Evitando a multitarefa: o que fazer para não cair nessa armadilha de produtividade

Um dos primeiros post aqui do blog foi sobre o quanto multitarefa é prejudicial a nossa produtividade. Isso porque, fisiologicamente falando, o nosso cérebro não é multitarefa. Ao tentarmos fazer duas (ou mais) tarefas simultaneamente, o que acontece é que o cérebro alterna sucessivamente entre uma e outra, dividindo nossa atenção entre elas. Isso, além de causar estresse e sobrecarregar o nosso cérebro, faz com que não nos concentremos de fato em nenhuma das coisas que estamos fazendo além de acostumar nossa mente a não passar muito tempo focada em uma única coisa.

Acontece que nos dias de hoje a maioria de nós tem realmente uma grande quantidade de coisas para fazer e a tentação de multitarefar é grande, ainda mais considerando que isso é visto como bons olhos pela sociedade, como se fazer várias coisas ao mesmo fosse sinônimo de eficiência e produtividade. E, na realidade, não é (se quiser entender detalhadamente porque não, é só clicar no link que eu deixei no parágrafo anterior para ler o post sobre o assunto).

Essa questão da multitarefa é um assunto particularmente relevante para mim porque eu sempre fui aquele tipo de pessoa que fazia várias coisas ao mesmo tempo e mais, me orgulhava disso. Desde que descobri que o resultado era prejudicial e não benéfico, tenho trabalhado para deixar de agir assim. No começo foi complicado e muitas vezes me peguei pensando que a minha produtividade tinha na realidade diminuído. Mas com o passar do tempo percebi uma grande melhora, não só na minha eficiência, mas também na minha concentração e na minha capacidade de me manter focada.

Ainda hoje, ocasionalmente, me pego sendo multitarefa, principalmente quando estou com certa a tendência a procrastinação, o que acontece quando tenho que fazer alguma atividade um pouco mais chata ou entediante. Mas isso não é algo comum e, quando percebo esse comportamento, me corrijo no momento em que o noto.

O que eu quero compartilhar nesse post são dicas de como lidar com nossas tarefas de forma que seja mais fácil evitar a multitarefa. São coisas que eu comecei a fazer quando percebi que não era um comportamento produtivo e que eu faço ainda hoje para lidar melhor com as minhas tarefas.

Acredito que a primeiro passo seja ter consciência de todas as tarefas que você precisa fazer. De forma bem simples, fazer uma lista com tudo que deve ser feito já ajuda. Mas anote absolutamente tudo, desde as tarefas grandes e importantes até as pequenas e triviais.

monitores teclado mouse celular mesa

Foto de Farzad Nazifi em Unsplash

Essas tarefas precisam ser devidamente organizadas, mas antes você precisa entender quais são delas são as mais importantes e para isso é necessário identificar suas prioridades. Talvez seja fácil para você, talvez não. Eu sempre indico fazer uma matriz de Eisenhower (ou matriz urgente x importante), que é uma ferramenta bem simples que ajuda a enxergar melhor essa questão das prioridades.

Prioridades bem definidas, é hora de organizar a execução das suas tarefas. Mesmo considerando a questão das tarefas urgentes e importantes, que obviamente são as que merecem maior atenção, ainda é possível organizar dentro dessas categorias. Ou seja, se você tem uma lista de tarefas, sejam urgente ou importantes, ainda é preciso organizar a realização de cada uma delas, em função de prazo, importância e tempo disponível.

A forma como você organiza suas tarefas é uma questão de gosto pessoal. Você pode organizá-las por contexto, por tempo disponível, por energia disponível (aqui você encontra 5 formas organizar suas tarefas). Você pode usar uma metodologia como o Kanban pessoal, por exemplo. O importante na hora de escolher sua forma de gerenciar suas tarefas é que seja algo simples, descomplicado e que se adapte a sua rotina. A ideia é facilitar, sempre.

Uma das coisas mais fundamentais para escapar da vontade de ser multitarefa é o planejamento. Depois de organizar todas as suas tarefas, o próximo passo é planejar como vai executá-las. Quem acompanha o blog sabe que eu sou uma grande defensora do planejamento: acho que é algo que facilita tanto a nossa vida, que eu não vejo nenhum motivo para não fazê-lo. Não preciso explicar por aqui porque eu penso que o planejamento é tão importante, já falei sobre isso nos mais diversos posts.

Quando falamos de planejar a execução de nossas tarefas, estamos falando, dentre outras coisas, de organizá-las em função do tempo. Planejamento de tarefas e gerenciamento de tempo estão completamente ligados. Ao se planejar você consegue enxergar quanto tempo tem disponível para realizar suas tarefas ao longo de um dia ou semana. Assim, você sabe que não precisa querer fazer tudo ao mesmo tempo porque você previamente estabeleceu um tempo/horário específico para fazer cada tarefa.

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Foto de rawpixel em Unsplash

Outro ponto importante é saber lidar com interrupções e distrações. Porque multitarefas não envolve só fazer duas coisas do seu trabalho ao mesmo tempo. Quando você atende um telefonema e continua digitando um relatório enquanto fala ao telefone, quando você escreve um e-mail enquanto participa de uma reunião, quando você dá uma olhadinha em uma rede social enquanto está trabalhando em uma planilha, você também está multitarefando. A questão das interrupções/distrações envolve principalmente disciplina: você precisa se policiar para escapar dessas situações. Evite atender telefonemas e responder mensagens quando você está focado na execução de uma tarefa. Estabeleça horários específicos ao longo do dia para ligações e mensagens. Quando estiver cansado faça uma pequena pausa para se distrair nas redes sociais e depois volte novamente toda a sua atenção para a tarefa.

Claro que nem sempre isso é possível. Dependendo do seu tipo de trabalho ou do ambiente em que você trabalha, não dá para evitar telefonemas ou impedir que as pessoas te interrompam, inclusive pessoalmente. Você pode até tentar mudar isso, conversar com as pessoas com as quais convive. Mas o que está fora do seu controle geralmente não dá para evitar. Então cuide do que estiver ao seu alcance.

Por fim, acho legal falar sobre metas e projetos. É algo meio óbvio, mas quanto mais metas temos, mais projetos e, consequentemente, mais tarefas teremos. Muitas pessoas não se atentam a isso, e acabam estabelecendo várias metas, das quais decorrem inevitavelmente vários projetos e, por consequência, um sem fim de tarefas. Portanto, uma das coisas essenciais para evitar ser multitarefa é entender e assimilar que o dia tem 24 horas. Por mais que você se organize e se planeje, não é possível estender o tempo, apenas usá-lo de forma melhor. E se você tem mais atividades do que tempo disponível, alguma coisa vai acabar ficando de lado, e você pode cair na armadilha da multitarefa, para tentar dar conta de tudo.

Obviamente não vai funcionar, e isso só vai te trazer frustração e desânimo. Tanto pela sensação de que você não está dando conta de tudo quanto pelo fato de que ser multitarefa é por si só algo cansativo e estressante. E a falta de resultados só piora tudo, porque você tem a impressão de que está se dedicando muito e não está chegando a lugar nenhum. Então, por favor, entendam que produtividade não é isso. Produtividade não transforma milagrosamente o número de horas de um dia. É ótimo ter muitas metas, mas não queira abraçar o mundo. Não dá para fazer tudo que a gente quer. Pelo menos, não ao mesmo tempo. Algumas coisas simplesmente precisam ficar para depois.

Eu disse lá no meio do post que a maior parte da minha vida eu fui essa pessoa que gosta de fazer várias coisas ao mesmo tempo. E por mais que hoje eu não seja mais assim, as vezes é algo que ainda acontece. Como isso funciona para vocês? Já perceberam também que fazer tudo ao mesmo tempo mais atrapalha que ajuda? Me contem nos comentários.

Até mais,

Juliana Sales

11 comentários sobre “Evitando a multitarefa: o que fazer para não cair nessa armadilha de produtividade

  1. Olá, tudo bem?

    Eu evito a multitarefa, pois me enrolo todo se fizer isso e com certeza sairá coisa errada. Quem consegue, eu admiro muito e parabenizo, pois é algo que requer muita concentração e disciplina.

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  2. Oie!!

    Excelente texto!
    Eu já fui muito multitarefa, mas por vezes, eu entrava em parafuso e me sentia cansada e estressada. Hoje eu procuro ir por prioridades. Mas, claro que às vezes ainda ocorre.
    Gostei das dicas e concordo que algumas coisas podem ficar para depois.

    bjs
    Fernanda

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  3. Adorei as dicas. E “saber lidar com interrupções e distrações” é meu ponto fraco, tento trabalhar em casa e sempre esbarro nessa parte. Confesso que ainda me pego aglomerando tarefas e sento multitarefa em mais ocasiões do que gostaria, mas como sempre, creio que suas dicas vão dar uma ajuda.
    Abraço 🙂

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    • Lidar com interrupções e distrações pode ser mesmo um grande desafio quando se trabalha em casa, principalmente no começo. Espero que as dicas possam mesmo te ajudar 😉

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  4. É impossível querer abraçar o mundo com as mãos, cada tarefa tem seu momento, não dá pra fazer tudo ao mesmo tempo, isso só causa frustração. Tento evitar as multitarefas procurando delegar funções e verificando prioridades, assim vou levando e tem dado certo.

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  5. Hoje em dia melhorei bastante! Esse ano, como já falei por aqui, adotei o planner e listo tudo que tenho que fazer, tudo mesmo, por exemplo, passar roupa, estudar com a filha…E tento seguir esse agenda, lógico que as vezes me pego fazendo tudo ao mesmo tempo porque enrolei e perdi tempo, ai lógico que como resultado tem um cansaço extra e percebo que a qualidade também sai prejudicada…
    Abraços

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    • Oi Ale! É assim mesmo, por mais que a gente saiba, inclusive na prática, que ser multitarefa é ruim, as vezes caímos nessa situação. Acontece comigo também e quando percebo paro tudo e reoganizo as tarefas.

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  6. Meus amigos vivem confundindo o fato de eu fazer muitas coisas no meu dia com fazer-muitas-coisas-ao-mesmo-tempo. Recentemente eu percebi o quão isso me atrapalha, e parei. Na verdade, o único momento em que faço isso é quando estou organizando meu quarto. Verdade seja dita: eu fico horas arrumando meu quarto haha.
    Seu post me lembrou muito a aula de processos psicológicos básicos. A gente falava sobre atenção, e como fazer muitas coisas ao mesmo tempo pode ser improdutivo justamente por não estarmos centrados em nada específico.
    Seu artigo está maravilhoso ❤

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    • Pois é Luana, muita gente confude fazer várias coisas com fazer tudo ao mesmo tempo. E que legal que a psicologia também fala sobre isso, eu já li alguns estudos científicos sobre testes que estudaram o funcionamento do cérebro quando fazemos mais de uma coisa ao mesmo tempo, é muito interessante.

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