Organização e Produtividade: Ferramentas Analógicas vs Ferramentas Digitais

Eu já disse várias vezes por aqui e acho que não precisaria repetir, porque me parece bem claro, mas vamos lá: organização e produtividade estão completamente interligadas. Não vou afirmar categoricamente que é impossível ser uma pessoa produtiva em meio ao caos, porque se tratando desse assunto nada é tão preto no branco. Organização e produtividade são conceitos cuja aplicação é pessoal, ou seja, cada um sabe (ou deveria saber) o que funciona melhor para si.

Mas para mim, e acredito que para a maior parte das pessoas, organização é fundamental para manter-se produtivo. Então, muitas vezes, quando falamos de técnicas e métodos de produtividade, alguma das etapas envolverá cuidar da organização.

Como eu disse, quando se fala de metodologias de organização e produtividade, nossas escolhas devem sempre se basear no que funciona melhor no nosso dia a dia, aquilo que se adapta à nossa rotina e atende nossas necessidades. Podemos fazer uma grande divisão quando falamos do tipo de ferramentas que usamos para nos organizar e aplicar os métodos de produtividade: analógico versus digital.

Ferramentas analógicas e ferramentas digitais

Antes de falar sobre os dois tipos de ferramentas, uma rápida definição do que é uma ferramenta: um instrumento ou meio que você usa para fazer alguma coisa. Então uma ferramenta de organização ou produtividade é o que você usar para aplicar algum método. Por exemplo, para aplicar a técnica Pomodoro você precisa de um timer ou cronômetro, que representam a ferramenta.

Ferramentas analógicas são aquelas que não envolvem tecnologia. Ou seja, o bom e velho papel e caneta. Pode ser lápis também, caneta preta ou azul, canetas coloridas, marca textos, adesivos, post its. Tudo isso para se planejar e se organizar usando cadernos, agendas, planners, bullet journal.

Ferramentas digitais estão relacionadas ao uso da tecnologia. São sites, aplicativos para celular, softwares de computador. Por exemplo, Trello, Todoist, Evernote, Google Calendar, Evernote, Excel.

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Foto de Emma Matthews em Unsplash

Organização e Produtividade

Como eu disse lá no começo, para mim produtividade e organização são inseparáveis. Isso porque, eu entendo produtividade como fazer o que tem que ser feito de forma eficiente, alcançar resultados. Mas antes precisamos saber o que exatamente precisa ser feito (tarefas, projetos, compromissos), planejar a execução e administrar o tempo. Isso tudo (gerenciar o que precisa ser feito, como e quando) envolve organização.

Considerando então que precisamos nos organizar para sermos produtivos, essa organização envolve duas frentes: organizar as ações em si (tarefas, projetos, compromissos) e organizar a execução das ações (planejamento, cronogramas, englobando a  gestão do tempo)

Organizando as ações

Para começar a organizar nossas tarefas e atividades, antes de tudo precisamos saber o que precisa ser feito. É o que diz a etapa do GTD chamada de captura ou coleta, que nada mais é do que tirar da sua mente a função de se lembrar de compromissos, prazos, ideias e de todas as coisas que você precisa fazer. É aqui que entra a Caixa de Entrada, que é o local onde você vai registrar tudo que você tirou da sua mente. Feito isso, precisamos gerenciar o que foi registrado.

  1. As tarefas são anotadas nas famosas To Do List. Eu já falei sobre os cuidados para se fazer uma lista de tarefas em um post recente.
  2. Os projetos também devem ser organizados, em diferentes listas ou de outra forma que preferir. Devemos separar os projetos  ativos do que estão suspensos ou adiados e dos projetos futuros. Não podemos esquecer das informações relacionadas ao projetos.
  3. Compromissos, eventos, prazos e quaisquer coisas com dia e horário específicos para acontecer também devem ser organizados

Organizando a execução e gerenciando o uso do tempo

Depois de devidamente organizadas as tarefas, projetos e compromissos, é hora de distribuir tudo que precisamos fazer ao longo do tempo. Sim, estamos falando de planejamento. Eu também já falei muito sobre planejamento aqui no blog, mas a ideia é determinar um período de tempo (para mim o ideal é planejar a semana, não excluindo é claro planejar-se com horizontes maiores e menores) e organizar suas tarefas, atividades e compromissos durante esse período.

Planejamento é importante para que consigamos usar nosso tempo de forma otimizada, determinando antecipadamente como nossas horas serão gastas. Lembrando sempre que planejamento não precisa ser algo rígido e inflexível, até porque imprevisto acontecem. E lembrando também que para conseguirmos nos planejar de forma eficiente, precisamos saber quais são nossas prioridades.

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Foto fr Marten Bjork em Unsplash

Quais ferramentas usar?

Para cada tipo de gerenciamento que precisamos fazer, existem ferramentas tanto analógicas quanto digitais que podem ser usadas.

Como eu disse, as ferramentas analógicas são representadas pelas anotações a mão em papel. Um dica que eu acho importante é evitar usar folhas soltas, que podem se perder por aí ou acabar esquecidas em algum lugar, o que acaba fazendo com que perca sua função e prejudique a organização. Em termos de ferramentas analógicas, temos:

  • Caixa de Entrada: o lugar onde você esvazia sua mente pode ser um caderno ou bloquinho simples de anotações.
  • Para o planejamento (diário, semanal, mensal), para anotar seus projetos, para fazer sua lista de tarefas você pode usar um planner ou bullet journal, que servem também para anotar prazos e compromissos.
  • Dá para usar também a tradicional agenda, com um dia por página, mas eu não acho que esse seja o melhor layout, porque acaba que as atividades com datas pré determinadas se misturam com tarefas que você gostaria de fazer naquele dia mas não precisa necessariamente. E eu acho legal separar os compromissos, das tarefas e dos projetos.
  • Você pode usar também um simples calendário para anotar seus compromissos, eventos e prazos.
  • Em termos de arquivamento, para guardar informações, papéis, apostilas e similares, pode-se usar pastas, arquivos, gavetas.

Sites, aplicativos e softwares são as ferramentas digitais. Eu já fiz dois posts no blog (aqui e aqui) indicando sites e aplicativos para ajudar a ser mais organizado e produtivo.

  • Para a Caixa de Entrada, qualquer aplicativo de anotações pode ser usado: Google Keep, Evernote, OneNote,  ou até mesmo o aplicativo de notas nativo do celular.
  • Para gerenciar tarefas e projetos também não faltam opções: Trello, Todoist, Wunderlist, Remember the Milk.
  • Para compromissos e prazos, o mais usado acredito que seja a agenda do Google, o Google Calendar, mas dá pra usar também o calendário do próprio celular.
  • Em termos de armazenamento, arquivos de informações podem (e devem) ser mantidos em nuvem, em serviços como o Google Drive ou o Dropbox. Aqui não se trata apenas de arquivos originalmente digitais, você pode escanear papéis em que não seja originário manter o original e guardar apenas a versão digital.

Como escolher qual ferramenta usar?

A escolha da ferramenta, assim como a escolha de uma metodologia, é totalmente individual. Deve-se buscar aquela ferramenta que se enquadra no seu gosto pessoal, que mais lhe agrada. A escolha depende também da sua rotina, das suas necessidades no momento. Basta usar o bom senso. Se você gosta de um aplicativo “x”, mas esse aplicativo precisa de internet para funcionar, e você não tem internet sempre disponível, talvez usar esse aplicativo “x” não seja uma boa ideia, por mais que você goste dele.

Além disso, vale dizer que as duas opções não são mutuamente excludentes: você não precisa escolher uma ou outra, pode mesclar as duas, dependendo do que você gerencia. Eu mesma, misturo ferramentas analógicas e digitais. Aliás, se quiserem, posso fazer um post contando como é meu sistema de organização, quais ferramentas eu uso. Me digam nos comentários se vocês querem um post assim.

Me contem também qual tipo de ferramentas preferem. São do time papel e caneta ou não vivem sem um aplicativo? Ou misturam as duas coisas, como eu?

Até mais,

Juliana Sales

16 comentários sobre “Organização e Produtividade: Ferramentas Analógicas vs Ferramentas Digitais

  1. Eu uso o evernote e não fico sem ele, pois todas as anotações de última hora ou de compromissos que não posso me esquece, faço nele, pois sempre estou olhando senão acabo esquecendo.

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    • Muita gente gosta do Evernote, não é? E eu não me dei muito bem com ele. Já tentei usar algumas vezes, como caixa de entrada ou arquivo de referências de projetos, mas não fluiu. Para você ver como essa questão de métodos e ferramentas é totalmente pessoal.

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  2. Sou uma pessoa muito digital, uso muitos aplicativos e quase não uso papel e caneta para nada. Só para organizar minhas tarefas de casa.

    Adorei as dicas! Dos aplicativos mencionados, meu favorito é o Google Keep, deixo as notas e listas separadas em marcadores e cores e isso me ajuda muito, além de fixar as notas que mais utilizo. É um dos melhores!

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  3. Buongiorno Juliana,

    A sensação de que já comentei sobre isso continua, depois de ler novamente o texto.
    Eu me organizo de acordo com os projetos que desenvolvo. Esse mês, por exemplo, tenho cinco projetos para trabalhar. Como envolve criatividade não adiante estimular prazo para a idéia acontecer, o que preciso fazer é alimentar o meu imaginário com tudo que você possa imaginar e aguardar. Também preciso dar movimento e seguir certos rituais pessoais. Caminhar (o cão adora isso) entrar e sair de lugares. Ler e ler e ler vários livros. Acessar propostas prontas. Revirar a memória. Faço isso de acordo com a minha disposição, mas tento não focar no prazo para não gerar ansiedade e acabar com toda e qualquer possibilidade de fazer acontecer. Alguns projetos meus surgem ao ler o texto, outros me aborrecem e demoram porque faltou conexão tanto com o autor quanto o texto apresentado (nessa hora, dá vontade de amassar papel).
    Uso agenda e caderno, um planner artesanal, o Keep do google e o calendário para programar algumas atividades.
    Enfim, é isso.. no meu caso, posso usar tudo que estiver ao meu alcance, mas depende mesmo do criativo funcionar e, para isso, é preciso fome-sede (muito café) e uma boa dose de insanidade. rs

    bacio

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    • Nossa Lunna, eu sofreria muito se precisasse fazer trabalho criativo, porque prazos norteiam (quase) todas as minhas atividades e tarefas. Se não tenho um prazo definido, tendo a procrastinar. E como você também uso um caderno (para o bullet journal) e alguns aplicativos, principalmente o Trello e o app de notas do celular.
      P.S.: talvez a sensação de j á ter comentado seja porque você comentou sobre o assunto lá no instagram do blog 😉

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  4. Oi Juliana!
    Ah esse post é dos que mais me representa!
    Eu nunca dispenso o bom e velho papel e caneta, porque para mim, eles são mais eficientes que qualquer aplicativo. Eu funciono bem quando anoto fisicamente, ajuda a esvaziar a memória e a lembrar depois bem mais do que o que vai pros apps/planilhas.
    Atualmente, eu uso um combinadinho que tem me ajudado muito. Um planner pro planejamento diário/semanal/mensal. Anoto prazos, tarefas, compromissos, vai de tudo. Mas o planner também não anda só e é aí que as ferramentas digitais me apoiam.
    Por exemplo, tenho uma planilha específica para os livros recebidos de parcerias, para controle de prazos e tudo o mais. Me ajuda a não me perder e, meta cumprida, deleto a linha. Isso no planner viraria uma extensa lista que nunca acaba e sei que isso me incomodaria muito. E uso também o bloco de notas do celular, pra anotações aleatórias e coisas que preciso depois colocar no planner. Ou então o sistema de tarefas da Echo Plus, ajuda a organizar também, especialmente quando as tarefas são muitas.
    Adorei o post, mas isso nem é mais novidade… rsrs
    xoxo

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    • Comigo também é super parecido com o que você descreveu Rê! O papel e caneta me ajudam a pensar melhor, as ver as coisas de forma mais clara e o ato de descarregar a mente também flui melhor quando anoto no papel. Já o aplicativos uso como suporte, para gerenciar algumas coisas, incluindo essas que gastariam quantidades absurdas de papel. Esse Echo Plus que você citou eu não conheço, vou pesquisar.

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  5. Sou do time que não dispensa papel e caneta, parece que minha mente funciona mais claramente quando escrevo a próprio punho o que tenho que fazer. Confesso que também anoto muitos compromissos nos calendários, é um hábito que tenho desde criança e que mantenho até hoje. Para me organizar faço uma mistura do analógico com o digital, existem muitos aplicativos bacanas que facilitam muito a vida nesse sentido.

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    • Somos do mesmo tipo Patrícia, escrever a mão ajuda os pensamentos e ideias a fluírem melhor. Uso os aplicativos como apoio, porque para algumas coisas acho que é mais funcional que o papel.

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  6. Eu tenho usado o todoit, já usei evernot mas não consegui me adaptar na época. Era muito grudada no papel e caneta. Na verdade ainda sou, mas já consegui usar um pouco mais os apps. Antes nem lembrava de olhar rs.

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    • Sabe que eu também não me adaptei ao Evernote? Já tentei duas vezes, mas não fluiu. Todoist já usei também, mas para mim acabou ficando pouco funcional, então acabo gerenciando as tarefas do dia a dia no Bullet Journal mesmo. Também uso mais o papel e caneta do que os aplicativos, eles servem mais de apoio mesmo.

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