17 dicas para começar a se organizar

Eu sou uma pessoa que levanta sempre a bandeira da organização. A maior parte da vida eu fui  uma pessoa organizada, principalmente no que se refere a organizar o tempo, organizar minhas tarefas e projetos. Em termos de organização da casa, admito que ainda deixo um pouco a desejar. Meu escritório, minha mesa de trabalho estão sempre organizados, mas o resto da casa ocasionalmente ainda fica um pouco bagunçado. Acho que é um questão de prioridade: se eu tiver que escolher entre dedicar tempo aos meus projetos profissionais ou organizar a casa, a casa certamente vai ficar para depois.

Acredito que seja uma questão bem pessoal: eu não me incomodo tanto com uma casa um pouco fora de ordem quanto me incomoda estar com meus projetos bagunçados ou com tarefas acumuladas. Claro que não estou falando de deixar a casa suja e de pernas para o ar: falo daquele baguncinha, normal para uma casa onde pessoas vivem. O ponto é que ter uma casa impecavelmente limpa e organizada não é uma prioridade para mim.

Enfim, toda essa introdução é para dizer que quando eu falo em se organizar, em organizar a vida, é algo que envolve vários aspectos. Eu já fiz uma série de posts aqui no blog chamada “Manual da Organização“, onde eu falei sobre organização dividindo em três aspectos: organização física, organização digital e organização mental.

Resumidamente, organização física se refere ao aspecto mais visível da organização: é a organização do ambiente físico, dos objetos. Organização digital está explicado pelo próprio nome: se trata de tudo que envolve nossa vida digital, arquivos, fotos, vídeos, documentos, planilhas e tudo mais que armazenamos em computadores, tablets, celulares, em nuvem, nos nossos e-mails. E organização mental engloba tudo que ocupa nosso pensamento: tarefas, obrigações, projetos atuais e futuros, lembretes, compromissos e por aí vai.

Nesse post eu trouxe dicas rápidas para quem quer começar a se organizar. As dicas estão separadas nesses três aspectos que eu mencionei, porque é o que mais faz sentido para mim e acho que fica mais fácil quando compartimentamos dessa forma. Vamos as dicas?

mesa cadeira estante quadro escritorio home office

Foto de Huseyn Kamaladdin em Pexels.com

Organização Espacial

1. O ideal é anotar tudo o que você quer organizar. Faça uma lista de tudo que precisa ser colocado em ordem. Não se assuste se a lista ficar grande, afinal, você está começando o processo de organização, então existe muita coisa a ser feita.

2. Se você não quer ou não tem tempo para fazer essa lista, tudo bem. Eu acho que ajuda a manter o processo sob controle e não se esquecer de nada. Mas se você não quer, então eu sugiro que comece pelo que mais te incomoda. É o seu guarda roupas? Os armários da cozinha? As coisas fora de lugar e espalhadas pela casa? Você tem que começar por algum lugar e eliminar logo o que mais te incomoda pode ser um motivador e tanto para fazer todo o resto.

3. Escolha um método de organização, se quiser. Eu acho que seguir uma metodologia é legal porque conseguimos ter ideia do que já fizemos, do que ainda precisa ser feito, de modo a não esquecer de nada. Seguir uma metodologia mantém o processo estruturado. Mas se não quiser, tudo bem. Eu já disse várias vezes que temos usar um método que nos agrade, que se adapte a nossa rotina e que facilite a vida. Não adianta usar um método que dê trabalho ou que te deixe mais irritado. Alguns dos métodos mais conhecidos são o KonMari e o FlyLady.

4. Lembre-se sempre que não se organiza tralha. Quando for começar a organizar as coisas, tenha em mente que você vai encontrar muita coisa quebrada, estragada ou que não tem mais utilidade. Essas coisas são tralhas e devem ser eliminadas, seja jogando fora ou doando. O critério para definir o que vai ser descartado é bem pessoal, mas use sempre o bom senso. Tentar organizar tralha é o caminho mais curto para que o seu processo de organização não funcione.

5. Tenha sempre em mente que você não vai conseguir organizar tudo do dia para a noite, até porque as coisas não ficaram bagunçadas de um dia para o outro, então o processo contrário também levará tempo. É importante ter isso em mente para não desanimar e não ficar com a impressão de que não está saindo do lugar.

6. Assim como você precisa separar o que é tralha, precisa identificar também o que requer algum tipo de ação. Por exemplo, se você está organizando seu guarda roupas e encontra alguma peça que precisa de algum tipo de conserto, a ação é “levar para a costureira”. Se está organizando a papelada em uma gaveta e encontra uma conta que precisa ser paga, a ação é “pagar tal conta”. A ideia geral é separar o que pede alguma atitude e inserir a ação no seu sistema de gerenciamento de tarefas. Se não tem nenhum, anote tudo em uma lista, para não esquecer.

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Foto por Dzenina Lukac em Pexels.com

Organização Digital

7.  Organização digital se trata principalmente de ter um bom sistema de arquivamento. Então o primeiro ponto é definir como você vai organizar seus arquivos digitais (fotos, vídeos, planilhas, documentos). É preciso criar categorias para os seus arquivos. Quantas e quais depende do seu gosto pessoal e de quais tipos de arquivos você tem. Pode ser útil separar em arquivos pessoais e profissionais. Suas fotos podem ser arquivadas por data, por local (se forem de viagens, por exemplo), por tipo de evento (aniversários, casamentos). Como eu disse, cada um estabelece seu próprio critério.

8. É importante também tomar cuidado na hora de nomear arquivos e pastas. Coloque nome simples e diretos, que permitam identificar de forma clara o que contém naquele arquivo/pasta. Seja intuitivo e use o bom senso.

9. Organização digital envolve basicamente mover e renomear arquivos e pastas. E depois de fazer isso com os arquivos que você já tem, é importante desenvolver o hábito de nomear corretamente e salvar no local adequado todos os novos arquivos que surgem.

10. Aqui também vale o conceito de que não se organiza tralha. Então delete aqueles arquivos inúteis, duplicados ou desatualizados. Não se esqueça de manter a sua área de trabalho limpa e organizada.

11. Não se esqueça de realizar backups periodicamente. Não é algo que faz parte da organização em si, mas é um cuidado essencial para não correr o risco de perder arquivos e informações. Afinal, se você está tendo o cuidado de organizar seus arquivos  é porque eles são importantes e você não quer perdê-los, certo? Transforme a realização de backups em um hábito.

12. Organização digital também envolve seu e-mail e eu já fiz post aqui falando sobre gerenciamento de e-mails.

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Foto por Michaela em Pexels.com

Organização Mental

13. Para organizar suas tarefas, o primeiro passo é listá-las, para tirar da sua mente a obrigação de lembrar-se delas. Então anote tudo e depois analise suas tarefas, defina as prioridades e planeje o uso do seu tempo para conseguir realizá-las.

14. O método que você vai usar para organizar suas tarefas é escolha sua. Mais uma vez depende do que mais lhe agrada e do que melhor atende suas necessidades. Alguns métodos que eu já apresentei aqui no blog: Kanban, Time Boxing, método RPM, método DRD. São diversas opções, se você digitar “tarefas” ali no campo de busca vai encontrar todos os métodos que eu já expliquei aqui.

15. Para organizar seus projetos, o princípio é o mesmo. Liste tudo, analise e identifique as prioridades. Eu já falei bastante por aqui sobre como diferenciar tarefas e projetos e como transformar suas metas em projetos reais. Mas o primeiro passo, sem dúvida, é organizar esses projetos, priorizando, planejando e estabelecendo cronogramas. É importante que tanto a lista de projetos quanto a de tarefas seja revisada periodicamente.

16. Algumas ferramentas que eu acredito serem muito úteis para gerenciar projetos, tarefas, compromissos, lembretes e todas essas coisas que ficam ocupando nossa mente quando não são devidamente organizadas:  Caixa de Entrada, para fazer o descarrego mental de tudo que está em sua cabeça; Calendário ou Agenda para controlar prazos, compromissos e eventos; Planner, Bullet Journal ou similares para coordenar tarefas, projetos e atividades do dia a dia em geral. Lembrando que você pode usar essas ferramentas de forma analógica (papel e caneta) ou digital (celular, computador).

17. Ainda em termos de projetos é importante diferenciar os ativos, os inativos e os futuros. Ativos são aqueles nos quais você está trabalhando, portanto merecem maior atenção. Inativos são os que estão provisoriamente suspensos, por qualquer que seja o motivo. Devem ser reavaliados com certa frequência para se determinar se serão ativados, se permanecerão em espera ou se serão cancelados definitivamente. Os projetos futuros podem ser apenas ideias e desejos em aberto ou podem já estar estruturados e planejados para serem iniciados em breve.

São essas as dicas que eu quis compartilhar hoje. São coisas simples mas que eu acredito serem muito úteis para quem está começando o processo de organização. Me contem, como anda a organização de vocês? Considerando os três aspectos que eu citei, todos eles estão em ordem? Tem algum em que sentem mais dificuldade? Qual? Tem alguma dica que eu não falei mas que vocês fazem e dá certo? Compartilhem!

Até mais,

Juliana Sales

8 comentários sobre “17 dicas para começar a se organizar

  1. Confesso que a parte mais difícil para mim, esta em deletar, jogar fora…Sempre acho que vou precisar, ou é importante, que tem valor sentimental (as vezes nem tem), mas tenho grande dificuldade em fazer isso… O que torna a arrumação exaustiva…
    Abraços

    Curtido por 1 pessoa

    • Oi Ale! Em algumas coisas eu também tenho dificuldades pra desapegar! Com roupas, por exemplo, não tenho esse problema, me desfaço com muita facilidade. Já com livros… desisti de tentar, organização não tem que ser sacrifício, sabe? Eu já aceitei que eu gosto sim de ter muitos livros, raramente me desafaço de algum, e tudo bem 🙂

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  2. Essa semana eu estava justamente conversando com meu marido sobre prioridade e de como não consigo levar meu blog adiante. Justamente por falta de prioridade e de não ter meu espaço de trabalho organizado. Ou seja não estou vendo meu blog como trabalho. Eu fico priorizando a arrumação da casa, coisa que não me incomoda tanto. Meu chão estando limpo,a baguncinha do dia a dia não me incomoda. E eu estava justamente ficando errado. Decidi colocar meu cantinho de trabalho como prioridade. Adorei o post

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    • Legal que você já identificou o problema: não ver o seu blog como prioridade. Só de perceber isso já um ótimo começo para mudar a situação. E com certeza organizar o seu cantinho de trabalho também vai ajudar muito!

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  3. Oi Juliana, boa noite.
    Minha organização digital é meio caótica. Eu tento organizar, mas já fracassei algumas vezes. No meu caro, é porque ainda não encontrei um ritmo-estilo. Em meu notebook… eu mantenho uma rotina prática mensal para criar meus textos, mas como reescrevo muitos de meus textos, você pode imaginar que tenho catarina 1, 2, 3, 4, 5, 6 e por aí vai. Alguns textos eu tenho mais de 15 arquivos e é um porre… imagina revisar tudo isso e chegar a conclusão que o primeiro é o melhor. rs
    Enfim, não tenho uma vida muito prática para ser organizada, mas eu tento.

    bacio

    Curtido por 1 pessoa

    • Oi Lunna! Sabe que eu acho a organização digital bem mais simples de administrar e manter do que a física? Isso que você falou de ter várias versões do mesmo arquivo sou muito eu durante meu mestrado e minha especialização. Estava sempre revisando e criando um sem fim de arquivos. Mas depois de concluído deletei tudo e fiquei só com o arquivo. Mas para alguém que está sempre produzindo textos, como você, acho meio impossível não ter um bom número de versões mesmo.

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