2 erros que fazem sua lista de tarefas não funcionar

Eu sempre digo que fazer uma lista de tarefas é a forma mais simples de começar a se organizar para ser produtivo. Se a sua vida está um caos e você precisa melhorar sua produtividade, o jeito mais fácil e rápido de começar é fazendo uma To Do List, ou seja, uma lista de coisas para fazer, uma lista das suas tarefas.

Mas eu vejo muita gente dizendo que isso não funciona, que já listou suas tarefas e mesmo assim não saiu do lugar, que a lista de nada adiantou. Ora, a lista de tarefas é apenas uma ferramenta e, como toda ferramenta, precisa ser usada de forma correta para funcionar. Eu já falei por aqui porque é tão legal o uso de listas na organização e para melhorar a produtividade. O post de hoje fala de erros que a maioria das pessoas comete e que faz com que a lista de tarefas não cumpra sua função, de facilitar sua vida.

Confundir sua lista de tarefas com sua caixa de entrada

Um grande erro pode acontecer assim que você começa as escrever as tarefas na sua lista. Vamos lá, como você faz a sua lista de tarefas? Eu já li em vários lugares indicações do tipo: “liste tudo que está na sua cabeça”, “liste todas as suas tarefas”.  E isso não está errado, muito pelo contrário, é muito benéfico e positivo você tirar as coisas da sua cabeça e armazená-las externamente. Eu sempre repito isso.

Mas sabe essa quantidade enorme de coisas que você escreveu, que descarregou da sua mente? Isso aí não é uma lista de tarefas. É sua caixa de entrada. Para quem não sabe, caixa de entrada é o lugar onde você registra tudo que está passando pela sua cabeça e tudo que chega até você. Isso serve justamente para aliviar a sobrecarga mental e liberar seu cérebro do esforço (desnecessário) de ficar te lembrando o tempo todo de coisas aleatórias em momentos inoportunos.

O problema é que algumas pessoas podem querer usar essa lista, que é fruto do descarrego mental, como uma To Do List. E isso nunca vai dar certo por vários motivos, mas principalmente porque as coisas ali estão todas misturadas. Ninguém tem (nem precisa ter) muito critério na hora de fazer essa limpeza mental em uma caixa de entrada. Você simplesmente anota as coisas a medida em que se lembra delas ou quando elas surgem na sua mente. Então ali podem existir itens de ação, tarefas com prazo ou data/horário específicos, tarefas que são partes de projetos maiores, tarefas que dependem de outras pessoas, coisas que podem ser delegadas, ideias de projetos futuros.

Além disso, justamente por as coisas anotadas ali não passarem por nenhum critério, o volume de itens é imenso. Se você trabalha com listas diárias de tarefas certamente perceberá logo de cara que é impossível fazer tudo que está listado em um único dia. Talvez nem uma semana seja suficiente. E qual a sensação quando você tem uma quantidade enorme de coisas para fazer e sabe que não haverá tempo para tudo? Frustração, desânimo, estresse. Ou seja, sentimentos que prejudicarão ainda mais a sua produtividade porque são desmotivadores.

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Foto de Emma Matthews em Unsplash

Como transformar então essa “lista de coisas aleatórias” anotadas na sua caixa de entrada em uma To Do List? São necessários dois passos: organização e priorização.

Vamos começar analisando e organizando as coisas registradas. Isso seria o equivalente ao conceito de “esclarecer” no método GTD: analisar cada item e direcioná-lo para o lugar certo.

  • se for um prazo ou uma atividade com horário e data definidos, coloque no seu calendário;
  • se for algo em que você está esperando algum posicionamento de outra pessoa, ou que você irá atribuir a outra pessoa (delegar), você pode incluí-la em uma lista de “aguardando“/” tarefas delegadas“, respectivamente;
  • se for uma ideia de um projeto futuro, pode incluir na sua lista de “Algum dia/talvez” (mais um conceito que vem do GTD).

Percebem que a ideia é organizar cada item ali anotado e colocá-lo em seu lugar específico? Separando adequadamente, você inevitavelmente irá criar uma verdadeira To Do List, onde constam apenas as tarefas que de fato você quer/precisa fazer naquele dia ou semana. Então aquilo que eu chamei antes de “lista de coisas aleatórias”, ao ser devidamente analisada, dará origem a diversas listas, entre elas a verdadeira To Do List.

Ainda dentro do contexto da organização, você pode organizar a lista de tarefas em si agrupando as diversas atividades ali, seja por similaridade, por contexto ou da forma que mais fizer sentido para você. Aí nós entramos no segundo passo que eu mencionei: priorização.

Saiba que, mesmo após organizar as coisas anotadas na sua caixa de entrada, separar em listas diversas e criar a sua To Do List, você ainda pode ter uma grande quantidade de coisas a fazer.  Agora é a hora de priorizar. Critérios de priorização são coisas bem pessoais, pois só você sabe o que é mais importante para você. Mas existe um certo consenso em algumas coisas. Por exemplo, atividades com prazos curtos e que atrapalharão o andamento de outras atividades (suas ou de terceiros) tendem a ser priorizadas. Igualmente, tarefas que contribuem para suas metas de longo prazo e fazem parte de projetos importantes, também são consideradas prioridades. Se quiser saber mais sobre isso, eu já fiz post sobre como definir suas prioridades.

Não se planejar

Ok, você já organizou os itens da sua caixa de entrada, criou e organizou sua To Do List e estabeleceu suas prioridades. Agora vem uma parte que eu sei que muita gente torce o nariz, mas eu acho muito importante para fazer a sua lista de tarefas funcionar: planejamento. Nem que seja o mínimo possível.

Você tem listadas as suas tarefas, mas quanto tempo você tem para executá-las? Um dia? Uma semana? Um mês? Para mim, particularmente, o prazo ideal é uma semana. Um dia é um intervalo de tempo muito curto, faz perder a visão de longo prazo. E um mês é um período muito longo, que pode estar sujeito a imprevistos e mudanças de rota. Eu faço, é claro, um planejamento mensal (para projetos) que inclusive é sustentado pelo planejamento anual, que trata das grandes metas e objetivos. Mas em termos de ação, gosto de me planejar a cada semana, também usando como base o planejamento mensal. Quanto ao meu dia, eu apenas gerencio, não planejo detalhadamente.

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Foto de Jessica Lewis em Unsplash

Enfim, o que eu quero dizer é que após ter organizadas e devidamente priorizadas as tarefas dentro da sua To Do List, você precisa planejar a execução dessas tarefas, no sentido de estabelecer quanto tempo você tem disponível e/ou quanto tempo é necessário para cada tarefa. Mesmo que não queira fazer um planejamento completo e detalhado, no mínimo você precisa saber quanto tempo leva para fazer cada tarefa, quanto tempo você tem ou em quanto tempo você precisa terminar.

No post sobre planejamento semanal, eu já falei como isso funciona para mim: a minha semana contém as tarefas relacionadas ao projetos de longo prazo e as tarefas corriqueiras ou mais curtas. O que eu faço é listar tudo relacionado à semana: compromissos, prazos, tarefas do dia a dia, tarefas partes de projetos. Essa é a minha “lista de coisas aleatórias”. Depois faço a separação como eu expliquei ali em cima: compromissos e prazo são anotados no calendário e as tarefas são distribuídas ao longo da semana. Ás vezes eu nem faço essa distribuição, dependendo do tipo ou quantidade de coisas que precisam ser feitas: apenas mantenho a To Do List semanal, e com o correr dos dias vou realizando as tarefas. Mas eu nunca faço uma To Do List diária sem ter por base a semanal. Não falei sobre a priorização, mas é algo bem intuitivo e automático para mim: não preciso pensar muito para identificar quais tarefas são prioritárias porque tenho bem claras minhas prioridades. Então, apenas uso um marca texto, por exemplo, para destacar essas tarefas e pronto.

Por fim, dois pontos importantes. O primeiro é que você precisa transformar em hábito a elaboração da sua lista de tarefas. Como em todos os métodos de organização e produtividade, como em quase tudo na vida, é necessário consistência para obter resultado. Não adianta fazer uma lista de tarefas essa semana, deixar para lá, ficar presos a urgências e imprevistos, e fazer outra lista daqui a um mês. Você precisa estar constantemente listando e organizando suas tarefas.

O segundo ponto é a revisão. Obviamente você deve checar constantemente sua lista para saber quais tarefas você tem para fazer. Senão, a To Do List perde todo o sentido. Por isso não adianta, por exemplo, fazer a sua lista em uma folha solta de papel e depois não saber onde ela foi parar . Para além disso, ao acabar o tempo estipulado  para realizar suas tarefas, você deve revisar sua lista. Ver o que foi feito, checar o que não foi e buscar entender porque. Isso é essencial para traçar a próxima lista e manter suas atividade em andamentos.

Me contem, vocês fazem lista de tarefas? Percebem que elas ajudam? Ou são daqueles que acham que não funciona? Por que? Pode ser por causa de um dos erros que eu citei aqui? Me contem tudo!

Até mais,

Juliana Sales.

22 comentários sobre “2 erros que fazem sua lista de tarefas não funcionar

  1. A segunda opção é fundamental: planejar. Se não houver planejamento, seus projetos e afazeres do dia a dia sairão com sucesso, é algo de extrema validade. Gostei demais do post, como sempre aprendendo por aqui.

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  2. Oi, Ju! Sobre fazer listas de tarefas e dar certo, concordo plenamente contigo e acho que também se trata, além de organização, de traçar as prioridades. Penso que listar tudo que vem a mente só se for para redistribuir, avaliar as metas para aquele dia ou determinada situação. Eu já me habituei e acho difícil não ter tudo anotadinho. Nem que seja com em post Its! No início eu sofria para conseguir cumprir minhas metas diárias, hoje eu preciso trabalhar nesse direcionamento. E tem dado certo! Beijos!

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  3. Grato novamente aos seus posts tão úteis Juliana. Ainda esbarro muito no “não se planejar”, mas está melhorando rs. Um dia chego lá.

    Abraço 🙂

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  4. Oi Juliana!
    Ah eu adoro fazer uma lista! ahahah Eu tenho um caderninho que sempre anda comigo e acaba sendo essa minha caixa de entrada. Anoto de tudo um pouco. Mas as listas de tarefas eu costumo fazer semanal. Coisas que preciso ir executando ao longo da semana, por exemplo, preparar resenhas pro blog, metas de leitura, etc. E, se for um dia mais corrido que o habitual, faço uma lista específica para o dia, para eu conseguir me organizar melhor ao longo do tempo disponível e concluir tudo que planejei.
    Achei ótimo esse post, porque faz ver bem o que é tarefa o que é um pensamento para algo mais elaborado e não necessariamente uma tarefa. Nesse caso não encontro tanta dificuldade, porque sempre penso nos prazos e nas coisas fáticas que preciso fazer e isso ajuda bastante! 🙂
    xoxo

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    • Oi Rê! Eu faço muito parecido com você, sabe? Tenho o caderninho pra anotar tudo e na hora de organizar as tarefas, planejo semanalmente, as vezes diariamente quando tenho mais coisas para fazer. Que bom que gostou do post!

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  5. Um ponto do post que me chamou muito a atenção foi a questão do hábito. Realmente não adianta nada fazer uma lista perfeita e passar semanas pra fazer uma nova. Tendo esse hábito em mente acho que tudo pode fluir mais naturalmente. No meu caso geralmente faço anotações em posts its mas confesso que poderia me planejar melhor.

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  6. Oi Juliana, boa noite.
    Olha, eu odeio fazer listas, mas minha realidade depende do famoso check list. Sem isso eu não funciono, aliás, é meu principal conceito mental para organizar-me. Mas a minha lista são de prioridades… de um a dez e só. Listo o que preciso fazer ao longo da dia-semana-mês e conforme vou fazendo, risco e adoro quando vejo tudo riscado. Às vezes, no entanto, alguma coisa escapa. E lá vou eu remanejar a realidade. rs
    Juro que eu gostaria de ser tão eficaz com a minha caixa de entrada de e-mails, mas não sou. Um dia eu chego lá… hoje eu a zerei… milagres acontecem. Estava na minha lista de fazeres do dia, mas foi parar lá por remanejamento (cinco vezes). Não grita.

    bacio

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    • Poxa Lunna, lista são legais, não as odeie!rs E um checklist não deixa de ser uma lista, mas com um viés mais prático. E você está certíssima, a lista deve ter o que é prioridade mesmo, senão vira um amontoado de coisas e mais atrapalha do que ajuda. E remanejamento é comum, acontece porque estamos sujeitos a imprevistos. Mas cinco vezes? Vou gritar sim! rs

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  7. Quanto a lista de tarefas, já aceitei que Às vezes a minha funciona e Às vezes não. Agora, sobre o planejamento… eu realmente faço muitas coisas ao longo da semana, que raramente dão errado, mas que também raramente dão totalmente certo. Sou impulsiva até certo ponto e planejadora também. Ainda tenho que arranjar uma forma de equilibrar esses dois opostos meus, porque tem horas que eu fico doidinha haha.
    Como sempre, adorei as dicas do seu post. São sempre muito engrandecedoras ❤

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    • Pelo que você diz, só falta achar esse ponto de equilíbrio mesmo Luana. Uma ideia é, quando as coisas não dão tão certo, tentar entender porque isso aconteceu e o que pode ser feito para evitar. Claro que muitas coisas fogem do nosso controle, mas sempre dá pra melhorar um pouquinho aqui e ali. Fico feliz que goste das dicas!

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  8. Confesso que nunca fui fã de listas de tarefas, principalmente no trabalho, acho que até pela dinâmica que eu tinha, de aparecer problemas e ter que largar tudo para resolver. Mas com o tempo aprendi e vi a necessidade de organizar pelo menos o mínimo da minha rotina, assim, quando os imprevistos surgissem não afetariam tanto a minha produtividade, pois eu sempre tinha um plano B. Muito bom o post.

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