Usando o método DRD para organizar suas tarefas e planejar sua semana

Eu já fiz um post aqui no blog sobre o livro do Geronimo Theml, Produtividade para quem quer tempo. Esse livro é ótimo, porque ele é super completo, quase um guia passo a passo para ser uma pessoa mais produtiva. Ele traz muitos conceitos e técnicas úteis, mas vai além disso, propondo reflexões que ajudam a entender exatamente o motivo do uso de cade técnica e porque a aplicação de cada conceito é importante.

O post de hoje é sobre uma técnica desenvolvida pelo Theml, que ele entende como sendo uma evolução da agenda. Acho que todo mundo que busca ser mais produtivo entende a importância de se planejar e manter suas tarefas organizadas. Existem diversas formas de fazer isso: listas de tarefas, calendários, as tradicionais agendas, planner, bullet journal, aplicativos de celular.

Muitos especialistas da área de organização e produtividade defendem que a agenda deveria ser usada apenas para marcação de compromissos, para coisas que envolvam dias e horários específicos e prazos. Até certo ponto faz sentido, mas de qualquer forma precisamos também de algum lugar para anotar nossas tarefas. O importante é separar de forma clara o que tem prazo e o que não tem, o que é compromisso e o que é tarefa, o que tem que ser feito em determinado dia e o que você gostaria de fazer naquela dia.

Em uma agenda tradicional, com um dia por página, pode ficar um pouco confuso separar essas categorias. Por isso muitas pessoas optam por usar um calendário para compromissos e prazos e ter uma lista de tarefas a parte, contendo suas atividades. Eu uso um bullet journal e centralizo tudo por lá e funciona muito bem uma vez que a própria metodologia do bullet journal mostra como separar tarefas de compromissos.

O método DRD, no meu entendimento, serve mais como um organizador de tarefas, do que como uma agenda tradicional, no sentido de conter seus compromissos e prazos. Isso porque a metodologia ensina como organizar suas tarefas e distribuí-las ao longo da sua semana, otimizando o uso do seu tempo.

Para isso ele usa uma matriz que pode conter 5, 6 ou 7 colunas e 2 ou 3 linhas. Parece confuso, mas é simples. As colunas representam os dias da semana e as linhas os turnos do dia (manhã, tarde e noite). Assim, a quantidade de linhas e colunas que você vai usar na sua matriz do DRD depende de quais dias da semana você vai querer organizar. Por exemplo, se você quer organizar suas atividades durante seu horário de trabalho, provavelmente sua matriz será 5×2, ou seja cinco colunas e duas linhas. Isso considerando que você trabalhe de segunda a sexta (cinco dias = cinco colunas) e em horário comercial (turno da manhã e turno da tarde: dois turnos = duas linhas). Se você quer organizar sua vida de forma geral, pode usar uma matriz 7×3, incluindo todos os dias da semana e as manhãs, tardes e noites. Tudo depende de quais períodos de tempo você quer gerenciar ou de quantos períodos precisa para organizar todas as suas atividades.

Se ainda ficou confuso o que é uma matriz usada no DRD, na foto aqui embaixo tem alguns exemplos de dois tipos de matriz.

exemplos matriz drd 7x3 e 5x2
Exemplos de dois diferentes tipos de matriz que podem ser usados no método DRD – 7×3 e 5×2 (foto autoral)

Essa matriz você vai preencher com todas as suas atividades e tarefas. Eu fiz no papel, mas você pode usar uma planilha no Excel, por exemplo. Faça como preferir. E eu fiz com espaços pequenos porque foi apenas para ilustrar o post, mas você precisa ter espaço suficiente para anotar as suas tarefas.Vamos ver então como funciona o método em si, que ensina a forma como você preencherá essa matriz. São apenas três passos simples.

Descarregar

Representado pelo primeiro D, descarregar significa limpar sua mente de todos os lembretes de tarefas e coisas que você quer e precisa fazer. Já dizia David Allen que nossa mente é para ter ideias não para guardá-las. Esse é o princípio que norteia um dos conceito básicos do GTD: a caixa de entrada. Caixa de entrada é um lugar onde você registra tudo que passa pela sua mente, ideias, lembretes, tarefas, tudo que você precisa fazer mas não pode fazer agora. É onde você coloca tudo que está ocupando a sua mente e te preocupando e distraindo, mesmo que inconscientemente.

A ideia de descarregar é pegar um pedaço de papel e anotar todas as suas tarefas. Como o DRD é semanal, anote tudo relativo a sua semana: o que você precisa fazer, o que você gostaria de fazer, as suas tarefas rotineiras. Você deve anotar o relatório que precisa elaborar, as ligações que precisa fazer, as reuniões, as idas ao supermercado, levar o carro para revisão, marcar uma consulta, ir para a academia, a aula de inglês, responder seus e-mails, tudo.

Uma dica interessante é, antes de começar a usar de fato o DRD, tirar uma semana para identificar as coisas rotineiras que você faz. Isso porque você pode não se lembrar facilmente de todas elas. Por exemplo, responder mensagens em redes sociais, levar os filhos na escola, cozinhar, meditar. Muitas dessas tarefas do dia a dia ocupam muito do nosso tempo e acabamos por nem perceber. Por isso é importante gerenciá-las bem.

E eu disse ali em cima para anotar em um pedaço de papel, mas pode ser no bloco de notas do seu celular ou de qualquer outra forma que você prefira. O importante é, literalmente, “descarregar” sua mente.

Reunir

Após listar tudo o que você tem para fazer é hora de analisar suas tarefas e encontrar as similaridades entre elas. A ideia aqui é juntar em um mesmo bloco de trabalho atividades semelhantes. Se você precisa ligar para dois clientes, um fornecedor e ainda falar com seu chefe, pode fazer um bloco de ligações. Caso as pessoas constantemente precisem se reunir como você e você tenha a liberdade para definir esse horários, determine um dia específico da semana para todas as reuniões, ao invés de espalha-las ao longo da semana.

Você pode agrupar suas tarefas pela similaridade, como os exemplos que eu mencionei acima. Pode ser também por contexto, considerando o local em que você precisa estar ou ferramentas de que precisa para realizá-las. Se você tem muitas coisas para fazer fora de casa/do trabalho, pode ter um bloco “na rua”, onde você agrupa todas essas tarefas e faz tudo uma única vez, evitando ter que sair vários dias na semana. Eu, por exemplo, tenho um bloco só para atividades do blog, onde eu escrevo posts, pesquiso, divulgo. Tenho também um bloco de estudos, para me dedicar a diversos assuntos que me interessam: idiomas, aprimoramento profissional. Tenho um bloco de leitura, tanto técnica quanto de entretenimento e um bloco de respostas, para responder e-mails e mensagens diversas.

As possibilidades são infinitas. Tudo depende do seu dia a dia e das coisas que você tem para fazer. Por isso é tão importante conhecer bem sua rotina e suas atividades diárias, para identificar com precisão quais as suas demandas e ter consciência de com o que seu tempo é gasto.

planner visao semanal

Foto de Stil em Unsplash

Distribuir

Depois de agrupar as suas atividades em blocos você precisa distribuí-los ao longo da sua semana. Aqui entra a questão do planejamento. Você vai pegar todos os seus blocos de tarefas e organizá-los ao longo da semana. No meu caso, por exemplo, eu tenho um bloco chamado “blog” na segunda, onde eu escrevo o post da semana e que pode ser a tarde ou a noite dependo de quais outras atividades eu tenho para fazer. Às terças e quintas eu tenho um bloco de “estudos”. A ideia é ir montando a sua semana a partir dos blocos de atividades.

Uma coisa que o Theml não menciona no livro ao explicar esse método, mas que eu acho importante, é anotar na sua matriz DRD os seus compromisso daquela semana antes de começar a distribuir suas tarefas. Isso porque esses compromissos com dia e hora específicos geralmente são coisas previamente agendadas e que não podem ser remarcadas. Então, aquele horário do seu compromisso já está ocupado, você não pode usar aquele tempo para fazer suas tarefas. Imagine que ao distribuir suas atividades você coloca um bloco com tarefas importantes na quarta a tarde. E aí depois se lembra que nesse dia e horário tem uma reunião na escola dos seus filhos. Não dá para faltar a reunião, mas também não dá para deixar de fazer as tarefas. Você vai ter que reencaixá-las na sua semana e isso pode bagunçar todo o seu planejamento, além da perda de tempo para (tentar) reorganizar as coisas.

Outra ponto a se falar sobre a distribuição das suas tarefas é o quanto é necessário ser preciso com relação a isso. Por exemplo, você pode determinar que as quartas pela manhã terá um bloco “na rua” e nas sextas a tarde terá um bloco “estudos”. Para algumas pessoas isso é suficiente, saber que na quarta de manhã precisará sair e na sexta a tarde irá se dedicar aos estudos. Outras pessoas, no entanto, podem querer detalhar cada um dos blocos, organizando tudo o que precisa ser feito. Eu faço das duas formas, dependendo do que precisa ser feito. Usando esse exemplos que eu dei, no bloco “na rua”, eu simplesmente listaria os lugares que preciso ir, sem qualquer ordem específica (supermercado, farmácia, banco, correio); já no bloco “estudos”, eu estabeleceria horários (14 – 15 horas: assunto 1; 15 – 16 horas: assunto 2…). Pode acontecer também de um bloco ter uma única tarefa específica. O meu bloco “blog” das segundas feiras é usado praticamente para escrita do post, então não há nada a listar ou detalhar.

Eu acho esse método bastante simples e por isso mesmo muito eficiente, principalmente para quem está começando a se planejar e a administrar melhor seu tempo. Eu uso os conceitos da metodologia ao planejar minha semana, embora não use a matriz. De forma bem simplificada meu planejamento semanal começa com a checagem de compromissos e prazos, depois uma verificação do planejamento mensal para ver o que precisa/pode ser feito essa semana com relação as metas mensais. Então, eu faço uma grande lista com todas as tarefas: as relacionadas às metas, as da semana em si, as atividades rotineiras. Organizar as tarefas em blocos é quase automático já. Depois crio uma página como a visão semanal no meu bullet journal e vou distribuindo as coisas: primeiro os compromissos e prazos e depois todo o resto.

Alguém por aí já leu o livro do Theml e já conhecia esse método? Usa no planejamento semanal ou faz de forma diferente? E se você não planeja sua semana, que tal testar fazer dessa forma, que é bem simples? Depois volta aqui para me contar os resultados!

Até mais,

Juliana Sales.

12 comentários sobre “Usando o método DRD para organizar suas tarefas e planejar sua semana

    • Que legal saber que esse é seu tipo de post preferido, estou sempre estudando e testando novos métodos para compartilhar por aqui. E a técnica Pomodoro é ótima mesmo, simples e eficiente.

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  1. Oi Juliana… esse método não funciona para mim. Eu uso a famosa lista de coisas por fazer, mas não determino dias da semana, apenas defino os prazos. Tenho x tempo para determinada atividade. ponto final. Eu me oriento pela minha vontade de fazer as coisas, como trabalho para mim, tenho essa possibilidade. Aliás, sempre fui assim. Raramente acumulo coisas, mas, às vezes, acontece. Porque acordo e quero ver um filme ou ler um livro ou caminhar por horas, ou me sentar em um café e conversar. Não me obrigo a nada… acho que é um disciplina pessoal interna. rs

    bacio e bom domingo

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    • Oi Lunna! Mesmo também trabalhando para mi, assim como você, quando a semana está mais cheia, organizá-la dessa forma me ajuda a fazer tudo fluir com mais facilidade, sabe? Não consigo trabalhar só com os prazos, sem esquematizar o passo o passo do que precisa ser feito até o prazo terminar.

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      • Boa noite Juliana, entendo… mas é que trabalho com literatura (a arte) que é algo que requer prazos apenas. Não há um caminho reto a seguir. Tudo muda o tempo todo. Um capítulo que parecia pronto, desanda e você percebe o erro. E por aí vai. rs
        A arte é inexata, não trabalha com medidas prontas. É sempre inacabado. Não tem como traçar cada passo. Adoro isso… rs

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      • Não sei se já te disse, Lunna, mas gosto muito dos seus comentários por aqui, por que me trazem uma visão nova, bem diferente do que estou acostumada no meu dia a dia e pelas minhas vivências. Eu sou totalmente de exatas, de planilhas, cálculos, planejamentos. Minha vida flui melhor assim. Mas acho enriquecedora essa visão que você compartilha porque ela me faz repensar a forma que eu enxergo a produtividade e a organização. Adoro isso!

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  2. Usei bullet journal ano passado e confesso que não tinha parado para pensar nessa técnica, que divide, além dosdias da semana, os turnos do dia. Parece ser bem eficiente, ainda mais para quem é bem visual como eu. Esse ano estou usando o planner, mas acho que ano que vem muito provavelmente vou voltar para o bujo 🙂
    Adorei seu post, como sempre!

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    • Oi Luana! Esse aspecto visual ajuda muito mesmo, você bate o olho e já sabe o que precisa fazer em cada turno. Não é sempre que eu uso, na verdade, mas quando a semana está bem cheia, ajuda muito! Que bom que gostou do post!

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