5 princípios básicos da organização

Organização é um assunto que muita gente acha chato, difícil ou complicado. Eu costumo dizer que quando se acha que organização dá trabalho é porque ainda não se achou o jeito certo de se organizar. Porque organização é para facilitar a vida, para simplificar e não para dar mais trabalho.

Existem vários métodos de organização, uma simples pesquisa no Google vai te apresentar diversas de opções. A questão é encontrar qual desses tantos métodos é o melhor para você, o que funciona no seu dia a dia e se adapta a sua rotina.

E mesmo que você não queira usar método nenhum, existem alguns princípios básicos que, se seguidos, serão suficientes para te tornar uma pessoa um pouco mais organizada. Vamos falar sobre eles.

Crie um padrão

A definição primária de organização é: manter cada coisa em seu devido lugar.  E o lugar certo é aquele que te permite encontrar sempre tudo o que precisa porque você sabe exatamente onde está.

Então, o primeiro princípio básico da organização é criar um padrão na hora de organizar suas coisas. Esse padrão não precisa ser o indicado por nenhum método e sim algo que faça sentido para você.

Na hora de se organizar tente manter juntas coisas similares. O critério para definir o que é similar fica por sua conta. Como eu disse, use um critério que, quando você precisar encontrar qualquer coisa, saiba imediatamente onde está.

Tenha um bom sistema de arquivamento

Eu já fiz post aqui no blog falando só sobre sistemas de arquivamento. O primeiro passo para criar um sistema de arquivamento é ter um padrão na hora de organizar suas coisas, como eu falei no item acima.

Depois, você deve definir como serão armazenadas as coisas, ou seja, como o padrão de classificação definido por você será colocado em prática. Quando falamos de arquivos digitais, por exemplo, é simples, porque precisamos apenas nomear adequadamente nossas pastas e arquivos. Quais arquivos ficarão em quais pastas e se existirão subpastas, é algo que foi definido segundo o seu padrão. O nome é importante para identificar logo de cara o que tem naquele arquivo/pasta, sem precisar abri-lo.

Para o seus papéis, documentos e similares você pode usar o mesmo critério dos arquivos digitais e guardar tudo em caixas ou pastas devidamente etiquetadas. Para qualquer coisa, a ideia é sempre a mesma: defina o padrão e guarde suas coisas de acordo com ele.

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Foto de rawpixel em Unsplash

Os 3 passos da organização

A maior prova de que  organização é algo simples, é que o processo todo é composto de três passos: reunir, analisar e classificar.

O primeiro passo para organizar as coisas é reunir tudo em um único lugar. Você precisa ter a dimensão de quanto e o quê precisa ser organizado. Não precisa organizar tudo de uma vez mas reunir tudo é fundamental. Isso garante que nada será esquecido ou ficará para trás.

Depois de tudo reunido, cada coisa deve passar por um processo de análise. Essa análise tem o objetivo de definir o que será feito com cada item. Existem três opções: descartar, tomar providências ou arquivar.  Você descarta tudo que não tem importância, serventia ou utilidade. Tudo isso deve ser jogado fora. Tomar providências se refere a coisas que requerem algum tipo de ação, algo que você precisa fazer. E arquivar engloba tudo que precisa ser guardado: o que você não quer/não pode jogar fora e que também não pede nenhum tipo de ação.

O último passo é classificar, ou seja, ordenar tudo que não foi jogado fora. Para as coisas que serão guardadas, classificar se refere a definir um padrão e criar  um sistema de arquivamento. Para os itens que pedem alguma ação, classificar tem a ver com definir como será feita essa ação: vai fazer agora? Se não, marque na agenda caso seja algo já agendado ou marque um dia/horário para não se esquecer de fazer futuramente. Pode ser algo também que você precisa pedir à outra pessoa, então delegue.

Desenvolva o hábito da organização

No post sobre os mitos de organização eu disse que um deles era o fato das pessoas pensarem que, uma vez organizadas suas coisas, elas se manteriam assim sozinhas e para sempre. Isso está bem longe da verdade.

Para que tudo se mantenha organizado, você deve desenvolver o hábito de ser organizado. Isso nada mais é do que guardar cada coisa em seu lugar depois de usado. Elas não vão se guardar sozinhas e se você deixar tudo jogado e fora do lugar logo tudo estará uma bagunça de novo. Claro que nem sempre temos tempo ou paciência para fazer isso. E tudo bem. Alguns dias não farão mal. O segredo é não deixar acumular. O hábito deve ser guardar devidamente as coisas, e a exceção ficar um ou outro dia sem fazer isso, e não o contrário.

Não existe  um método perfeito

Mesmo correndo o risco de ser repetitiva, penso ser importante mencionar esse último ponto. Afinal, acho que falei sobre isso em todos os posts sobre organização aqui do blog. Mas a verdade é que não existe mesmo um método ideal de organização. Ou um método pronto, que vai resolver todos os seus problemas.

Organização é um facilitador de vida e como cada um tem sua vida (obviamente!), cada pessoa tem suas necessidades, sua rotina, seus problemas e cada um vai se adaptar melhor a uma forma de organizar.  Organização também só funciona na prática, você só vai saber se um método é bom ou não para você quando começar a testá-lo.

Então, tire da cabeça a ideia de que você vai conseguir se organizar quando encontrar um método perfeito. Ao contrário, comece a experimentar as dicas que você lê aqui e ali e veja o que atende suas demandas. Com o tempo você acabará encontrando e descobrindo o que funciona para você.

Espero com esse post ter conseguido trazer um pouco de luz para quem está na luta para se organizar e não consegue. Ou para quem quer se organizar e não sabe o que fazer. Seguir esses princípios talvez seja um bom começo.

Até mais,

Juliana Sales

maratona 7 dias de post grupo interative-se
(Essa maratona de comemoração do aniversário do blog faz parte do projeto “Maratone-se” do grupo Interative-se)

12 comentários sobre “5 princípios básicos da organização

  1. Lendo seu post parece tudo ser fácil rs mas estou la no comecinho do texto, acho difícil organizar. Ainda não me encontrei, mas tenho fé, Algumas coisas já comecei a praticar, como colocar certas coisas do mesmo tipo no mesmo lugar, comprei um arquivo daqueles com gaveta para colocar pasta suspensa e guardo todos os meus papéis ali separados por mês e tenho duas pastas minha e do marido com coisas pessoas, como documentos que usamos menos, alguns exames. Mas ainda estou longe da perfeição.

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    • Oi Cilene! O importante é que você começou, não se deixa desanimar e não desista no meio do caminho, aos poucos você vai vendo como a organização facilita tudo. Ah, e esquece da perfeição, ninguém é perfeito, busque o seu melhor! ❤

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  2. Oi Ju, sabe o que eu considero chato (fiquei a pensar aqui, desde que li o seu post em meu e-mail). A semana esteve complicada para fazer uma pausa e escrever, mas o pensamento segue seu ritmo. Enfim, o chato é encontrar um ritmo para si. Porque, na psicologia, dizemos que um individuo leva uma vida inteira (às vezes, mais – piada inteira) para se conhecer, quando consegue, é claro. Então, como encontrar um ritmo de organização seu?
    Eu mesma, tenho meus ritmos de vida, adquiridos aqui e ali, ao longo de quase quatro décadas (adoro dizer isso) de vida e muitas coisas nem me dei conta. Fui prestando atenção ao ler seus posts. Até essa questão de caos-pessoal-particular (o não fazer) também é um ritmo de organizar-se, mas nem tinha me dado conta disso.
    O bom de ler alguém que fala de um tema como esse de maneira simples, é o máximo.
    bacio

    Curtido por 2 pessoas

    • Você tem toda razão, nos conhecer e encontrar nosso ritmo é uma das coisas mais difíceis, é uma busca diária e de uma vida inteira. E ainda assim, pode-se não chegar a nenhuma conclusão, como você mesma escreveu. O que eu acho é que cada um tem maior ou menor facilidade para se conhecer em determinados aspectos. Para mim, por exemplo, identificar o que funciona em termos de organização foi quase natural. Claro que não estou dizendo que tudo acontece à perfeição, mas tenho uma ideia muito boa do que preciso fazer e do que vai me ajudar, sabe? Fiquei bem feliz que meus posts tenha contribuído um pouco para que você percebesse esses pontos em você mesma e mais ainda que eu consiga explicar de forma clara a informação que eu quero passar. Obrigada pelo comentário!

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  3. De fato, o desenvolver dos hábitos é em si a tarefa mais difícil. Mas quando nos acostumamos a coisa flui melhor. A minha dificuldade, como mencionei, é justamente criar esses elos, mas este ano tem sido mais light. Foi uma meta que coloquei para 2018, que avancei um pouquinho, mesmo em passo devagar, mas como dizem que “devagar se vai ao longe”, então estou no lucro! Beijos!

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    • Sim Ana Cláudia, é o que dizem: começar é fácil, o difícil é continuar. E justamente por isso o segredo é esse: transformar em hábito, manter a consistência. Não só em termos de organização, né, em qualquer coisa na vida. Fico feliz que esteja avançando, a velocidade não importa tanto, o importante é percorrer o caminho.

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  4. Oi Ju!
    Eu concordo demais quando você fala em encontrar o seu próprio método de organização, aquele que melhor se adequa ao nosso estilo de vida, de agir, pensar e até à nossa rotina. Não adianta querer fazer x ou y se não é algo que está ao seu alcance ou que realmente te ajuda.
    Eu mesma gosto de variar algumas coisas, especialmente de organização física das coisas na minha casa. Sempre separo um dia pra dar uma geral e vou testando onde guardar certas coisas para facilitar que eu as encontre quando preciso e também na hora de colocá-las no lugar.
    Às vezes é quase uma ideia de me organizar meu próprio caos, com as lógicas que funcionam mais pra mim e que de fora possam parecer loucas, mas, funcionam! ehheh
    Ótimo post, como sempre! ❤
    xoxo

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    • Oi Rê! Seu comentário foi exatamente no ponto que eu sempre gosto de ressaltar: encontre o que funciona para você. É esse o objetivo. E não precisa usar o mesmo método para sempre, as vezes você encontra um jeito novo que funciona ainda melhor. Com a questão da organização física eu também tendo a mudar de vez em quando, principalmente a estante, o guarda roupa e os armários da cozinha. Mas sempre mantendo essa ideia de facilitar encontrar/guardar qualquer coisa.

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  5. Sou uma pessoa extremamente organizada, confesso. Menos a mente, uma bagunça sem fim. Seus metodos do post são super validos vou ate reforçar meus conceitos.
    beijos

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