Como gerenciar tarefas urgentes e importantes

Ser produtivo tem tudo a ver com saber gerenciar o seu tempo. Com ser capaz de equilibrar nosso dia a dia de forma a conseguirmos fazer nossas obrigações, nossas tarefas e ter tempo para o descanso. Entretanto, isso parece cada vez mais difícil a medida em que sentimos ter mais tarefas e menos horas no dia para realizá-las.

Muita gente também não consegue de fato melhorar sua produtividade porque confunde estar ocupado com ser produtivo. Esse é um dos maiores mitos da produtividade e eu já disse várias vezes por aqui que ser ocupado não tem nada a ver com produtividade. Alguém produtivo pode ocasionalmente ficar ocupado mas quem vive ocupado raramente é produtivo.

A forma pela qual deixamos o estado da ocupação e passamos para o estado de produtividade é gerenciando bem nosso tempo e isso passa por gerenciar bem nossas tarefas. Existem diversos métodos e técnicas para isso, eu mesma já apresentei vários aqui no blog (tem esse post, por exemplo, com 5 maneiras simples de organizar as tarefas). Mas o que acontece é que ao tentar administrar suas tarefas, as pessoas podem cometer um erro que acaba por comprometer todo o processo.

Esse erro é organizar suas atividades e planejar a execução sem diferenciar as tarefas urgentes das importantes. Eu já falei um pouco sobre esse dois tipos de tarefas no post sobre como definir suas prioridades. Lá eu expliquei sobre a Matriz de Eisenhower, que ajuda a classificar nossas tarefas em urgentes/não urgentes e importantes/não importantes.

De forma simplificada, tarefas urgentes são aquelas que não podem ser adiadas. Elas tem prazos apertados a serem cumpridos ou a realização de outras tarefas depende de sua conclusão ou podem trazer grandes problemas se não forem feitas. Urgência tem haver com o quão rápido uma tarefa precisa ser realizada. É algo que não pode ficar para depois. Tarefas importantes são as que tem algum significado, estão relacionadas com metas e objetivos. Elas entregam resultados que contribuem com nossos propósitos, fazem parte dos projetos de longo prazo. Importância se relaciona com o quanto uma atividade é relevante.

Dwight D. Eisenhower, criador da matriz que leva seu nome, já dizia: o que é urgente raramente é importante e o que é importante quase nunca é urgente. A verdade apresentada por essa frase é clara: tarefas urgentes não vão te ajudar a alcançar seus objetivos, porque elas não são importantes. E as tarefas importantes devem ser planejadas com cuidado justamente por causa de sua importância, para que não se tornem também tarefas urgentes, criando um estresse desnecessário.

Matriz de Eisenhower

Exemplo de uma Matriz de Eisenhower (adaptado de LP Produtividade e James Clear)

Mas nada é tão simples assim, certo? Enquanto lê o post você deve estar pensando nas tantas urgências que tem para resolver, no vários “incêndios para apagar”, nos mil e um imprevistos que surgem o tempo todo. A maioria das pessoas hoje passa o dia resolvendo urgências e acaba ficando sem tempo de fazer as coisas realmente importantes. Por isso tanta gente se sente improdutiva.

Outro lado da questão é que, por mais que as tarefas importantes muitas vezes não tenham um prazo definido, algumas delas tem sim uma data limite em que devem ser feitas. Porém, como vivemos o tempo todo só realizando tarefas urgentes, essas tarefas importantes acabam com o passar do tempo se tornando urgentes e assim nunca saímos desse círculo vicioso.

Viver sempre tendo que solucionar urgências pode ser muito estressante. Além do fato de que a chance de acontecerem erros e confusões é bem maior. Não é agradável trabalhar sempre com o prazo apertado ou estourado, isso cria uma pressão extra que tende a se refletir em um trabalho de baixa qualidade e sujeito a erros.

Como sair então desse círculo vicioso? Não dá para simplesmente ignorar as urgências e se dedicar só ao que é importante, certo? Errado. Dá sim. Não de um dia para o outro, claro. Mas com planejamento e com clareza em relação as suas tarefas dá sim para sair dessa rotina eternamente cheia de assunto urgentes.

O primeiro passo é identificar todas as suas tarefas. Faça uma lista simples, anote tudo o que você precisa resolver, tudo o que deve ser feito. Depois analise com calma cada uma das tarefas e determine se elas são urgentes ou importantes. Esclareça também o quão urgentes e o quão importantes elas são.

Como já dito, as tarefas importantes estão relacionadas aos seu objetivos e metas. Obviamente você deve ter bem determinados quais os seus objetivo e metas. Considerando que você saiba exatamente quais são seus planos de longo prazo, quaisquer tarefas relacionadas a eles são importantes. Claro, alguns projetos provavelmente serão mais importantes que os outros, segundo critérios absolutamente pessoais.

As tarefas urgentes, por outro lado, requerem um pouco mais de cuidado. Quando estamos a muito tempo imersos nesse mar de urgências tendemos a achar que tudo é para ontem. Então precisamos avaliar com mais critério o que é realmente urgente, o quão inadiável cada tarefa é. Se pararmos para pensar e avaliarmos com cuidado, perceberemos que muitas coisas que classificamos como urgentes, na realidade não são tão urgentes assim. E mesmo algumas das que são podem ser renegociadas ou até mesmo delegadas, de forma que o peso da urgência saia de nossos ombros.

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Foto de rawpixel em Unsplash

Então,  para escapar do círculo vicioso da urgência e da falta de tempo para o  importante precisamos analisar cuidadosamente cada uma das nossas tarefas e identificar quais são urgentes e quais são importantes. Seja sincero e analise com calma.

Ao passar todas as tarefas urgentes pelo filtro do bom senso, você terá aquelas que, indiscutivelmente, precisam ser feitas o mais rápido possível. Dedique seu tempo a elas. Estabeleça um cronograma com todos os prazos e fique atento a eles.

Paralelamente você vai precisar começar a se planejar. Sim, lembre-se que para que as suas tarefas importantes não se tornem também urgentes você precisa planejá-las e garantir que haverá tempo disponível para se dedicar a elas. Quando você filtra o que é realmente urgente e vai executando essas tarefas ao mesmo tempo em que planeja suas próximas atividades para impedir que elas se tornem urgentes, a tendência é que a quantidade de tarefas urgentes diminua significativamente.

Com o tempo você passará a dedicar a maior parte do seu dia as tarefas importantes. Isso porque você se planejou para realizá-las. Claro que é impossível se livrar 100% das urgências. Inevitavelmente surgirão coisas que demandam sim sua atenção imediata e você precisará fugir um pouco do seu planejamento para realizá-las.

Só não se esqueça que essa deve ser a exceção e não a regra. Analise sempre com cuidado cada urgência que chega até você, avalie se realmente não pode esperar um pouco ou mesmo se não pode ser delegada. Essa análise é fundamental para que você não caia de novo no turbilhão de que tudo é urgente. E claro, permita que seu planejamento seja flexível. Planejar é saber lidar com os imprevistos de forma que eles não atrapalhem o andamento dos seus planos e projetos.

Ter esse percepção do que é urgente e do que é importante é algo que me ajuda muito a manter meus projetos em andamento e evitar gastar meu tempo com tarefas sem importância. Ainda acontece de vez em quando de eu me perder um pouco no planejamento e me deparar com uma lista de urgências. Mas agora eu consigo lidar melhor com isso justamente fazendo essa analise das tarefas e adiando/delegando o que é possível, atendendo as urgências e me organizando para voltar a me dedicar ao que é de fato importante.

No começo minha maior dificuldade era aceitar que algumas tarefas podem sim ser deixadas para depois e não tem nada de errado com isso. Acredito que outras pessoas possam ter essa dificuldade também. É meio incômodo olhar para uma tarefa e simplesmente dizer: “não vou fazer isso agora”. Mas é tudo uma questão de trabalhar sua mentalidade para entender que aquilo está sendo adiado porque agora seu tempo precisa ser direcionado para algo mais importante.

Vocês separaram suas tarefas em urgentes e importantes? Senão, acham uma boa ideia? É algo simples, mas eu vejo na prática, no meu dia a dia, que funciona. Acham que teriam essa dificuldade de aceitar que algumas tarefas podem ser adiadas? Algumas pessoas também tem dificuldade para delegar.  Me contem como funciona para vocês.

Até mais,

Juliana Sales

23 comentários sobre “Como gerenciar tarefas urgentes e importantes

  1. Olá!!

    Eu realmente tenho dificuldades de deixar algumas coisas para depois, de reconhecer que podem esperar. Fora que todo dia vai acontecer algo urgente, comigo está assim e eu sempre acabo meu dia com aquela sensação que faltou algo.
    Gostei muito do post, sei que é bem difícil mudar os hábitos, mas quero ver se consigo me organizar melhor quanto a isso.

    bjs
    Fernanda

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    • Fernanda, é bem difícil mesmo admitir que existem coisas que podem sim esperar. Mas sempre pode acontecer de aparecer algo urgente, por isso é fundamental perceber o que é mesmo urgente,de verdade, que não pode esperar de jeito nenhum. Senão a gente vive sempre nesse estresse de que toda hora surge algo urgente para resolver.

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  2. Também tenho uma certa dificuldade em deixar de fazer algo importante, saber discriminar o que é realmente urgente e o que pode esperar. Conseguindo fazer essa separação com certeza a realização das tarefas flui mais facilmente, preciso trabalhar mais isso em mim.

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    • Realmente Patrícia, a gente vive em uma sociedade que parece que tudo tem que ser pra onde. Acho que por isso essa dificuldade que nós temos de entender e aceitar que algumas coisas podem esperar.

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  3. Tenho muita dificuldade em fazer essa separação por categorias, como mostrou no post. Sempre que leio alguma coisa desse estilo decido que irei fazer, mas acabo adiando, por falta de compromisso mesmo. Tenho certeza que as coisas seriam mais fáceis se seguisse esse esquema. Quem sabe ano que vem me animo e realizo – o.

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  4. É, eu tenho aprendido aos poucos que gerenciar tempo é muito importante! Na verdade, eu já sabia! Só estava deixando de lado um pouco. Andei meio desleixada, sabe?! Mas 2018 acho até que com o instinto de criar o Café com Leitura Blog, se tornou um ano muito bom nesse sentido! Gerenciei mais tudo que fiz, e consegui alcançar várias metas! E conheci seu blog… Só não deu muito para deixar de procrastinar! Haha!
    Mas fiquei no lucro ainda assim! Belo post! Grata! Beijos!

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    • É assim mesmo Ana Cláudia, a gente sabe que é importante, mas as vezes dá um desanimada né? Acontece com todo mundo. Mas se a gente não gerenciar o nosso tempo, não consegue gerenciar direito mais nada! Fico feliz que o blog tenha te ajudado nesse sentido! 🙂

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  5. Buongiorno Juliana…

    Bem, meu processo de organização (acho que já comentei aqui) é de acordo com o meu ritmo. Listo o que eu preciso fazer, estabeleço os prazos e pronto. Não gosto de urgências. Tenho horror a coisas que precisam ser feitas para ontem. Me causa preguiça-cansaço-desânimo. Gosto de preparar propostas, elaborar projetos e preciso de tempo para realizar isso. Então procuro trabalhar com margens de segurança, mas a minha atividade permiti isso.

    bacio

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    • Eu também não gosto de urgência Lunna, me irritam um pouco. Mas admito que mesmo assim é um pouco difícil desapegar da ideia de que tudo tem que ser feito logo. Claro que o planejamento ajuda demais, mas sempre tem aqueles imprevistos que a gente jura que não podem esperar, mas se pensarmos um pouquinho veremos que pode sim. E para que trabalha de forma autônoma, é mais fácil ter essa margem de segurança, que muita vezes quem tem um chefe pouco organizado não consegue. Enfim, por outros comentários que já fez aqui, eu gosto muito do seu processo de organização.

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  6. Eu tenho certa dificuldade com coisas que não são urgêntes ou importantes porque deixo tudo pra depois rs e dai acaba que ficou louca pra fazer tudo correndo. Mas quando estou precisando me organizar muito, pois já estou no limite, gosto do método da lista e separar o que tem que ser hoje e até os períodos, manhã, tarde e noite. Acabo me desafogando.

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    • Tem os dois lados da moeda Cilene, quem acha que tudo é urgente e quer fazer tudo ao mesmo tempo agora e quem deixa tudo para depois. O ideal é o equilíbrio, né? Essas listas com prazos podem ajudar muito mesmo.

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  7. Oi Juliana!
    No meu trabalho é algo que eu faço sim, mas não na minha rotina de vida pessoal.
    No trabalho funciona super bem, claro que alguns dias são mais caóticos e, às vezes, as urgências aparecem e atrapalham um pouco o fluxo das coisas, mas, no geral, eu tento sempre fazer uma lista por grau de importância e ir cumprindo as tarefas. Assim, elas continuam a caminhar mesmo que aparecem os habituais e indesejáveis pepinos/abacaxis/incêndios… rsrs
    De toda forma adorei o post, deixou as ideias bem claras e acho que me fez pensar que eu deveria adotar algumas dessas ideias também para as tarefas pessoais.
    xoxo

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    • Oi Rê! Então, eu também comecei a fazer isso com as coisas de trabalho/estudo e quando vi que as coisas fluíam melhor passei a usar na vida em geral. Talvez seja uma boa ideia começar com o trabalho. Apesar que muita gente acha difícil adiar qualquer coisa no trabalho e mais fácil adiar coisas pessoais. Enfim, é questão de testar, eu acho, e ver como funciona melhor para cada um.

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  8. Realmente estar ocupado não significa estar sendo criativo…Essa precisei planejar realmente o tempo, pois, deixei acumalar coisas de semanas anteriores…Diminuir o tempo nas redes sociais já ajudou bastante…
    Abraços

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