Como organizar e gerenciar seus e-mails

Quando se fala em organização, a primeira impressão talvez remeta a organização espacial: organizar sua mesa de trabalho, seus armários, seus arquivos, as gavetas, o escritório. Mas não devemos nos esquecer que a organização engloba também a vida digital: computador, e-mail, celular, arquivos, fotos, etc. Eu já falei por aqui sobre a organização digital na série de posts chamada Manual da Organização. Mas no post de hoje quero falar sobre um aspecto específico da organização digital: a gestão de e-mails.

Administrar nossa caixa de e-mails é fundamental para nos mantermos produtivos. Isso porque, sem sequer percebermos, gastamos um tempo enorme do nosso dia lendo, respondendo e pensando o que fazer a respeito dos e-mails que recebemos. O e-mail é uma das maiores fontes de distração e um grande ladrão de tempo. Gastamos desnecessariamente um tempo que poderia ser usado com tarefas realmente importantes. Justamente por isso, nossos e-mails podem ser uma fonte constante de estresse e irritação.

Diversos estudos apontam que, quanto mais tempo passamos lidando com nossos e-mails, menor a nossa produtividade e maior o estresse. Adicionalmente, também existem estudos que apontam que 28% das horas de trabalho de uma funcionário americano são gastas lendo e respondendo e-mails (veja um dos estudos aqui). Isso é resultado da cultura predominante de checar o tempo todo nossa caixa de e-mail ou correr para abri-la assim que chega um alerta de nova mensagem, o que faz com estejamos constantemente interrompendo nosso fluxo de trabalho.

Resumidamente, não é o e-mail em si que afeta negativamente nossa produtividade e sim a forma como lidamos com ele. As constantes interrupções de nossas tarefas para checar nossa caixa de e-mails tem dois efeitos negativos: perda/diminuição da concentração, uma vez que alternamos o tempo todo entre a tarefa que estamos fazendo e a leitura dos e-mails; e a perda de tempo para realizar nossas tarefas.

Usar nossos e-mails de forma produtiva envolve dois aspectos. O primeiro se refere  ao tempo gasto para acessá-los. O outro trata de forma como processamos as mensagens que e como organizamos nossa caixa de entrada.

Nesse post eu mostro a forma como eu faço isso, seguindo recomendações que eu li nos mais diversos lugares. Claro que eu fiz alguns testes até chegar na forma que funciona melhor pra mim. Eu fui lendo e experimentando dicas de diversos especialistas até chegar no que eu faço atualmente.

Vale reforçar o que eu sempre digo por aqui a respeito de organização e produtividade pessoal: não existe um jeito melhor ou um método ideal. O que funciona para alguns pode não funcionar para outros. O segredo é sempre testar e ver como as coisas funcionam para você e como se adaptam a sua rotina.

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Foto de NordWood Themes em Unsplash

Para começar, eu tenho 3 contas de e-mail: uma pessoal, uma profissional e uma para o blog. Isso é o que funciona para mim. Há quem prefira manter um conta única para tudo. A vantagem está em manter tudo centralizado. Entretanto, pode ser mais difícil de gerenciar devido a mistura de diversos assuntos, além de ocorrer a concentração de um grande volume de mensagens em um único lugar, o que pode levar a perda de algo importante ou problemas para acompanhar o ritmo da chegada de mensagens novas. Mas, como eu disse, é questão de opção pessoal. Eu prefiro usar mais de uma conta.

O segundo ponto é definir quantas vezes por dia você irá acessar sua conta de e-mail. Eu sou totalmente contra manter a caixa de e-mails aberta o tempo todo ou deixar a notificações de novas mensagens ativadas. Eu não gosto de interromper minhas tarefas apenas para verificar um novo e-mail que chegou. Acho uma perda de tempo, além de atrapalhar minha concentração. Eu faço assim: minha conta pessoal eu acesso apenas uma vez ao dia, assim como a do blog. Não há um horário específico, as vezes é no começo do dia, as vezes no final. Depende de como está o meu dia. A conta profissional eu abro de 2 a 3 vezes ao dia, dependendo do andamento do trabalho e das demandas.

Esses dois primeiros pontos são coisas simples que podemos fazer para não permitir que os e-mails tomem mais tempo do nosso dia do que o necessário.  Acredito que a parte mais difícil seja como processar as mensagens que chegam até nós, bem como manter nossa caixa de entrada sempre zerada e sem nada pendente.

Como eu disse, eu já li as mais diversas dicas e sugestões de como processar os e-mails recebidos. Processar quer dizer ler um e-mail e tomar alguma providência com relação a ele em função do seu conteúdo. Depois de ler e testar, eu conclui que os meus e-mails se dividem em três categorias:

  • e-mails que precisam ser respondidos;
  • e-mails que trazem alguma tarefa;
  • e-mails que devem ser arquivados.

Assim, todo e-mail que eu recebo, depois de lido, é encaminhado para uma das seguintes pastas: Responder, Tarefas ou Arquivo. Vamos ver para que serve cada pasta. Ah, claro, sem esquecer de duas coisas: boa parte dos e-mails vai para lixeira mesmo. E essa divisão eu faço apenas no meu e-mail profissional. No e-mail pessoal e no do blog, onde a demanda é bem menor, eu tenho apenas a pasta Arquivo, para as mensagens que eu quero guardar por qualquer motivo que seja.

Pasta Responder

Aqui ficam todos e-mails que eu não posso responder na hora em que li. Seja porque vai levar um tempo que eu não posso gastar no momento, seja porque eu preciso de algum tipo de informação ou ação que não posso realizar no momento. Se eu estou no celular e alguém me pede um arquivo que está no meu computador, por exemplo. Ou se um cliente me pede um orçamento, que eu levo um certo tempo para elaborar.

Eu não uso tanto essa pasta, geralmente respondo o e-mail assim que leio, para não deixar nada acumulado. Mas as vezes acontece, como nos exemplos que eu citei. Ou as vezes eu dependo de uma resposta ou ação de uma terceira pessoa. Aí o e-mail vai para essa pasta e mais tarde, quando eu tiver tempo, respondo devidamente. Pode ser interessante anotar como um lembrete (na sua agenda, planner, bullet journal, to do list ou o que quer que você use para gerenciar suas tarefas) . Logo após a resposta o e-mail é excluído. 

Pasta Tarefas

Aqui ficam e-mails que pedem alguma ação. Diferente da pasta Responder, onde a ação se restringe a coisas que eu posso fazer no próprio computador e que eu só não fiz no momento da leitura do e-mail pela questão do tempo. Aqui são tarefas mesmo: reuniões que eu preciso comparecer, lugares que eu preciso ir, visitas que eu preciso fazer. Aqui eu anoto a tarefa ou compromisso e deixo o e-mail nessa pasta apenas como controle.

Durante um tempo essa pasta não existia. Quando eu recebia um e-mail marcando um reunião, por exemplo, eu apenas anotava no meu planner/bujo e excluía o e-mail. Mas após algumas situações que ocorreram, acho importante manter esses e-mails salvos como controle mesmo, como eu disse. Apenas depois da ação realizada eu deleto.

como organizar gerenciar emails post blog produtivamente

Foto de rawpixel em Unsplash

Pasta Arquivo

Para guardar todos os e-mails que precisam ser arquivados. A maior parte dos e-mails aqui são armazenados como referência ou para uma eventual consulta futura. Por exemplo, e-mails contendo atas de reuniões, documentos e similares. E-mails com orçamentos e relatórios entregues a clientes também ficam aqui. Dentro da pasta geral Arquivos, eu tenho uma pasta para os anos anteriores. E para o ano corrente tenho uma pasta específica para cada cliente/projeto.

E é assim que eu faço. Pode parecer complicado ou trabalhoso, mas é extremamente simples. Logo no começo do dia de trabalho, eu abro meu e-mail. Vou respondendo as mensagens que posso responder de forma rápida. As que preciso de tempo para responder vão para a pasta “Responder”. Aquelas que requerem alguma ação, vão para a pasta “Tarefas” e as que precisam ser guardadas vão para a sua respectiva subpasta dentro da pasta “Arquivo”.  As mensagens que foram respondidas são deletadas a não ser que eu esteja esperando algum tipo de retorno  ou comunicação futura.

Durante o dia, tiro um momento para lidar com as demandas do e-mail. Verifico a pasta Responder e respondo o que está ali. Se não for mesmo possível responder naquele dia, envio uma mensagem informando quando poderei dar um retorno (pode acontecer de eu depender da resposta de uma terceira pessoa, por exemplo) e anoto na lista de tarefas. Verifico também a pasta Tarefas e adiciono a referida tarefa no meu sistema de organização de tarefas.

As vezes faço uma terceira checagem ao fim do dia e processo as eventuais novas mensagens como fiz no começo do dia. Essas verificações levam normalmente em torno de 15 minutos.  Ao fim do dia eu também verifico meu e-mail pessoal e pessoal e raramente gasto mais de 20 minutos nas duas caixas de entrada juntas.

Talvez essa divisão de pastas que eu uso não faça sentido para alguns. E isso é normal, já que essa divisão atende as minhas necessidades e cada um tem as suas. Você pode dividir da forma que quiser e usar as pastas que quiser. Um dica geral: se não gosta de usar pastas, tenha ao menos uma, que funcionará como arquivo, para que mensagens que você quer/precisa guardar não fiquem perdidas na sua caixa de entrada. Mas também evite criar muitas pastas, por que isso pode complicar ao invés de facilitar, tanto na hora de direcionar um e-mail quanto se for preciso localizá-lo futuramente.

Outra dica: nunca leia um e-mail e deixe para lidar com ele depois. Responda na hora sempre que possível. Se não for, direcione para uma pasta específica, a qual você verificará depois. Se não usa pastas, insira a informação no seu sistema de organização: anote se for um compromisso ou um prazo; coloque um lembrete se for algo que você só deixou para responder depois; coloque na sua lista de tarefas se for o caso. Apenas não leia o e-mail e o deixe ali. São grandes as chances de que ele seja esquecido e te te traga problemas depois.

E vocês, como lidam com seus e-mails? Sua caixa de entrada está organizada? Se você não organiza já teve algum problema por isso?  E você acha que a leitura de e-mails consome muito tempo do seu dia?  Me conta se esse post ajudou de alguma forma.

Até mais,

Juliana Sales,

 

 

 

 

 

19 comentários sobre “Como organizar e gerenciar seus e-mails

  1. Oi Ju diferente de você resolvi concentrar tudo em uma única conta de e-mail. Hoje, após um árduo exercício consigo checar o e-mail duas vezes ao dia: logo pela manhã e a última hora do dia (entenda serviço)… Ah e sábado e domingo ignoro completamente ( consigo na maioria das vezes).

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    • Oi! Usar uma conta ou mais de uma é totalmente opcional mesmo, para cada um funciona melhor de um jeito. E definir os horários, como você fez, é muito importante. Final de semana eu também nem chego perto dos meus e-mails!

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  2. Acho que para quem tem grande demanda de e-mails, seja profissional, pessoal ou os dois, vale muito a pena possuir contas separadas e usar a dica das pastas, que aliás achei excelente, deixa tudo muito organizado. Como minhas demandas não são grandes consigo otimizar tudo numa única conta.

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    • É isso mesmo Patricia, quem não tem um volume de mensagens muito grande consegue perfeitamente gerenciar tudo em um única conta. A não ser que seja como eu, que odeia misturar assuntos diferentes em um mesmo lugar! rs E também, a minha demanda no e-mail profissional é bem grande, os e-mails pessoais e do blog ficariam perdidos lá.

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  3. Eu também tenho três e-mail, como você o pessoal, o do blog e o profissional.
    O profissional tenho que trabalhar com ele o dia todo aberto, trabalho em órgão público e vem mensagens diversas o dia todo. Mas tem horas que me canso e fecho ele por pelo menos 1 hora rs.
    Mas gostei da ideia de pastas, principalmente para o do serviço, recebo muitas coisas que as vezes vão acontecendo durante o ano e aquele e-mail fica ali flutuando entre os outros eternamente.
    Agora a saga será descobrir como criar pastas naquele e-mail corporativo rs.

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    • Então Cilene, para você que a leitura e resposta de e-mails é uma função do trabalho, não tem muito mesmo como fugir de mantê-lo aberto não é? Afinal, é o seu trabalho. O problema de deixar aberto o tempo todo é quando a pessoa deixa de fazer as tarefas dela só para ficar no e-mail. E as pastas são bem úteis mesmo, são perfeitas para manter em ordem esses e-mails que requerem acompanhamento, como você citou. E e-mails corporativos costumam ser bem chatinhos de configurar mesmo 😦

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  4. Oi Juliana, tudo bem?
    No momento eu tenho só duas contas de e-mail, o meu pessoal e do blog. Mas o que mais utilizo é meu pessoal e senhor, é uma bagunça aquilo. Na verdade nunca pensei em organizar por pastas, e confesso que amei as dicas. A pasta de responder acho que não criaria, porque geralmente respondo na hora. Mas adorei a ideia da pasta arquivos, para aqueles que gostaria de consultar novamente. Eu sempre perco um tempão procurando na barra de pesquisa depois aqueles e-mails importantes.
    Beijão!

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    • Oi Kimberly! Diferente de você, meu e-mail pessoal é o que menos uso. E a ideia de organizar em pastas tem bem esse objetivo mesmo, de ajudar a encontrar um e-mail importante. Porque se fica tudo na caixa de entrada vira uma bagunça. E sim, se você consegue responder todos os e-mails na hora que lê, a pasta Responder é desnecessária mesmo.

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  5. Olá, como vai?
    Que post bacana! Por incrível que pareça, achei bem irreverente! Afinal, ainda não tinha lido postagens sobre organização de e-mails, mais precisamente. E gostei, lhe confesso! Eu tenho dois e tenho pensado seriamente em acabar com um, que tenho usado bemmmm pouco. Não respondo todos, devo admitir, mas também nem sempre me são enviados e-mails que requerem tal finalidade ao término da leitura. Algo que gosto bastante é de favoritar para me auxiliar a organizar tais tarefas.
    Penso que hoje em dia os e-mails estão sendo bem menos utilizados, não?
    Beijoca!

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    • Oi Ana Cláudia! Essa questão da organização de e-mails não é tão problemática para quem não tem uma demanda significativa, mas para quem lida com um fluxo muito grande de mensagens é muito importante. Eu, por exemplo, diria que uns 90% do contato com meus clientes é via e-mail, então eu preciso organizar isso, senão tudo desanda. Meu e-mail pessoal e o do blog são bem mais tranquilos de lidar. E eu acho que a utilização dos e-mails depende muito do tipo de trabalho de cada um, sabe? Eu mesma, como disse, uso como a forma principal de contato com meus clientes. Grandes empresas usam muito e-mails internos como forma de comunicação.

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  6. Oi Juliana, eu li seu post na semana passada, duas vezes porque esse tema me enlouquece.
    Meu e-mail, por mais que eu o organize e faça as leituras na parte da manhã, em algum momento ele surta.
    Tenho três abas: uma para redes sociais, outra para o blogue e outra para mensagens e tento não deixar ninguém sem respostas mas, às vezes, falha. Já me esqueci de responder e-mails e olha que o gmail é um dos e-mails que mais facilitou a minha realidade.
    Gostei de algumas de suas sugestões… mas, confesso que, às vezes, queria ter um meio de zerar meu e-mail. kkkkkkkkkkkkkkkkkkk

    bacio

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    • Oi Lunna! Até um tempo atrás meu e-mail me enlouquecia também! Eu tinha 7 contas diferentes e ficava maluca tendo que checar todas. Mas depois que organizei do modo que falei no post (ficando com apenas 3) e abrindo e respondendo só em horários específicos, tudo ficou mais tranquilo. Fico feliz que tenha gostado das dicas, espero que te ajudem a enlouquecer um pouquinho menos com seus e-mails 😉

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  7. Olá!!

    Eu também tenho três contas e a que menos dou atenção é a pessoal, um pouco pela queda no uso e por fim, recebo muitas propagandas nele. Penso até em excluir.
    O profissional e o do blog são os mais acessados, mas mesmo assim não é aquela coisa de inúmeros e-mails.
    Mas, realmente é verdade, se for olhar um a um é bem trabalhoso e toma um tempo. Eu gostei muito da organização as pastas. Acho que me ajudaria muito na organização. Vou levar essa dica.

    bjs
    Fe

    Curtido por 1 pessoa

    • Oi Fe! O meu e-mail que dá mais trabalho é o pessoal, é uma quantidade significativa de mensagens. As outras é bem tranquilo, inclusive porque são menos usadas. E as pastas realmente me ajudam muito! Tomara que te ajudem também.

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