Produtividade pessoal: meus métodos favoritos

Estou muito feliz em estar escrevendo esse que é o primeiro da maratona de posts em comemoração ao aniversário do blog. Eu pensei em fazer nessa semana uma série de posts curtos com dicas e indicações relacionadas aos vários assuntos que eu já tratei aqui. Então teremos indicação de livros, de aplicativos, dicas básicas de organização e produtividade. E o tema do post de hoje são as famosas técnicas de produtividade.

Quem acompanha o blog sabe que eu já trouxe por aqui vários posts apresentando as mais diversas metodologias para melhorar a sua produtividade. E, além das que eu já falei sobre, existem diversas outras por aí.

Então eu resolvi trazer nesse post cinco técnicas que eu indico. Não são as melhores porque eu já disse inúmeras vezes que isso não existe. Não há o método ideal ou perfeito e sim aquele que melhor atende suas necessidades. O que eu vou indicar aqui são as que eu mais uso e que funcionam para mim.

Eu vou falar um pouco sobre cada uma delas, e vocês vão perceber que elas são complementares, estão relacionadas entre si. Eu não uso necessariamente todas elas ao mesmo tempo, as vezes combino duas ou três, as vezes alterno entre uma e outra. Tudo depende da quantidade de tarefas que eu tenho, de como está a minha motivação, minha concentração, dentre outros fatores.

Matriz de Eisenhower

Eu falei sobre a matriz de Eisenhower (ou matriz de Covey) no post que fala sobre a importância de identificarmos nossas prioridades. Nesse post está explicado detalhadamente como funciona, então aqui vou falar de forma resumida.

Primeiro você lista todas as suas tarefas e depois as divide em duas colunas: as que são urgentes e as que não são. Todos sabemos quais são nossas tarefas urgentes. Geralmente são aquelas que tem um prazo a serem cumpridas ou que, enquanto não forem feitas, atrapalham a realização de outras tarefas.

Depois você faz um segunda divisão: analise tanto as tarefas urgentes quanto as não urgentes e identifique quais tarefas são importantes e quais não são. Não vou entrar no mérito aqui de quais tarefas suas são importantes ou não. Cada um deve ser capaz de identificar isso por si próprio. Basicamente tarefas importantes são aquelas que tem algum propósito, que contribuem para alcançar seus objetivos.

Feito isso, toda a sua lista de tarefas se encontra dividida em quatro grupos:

  • tarefas urgentes e importantes;
  • tarefas não urgentes e importantes;
  • tarefas urgentes e não importantes;
  • tarefas não urgentes e não importantes.

Cada grupo requer uma providência diferente. As tarefas urgentes e importantes devem ser feitas imediatamente, antes de todas as outras. São suas prioridades. As tarefas  não urgentes e importantes devem ser tratadas como compromissos e agendadas de forma a não permitir que sejam soterradas por suas atividades diárias. Tarefas urgentes e não importantes geralmente podem ser delegadas, então faça isso. Para as tarefas que não são urgentes e nem importantes, deve-se usar o bom senso: o conselho geral é eliminá-las, mas aqui também entram os hobbies e passatempos, que fazem parte do conceito de qualidade de vida. Portanto, não precisam ser necessariamente descartadas, apenas deve-se cuidar para que não tomem tempo que deve ser usado em outras atividades.

notebook caderno postit lapis

Foto de Marten Bjork em Unsplash

Time Boxing

Time boxing é uma metodologia de produtividade extremamente simples que ajuda a gerenciar melhor o uso do seu tempo ao realizar suas tarefas. Também tem post aqui explicando o que é o time boxing, mas a ideia geral é delimitar blocos de tempo para cada uma das tarefas que precisamos fazer.

Para mim o time boxing é quase uma evolução da técnica Pomodoro. Acredito que todos conhecem como funciona o Pomodoro: você passa 25 minutos trabalhando e faz um intervalo de 5 minutos de descanso antes de iniciar outro período de 25 minutos de trabalho, e assim sucessivamente. Cada bloco de 25 minutos é chamado de “pomodoro” e  ao final de 4 pomodoros, faz-se um intervalo de descanso maior.

Eu uso essa técnica assim: checo minha lista de tarefas diárias e determino quanto tempo quero/posso/devo trabalhar em cada uma delas. Feito isso, programo os pomodoros e começo a trabalhar. Cada bloco é focado em determinada atividade; algumas exigem mais de um e, as vezes, até um ciclo inteiro. Meus blocos não são sempre de 25 minutos, tudo depende de quais tarefas preciso fazer, quanto tempo elas levarão, qual meu tempo disponível e quais meus níveis de energia, concentração e motivação.

Deep Work

Deep work é mais uma forma de trabalhar a mentalidade do que propriamente uma técnica de produtividade. A proposta do deep work é equilibrar o tempo que você passa fazendo trabalho realmente importante (aquele que exige dedicação e concentração e que te traz resultados, chamado de deep work) com o tempo gasto com trabalho mais superficial (o shallow work, coisas como responder e-mails e fazer telefonemas por exemplo).

Na prática o que eu faço é usar cada bloco de tempo da maneira mais focada possível. Se em determinado bloco tenho que fazer uma proposta para um cliente, por exemplo, foco só nisso. Não atendo telefonemas, não leio mensagens, não checo notificações. O mesmo vale para qualquer que seja a tarefa que eu esteja fazendo, desde escrever um post aqui para o blog até ler um livro ou estudar alguma coisa. Claro que nem sempre é possível eliminar totalmente as distrações ou ficar 100% focado, mas faça o máximo para que isso aconteça.

Ainda nessa ideia de blocos, separo alguns só para coisas não tão importantes: ler e responder e-mails, checar mensagens. Algumas vezes até tenho um bloco de procrastinação: aquele momento de relaxar um pouco, descansar a mente, que vez ou outra é bem necessário.

Método Action

Talvez esse seja o meu método de produtividade preferido. Eu já usava algo parecido mesmo antes de ouvir falar dessa metodologia. Como eu expliquei nesse post que traz outras técnicas simples de produtividade, o método Action propõe que você trate todas as suas tarefas como projetos, mesmo aquelas mais simples. Você inclusive pode ter um projeto composto por uma única tarefa.

Eu não levo isso tão ao pé da letra, pois vejo que algumas tarefas são realmente simples tarefas e não etapas de um projeto maior. Então o que eu faço é separar tudo que eu preciso fazer em tarefas simples e tarefas integrantes de projetos. Fazer assim me ajuda muito a gerenciar tudo o que eu tenho que fazer. Ajuda também a perceber porque estou fazendo determinada atividade, qual o objetivo, o que colabora para manter a motivação. Sem falar que consigo acompanhar com mais facilidade o andamento dos meus projetos, quais estão parados, quais estão atrasados ou adiantados o que contribui para gerenciar melhor tanto as tarefas diárias quanto os objetivos de longo prazo.

caderno notebook clipes canetas

Foto de Emma Matthews em Unsplash

Agile Results

Essa é uma metodologia que eu comecei a usar tem pouco tempo e acho que ela é especialmente indicada para aqueles momentos em que as coisas estão bagunçadas, meio fora dos eixos e a sua produtividade está baixa.

No post em que eu expliquei como o Agile results funciona, eu disse exatamente isso: que comecei a usar a técnica quando estava passando por um momento de queda de produtividade.

O melhor do método é que ele é focado em resultados, o que é muito importante porque alcançar resultados é a intenção de quem quer ser mais produtivo. Queremos ter uma produtividade melhor para atingirmos mais resultados. E quanto mais resultados obtemos mais motivados ficamos para continuar trabalhando.

O que o método propõe é focar sempre em 3 resultados: 3 coisas que você esperar atingir seja no mês, na semana ou no dia. Obviamente, seus resultados diários devem estar alinhados com suas metas semanais e estas com suas metas mensais. Focando em apenas 3 coisas tem-se a vantagem de dar a atenção ao que é realmente importante e ao mesmo tempo não se frustar por ter uma lista enorme de tarefas e não conseguir cumprir todas.

Aliado a isso, existem outros dois componentes importantes na metodologia: a segunda-feira da visão –  onde se recomenda tirar um tempo às segundas para planejar sua semana (e definir os seus 3 resultados) – e a sexta-feira da reflexão, onde se analisa o desempenho durante a semana: o que funcionou bem,  se os resultados foram alcançados e, se não foram, porque isso aconteceu e como pode ser melhorado na semana seguinte.

Esse foi o primeiro post dessa maratona de aniversário. Ele ficou mais longo do que eu esperava, mas eu quis falar um pouco de cada método que eu uso no meu dia a dia. Como eu já disse, não são os melhores métodos, apenas os que eu mais gosto e que funcionam melhor para mim.

Me contem, vocês também tem algum método preferido? Ou mais de um? Quais?

Amanhã vamos falar sobre indicações de aplicativos.

Até mais,

Juliana Sales

maratona 7 dias de post grupo interative-se

(Essa maratona de comemoração do aniversário do blog faz parte do projeto “Maratone-se” do grupo Interative-se)

15 comentários sobre “Produtividade pessoal: meus métodos favoritos

  1. Menina, já falei que entro em desespero quando venho aqui…Porque sempre lembro que tudo seria mais fácil se eu conseguisse me organizar…
    O problema é que fazer listas me dá desespero, pois, acho que não dou conta…
    Então vou levando…
    Mas não sei em qual dos seus post, você fala em anotar a rotina (não com essas palavras), então comecei a usar a agenda…Sabe que tem dado certo, pelo menos em relação com o blog, estou me organizando e tendo prazer em fazer isso….
    Abraços

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    • Ale, por favor, não é para entrar em desespero não! rs A ideia é ajudar, é mostrar que organização não precisa ser difícil ou dar trabalho. Esse ponto de anotar a rotina é um bom começo! Porque aí você consegue ver com o que está gastando mais tempo do que deveria e o que está deixando de lado. Fora que ajuda a não esquecer de nada. E quanto as listas, é tudo uma questão de como usá-las. Fazer uma lista com mil coisa para fazer em um dia dá desespero mesmo, porque é muita coisa e pouco tempo. Mas que tal fazer uma lista com o que você quer fazer na semana ou no mês? E distribuir isso ao longo dos dias? Acho que vai ficar mais tranquilo. 🙂

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    • Oi Cláudia! Foi uma delicia participar das maratona. Fico feliz em saber que eu consigo explicar as coisas de forma clara. Eu gosto bastante do Action porque ele é simples e, como o próprio nome diz, voltado para a ação.

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  2. Querida, a cada post mais ainda sua fã! Adoro ler seus métodos e de verdade, hoje sou outra! Não sou 100%, mas sou bem melhor a cada leitura aqui! Obrigada! E que venham mais maratonas! Beijos!

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  3. Oi Ju, gosto do deep work e do action, mas como minha mente tem aqueles instantes insanos de caos, como o do momento, em que nada se organiza e mil coisas passam pela mente, acho que não conseguiria me adequar. Sou como a minha mesa, precisa esvaziar-me, e colocar as coisas, com calma no seu devido lugar.
    Mas, se parar e analisar os meus movimentos, os meus métodos mentais não se diferem desses dois. rs

    bacio

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    • Oi Lunna! O Action também é um dos meus preferido. O Deep Work ainda considero um pouco difícil dependendo da tarefa que estou executando, mas tenho tentado melhorar porque nada faz uma tarefa render mais e ser feita do que focar nela devidamente. E seu comentário me faz pensar que mesmo quem se diz assumidamente desorganizado, no fundo tem um certo princípio de organização.

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  4. Oi Juliana!
    Eu adorei esse post! Mesmo sendo dicas mais curtinhas, achei que deu um bom norte sobre o assunto. Alguns deles já lembro de ter visto por aqui, mas esse último, o Agile, que não lembro se já li post dele ou não, achei bem interessante. Acho que é mais ou menos como eu faço, tento organizar a semana no domingo e vou limpando as tarefas que distribuí. No fim da semana costumo ver se ficou algo pendente que eu precise ainda replicar para a próxima com mais atenção ou dar um tempo especial, já que no ritmo normal não foi possível concluir.
    No trabalho, eu amo quando as coisas estão mais tranquilas e consigo imergir no deep work, pra focar numa tarefa específica, geralmente, até finalizá-la. Mas como tenho ao lado chefe, telefone, novas demandas chegando, nem sempre consigo isso e finalizar o que preciso e o embalo vai embora… é uma novela.. :/
    xoxo

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    • Oi Rê! O bom do Agile Results é que ele é bem intuitivo. Muita gente já aplica mesmo sem conhecer o método porque é quase natural organizar as coisas no começo da semana e dar uma revisada no final. E, realmente, dependendo do ambiente de trabalho, fica bem difícil mesmo praticar o Deep Work. As vezes a só nos resta aproveitar bem os momentos em que é possível.

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  5. Eu deveria fazer esse Deep Work, porque eu me distraio demais e acabado começando uma coisa e não terminando e indo pra outra.
    Mas o método que achei mais interessante foi Agile, gostei do método de focar em 3 coisas e ir trabalhando em cima disso. Comprei um planner, mas ainda não me adaptei, tem horas que escrevo e sigo e funciona, tem tempos que esqueço que ele existe rs. Será que tenho salvação? kkkkkkk

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    • Oi Cilene! Deep Work é ótimo mesmo para ajudar a evitar as distrações. Você pode começar com poucos minutos por dia para ir treinando e se acostumando. O Agile é legal mesmo por que ele ensina a priorizar. Não adianta ter aquela lista enorme cheia de tarefas sem importância, melhor trocar por apenas três mas que são realmente importantes. E você tem salvação sim, todo mundo que quer melhorar, tem. É só questão de achar o jeito que funciona melhor e tornar um hábito.

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  6. Nossa, sobre esses eu não conhecia. Muito bom conhecer novos métodos, sou beeeem distraída e procrastinação é algo que prevalece em mim todos os dias, mas todos os dias tento mudar.
    adorei!

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  7. Juliana, estou amando seu blog. Estou num período que QUERO e PRECISO me organizar melhor e QUERO implantar UMA ROTINA DE VIDA, para realizar meus desejos e projetos pessoais. Então essa enxurrada de informações ESTÁ MARAVILHOSO!! Te achei pesquisando o método RPM do Anthony Robbins e estou enlouquecida com tantas informações e métodos MARAVILHOSOS que você SABIAMENTE explica. MUITO OBRIGADA. Suas frases sobre Rotinas então. FOI UM FAROL em meus questionamentos e dúvidas. Que legal!! Acho que farei como você uma junção de alguns métodos e ir me adequando SEM ME ENGESSAR até descobri qual se adaptará aos meus afazeres e a minha VIDA. GRATIDÃO!! Muito Show seu BLOG. Valeu mesmo. Vai me ajudar muito. Abraço, sucesso e felicidades para você!

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    • Olá Erika, que alegria ler seu comentário! Fico muito feliz em saber que o conteúdo do blog foi útil para você! E você está no caminho certo, o melhor jeito de se organizar e ser produtivo é descobrir o que funciona para você. Então combine quantos métodos você achar que precisa. Estou a disposição se você tiver alguma dúvida e muito obrigada por comentar!

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