Organizando a papelada: o que guardar, como e por quanto tempo

Quando falamos em organização, tanto de casa quanto do nosso ambiente de trabalho, uma das categorias que mais traz dúvidas sobre o quê, como e por quanto tempo armazenar é a papelada que faz parte de nossa vida. Por mais que hoje em dia estejamos vivendo uma era predominantemente digital, ainda existem diversos papéis que precisam ser guardados.

Se você é como a grande maioria das pessoas, certamente tem alguns papéis espalhados pela casa, além das pilhas que estão “arquivadas”. Mas e se você precisasse agora da sua certidão de nascimento, por exemplo, saberia onde encontrar? E o comprovante de pagamento do IPTU do ano passado? E a conta de água deste mês? Já chegou, onde está, já foi paga?

Está claro que manter toda a nossa papelada em ordem é essencial. Não faz sentido guardar um documento se você não consegue encontrar quando precisa dele. Para começar a organização, tenha em mente que seus papéis podem ser divididos em dois grupos: os que requerem alguma ação e os que podem ser arquivados. Requer ação tudo que precisa que algo seja feito em relação àquele papel: contas a serem pagas, convites de casamento que precisam ser confirmados, avisos de reuniões que precisam ser inseridas em seu sistema de gerenciamento de compromissos, seja ele qual for. O que vai ser arquivado é o que precisa ser guardado, pelos mais diversos motivos: contratos, comprovantes de pagamento, manuais, além de documentos pessoais  e papéis com valor afetivo.

A primeira dica é: substitua o papel por digital sempre que for possível. Caso não seja estritamente  necessário manter o papel em si, digitalize e guarde em seu computador, em um HD externo ou em um sistema de armazenamento online (e sempre faça backup, por favor! Nunca mantenha seus arquivos importantes em único lugar. Tenha cópias de segurança sempre). Hoje em dia muitas prestadoras de serviço, por exemplo cartão de crédito e conta de celular/internet, oferecem a opção de enviar a conta do mês via e-mail em vez do tradicional papel pelos Correios. Escolha essa possibilidade sempre que possível. E claro, siga as dicas de organização digital que eu já falei por aqui.

Para começar junte toda a papelada que precisa ser organizada. Tudo mesmo. Você não precisa organizar tudo de uma vez, mas na hora em que for começar se preocupe em  recolher absolutamente todos os papéis. Não precisa separar nem organizar nada nesse primeiro momento, apenas reúna tudo no mesmo lugar.

O primeiro passo da organização é separar tudo nos dois grupos que eu mencionei lá em cima: coisas que pedem algum tipo de providência e coisas que devem ser arquivadas. Se logo de cara encontrar algo que claramente pode ser descartado (por exemplo, um extrato bancário que já está ilegível porque todas as letras se apagaram ou um daqueles jornais de promoção de mercados de um mês atrás) jogue imediatamente no lixo. Se tiver dúvidas, coloque na pilha a ser arquivada e quando for realmente guardar faça essa avaliação.

Tudo o que requer ação deve ir para uma pasta ou caixa separada (pode ser a sua caixa de entrada). Provavelmente esses itens serão em menor quantidade. Se estiver organizando tudo de uma vez, assim que concluir a organização, tome as devidas providência para cada papel. Caso esteja fazendo aos poucos, ao final de cada bloco de trabalho, realize as ações necessárias. Se for uma conta a pagar junte com tudo que precisa ser pago e programe um dia da semana para fazer isso. Caso seja possível, pague imediatamente. Também pode ser interessante programar os futuros pagamentos dessas contas no débito automático. Aproveite e verifique se é possível substituir a conta em papel por uma enviada por e-mail.

Após paga, a conta vai para junto dos papéis a serem arquivados, junto com seu respectivo comprovante de pagamento (se pagou pelo site do seu banco cole um post it marcando a data de pagamento e a forma, para saber onde encontrar o comprovante caso futuramente seja necessário). Cada tipo de conta precisa ser guardada por um determinado período. Falaremos disso mais a frente.

Quanto a outros itens que requerem ação: se for um compromisso (reunião, aniversário, consulta) adicione ao seu sistema de controle de compromissos (marcando na agenda, por exemplo). Se for um convite responda confirmando ou não sua presença. Siga assim, tomando a devida ação se for rápida e possível de fazer no momento ou inserindo em seu sistema de organização (compromissos e tarefas).

organizando papelada o que guardar como quanto tempo

Foto de Sear Greyson em Unsplash

Os itens a serem arquivados são os em maior volume e que te darão mais trabalho. Inicialmente você precisa identificar e definir as categorias em que seus papéis serão organizados. Isso é muito intuitivo e as categorias variam de pessoa para pessoa. Só tome cuidado para não criar categorias muito amplas ou com nomes vagos. Dentro de cada categorias, os papéis podem ser divididos por ano, se houver tal necessidade. Veja alguns exemplos de categorias:

  • Impostos: comprovante de pagamento do IPVA, da declaração do imposto de renda, do IPTU. Pode ser interessante ter uma pasta apenas para guardar os papéis a serem usados para o imposto de renda. Caso você seja proprietário de um negócio, mantenha os documentos de pessoa jurídica separados dos de pessoa física.  Na realidade, o ideal é agrupar todos os documentos relacionados à pessoa jurídica e depois separá-los dentro das respectivas categorias.
  • Comprovantes de pagamento: das contas básicas mensais, como água, energia, telefone, internet, aluguel, condomínio, parcela de financiamento, cartão de crédito, mensalidades (escola, cursos, academia). Você pode separar por mês/ano
  • Documentos bancários: extratos, comprovantes, pagamento de seguro, papéis relativos à investimentos, previdência privada. Comprovante de cartão de crédito e de financiamentos também podem ficar aqui se você preferir.
  • Documentos pessoais: passaporte, cartão de vacinação, diplomas, certificados, carnês de INSS, carteira de trabalho, testamento se você tiver um, certidões de nascimento/casamento, apólices de seguro. Caso você more com parentes, é mais prático se os documentos de todas as pessoas da casa ficarem juntos (cônjuge, filhos, pais). Em documentos pessoais você pode também criar um subcategoria referente a documentos da casa (tais como escritura, papeis relacionados à contratação de empregados) e do carro (licenciamento, seguro, documento do veículo). Da mesma forma, podem ficar nessa categoria documentos referentes ao seu animal de estimação (carteira de vacinação, por exemplo).
  • Valor afetivo: cartas, fotografia antigas, velhos diários. Aqui também entram as lembrancinhas que seus filhos trazem da escola, trabalhos escolares.

A forma de guardar seus papéis arquivados depende muito de quanto espaço você tem e da quantidade de papel a ser arquivada. Você pode usar pastas ou caixas. Não se esqueça de colocar uma etiqueta o que tem dentro de cada pasta/caixa, para não ter que abrir uma por uma quando precisar encontrar algo. Deixe mais à mão documentos que você usa com frequência.

Ainda em termos de facilitar uma busca futura, crie categorias que façam sentido para você. Eu sugeri ali em cima guardar os documentos referentes a impostos todos juntos. Entretanto, isso não é rígido. Para você pode fazer mais sentido guardar os papéis relacionados ao IPVA junto com os documentos do veículo (que, não se esqueça, precisam estar com você quando for dirigir) e colocar o comprovante do IPTU junto com os demais papéis referentes à casa. Tudo depende de como é seu processo mental. Não siga regras fixas, guarde de forma intuitiva e de acordo com a sua lógica.

Quando se falar em organizar a papelada, eu acredito que existem duas dificuldades principais: definir o que guardar e o que jogar fora e manter tudo em ordem depois de organizado.

Para o segundo caso, não tem segredo: é uma questão de criar hábitos. Primeiro, aprenda a não deixar papéis espalhados pela casa. Centralize tudo em um único lugar: pode ser uma pasta ou uma simples caixa ou bandeja na entrada da sua casa (olha  a caixa de entrada mostrando sua utilidade de novo). O que quer seja, acostume-se a colocar ali qualquer papel que chegue a você. E crie uma rotina de verificar periodicamente o que está ali e processar dando o devido destino: tomar alguma providência, arquivar ou descartar. A frequência desse processamento é determinada pela quantidade de papéis que você acumula: talvez precise ser feito todos os dias, talvez uma vez na semana seja suficiente.

Quanto a questão sobre o que deve ser armazenado e o que pode ser jogado fora, existem dois aspectos que justificam porque alguma coisa deve ser guardada: por motivos legais e/ou jurídicos e por questões afetivas. Eu fiz uma grande pesquisa sobre os prazos em que devem ser guardados os mais diversos documentos. Existe muita informação espalhada por aí, então eu juntei tudo na imagem abaixo. Para categorias em que eu encontrei informações diferentes, coloquei o prazo maior, por questão de segurança: é melhor guardar por mais tempo do que o necessário do que jogar fora antes e acabar precisando depois.

organizacao papelada tempo para guardar documentos

Valor afetivo é algo bem pessoal. Só você sabe se vale a pena guardar ou não os trabalhos escolares do seus filhos, aquelas velhas fotografias borradas de vários anos atrás ou cartas antigas de amigos. Acho que aqui o guia deve ser o bom senso. Para mim, parece desnecessário guardar, por exemplo, todos os trabalhos escolares dos filhos: talvez o primeiro e um ou outro mais marcante seja suficiente. Se fizer questão, pode fotografar e armazenar digitalmente. Do mesmo jeito, acredito que fotos antigas com qualidade ruim (borradas, tremidas) podem ser descartadas, assim como cartas de amigos que nem fazem mais parte da sua vida. Por outro lado, eu discordo completamente do que a Marie Kondo diz em seu livro A Mágica da Arrumação: “meu princípio básico para separar papéis é jogar tudo fora”.

Como eu disse, use o bom senso: não tenha receio de manter algo emocionalmente importante para você. Mas tome cuidado para não armazenar “tralha”, principalmente se você tem pouco espaço disponível.

Outro tópico que levanta dúvidas na hora de decidir se deve ser armazenado ou jogado fora são materiais de estudos: livros, cadernos, apostilas, seja do ensino médio, cursinho, pré vestibular, faculdade, pós graduação.

Para materiais de escola e pré-vestibular: livros e apostilas podem ser doados e cadernos e anotações diversas podem ser jogados fora. Vamos ser sinceros: a chance de você precisar do seu caderno de química do colegial em algum momento da sua vida é praticamente nula. Apostilas e livros em bom estado podem ser muito úteis em ONGs que promovem cursinhos gratuitos para pessoas de baixa renda, por exemplo.

Quanto a material de faculdade/pós: eu ainda guardo alguns livros, mas admito que mais pela questão do apego do que por necessidade de uso. Cadernos, folhas, anotações, descartei tudo. Caso você siga carreira acadêmica, provavelmente seja mais relevante manter os livros. Mas se não é o caso, e se você não tem apego como eu, doe tudo.

De forma geral, os princípios para manter toda a papelada em ordem são simples:

  1. Tome providências com relação a tudo que requer uma ação: contas a serem pagas, convites a serem respondidos, lembrete de reuniões ou outros compromissos.
  2. Defina o que vai ser armazenado, considerando aspectos legais e apego emocional. Use sempre o bom senso.
  3. Arquive os papéis de acordo com categorias seguindo a sua lógica pessoal, afim de facilitar eventuais buscas futuras.

Vocês organizam com cuidado a papelada de vocês? São daqueles que querem guardar as coisas ou saem jogando tudo fora? Se tem alguma categoria ou algum tipo específico de papel se você está em dúvida se deve guardar ou não, como e por quanto tempo, é só deixar um comentário!

Até mais,

Juliana Sales

14 comentários sobre “Organizando a papelada: o que guardar, como e por quanto tempo

  1. Olá!!

    Adorei esse post!
    Aqui em casa quem fica responsável pela papelada é meu marido e antes eram tantos papéis arquivados e de tempo em tempo ele organizava tudo.
    Hoje ele já faz isso de separar o que guardar e o que não há necessidade e melhorou muito, tanto em quantidade, quanto com a organização e espaço utilizado.
    Gostei da tabela dos tempos, vou imprimir.
    Obrigada pelas dicas!!

    bjs

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  2. Reconheço que não sou uma pessoa lá muito organizada, mas em relação a contas, documentos pessoais e até itens de valor afetivo sou organizada sim. Tudo está arquivado em pastas, uma pra cada assunto, assim sempre os tenho à mão quando necessário.

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  3. Socorro! Senti desespero ao ler seu post!!! Certidão de nascimento, casamento…Onde guardei???
    Cartas são guardadas em uma caixinha especial, não importa se hoje não fazem mais parte do meu dia a dia, mas, fizeram então estão lá guardadinhas…Esses dias estava vendo que tinha várias caixas com materiais de escola da minha filha, ai pensei para que ficar guardando??? Foi tudo para reciclagem, sobrou lugar para novas caixas que talvez em breve terão o mesmo fim…
    Preciso muito me organizar melhor, mas, vou deixando para depois…
    Abraços
    Ale Helga

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  4. Oi Juliana!
    Eu comecei a ler um dos livros da Marie Kondo, mas acabei parando e ficou encostado pelas prioridades de leitura. A ideia do ‘Isso me traz alegria’ é um tanto quanto complicada, quando analisada friamente. Especialmente porque, se você não estiver necessariamente em um bom dia, pode ser que você acabe se desfazendo das coisas porque nenhuma delas vai, de fato, te trazer alegria, o que não significa que aquilo não seja importante para você. Num devaneio, imaginei ela entrando no meu quarto e dando uma limpa. Acho que 90% das minhas coisas sairiam de lá, eu teria bem mais espaço, sem dúvidas. Mas basicamente, além do acúmulo de livros (ahaha não vou negar, tenho muitos não lidos ainda), adotar um estilo tão minimalista como o que ela propõe, parece sem sentido quando as coisas que tenho me ajudam no dia-a-dia e nas coisas em que trabalho no blog e no ig. Já fiz várias limpas em armário, e as contas, recibos e essas coisas, sempre tiro um dia pra dar uma organizada, jogar o que puder fora e guardar o que é necessário.
    Acho que as coisas nem sempre ficam por “alegria”, mas também por utilidade, antes de se falar em necessidade. Não posso falar que eu preciso do monte de coisas que papelaria que eu tenho, por exemplo e, também não posso ir ao ponto de fazer uma pilha e dizer, esses bloquinhos me dão alegria e esses bloquinhos não me dão alegria, mas são todas coisas úteis para o que eu faço. Sei lá, já estou viajando na maionese aqui… ahahah Sei que a alegria dela um pouco ampla, mas nem tanto…
    O post ficou excelente. Alguns prazos eu decorei da época da faculdade, por causa de prazos decadenciais e prescricionais, mas esse é o tipo de informação que a gente precisa pra vida e deveria aprender na escola! E olha eu divagando de novo… rsrsrs
    xoxo

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  5. Oi Juliana, boa tarde!
    Esse post me lembrou um dia de guerra com as caixas. Fiz uma fogueira imensa e solicitei certidões negativas de débito e ponto final. No dia seguinte, pagamentos programados no débito em conta e nada mais de boletos e afins. Não tenho um mísero papel, uma mísera pasta. Nada. Tudo devidamente virtual. Como eu amo essa época (nesse caso). Não esqueço mais dos pagamentos, não atraso mais nada. Eu sempre me esquecia de pagar alguma conta porque a data conflitava com meus processos criativos e lá se ía a lembrança de qualquer coisa que fosse.
    Isso sem falar que, quando eu precisava encontrar um comprovante tinha que revirar pastas e mais pastas. Sim, elas tinha etiquetas, mas era um porre assim mesmo porque me irritava ter que encontrar um maldito pedaço de papel. Hoje, eu acesso a minha conta e envio o comprovante para o ser humano que não entende que ao menos nisso, evoluímos. rá
    Mas eu continuo a ter problemas com papéis… vida de escritora-editora sempre gera pilhas e pilhas de papel ou centenas de arquivos no computador, nuvem, hd… uma insanidade. Um dia encontro um meio de não ser soterrada por isso. Se bem que em agosto eu me livrei de dúzias de caixas. rs

    bacio

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  6. Dicas super pertinentes! Acredito que muita gente guarde papéis inúteis simplesmente por guardar, sabem nem explicar o porquê de o fazerem, aí quando precisam encontrar algo de valor perdem o maior tempo, isso quando conseguem. Aqui em casa temos duas pastas, por exemplo, uma de contas pagas e outra de contas a pagar. As pagas ficam guardadas por algum tempo, quando temos certeza de que não precisaremos mais aí descartamos. Organização é tudo em nossas casas!
    Abraços! 😊

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  7. Oi Juliana, aqui em casa costumo usar um sistema que funciona só que este ano a coisa meio que desandou mas vou chegar lá. Consegui organizar praticamente tudo aqui em casa e selecionar o que de fato é importante e útil para mim, mas justamente por ter feito algo tão profundo com objetos roupas e etc… Deixei a papelada para outro período vai ser mais para o final do ano pois ai já arquivo logo tudo 2018 para começar um novo ano. Então meu sistema é simples, escolho uma caixa e vou colocando tudo o que foi pago durante o ano menos aqueles que recebo de forma digital esses crio uma pasta e salvo todos os comprovantes do mês. Ai quando acaba o ano pego estas contas e organizo por tipo e ordem de mês e guardo em outra caixa. Assim tem dado certo para mim e o que não serve mais jogo fora ou queimo por ter dados pessoais. Quanto aos apegos emocionais eu avalio e escolho um limite por exemplo uma caixa ou uma parte do guarda roupas e aí me limito aquilo e o restante abro mão. Este ano senti uma necessidade muito forte de desapegar pois percebia que eu passava horas arrumando ajeitando por ter coisas demais e aqui lo foi me deixando entediada pois eu pensava, poxa em vez de estar aqui o dia inteiro arrumando eu podia estar lendo um livro, aprendendo algo diferente, estas coisas estão me prendendo quero ter mais tempo para mim. Foi aí que conseguir desapegar mas ainda tenho que evoluir nessa questão estou só engatinhando. Suas palavras como sempre vem bem a calhar neste momento da minha vida. Bjs!

    Curtido por 1 pessoa

  8. Oi Juliana!
    Este tema dá arrepios, ne?
    Eu gosto de organizar a papelada, mas algumas me dão mais trabalho.
    Certidões, seguros e afins são os mais organizados por aqui.
    Contas, pago tudo pelo celular e mando comprovante por meu email mesmo.
    Fotos, bilhetes e cartas são mais complicados, ocupam varias caixas por aqui, ainda preciso organizar melhor
    Adorei o post, como sempre, querida. Ficou ótimo
    Bjs

    Curtido por 1 pessoa

  9. Adorei as dicas, realmente ao longo da vida a gente vai juntando tanto papel que na hora que precisamos já nem sabemos onde está. Esse ano comecei a tentar organizar as coisas suas dicas vão ajudar ainda mais nesse processo.

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  10. Olá. Como vai ? Sempre achei que fosse alguém organizada.
    Meus documentos estão todos em uma pasta, hoje saberia encontrá -Los caso necessário. Mas peco no sentido papéis de contas, comprovantes, convites etc. Estão “socados” e amontoados em uma gaveta do armário. Mas lendo seu post, vi que realmente isso precisa mudar. Tem uns que são muito antigos e nem sei por que ainda os guardo. RS
    Parabéns pelo ótimo texto, muito didático e importantíssimo. Vou favoritar e seguir direitinho essas dicas. Muito obrigada! Sucesso! 💛

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  11. Nossa, esse post me foi muito útil. Sinceramente, sou bem estabanada com papéis, pois guardo de tudo, desde nota fiscal, até, sei lá, guardanapo de lembrança hahaha. Sei que esse é um hábito um tanto ruim e venho tentando mudar, assim como estou tentando me organizar melhor. Também vou tentar usar as dicas do post para ajudar meu pai, pois ele é outro que guarda MUITO papel, têm uma caixa cheia. Volta e meia eu faço limpeza, mas ela volta a ficar cheia .-.

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