Modelo Natural de Planejamento: aprenda como funciona e realize seus objetivos

Muito se fala nessa época (inclusive aqui no blog) sobre metas. Mas enquanto grande parte das pessoas fala somente em resoluções, em ideias abstratas que com o passar dos dias acabam ficando esquecidas, eu gosto de falar de metas que se convertem em objetivos, que são planejadas e executadas dia a dia, a fim de serem de fato alcançadas.

Eu já falei algumas vezes no blog (por exemplo, aqui e aqui) sobre como é possível trazer suas metas para a sua rotina, para que elas sejam realmente concretizadas. E eu sempre digo que algo fundamental para realizar uma meta é um bom planejamento.

Hoje eu quero falar sobre um conceito que faz parte da metodologia GTD e é explicado por David Allen no seu livro sobre o método “Getting Things Done: A arte de fazer acontecer“. Trata-se do Modelo Natural de Planejamento ou, simplesmente, MNP.

David Allen defende que nosso cérebro tem uma forma natural de planejar as coisas que, na realidade, é a forma mais lógica e prática de planejar qualquer tarefa. O problema é que a maioria das pessoas em vez de seguir essa forma natural, tende a planejar de forma reativa, “antinatural”. Ele aponta que as pessoas simplesmente não planejam, e quando surge um problema ou alguma crise, o instinto imediato é agir, “fazer alguma coisa” para lidar com a situação. E o erro é justamente esse: não se deve começar a agir sem saber qual seu objetivo, onde se quer chegar, que resultado se quer obter. Agir por agir, além de não ser a melhor escolha, normalmente faz com que fiquemos rodando em círculos, sem sair do lugar. Temos aí a figura daquela pessoa que está sempre ocupada, mas não é produtiva.

A forma natural de se planejar, a forma como nosso cérebro espontaneamente funciona é a melhor porque é a mais lógica. Esse processo é composto por cinco fases:

  1. Definir o objetivo e os princípios;
  2. Visualizar o resultado;
  3. Fazer um brainstorm;
  4. Organizar;
  5. Identificar as próximas ações.

São essas cinco fases que irão compor a chamada técnica de Planejamento Natural. Vamos entender melhor cada uma das etapas.

Definir o objetivo e os princípios

Logo no começo fica fácil perceber porque o MNP é natural e lógico. A primeira etapa para começar o planejamento de qualquer coisa é saber porque tal coisa precisa ser feita. Ou seja, qual o objetivo, o que se deseja obter. Seu objetivo é a sua intenção, a justificativa de porque você deverá executar determinadas ações.  Um exemplo simples: se você precisa planejar uma viagem, seu objetivo é o que te levou a precisar fazer tal viagem. Pode ser uma viagem de férias, de trabalho, para visitar alguém. Ter isso em mente, esse objetivo, é fundamental durante todo o processo de planejamento.

Para definir seu objetivo, você precisa ser perguntar: “por quê?”. Por quê vou fazer essa viagem? Por que quero começar esse projeto? Por quê preciso marcar essa reunião? Isso é essencial porque é o que determina o sucesso ou não das suas ações. Se você não sabe porque está fazendo alguma tarefa, como saber se ela está sendo bem feita, ou mesmo se ela é realmente necessária? David Allen diz: “o objetivo define o sucesso”. Se você não sabe onde quer chegar, como saber se foi bem sucedido ou não? Saber exatamente qual o objetivo ajuda a nos mantermos motivados, melhora o foco e define critérios que facilitam a tomada de decisões.

Os princípios são os limites do seu planejamento. São aqueles parâmetros que ajudam a tomar decisões. Em se tratando de uma viagem podem incluir a data que você precisa/pode viajar, quanto pretende gastar, se terá ou não companhia. Geralmente nosso princípios agem de forma inconsciente e nem percebemos que nos baseamos neles para tomarmos decisões. Se você está planejando uma viagem de férias, o valor a ser gasto pode ser fator determinante para a escolha entre duas opções. Isso porque  você estabeleceu, mesmo que inconscientemente, o princípio de não gastar mais de x reais.

papeis anotacoes canetas coloridas celular monitor

Foto de William Iven em Unsplash

Visualizar o resultado

Enquanto que o objetivo representa o seu “por quê”, o resultado é o seu “o quê”. Essa visão de como será quando o seu objetivo for alcançado, é o seu resultado. Em se tratando de uma viagem, o resultado é a viagem em si. Em que hotel vai ficar, o que quer comer, quais lugares quer visitar.

Ter definido de forma clara o resultado que ser quer obter é um modo eficiente de manter o foco e até de ajudar a enxergar melhor o que e como as coisas devem ser feitas para chegar lá. Quanto mais você visualiza e entende qual resultado quer obter, melhor você consegue traçar os caminhos e determinar as ações para chegar até lá.

David Allen aponta que existem três etapas para desenvolver um visão do resultado que se deseja: 1) visualizar o projeto em um ponto além da data de conclusão; 2) imaginar um sucesso retumbante (deixar de lado o “e se…”); 3) situar corretamente características, aspectos e qualidades. Ele afirma ainda que quando as pessoas se concentram em uma imagem de sucesso de seu projeto, elas se sentem mais motivadas e entusiasmadas.

Fazer um brainstorm

Usando o exemplo da viagem, se na sua visualização de resultados você chegou em um cenário de quer ficar em um hotel com determinadas características, fazer determinados passeios, comer determinadas coisas, automaticamente sua mente já está fazendo um brainstorm para entender como atender tais expectativas. Seu cérebro começa a naturalmente produzir algumas questões: como encontrar o hotel ideal? pedir indicações a amigos? procurar na internet? como escolher os passeios? quais os horários e quanto tempo leva para cada um? quanto vou precisar me deslocar? quais restaurantes servem o tipo de comida que quero comer?

Isso é o brainstorm, o “como” fazer para atender o seu “o quê”, ou seja, ou que precisa ser feito para alcançar o resultado que você deseja. E aqui fica ainda mais explícito o quanto é importante visualizar de forma clara o seu resultado. A questão é que, dependendo do tamanho do seu projeto, você precisa tomar um maior cuidado com seu processo de brainstorm.

Veja bem, todos nós fazemos esse processo naturalmente o tempo todo. Se você vai receber alguém para jantar em sua casa, mentalmente você analisa o que vai fazer para comer, se você mesmo vai cozinhar, contratar alguém, encomendar alguma coisa, o que vai ser consumido, que horas precisa chegar em casa, esse tipo de coisa. Se tem um telefonema a fazer, avalia o que precisa dizer, quais argumentos usar, quais informações apresentar. Mas essas são situações cotidianas. Para uma viagem, um projeto maior, de longo prazo e que envolve outras pessoas, o brainstorming precisa ser melhor estruturado, através de algumas técnicas que garantam que nenhuma ideia será esquecida, nenhum aspecto será negligenciado, nenhuma boa inspiração será perdida. Uma ferramenta interessante para se fazer um brainstorm é o mapa mental.

Organizar

Um dos princípios do brainstorm é não se limitar quanto as ideias que surgem. As questões, propostas e opiniões que vão aparecendo não devem ser ordenadas, avaliadas ou criticadas. Todas devem ser simplesmente anotadas. Só depois de terminado o processo de brainstorm é que as ideias produzidas serão classificadas, alinhadas e priorizadas.

A orientação é organizar de forma lógica quais coisas devem ocorrer para se chegar ao resultado. O que deve ser feito primeiro, o que depende de alguma ação anterior, o que precisa de apoio de outras pessoas. Normalmente a organização é feita por componentes (logística, lugares, pessoas, recursos), por prioridades (o que é fundamental saber ou fazer para se iniciar o projeto, por exemplo) e por sequência de acontecimentos (o que deve ser feito primeiro, o que vem depois).

Para David Allen, os elementos básicos desse processo de organização são: identificar as peças significativas; classificar (por um ou mais) componentes, sequência ou prioridade; detalhar até o nível necessário.

planner anotacao grafico fluxograma

Foto de rawpixel em Unsplash

Identificar as próximas ações

Até aqui, se trata puramente de trabalho mental: você define o objetivo, visualiza o resultado, faz um brainstorm e organiza as ideias. Mas como eu não me canso de dizer: de nada adianta planejar e não executar. Nessa última etapa é onde o planejamento termina e ação começa.

É aqui que você começa a trabalhar para atingir seu objetivo. O fato é que, muitas vezes, após organizar o resultado do brainstorm você tem em mãos um projeto quase que totalmente estruturado. E dependendo de qual seja o seu objetivo, esse projeto pode ser bem complexo, composto de diversos subprojetos, demandando vários recursos, pessoas, conhecimentos. Muitos podem se sentir paralisados diante de tantas coisas a serem feitas. E é aí que está a importância dessa última fase do MNP: identificar sempre quais devem ser as suas próximas ações.

E nem é tão difícil quanto parece. Se você tem o projeto organizado e estruturado, olhe para ele e se pergunte: qual a primeira coisa que eu preciso fazer para que este projeto saia do papel e comece a andar? Não precisa pensar a sequência de ações, o que vai precisar futuramente, as tarefas que virão a seguir. Identifique apenas a primeira ação, o primeiro passo, e faça.

Claro que pode acontecer de ser algo que você não pode fazer exatamente agora. Mas aí entra a forma como você gerencia as suas tarefas como um todo. Se você identifica a ação, mas não pode fazer agora por qualquer motivo, você deve incluí-la no seu sistema de gestão de tarefas. A forma como isso é feito depende obviamente de como é o seu sistema de gestão: você pode colocar um lembrete no celular, fazer uma anotação na agenda, marcar um dia e horário específico no calendário. Vale lembrar que se essa ação for relativamente simples e rápida (mandar um e-mail, fazer um telefonema) faça agora, não adie com a desculpa de que não tem tempo.

A partir daí é um processo sequencial. Concluída a primeira ação, analise novamente o projeto e identifique qual a próxima coisa a ser feita. Depois de concluída, defina outra vez a próxima ação e assim sucessivamente, até o fim do projeto. Claro que nem tudo são flores: muitas vezes saber qual a próxima ação não é suficiente para fazê-la. Você pode, por exemplo, precisar de recursos dos quais não dispõe no momento (seja tempo, dinheiro, conhecimento). Nesse caso, planeje-se e identifique o que é necessário para obter tais recursos. A mesma técnica MNP usada para o planejamento do projeto principal pode (e deve!) ser usada aqui para planejar os subprojetos e projetos menores: objetivo, resultado, brainstorm, organização e próxima ação.

Sei que muita gente tem um pé atrás com a palavra planejamento: parece algo complicado e trabalhoso. Mas vocês percebem o quanto essa forma de planejamento é intuitiva? Fazemos isso o tempo todo, com os pequenos acontecimentos do nosso dia a dia. O segredo é levar isso para planejar nosso grandes projetos e objetivos, de forma mais estruturada.

Planejamento é um assunto que eu adoro, então me contém: como vocês se planejam? Usam alguma técnicas, meio que seguem esse planejamento natural ou não planejam nada? Acho muito válida essa nossa troca de ideias que acontece nos comentários e nos e-mails.

Até mais,

Juliana Sales.

18 comentários sobre “Modelo Natural de Planejamento: aprenda como funciona e realize seus objetivos

  1. Oi, Juliana!!

    Que post!!
    Eu até fazia planejamentos, mas como quase sempre acontecia as coisas pelo meio do caminho e eu não sabia como lidar, acabei deixando de lado e hoje eu não faço mais metas ou mesmo planejamentos.
    Gostei desse método, achei bem organizadinho e não é difícil. Vou tentar me planejar melhor para esse ano.

    bjs
    Fernanda

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    • Olha que interessante Fernanda, é justamente essas coisas que surgem pelo caminho que me fazer ter mais necessidade/vontade de me planejar! Porque com tudo planejado eu lido com esses imprevistos de forma bem mais tranquila. Esse método é bem fácil mesmo, espero que ele te ajude com o seu planejamento!

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  2. Sei que já falei mas tenho muita preguiça de planejamentos!
    Esse ano resolvi fazer um planner, por enquanto estou usando e gostando, vamos ver quando realmente começar a correria ainda vai ser funcional.
    Abraços

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    • E eu não consigo viver sem me planejar! Sem planejamento eu fico perdida no meio das coisas, fico sem tempo, não sei lidar com imprevistos… Acho incrível como as pessoas funcionam de forma diferente. E tomara que seu planner continue sendo funcional pra você!

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  3. Não sigo técnicas de planejamento, minha organização é meio que intuitiva, por isso achei esse métido bem bacana. É descomplicado e fácil de seguir. Vamos ver se nesse ano consigo me planejar melhor. Bjs, ótimo post como sempre!

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  4. Adorei essa técnica. Eu estou bastante focada nas minhas metas esse ano porque eu quero provar para mim mesma que tudo é possível desde que a gente tenha foco e planejamento, por isso, seu post foi muito útil para que eu possa aperfeiçoar a minha estratégia de realização ❤

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  5. Adoro seus posts! Definição dos objetivos e metas é algo que faço, porém em princípio, me sinto um tanto confusa porque minha cabeça gira o tempo inteiro em torno de ideias! Hahaha! Mas, mesmo traçando tudo em papel, costumo fazer um mapa mental. acho que me ajuda a me organizar! Você, como sempre, arrasando! Beijos!

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    • Ana Cláudia, obrigada! Fico feliz que goste dos posts!Antes de passar tudo para o papel eu também fico um pouco perdida com minhas metas, é muita coisa na cabeça, né? Mas só parar pra escrever já me ajuda demais a esclarecer as coisas. E o mapa mental é mesmo uma ótima ferramenta para ajudar com isso.

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  6. Oi Juliana… li seu post três vezes hoje, tentando traçar um paralelo entre a minha realidade e a linha de raciocínio de seu texto. Hoje estive um pouco dispersa… deve ser esse calor horrível que se estabeleceu por aqui. Credo.
    Mas, vamos lá… eu sempre trabalho a partir de algo pré-concebido, no caso do meu lado Editora. Preciso do texto do autor. Irei ler inúmeras vezes e nesse processo, começo a risca-rabiscar até encontrar um caminho para o processo criativo, quando me preparo para elaborar a parte artesanal.
    A parte escritora vive de estalo (como agora em que começo a planejar meu próximo romance) pesquiso e pesquiso, entrevisto pessoas e o universo inteiro conspira a meu favor. Tudo que se aproxima de mim é nesse sentido. Adoro e deixo acontecer. Tomo nota de tudo e vou escrevendo notas esparsas que quando reunidas numa manhã de sábado, faz sentido ou não. rs
    Meio insano, certo,? Mas é assim que eu aconteço-funciono. rs

    bacio

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    • Oi Lunna! Eu sempre gosto quando você conta mais sobre a forma como você se organiza por aí. De fato, acho muito interessante esse paralelo que você faz entre as técnicas/dicas que eu falo por aqui e a sua realidade e a sua forma de lidar com tarefas, metas e projetos. Você sempre me mostra um ângulo diferente das coisas.

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  7. Oi Juliana!
    É engraçado como às vezes tomamos esses caminhos sem perceber, como você apontou ser o caminho natural que a mente percorre.
    Depois que passei a ler mais conteúdo sobre organização e tudo que a rodeia (especialmente graças ao conteúdo aqui do blog), eu consigo fazer um planejamento melhor. Isso principalmente em relação à projetos maiores e de maior prazo, que preciso fazer num período longo e que depende da minha dedicação mais frequente. Isso porque já consigo perceber melhor o que me trava, o que me toma sem tempo sem necessidade e o que eu consigo adaptar das dicas para o meu dia a dia. Até mesmo para a escrita, quando planejo e listo o que preciso fazer, desenvolver, sinto que tem um rendimento e crescimento sem igual. Achei que o post fez uma apresentação ótima do tema! ❤
    xoxo

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  8. Uso o GTD desde 2014 e foi algo que mudou minha vida para melhor. No meu caso, nem todo planejamento de meus projetos registram as 5 etapas do planejamento natural. No entanto, duas delas são essenciais: O resultado desejado e a próxima ação. Sempre estão lá porque são “os olhos e os pés” do projeto. Parabéns pelo post e por divulgar o GTD!

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    • Olá Tiago, obrigada! E eu concordo totalmente com você, para projetos mais simples, muitas vezes eu também acabo ficando com esses dois pontos: o resultado e a próxima ação. É o básico, porque para qualquer projeto você precisa definir onde quer chegar (o resultado) e como fazer para chegar lá (as próximas ações). Gostei muito da sua definição, realmente esses dois são “os olhos e os pés” de qualquer projeto. Obrigada pela visita!

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  9. […] Definindo da forma mais simples possível, projetos são conjuntos de ações. Tudo o que precisa de mais de uma ação para ser concluído, pode ser considerado um projeto. Um projeto pode envolver vários aspectos: definir etapas, determinar ações, estipular prazos, identificar os recursos necessários. Para o planejamento de qualquer projeto eu costumo usar o método MNP. […]

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