Os 3 fundamentos da produtividade

Escrevendo um blog sobre produtividade e organização há pouco mais de um ano, frequentemente eu me deparo com comentários do tipo “eu não consigo me organizar”, “eu não consigo ser produtivo”.  Eu já falei sobre isso aqui, nesse post onde eu proponho uma reflexão para quem não consegue se organizar e também nos posts que eu já fiz sobre mitos da organização e mitos da produtividade, onde eu digo que acreditar nos tais mitos pode ser o que te impede de ser organizado/produtivo.

Mas tem um outro tipo de comentário que eu já vi algumas vezes e que sempre me deixa pensativa. Recentemente eu li mais um comentário assim e me dei conta que talvez fosse um bom assunto a se abordar aqui no blog. Eu me refiro aquelas pessoas que querem ser produtivas, leem sobre o assunto, estudam vários métodos, mas não obtém resultados. A impressão é que quanto mais se estuda, quanto mais técnicas se conhece, mais confusa a situação fica.

E isso me deixa pensativa justamente porque é oposto do meu objetivo com esse blog. Eu tento trazer aqui o maior número possível de métodos e técnicas, para que quem me lê tenha um amplo leque de opções, para que cada um consiga encontrar um método que lhe atenda, que se adapte a sua rotina e a sua vida.

A questão é que, talvez, para quem não está conseguindo ter resultados, conhecer e testar um monte de métodos pode realmente desmotivar ainda mais a pessoa, uma vez que ela parece estar tentando tudo e nada dá certo.

Coincidentemente, eu li recentemente em um dos sites sobre produtividade que eu acompanho (esse site aqui)  um post que me deu uma luz de como ajudar quem está nessa situação. Como dar um norte para que quem está perdido consiga escolher um método que atenda suas necessidades.

A ideia é simplificar. O post que eu estava lendo parte da ideia que a produtividade tem 3 pilares básicos, três pontos que precisam ser gerenciados para que alguém consiga de fato ser mais produtivo. Esses pilares são: Tempo, Energia e Atenção.

É simples mas verdadeiro. Todo e qualquer método de produtividade é baseado em ajudar a gerenciar um desses pontos. Para que alguém realmente consiga ser produtivo e ter resultados é preciso ter tempo suficiente para fazer o que se quer/precisa; ter energia para realmente partir para a ação e ter atenção para não se deixar distrair e para se manter concentrado.

Assim, o primeiro passo é identificar qual desses três pilares é o mais problemático na sua vida no momento. Sei que muitos vão dizer que falta os três, mas eu peço um pouco mais de reflexão. Se você quer ser realmente produtivo, analise sua rotina, seu dia a dia e sua vida como um todo e veja qual dos três pontos está mais em falta para você. Acredito que o mais comum seja a falta de tempo, dada a quantidade de atividades que precisamos fazer. Mas falta de energia e de atenção também são bem frequentes.

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Foto de rawpixel em Unsplash

Tempo

Falta de tempo é a reclamação mais comum de quem se queixa que não consegue ser produtivo. Considerando que a forma como vivemos hoje nos traz inúmeras atividades e obrigações, não é de se estranhar que isso aconteça. Afinal precisamos ter tempo para trabalhar, para estudar e se aprimorar profissionalmente, para ficar com a família, para cuidar da saúde, para comer e dormir bem, para estar com os amigos, para se dedicar a um hobbie.

A questão é que sabemos que não é possível criar mais tempo. Todo mundo tem as mesmas 24 horas no dia. O que precisamos fazer é aprender a lidar melhor com o tempo que temos, definindo prioridades e administrando da melhor forma possível. Sendo assim, veja alguns pontos importantes a se considerar quando precisamos de um método que ajude a reverter a falta de tempo.

  • É fundamental definir prioridades. Como o tempo é limitado e não há nada que possamos fazer com relação a isso, precisamos ter bem claro o que é importante, quais são as coisas que realmente precisamos fazer. Assim, você usa melhor o tempo direcionando para o que é relevante e para de desperdiçá-lo com coisas sem importância. Vale lembrar que o critério para definir o que é importante ou não tem um componente pessoal. Para alguns o mais importante pode ser ter tempo para se dedicar a família; para outros fazer um curso de melhoria profissional.
  • Trate as suas prioridades como compromissos. No seu planejamento semanal, por exemplo, determine um horário para fazer o que precisa e cumpra-o.
  • Aprenda a delegar, deixe para outras pessoas tarefas que não precisam necessariamente serem feitas por você.
  • Planeje seu dia, sua semana, seu mês. Planejar não é ficar preso a horários fixos e rígidos. Até porque a vida é cheia de imprevistos e um bom planejamento permite lidar com eles sem comprometer suas tarefas importantes.
  • Crie rotinas, automatize ações recorrentes, crie hábitos que facilitem sua vida e economizem o tempo gasto com atividades simples.
  • Alguns posts do blog que falam especificamente sobre gestão do tempo: a metodologia time box e essas dicas sobre como administrar melhor o seu tempo.

Energia

Se você tem tempo, mas ainda assim não consegue obter resultados e fazer seus projetos andarem, talvez o que te falte seja energia. E energia engloba desde disposição física até motivação e força mental. Ter energia envolve dormir bem, ter uma alimentação saudável, manter-se motivado e ter uma mente alerta e entusiasmada.

Quando não temos energia nos sentimos frustrados pois sabemos o que queremos fazer e temos tempo para isso, mas simplesmente não conseguimos começar a agir. Um sintoma comum da falta de energia é a procrastinação. É claro que  procrastinar envolve diversos outros fatores e possui diversas motivos. Entretanto, muitas vezes adiamos fazer algumas coisa simplesmente porque não temos energia, nos sentimos cansados (física ou mentalmente) e desmotivados. Questões a serem consideradas para lidar com a falta de energia.

  • Cuide de seu corpo e sua saúde: durma bem, o suficiente para se sentir descansado. Se alimente de forma saudável e faça exercícios regularmente. Manter-se ativo, descansado e bem alimentado é fundamental para ter energia física.
  • Se o problema é a falta de motivação, tente entender porque não se sente motivado. Tem medo de falhar ou de não atingir o resultado desejado? Não sabe como começar? Não tem o conhecimento necessário? Esse post sobre como manter-se motivado pode te ajudar.
  • Devemos lembrar sempre, que mesmo que cuidemos da nossa saúde física e mental, mesmo que nos mantenhamos motivados, ainda sim podemos passar por momentos de baixa energia. Isso porque nosso nível de energia varia ao longo do dia, é fisiológico. Então, entender e aprender a gerenciar seus níveis de energia também é importante. Veja aqui como funcionam os picos de energia.
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Foto de Igor Son on Unsplash

Atenção

Eu já falei muito aqui no blog sobre a importância da concentração e do foco. Somos condicionados a ser multitarefa e ensinados que fazer várias coisas ao mesmo tempo é sinônimo de produtividade. A realidade é exatamente o contrário: ser multitarefa é prejudicial por vários motivos, dentre os quais, a multitarefa treina o cérebro a não focar em uma única coisa por muito tempo.

A dificuldade de manter a atenção focada é comum quando se tem muitas coisas para fazer. Ela também acontece quando somos constantemente distraídos, fazendo mil e uma coisas sem importância e no final do dia percebemos que não avançamos em nossas tarefas mais importantes.

  • Atenção está diretamente relacionada ao foco. Você precisa ter a capacidade de se manter concentrado e dedicado à tarefa importante que está fazendo. Veja aqui algumas dicas de como melhorar sua concentração.
  • É importante eliminar as distrações e interrupções: desligue quaisquer notificações de mensagens e e-mails, silencie o celular, bloqueie as redes sociais. Faça de tudo para eliminar os ladrões de tempo, aquelas atividades que tiram sua atenção e gastam seu tempo de forma desnecessária.
  • Tenha metas claras e objetivos bem definidos. Saber onde se quer chegar ajuda muito a se manter focado nas tarefas.

Será que eu consegui deixar claro que ser produtivo não tem que ser algo confuso, complicado ou trabalhoso? São estes os três itens fundamentais a serem gerenciados para que você alcance os resultados que deseja: ter tempo para fazer o que é necessário, ter energia para fazê-lo e focar sua atenção nisso.

Qualquer método que você escolha (dentre os inúmeros que eu já trouxe aqui no blog, os que ainda não falei e o que ainda vou falar) tem que ser usado para resolver um desses problemas: falta de tempo, falta de energia ou falta de atenção. Claro que você pode combinar mais de um método para resolver mais de um problema. Mas já que a ideia é simplificar, que tal lidar com uma coisa de cada vez? Como eu disse no começo do post, identifique sua maior dificuldade e cuide dela. Depois, se for necessário, trate dos demais problemas.

Aqui também fica fácil de entender algo que eu sempre digo: não existe um método ideal de produtividade. Tudo depende da sua necessidade. Em alguns momentos podemos estar sem tempo, em outros sem energia ou sem atenção. Minha maior dificuldade atual é a falta de atenção. Estou com várias ideias novas e vários projetos na cabeça, tenho tempo e energia, mas não tenho conseguido focar como gostaria e as coisas tem andado mais devagar do que eu esperava. Então, tenho usado métodos que me ajudem a me manter concentrada.

E vocês, como estão? Qual a maior dificuldade que tem enfrentado? Falta tempo, energia ou atenção? E como tem feito para resolver isso? Me contem nos comentários! E se você é um dos que fica perdido na hora de escolher um método me digam se as coisas agora ficaram um pouco mais claras.

Até mais,

Juliana Sales.

17 comentários sobre “Os 3 fundamentos da produtividade

  1. Em minha opinião é fundamental saber administrar o tempo, achei muito boa a dica de delegar tarefas. Não adianta ficar sobrecarregado com tarefas que nem sempre precisam ser executadas por si próprio, mas que podem ser distribuídas. Assim também sobra tempo pra recarregar as energias e gastá-las com tarefas realmente primordiais.

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    • Você tem razão Patrícia, o primeiro pilar a se prestar atenção quando se quer ser mais produtivo, é a falta de tempo. Dificuldade de administração do tempo é o problema mais comum para quem não consegue ser produtivo. E saber delegar é fundamental.

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  2. Esse post é pra mim..rs Já cheguei a comentar aqui no seu blog que tantas formas de organização me deixam confusa e não consigo aplicar nenhuma.
    Mas tenho como meta para esse mês que esta entrando sentar pensar na minha organização pessoal, do blog e financeira. Vou estipular tempo e prazos e serem seguidos e cumpridos.
    Ótimo post como sempre.

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    • Espero que o post tenha te ajudado então Cilene. Sucesso com a sua meta de organização, espero que os post aqui do blog possam te ajudar. Precisando de uma dica, é só falar.

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  3. Oi adorei o post de hoje! Esclarecedor!!! Sabe as vezes me falta energia, penso, se tenho que organizar tenho que parar, aí vou perder tempo, então não planejo e sigo em frente… Falta coragem para parar e planejar e resumo isso em energia, estou tão cansada ultimamente…Mas gostei muito de um post seu falando das listas, elas me ajudam muito!!!
    Abraços

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    • Fico feliz que tenha gostado Ale. A falta de energia é complicada mesmo, as vezes ela nos pega de jeito. Mas tente trabalhar a sua motivação, se você quer começar a se organizar, foque no porque quer fazer isso e no quanto vai te ajudar. Vi seu comentário no post sobre listas, elas são muito úteis mesmo.

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  4. Antes de comentar sobre o conteúdo do post, acho que nunca elogiei o quanto a estrutura que você monta. É sempre fácil de entender, com uma design “limpo” hehe. Eu adoro!
    Agora, sobre o post, uma coisa que tem diminuído minha produtividade é a falta de energia. Acho que por tudo que anda acontecendo… eu tô muito pilhada. Ao mesmo tempo que eu me permito esse lapsos de tempo, é frustrante ficar um dia sem fazer muita coisa. Mas eu vou ficar, e a primeira coisa que pretendo fazer é parar de dormir tanto (porque dormir muito me deixa mais cansada!).
    Estou tentando me organizar da melhor forma possível, mantendo o foco (o que é bem difícil haha).
    Adorei o artigo ❤

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    • Oi Luana, fiquei feliz com o elogio. A minha intenção é que fique mesmo fácil de entender e bem simples. Como eu disse em um outro comentário, a falta de energia as vezes nos pega de jeito mesmo. E realmente, a situação anda bem estressante e a falta de energia tem um componente psicológico importante. Eu também me permito o que eu chamo de “dias inúteis”, onde eu fico meio que só procrastinando. Antes eu me sentia culpada também, mas agora eu entendo que preciso respeitar o que meu corpo e minha mente pedem e tem dias que as coisas não rendem mesmo, e tá tudo bem.

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  5. Oi Ju!
    Acho que esse foi dos posts que mais gostei aqui do blog, de todos que já li! Ver o assunto com base nesses três fundamentos ficou bem claro pra mim e me fez pensar as coisas por outro ângulo.
    Depois que comecei a me organizar melhor, consegui perceber que algumas atividades fluem melhor, mas o principal fator que me emperra, várias vezes, para além da falta de tempo e da dificuldade em conciliá-lo, é a energia. A disposição que tenho para realizar as tarefas, de fato, e a motivação pra cada uma delas. Quando consegui estabelecer alguns critérios mais claros pra esse fim de ano, de quais pontos eu queria alcançar, ficou até mais fácil me motivar, listar o que precisa ser feito e ir riscando ponto a ponto a medida que realizo.
    Acho que minha motivação falhava, muitas vezes, exatamente porque tudo era importante, tudo era necessário e essencial. Como estabeleci prioridades das prioridades, estou trabalhando bem melhor e conseguindo fluir com os projetos, porque consigo ver que tudo é alcançável e isso me motivo. Claro que esse comentário ficou confuso, mas uma coisa está tão alinhavada à outra, que acaba formando um ciclo, quando todos estão ajustados, seguem sem problemas.
    xoxo

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