Como é o seu planejamento semanal?

Eu não canso de dizer por aqui que planejamento é uma parte importante da produtividade. Você pode ser produtivo (fazer todas as suas tarefas, alcançar resultados) sem se planejar? Até pode. E inclusive tem pessoas que preferem. Mas pelo que eu vejo e escuto por aí, pelas pessoas com as quais eu converso e convivo, planejamento torna tudo muito (muito mesmo) mais fácil.

Eu já falei aqui no blog sobre porque o planejamento é tão importante. De forma resumida:

  • diminui o estresse porque permite uma sensação de controle sobre nossas tarefas e sobre o uso do tempo;
  • evita a perda de prazos e o esquecimento de coisas importantes;
  • ajuda a lidar melhor com imprevistos e emergências;
  • deixamos de viver de forma reativa e passamos a pensar antecipadamente sobre o queremos/precisamos fazer.

Vejamos então como pode ser feito o planejamento semanal. No meu caso, ele está atrelado ao meu planejamento mensal, que por sua vez está atrelado ao planejamento trimestral e anual. Se você está começando agora a planejar suas atividades e não tem nenhum tipo de planejamento mais a longo prazo, tudo bem. Isso não quer dizer que você não possa planejar sua semana. O vínculo do planejamento semanal com esses planejamentos de longo prazo acontece para garantir que estamos, no dia a dia, trabalhando para atingir nossos objetivos maiores.

Se você nunca fez um planejamento desse tipo, mas ainda assim precisa de alguma forma planejar sua semana para lidar melhor com todas as coisas que precisa fazer, não há problema algum. Talvez, depois que planejar sua semana e conseguir organizar suas atividades e tarefas, sobre um tempinho para começar a pensar nos seus objetivos de longo prazo.

Esse passo a passo logo abaixo é a forma como eu faço meu planejamento semanal. Eu acho importante seguir essa ordem para que eu não me perca na hora de dividir o meu tempo entre as coisas que eu preciso fazer. Vejamos então.

Para começar, é uma boa ideia transformar o planejamento em um hábito, algo que você faz sempre e não só de vez em quando. Portanto, acho legal definir um dia específico para isso. Tem gente que prefere fazer na sexta-feira, ao fim do dia. Outros, na segunda logo pela manhã. Eu faço aos domingos. Não tem melhor ou pior, faça no dia que quiser, desde que faça sempre. Você pode até fazer uma vez na segunda, outra no domingo, outra na sexta, mas eu acredito que para quem está começando, fazer sempre no mesmo dia ajuda a consolidar o hábito.

planner lapis mesa planta

Foto de Georgia de Lotz em Unsplash

A primeira coisa que eu faço é checar quais os compromissos da semana. Aquelas coisas que tem data e horário definidos e que foram agendadas com antecedência. São consultas médicas, por exemplo, reuniões, almoços, qualquer evento previamente marcado. É importante anotar esses horários no seu planejamento (em um calendário ou na sua agenda) para deixar claro que aquele tempo já está ocupado, não é um tempo livre que você possa usar para suas tarefas ou outras atividades. Você pode colocar também aqueles compromissos recorrentes. Eu faço pilates às terças e quintas e os horários das aulas são bloqueados na minha semana para que eu não conte com esse tempo para nenhuma outra coisa. Claro que não é rígido, eventualmente podem surgir situações em que esse tempo precisará ser usado. Mas isso é exceção, até porque esse momento de praticar uma atividade física é tão importante para mim quanto qualquer outra coisa (pessoal ou profissional) que eu tenha para fazer.

A segunda coisa é ver quais tarefas tem dias específicos para serem feitas, mas não horário. No meu caso, todas as segundas eu faço o post da semana aqui para o blog, que vai ao ar as quartas. Eu posso fazer isso em qualquer horário do dia, desde que seja na segunda. Minhas sextas-feiras são geralmente mais tranquilas, então eu costumo deixar as coisas pessoais para esse dia: encontros com amigos, compras que não sejam urgentes, estudos não relacionados ao trabalho, passeios, coisas assim. Eu tenho poucas tarefas desse tipo no meu planejamento, são mais atividades relacionadas aqui ao blog mesmo, minhas atividades e compromissos de trabalho são bem distribuídos ao longo da semana e variam de uma semana para a outra. Aqui também entram prazos e datas específicas: dia de entregar algum projeto ao cliente, dia de pagar alguma conta, coisas do tipo.

Feito isso, eu identifico as tarefas que eu preciso fazer necessariamente essa semana, mas que não tem um dia definido. Por exemplo, vamos dizer que tenho uma reunião com um cliente na segunda feira da semana seguinte a atual, que eu estou planejando. Eu quero organizar a pauta dessa reunião essa semana para estar com tudo pronto na segunda feira. Eu posso fazer isso na segunda, quarta ou sexta, não importa, contato que seja essa semana. Então a tarefa “preparar pauta da reunião” vai para a To Do List da semana. E conforme a dinâmica dos meus dias, eu encaixo a tarefa em um momento oportuno.

De forma similar, o próximo passo é checar meu planejamento mensal, incluindo a To Do List, onde eu checo tarefas de projetos de longo prazo que preciso/gostaria de fazer essa semana para que meus projetos se mantenham em andamento. As vezes acontece de a semana estar cheia e eu não conseguir encaixar nenhuma tarefa dessa categoria. Não há problema nenhum, mas fico atenta para que isso não se repita com frequência, de modo que meus projetos não fiquem parados.

Uma coisa que preciso ressaltar é que eu trabalho como autônoma e home office então meu horário de trabalho é extremamente flexível. Assim, todas essas tarefas e atividades eu vou marcando ao longo da semana sem ter nenhuma restrição de horário. Na segunda-feira, que é o dia que mencionei que faço os posts do blog, eu geralmente faço isso a tarde e trabalho mais a noite, porque é o horário em que eu sou mais produtiva e escrever para o blog é algo que não exige tanto esforço de mim quanto fazer um relatório ou um orçamento para um cliente. Se você trabalhar em horário comercial fixo, tem que fazer todo esse planejamento levando isso em consideração, ponderando quais coisas você pode fazer durante o trabalho e o que precisa do seu tempo livre.

planner semanal ipad caneta

Foto de Plush Design Studio em Unsplash

Outra coisa é que se você é do tipo que só quer planejar a sua vida profissional (eu não gosto muito de separar profissional e pessoal, mas cada um faz como achar melhor) as etapas que eu citei também podem ser seguidas. Primeiro anote seus compromissos previamente agendados (dia e horário fixo), depois os que precisam ser feitos em um dia específico mas sem horário definido e depois os que podem ser feitos em qualquer dia, desde que naquela semana.

Quanto as ferramentas, é questão de gosto pessoal. Eu uso um bullet journal e uso duas páginas para o planejamento semanal. De um lado, coloco as datas e marco os compromissos e faço a To Do List, com as atividades da semana. Do outro lado, tenho a visão da semana como um todo e vou distribuindo as tarefas, levando em conta os compromissos, as atividades de trabalhos, as tarefas da To Do List. Você pode usar um planner para isso ou uma agenda comum (embora eu ache a agenda tradicional, com um dia por página, complicada para ter essa visão global da semana. Uma com visão semanal é mais indicada). Você pode usar também um aplicativo ou a agenda do Google, por exemplo.

Para terminar, duas coisas que eu acho importante ter em mente quando falamos de planejamento semanal: priorização e flexibilidade. Eu já expliquei várias vezes porque é importante saber priorizar. É importante ter em mente quais as suas prioridades na hora do planejamento semanal para saber definir quais atividades você vai fazer naquela semana, assim como para escolher qual atividade da sua To Do List você vai fazer naquele tempinho livre que sobrou. Ao identificar suas prioridades você pode até perceber que algumas coisas das sua To Do List você apenas quer fazer essa semana e não necessariamente precisa.

Quanto a flexibilidade, tem a ver com ter espaço de manobra para lidar com imprevistos. Isso quer dizer que planejar não significa encher cada minuto da sua semana de atividades de forma que se você se atrasar por 10 minutos todo o seu “planejamento” desanda. Por isso ele deve ser flexível o suficiente para lidar com atrasos e urgências. Aqui também, saber quais suas prioridades ajuda, porque te permite ver quais tarefas podem ser adiadas/remarcadas por conta de algo que surgiu de última hora e precisa ser resolvido.

Planejamento é um dos meus assuntos preferidos porque eu acho que ele ajuda muito a ser mais produtivo, a administrar melhor o tempo e a realizar as tarefas de forma mais tranquila e organizada. Me contem, como vocês planejam a semana de vocês? Pensam mais a longo prazo ou só planejam a semana mesmo? Se não planejam, por que não o fazem? Não sabem como, acham difícil ou não gostam e acham desnecessário? Me contem tudo!

Até mais,

Juliana Sales

26 comentários sobre “Como é o seu planejamento semanal?

  1. Como sou professora obrigatóriamente tenho que fazer um planejamento semanal, o que é importantissimo, pois, consigo planejar e correr atrás do que irei precisar… Já no lado pessoal, esse ano adotei um planner, que tem sido usado (por enquanto) e até que estou gostando bastante…
    Abraços

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    • Imagino que como professora o planejamento semanal seja quase obrigatório, né? Senão vira tudo uma bagunça. E o planner ajuda sim, eu já usei em alguns anos, mas prefiro mesmo o bullet journal 😉

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  2. Oi, tudo bem? Acho muito importante a utilização de planejamentos pessoais e profissionais, trabalho em uma escola onde fazendo um planejamento semanal bem detalhado, todas as segundas feiras e por isso, adotei o mesmo planejamento para minha vida pessoal. Esse ano estou utilizando um planner personalizado no lugar das agendas normais, porque estava precisando de mais espaço para anotações e organização dos meus estudos, blogs e atividades diárias, apesar dele, não está atendendo 100% as minhas necessidades está sendo muito útil.

    Beijos e Abraços Vivi
    https://resenhasdaviviane.blogspot.com.br

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    • Oi Viviane! Acho muito legal quando as pessoas começam a fazer planejamento no trabalho e depois trazem isso pra vida pessoal, porque isso mostra que o planejamento realmente ajuda muito! E pra mim também o planner funciona bem melhor que uma agenda comum, mas o bullet journal é ainda melhor. Mas isso também é muito tentativa e erro, quem sabe ano que vem você encontre um plano que te atende melhor ou então use um bullet journal.

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  3. Não faço meu planejamento semanal e vejo que se faria, minha vida seriam muito mais tranquila. Sou desorganizado em relação a isso, acho que irei seguir suas dicas e tentar me organizar melhor.

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  4. É muito difícil eu fazer um planejamento tão detalhado, até me planejo, mas de um jeito improvisado. Vejo que teria dias muito mais produtivos se me organizasse melhor, porque não é difícil, basta ter foco e incentivo pra começar.

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    • Oi Patrícia! Tem gente que funciona melhor com um planejamento mais amplo mesmo, só para ter um controle geral das coisas. Mas se você acha que seria mais produtiva fazendo um planejamento mais detalhado, tenta fazer um esforço para mudar. Assim que você começar a ver diferença na sua produtividade, já vai ser um incentivo para continuar fazendo.

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  5. Oie!
    Planejamento a longo prazo eu tenho um para um projeto, mas ainda não consegui adequá-lo à minha rotina, então estou vendo formas de adaptar e melhorar para que eu consiga caminhar com ele e com as tarefas rotineiras dos projetos imediatos.
    O planejamento da semana, geralmente é feita nos domingos ou na segunda de manhã, caso o domingo seja agitado e fora do normal e eu fique sem tempo. A parte mais importante pra mim é realmente o planejamento da semana, daí não esqueço coisas importantes e consigo conciliar o trabalho, tarefas do blog e outras coisas. 🙂
    xoxo

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    • Oi Rê! Comigo também acontece as vezes de os projetos de longo prazo ficarem um pouco esquecidos dentre as inúmeras tarefas do dia a dia. Acho que é normal, mas o que eu tento é não deixar que isso se prolongue, sabe? Se eu tenho um projeto anual, por exemplo, é ok pra mim ficar uma ou duas semanas sem mexer nele, talvez até um mês. Mais que isso já começa a me incomodar e eu revejo meu planejamento e minha rotina para conseguir encaixar no dia a dia.

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  6. Oi Juliana, boa noite…
    Acho que já comentei com você que me organizo por projetos, como aprendi ainda no colégio… traçar metas não é comigo, mas gosto de me organizar e ter aquela famosa lista de check list a cumprir. Aliás, uso essas listas para tudo: mercado (evita comprar o que não precisa), livros (leituras mensais) e por aí vai… tenho uma relação de atividades a fazer (inclusive blogues e redes sociais) e fico satisfeita quando vejo minha lista de atividades feitas e o resultado acenando. rs
    Esse é o meu ritmo de existir… nada mensal-semanal, apenas os projetos de escritas e leituras, livros a planejar, diagramar e costurar.

    bacio cara mia

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    • Oi Lunna, me lembro que você já comentou isso sim. Eu também uso muito listas, dentro dos meus planejamentos, dos projetos, das metas. Acho uma das formas mais simples e úteis de manter tudo sobre controle. O bom das ferramentas de produtividade é isso: cada um adapta para a sua realidade.

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  7. Moça, que coincidência eu ter achado esse post hoje, pois foi justamente nessa semana que resolvi testar o meu planejamento semanal. Tenho um bloquinho grande aqui de Harry Potter, e deixei o dia de hoje ajeitadinho… e foi tão bom. Não consegui cumprir tudo, mas o controle de tudo foi bem maior, como você measma disse lá no início do post. Adorei as dicas, e vou tentar usá-las de agora em diante 🙂

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    • Oi Luana, que bom que o post apareceu num momento propício. E sim, essa sensação de controle é ótima e quanto a fazer tudo, nem sempre é possível mesmo, acontece. Que bom que gostou das dicas, espero que elas melhorem ainda mais seu planejamento.

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  8. Oi! Tudo bem?
    Planejamento é algo que tomou uma importância enorme na minha vida: eu me sinto simplesmente perdida se não o faço! Parece que todas as tarefas do mundo estão prestes a cair sobre mim se eu não as tiver escrito em algum lugar, para ficarem sob controle, haha. Eu gostei muito das suas dicas e pretendo colocar algumas em prática (especialmente sobre planejamentos a longo prazo). Atualmente uso um planner, mas também já passei pelo querido bujo!
    Literalize-se

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  9. Muito grato pelas dicas. “Priorização e flexibilidade” … eu acabo flexibilizando as prioridades e vira um caos rs. Já fui mais desorganizado e quem pagava a conta era minha pobre geladeira, cheia de papel pendurado. Hoje tento me organizar mais e estou longe de onde deveria, mas com essas dicas vou chegar um pouco mais perto.
    Abraço.

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    • Flexibilizar as flexibilidade pode não ser de todo ruim Daniel. Afinal, nós mudamos e por consequências nossas prioridades também. A não ser que essa flexibilização queira dizer ter cada vez mais prioridades. Aí, no final das contas, quem tem 10 prioridades não tem nenhuma.

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