Como usar a filosofia Kaizen para ser mais produtivo

Quem acompanha o blog tem um tempo, já deve ter me visto comentar por aqui que eu fiz uma pós graduação na área de gestão da qualidade. A gestão da qualidade busca melhorar a qualidade de uma empresa como um todo, desde a realização de processos, prestação de serviços, atendimento ao consumidor, incluindo todos os aspectos que compõem uma organização. Claramente, a gestão da qualidade está entrelaçada ao conceito de produtividade que, no contexto industrial/empresarial, significa produzir mais em menos tempo e utilizando menos recursos, mas mantendo uma alta qualidade.

Muito embora esse conceito de produtividade seja um pouco diferente quando falamos de pessoas, eu acredito que certas ferramentas da gestão da qualidade podem ser adaptadas para a nossa vida, de forma a melhorar nossa produtividade pessoal. Eu até já falei de algumas delas aqui no blog, como o Kanban e a técnica 5S.

No post de hoje eu quero falar de mais uma dessas técnicas aplicadas originalmente no ambiente corporativo e de produção: o Kaizen. Segundo definição de Masaaki Imai, pioneiro na implantação do Kaizen e seu maior divulgador e especialista, Kaizen significa prática da melhoria contínua.

Kaizen pode ser entendido também como mudança  para melhor. É buscar melhorar continuamente em qualquer aspecto da nossa vida: pessoal, familiar, profissional, relacionamentos. O princípio do Kaizen é que todos os dias temos a oportunidade, mesmo que pequena, de melhorar alguma coisa.

Outra orientação ligada a filosofia Kaizen é de que as mudanças devem ser graduais e não súbitas e grandiosas. Já que é possível melhorar um pouco a cada dia, a mudança é melhor aceita se for feita aos poucos, passo a passo. Isso garante maior facilidade para mudar, além de maior consistência na mudança em si, uma vez que as coisas não se alterarão bruscamente da noite para o dia. É possível também avaliar se o processo está sendo feito como se deve e se está trazendo os resultados esperados.

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Foto de Christin Hume em Unsplash

A filosofia Kaizen contribui para nos livrar daquela busca pela perfeição que nos paralisa e nos impede de agir (eu já falei sobre isso aqui e aqui). A perfeição é um ideal inalcançável. Todos deveriam entender isso. Claro que devemos fazer sempre o melhor que pudermos, manter os padrões altos. Mas deveríamos compreender que precisamos buscar sempre fazer o nosso melhor e não uma perfeição inatingível. E é exatamente isso que o Kaizen propõe: fazer um pouco melhor a cada dia. Estou buscando a perfeição? Não. Quero apenas que hoje seja melhor que ontem.

Talvez esse texto esteja parecendo algo meio abstrato ou mesmo com uma cara de auto ajuda. Mas lembrem-se que esse princípio vem de uma metodologia aplicada em um ambiente industrial. A filosofia Kaizen surgiu no Japão logo após a segunda guerra mundial, justamente como uma forma de recuperar a economia e o país como um todo.  O sistema de produção Toyota é conhecido por aplicar o princípio Kaizen (para quem não sabe o sistema de produção Toyota é um modelo de administração japonês que surgiu na década de 50 na Toyota e logo começou a ser utilizado por diversas organizações ao redor do mundo todo. E sim, estamos falando da Toyota montadora de carros, que é uma das maiores e mais importantes empresas automobilísticas do mundo).

O ponto aqui é que as organizações que seguem esse princípio buscam no dia a dia formas práticas de realmente implementar uma melhoria diária, seja eliminando desperdícios, reduzindo custos, simplificando processos, usando melhor os recursos. E é por isso que eu acredito que essa filosofia também pode ajudar a melhorar nossa produtividade pessoal. Devemos nos perguntar todo dia como podemos melhorar e nos esforçar para dar respostas práticas e aplicáveis. Você pode pensar que para melhorar profissionalmente precisa fazer determinado curso. Mas só isso já representa uma melhoria? Claro que não! Você deve trazer para a realidade essa decisão. Ok, você quer fazer um curso para melhorar no trabalho. O que você pode fazer hoje para concretizar isso? Pesquisar onde vai fazer o curso, por exemplo. E amanhã? Checar os custos e ver se estão dentro do seu orçamento e se não estiverem definir como vai resolver esse problema (buscando uma opção mais barata? cortando gastos?). No dia seguinte você pode planejar como precisará gerenciar seu tempo para encaixar o tal curso na sua rotina.

Entendem? Não basta apenas ter a intenção de melhorar a cada dia. É preciso realizar ações que materializem essa melhoria. E é justamente por isso que essa filosofia pode melhorar nossa produtividade: ela é voltada para atitudes práticas, te incetiva a executar  ações buscando obter resultados. E, em termos de produtividade pessoal, ser produtivo é atingir os resultados desejados, os objetivos. Falando de forma bem geral, algumas ações que podem representar melhorias concretas: estudar uma forma melhor de usar seus recursos (seja seu tempo, seu material de trabalho), traçar metas e elaborar planos para realizá-las (planos que devem ser traduzidos em ações diárias), eliminar desperdícios de tempo (distrações, tarefas pouco importantes) e de espaço (organização).

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Foto de Corinne Kutz em Unsplash

E como aplicar isso no nosso dia a dia? Comece planejando como você pretende melhorar. Identifique pontos fracos, situações com as quais você não está satisfeito, atividades que podem ser feitas de forma mais eficiente. Liste tudo e para cada item determine qual ação é necessária para obter uma melhoria. Não é para fazer nenhuma grande mudança. É para identificar qual a primeira coisa, a coisa mais simples que você pode fazer para melhorar. Você pode até criar um plano de ação se perceber que várias ações são necessárias, mas não queira fazer tudo de uma vez. Esse planejamento também inclui determinar ações para eliminar desperdícios (de tempo ou de espaço, por exemplo).

O próximo passo é bem óbvio:  comece a agir. Execute o que você planejou. Aqui é onde você testa suas ideias e vê se seus planos vão funcionar. Perceba que pode ser que as ações que você planejou não representem de fato uma melhoria. Mas só vai ser possível saber se fizer. O passo seguinte está interligado a este: verificar. Analisar suas ações e observar se elas apresentaram o resultado esperado. Se não, o que precisa ser mudado?

A última etapa se refere a implantar um padrão. Você fez uma mudança, executou uma ação que deu certo e resultou em melhoria. Torne isso um padrão porque é algo que você já sabe que funciona. No entanto, seja flexível. Não considere esse padrão definitivo. Lembre-se que a base da metodologia é a melhoria contínua. Futuramente você pode encontrar formas de melhorar ainda mais, então você deverá mudar o seu padrão.

Eu gosto da proposta do Kaizen porque tem ao mesmo tempo um lado que pede ações práticas e outro que propõem uma mudança de mentalidade. As ações práticas são representadas pelo ciclo constante de melhorias: planejar, executar e analisar. Crie um plano de melhoria, execute as ações e analise o resultado. E essas ações práticas tornam seu dia a dia mais eficiente e, consequentemente, você otimiza o uso do tempo, agiliza a realização de tarefas, o que resulta em uma melhor produtividade.

Por outro lado, a busca de melhorar sempre cria uma mentalidade que tende a levar a uma elevação dos nossos padrões. Repito que não é para buscar uma perfeição idealizada mas sim identificar melhorias e agir para realizá-las. Eu já ouvi  que não existe evolução sem o compromisso constante de melhorar. E é bem verdade, quem busca (e age) para melhorar dia a dia é quem progride, alcança resultados. E quem melhora um pouquinho por dia, nunca fica parado no mesmo lugar. É do acúmulo das pequenas e constantes ações diárias que surgem os grandes resultados e as grandes mudanças. E, mais uma vez, alcançar resultados significa ser produtivo.

Como eu disse, acho a proposta do Kaizen bem completa porque junta mudança de mentalidade com a execução de ações. Vocês já tinham ouvido falar dessa filosofia? Acreditam que ela pode ajudar a melhorar a sua produtividade? Me contem nos comentários.

Até mais,

Juliana Sales

5 comentários sobre “Como usar a filosofia Kaizen para ser mais produtivo

  1. Oi Ju, buongiorno.
    Assisti nesse final de semana a um documentário sobre a Toyota e achei muito interessante como inspirou muitos outros processos no mundo todo e ao te ler, fiquei pensando no personagem principal dessa história e como tudo se organizou ao redor dele.
    Interessante vir de um ‘mundo organizado’ o modelo a ser seguido. Não me surpreende, mas acho tudo muito desgastante no mundo deles. É a idéia de rotina estabelecida e não quebrada. Todas as peças no seu devido lugar. Você tem que ser meio robótico. Acho que o ponto falho na filosofia dele é o de não dar espaço ao homem, tratá-lo feito máquina. Claro que adaptá-lo é uma possibilidade. Mas gosto e prefiro metodologias mais simples, tranquilas. Que me permita o break. Preciso desse ponto. Hoje não quero fazer nada. Não faço. Para os japoneses não existem pausas. Até mesmo as alimentações são programadas e reguladas. Acho que eles devem achar os ocidentais malucos ao ver que existe horário de almoço. Nós, italianos, então… acho que eles nos espiam em pensam: duas horas para almoçar? O que eles comem em duas horas? rs
    Mas, num ponto eu concordo e nem teria como descordar. É preciso agir. O planejamento é essencial, mas sem ação, as ideías não se orientam. São ambas necessárias, em seu devido tempo. Penso, logo existo. E se existo, é preciso agir. rs

    um ótimo outubro para você
    Abraços

    Ps. Acho que viajei no post-documentário. Misturei os dois assuntos. aff

    Curtido por 1 pessoa

  2. Oi Ju
    Sempre chego aqui sabendo que vou adorar seus textos e com este não foi diferente!
    Eu não conhecia esta filosofia e achei bem interessante
    Incrível como esperamos sempre algo mágico, ne?
    Adorei o texto e estou refletindo sobre ele
    Bjs

    Curtido por 1 pessoa

  3. Oi Ju!
    Eu adorei essa parte que você destacou que “E é exatamente isso que o Kaizen propõe: fazer um pouco melhor a cada dia. Estou buscando a perfeição? Não. Quero apenas que hoje seja melhor que ontem.”. Afinal, a busca pela perfeição é exatamente o que vem sendo cobrado por todos os quatro cantos de cada um de nós, e, de certa forma, é um lutar contra a maré, ao mesmo tempo em que se preocupa com o que fazemos e buscamos sermos melhores, passo a passo, até conseguir chegar ao resultado e aprimorar o ponto desejado, ou alcançar alguma meta. Seria mais ou menos isso ou viajei em alguma parte? eheheh Acho que ela deve funcionar bem também até mesmo para esferas fora do ambiente corporativo, já que, em princípio, estabelece um método de melhoria e de alcance de objetivos, pelo que compreendi.
    Adorei o post, não conhecia o método/filosofia!
    xoxo

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