal. Esse planejamento semanal é apontado como o coração da metodologia. É um sistema de obtenção de resultados que ajuda a começar tudo de novo a cada novo dia e a cada nova semana.

Segunda-feira da visão

A chamada Monday Vision recomenda que toda segunda-feira se gaste um tempo para planejar a semana. Esse planejamento envolve o conceito da regra de 3, onde devem ser determinados 3 objetivos a serem alcançados até a sexta-feira, 3 resultados a serem obtidos ou 3 tarefas a serem realizadas.

Não se esqueça que é importante se limitar a 3 resultados, para não se perder em meio a um sem fim de tarefas desimportantes. Esses 3 objetivos semanais que você deseja alcançar te orientarão na hora de definir os seus resultados diários.  É uma forma de tornar sua semana e suas tarefas mais significativas e de ajudar a focar e a priorizar.

O Monday Vision também ajuda a lidar com algumas situações bem comuns: quando você está sobrecarregado, tem mais coisas para fazer do que é capaz e não sabe por onde começar; quando você não se sente inspirado, motivado ou com energia para fazer as coisas que precisa; quando você está só se ocupando mas não está sendo produtivo, passando o dia envolvido em inúmeras tarefas, mas sem alcançar resultados.

Uma sugestão do método para trabalhar melhor em busca de seus resultados é transformá-los em histórias simples e convincentes. Por exemplo, em vez de escrever como um resultado para semana “fazer apresentação x”, escreva “fazer uma apresentação incrível que despertará a admiração de todos”. Troque “terminar o relatório”, por “terminar o relatório em tempo recorde”. É apenas mais uma forma de trabalhar a mentalidade para manter-se motivado e produtivo.

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Foto de rawpixel em Unsplash

Resultados Diários

Também chamados de Vitórias Diárias ou Daily Wins, representam aqueles 3 resultados diários que eu expliquei quando falei sobre a regra de 3 lá em cima. São aquelas 3 coisas que te trariam a sensação de dever cumprido se você as fizesse hoje. Preferencialmente, esses resultados devem estar alinhados com os seus 3 resultados semanais. Isso ajuda a focar no que é importante e não apenas nas tarefas urgentes.

Se você estiver em um dia desmotivado ou cansado, os seus resultados podem ser coisas simples. O importante é ter ao final do dia a sensação de dever cumprido. Aqui você também pode aplicar a ideia de transformar uma tarefa em uma pequena história motivadora, como eu falei acima.

A dica do criador do método é, mesmo que você tenha mais de 3 tarefas para serem realizadas no dia (o que é bem provável), determine as 3 mais importantes, que te trarão maior senso de realização. Coloque-as no topo de sua lista de tarefas e trabalhe nelas primeiro.

Sexta-feira da reflexão

A Friday Reflection é o fechamento da sua semana de trabalho. É onde, como o nome diz você reflete sobre sua semana e avalia os resultados que você alcançou. As perguntas que você deve responder são: quais as 3 coisas que estão indo bem e que deram certo essa semana? E quais as 3 que não deram tão certo e precisam ser melhoradas?

Essas reflexões permitem comemorar cada pequena vitória e entender porque certas coisas não deram certo e como fazer para melhorá-las. É aqui que você define as mudanças e ajustes que fará para a próxima semana com a intenção de melhorar seus resultados e atingir aqueles que não foram alcançados.

É interessante tratar esse item como um compromisso, separar um horário livre na agenda para fazer essa avaliação toda sexta-feira, para não correr o risco de esquecer e deixar para lá. É quase intuitivo planejar nossa semana na segunda, mas não temos o costume de analisar nossa semana na sexta.

Esse é um componente importante do método porque ele permite buscar sempre melhorar, identificando o que está funcionando e mantendo-o assim e percebendo o que não funciona e buscando melhorá-lo. É onde você consegue enxergar porque não tem conseguido alcançar seus resultados (tem mais coisas para fazer do que tempo disponível? está se distraindo com facilidade?). A Friday Reflection traz um equilíbrio pois analisa tanto as coisas positivas (o que está indo bem) e que trazem um sentimento de vitória quanto as coisas negativas (que precisam ser melhoradas) e como consertá-las.

Isso é basicamente como funciona a metodologia Agile Results:

Agile Results

Antes de finalizar o post, algumas considerações:

  • o método recomenda dedicar-se primeiro as tarefas mais difíceis e complexas. Ou seja, faça primeiro o trabalho duro. No início da semana faça as tarefas mais desagradáveis, complicadas e demoradas. Deixe para o final da semana as coisas mais fáceis ou que você mais gosta de fazer.
  • a metodologia time boxing funciona muito bem em conjunto com esse método. Ao definir os seus 3 resultados diários, considere quanto tempo você tem disponível durante o dia e crie blocos de tempo para se dedicar a alcançar cada resultado pretendido.
  • Hot Spots: o conceito de hot spots dentro do método é a representação de cada área da sua vida. Seus hot spots podem ser: carreira, dinheiro, relacionamentos, saúde e por aí vai. Cada hot spot pode simbolizar muito sofrimento ou muitas oportunidades, dependendo de como está cada área. Hot spots são áreas de foco, uma forma rápida de mapear o que é importante para você. Ao listar seus hot spots você consegue gerenciá-los melhor, distribuindo equilibradamente sua atenção, seu tempo e sua energia em cada um deles. Também podemos ter hot spots no trabalho (aqueles projetos e atividades mais importantes) e hot spots para projetos pessoais. O método sugere um modelo mental simples para pensar em seus hot spots, dividindo-os em 3 categorias: Quadro de Vida (mente, corpo, emoções, carreira, finanças, relacionamentos e diversão), Trabalho (atividades, projetos ativos e backlog) e Pessoal (atividades, projetos ativos e backlog).

Eu gostei muito dessa metodologia pela simplicidade. Trace 3 resultados semanais na segunda, avalie-os na sexta. Para cada dia determine 3 resultados que estejam em harmonia com os resultados semanais. É um forma muito eficiente de colocar as coisas em ordem e encontrar um ritmo de trabalho e uma mentalidade produtiva. Apesar de estar usando a poucos dias, tem funcionado muito bem para mim.

O que acharam do método? Já conheciam? Se animaram para testar? Me contem também o que fazem para sair daqueles momentos de caos e falta de motivação e voltar a ser produtivo.

Até mais,

Juliana Sales

 

17 comentários sobre “Agile Results: um método prático para melhorar sua produtividade

  1. Não conhecia essa metodologia, mas uso algo parecido em minha realidade.
    Aos domingos eu planejo a semana e organizo tudo que preciso executar.
    De três a cinco itens importantes. Na quinta-feira eu confiro como foram as atividades e na sexta finalizo tudo. Sábado é dia ficar comigo, rememorar, escrever, ler, cozinhar. Gosto de dias livres, se bem que, às vezes, eu invento um dia livre do nada. Sinto vontade de nada fazer e não faço. Respeito-me.
    Você falou em semana pouco produtiva e eu tenho isso mensalmente. Geralmente as vésperas de menstruar, fico bastante improdutiva e nem sempre percebo porque não controlo meu ciclo. nunca fiz isso. Mas, é como se o meu corpo dissesse: pára. rs
    Eu presto muita atenção nos meus ciclos pessoais porque ajuda a compreender-me.
    Mais uma vez eu adorei o post.

    bacio

    Curtido por 1 pessoa

    • Oi Lunna! O legal desse método é que tem um lado meio intuitivo, de coisas que muita gente já faz naturalmente. Eu as vezes também me presenteio com um dia livre, mas os meus não são “do nada”, são planejados em momentos que eu sei que posso ter uma folguinha. E sabe que na maioria dos meses, na TPM eu fico bem agitada e às vezes acabo até sendo mais produtiva que o normal? Cada um é cada um mesmo!

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  2. Não conhecia o método e achei bem incisivo. Ao traçar os três objetivos cria-se uma motivação crescente que pode cuiminar em realizações de um número maior de objetivos com o passar do tempo. Mais um ótimo post, parabéns Juliana!

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  3. Oi Ju
    Senti falta do post semana passada
    Adorei este!
    Veio a calhar ler bem na segunda!
    Preciso melhorar minha produtividade e achei as três dicas ótimas, vou tentar colocá-las em prática
    Depois te conto
    Bjks mil

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  4. Oi!!
    Olha vou ser sincera, raramente faço algum planejamento, embora tenha 02 agendas e alguns cadernos…Mas canso e me desanimo só de pensar em planejar…As unicas coisas planejadas são minhas aulas, essas são cronometradas, de resto, vamos fazendo conforme der tempo…
    Lógico que não conhecia o método, embora, tenha achado muito bom, acho que não conseguiria…
    Abraços
    Ale Helga…

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    • Oi Ale Helga. Eu sempre falo por aqui que organização/produtividade é algo bem pessoal, cada um vê do jeito. Eu simplesmente não saberia viver sem me planejar, é algo que facilita tanto meu dia a dia que eu nem imagino como seria não me planejar. Mas muitas pessoas, como você, não se importam com isso, e conseguem dar de conta de tudo que tem para fazer mesmo assim, sem estresse. O importante é vivermos como for melhor para nós, né?

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  5. Oi, não conhecia está forma de programação mas eu tenho por hábito já há algum tempo no domingo ou segunda anotar todas as tarefas demais, mas confesso que as vezes me perco e acaba que não dou conta de algumas, sendo assim já salvei a imagem e quando fizer minha lista vou tentar focar nestes critérios do método pois adoro terminar o dia com sensação de que fiz tudo que programei. Adorei 😉😊

    Curtido por 1 pessoa

    • Essa ideia de planejar a semana no domingo ou segunda é bem intuitiva mesmo Mari, muita gente tem esse hábito. Espero que as dicas te ajudem, realmente a sensação de cumprir todas as nossas tarefas do dia é muito boa!

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  6. Olá!!

    Eu não conhecia esse método e achei ótimo!
    Não sou muito de planejamentos, eu até tenho algo em mente para a semana, mas não sigo rigidamente. Preciso melhorar essa parte e minha produtividade, vou tentar seguir as dicas!
    Ótimo post!!

    bjs

    Curtido por 1 pessoa

    • Oi Fernanda! Espero que as dicas te ajudem. E planejamento não tem que ser rígido, muitas vezes é ele que nos permite ser flexível com nossas tarefas e eventuais imprevistos, sem deixar nada pra trás.

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  7. Muito legal a forma que vc resumiu o método agile results.

    Eu tenho usado metodologias ágeis faz um bom tempo principalmente para administrar minha vida e a desenvolvê-las para outro patamar (desenvolvendo meu software e hardware humanos).

    Obrigado pelo post, vai ajudar muita gente.

    Curtido por 1 pessoa

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