6 erros que afetam a sua produtividade

Talvez o que eu mais fale aqui no blog é sobre técnicas de produtividade, ferramentas que podem ser utilizadas, dicas de como organizar suas tarefas, como administrar seu tempo. E existem diversos métodos, várias ferramentas e mil e uma dicas que podem te ajudar a ser mais produtivo. Tudo depende da sua rotina, das suas atividades e da sua personalidade, na hora de escolher o que fazer para melhorar sua produtividade.

Por outro lado, existem também certas atitudes, maus hábitos e erros que cometemos e que nos impedem de ter uma vida mais produtiva.  Como hábitos, são representados por comportamentos comuns, que fazem parte do dia a dia e são feitos no automático, sem perceber.

Então, uma forma simples de desenvolver nossa produtividade é evitando esses comportamentos desfavoráveis. Nesse post eu trouxe algumas dessas atitudes bem comuns e que podem estar impedindo que a sua vida seja mais produtiva. Lembrando sempre que produtividade não é fazer mais coisas (e esse é um dos erros comuns) e sim fazer as coisas certas e obter os resultados desejados.

Não ter metas claras e concretas

Estabelecer metas parece ser algo simples, afinal sua meta é aquilo você quer, onde você deseja chegar. O problema é que muita gente confunde metas com sonhos. Sonhos tem um quê de inalcançável, metas são realizáveis. E a forma como você escreve  a sua meta ajuda muito a trilhar o caminho para realizá-la. A metodologia SMART nos apresenta a cinco características que uma meta possível deve ter: ela  precisa ser específica, mensurável, atingível, relevante e temporal. Ou seja, você deve saber exatamente qual é a sua meta, ser capaz de medir o seu progresso, o resultado esperado deve ser realista e importante para você e é preciso estabelecer um prazo de conclusão.

Saber exatamente onde se quer chegar e ter um prazo para chegar lá são itens fundamentais para transformar uma meta em um projeto real. Poder medir a evolução de cada etapa até atingir o objetivo final e saber que sua meta é possível são importantes fatores de motivação para continuar trabalhando.

Não ter uma caixa de entrada

Se você acompanha o blog já deve ter me visto dizer algumas vezes o quanto eu acho importante o uso de uma caixa de entrada. Para quem não sabe, caixa de entrada é onde você descarrega tudo o que está acumulado na sua mente: tarefas, obrigações, compromissos, prazos, projetos, ideias, sonhos, pendências.  O conceito de caixa de entrada vem do  método GTD e a ideia é aliviar seu cérebro da função de ficar se lembrando de todas essas coisas que eu citei.

Isso porque, atribuir essa essa função ao nosso cérebro, além de mentalmente cansativo e estressante, não é produtivo. Causa um gasto de energia mental desnecessário e sempre existe o risco de se esquecer de alguma coisa importante, perder um prazo ou deixar aquela ideia brilhante desaparecer no caos das várias coisas que ocupam os seus pensamentos todos os dias.

Por isso, adote o uso de uma caixa de entrada, seja usando o papel e a caneta ou um aplicativo de notas no celular. O importante é registrar tudo e aliviar a mente dessa tarefa.

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Foto de Denise Jans em Unsplash

Confundir estar ocupado com ser produtivo

Esse comportamento é extramente comum e inclusive é um dos mitos da produtividade em que muitas pessoas acreditam. Muitos pensam que ser produtivo é estar o tempo todo trabalhando em alguma coisa, atendendo a várias demandas, com diversos projetos em andamento, fazendo duas ou mais tarefas ao mesmo tempo. Isso não poderia estar mais equivocado e este comportamento leva a diversas atitudes que comprometem nossa produtividade

Para começo de conversa, não adianta nada trabalhar 10, 12 horas por dia e não finalizar nada, não concluir nenhum projeto. Precisamos nos conscientizar que todas as tarefas que fazemos, tem um objetivo. Por que você faz o que você faz? Para mim a produtividade é medida pelos resultados que alcançamos. Se você trabalha muito, mas não sai do lugar, não alcança objetivos, definitivamente você não está sendo produtivo.

Claro que todos temos tarefas que não estão ligadas a objetivos maiores, coisas que simplesmente precisam ser feitas e pronto. O problema é quando deixamos que essas tarefas ocupem o lugar das tarefas realmente importantes. Nesse caso, você está com o tempo todo preenchido por essas tarefas banais e acaba não se dedicando às tarefas relevantes. O resultado é que você trabalha muito mas tem a sensação de nunca conquistar nada, de nunca sair do lugar.

Aqui vale também lembrar de quem deixa de lado momentos de descanso porque acha que quanto mais horas trabalhar, mais produtivo vai estar sendo. Dormir 8 horas por dia? Nunca! Tirar horário de almoço? Para quê, se eu posso comer qualquer coisa enquanto continuo no computador trabalhando? Essas atitudes não são apenas improdutivas, mas o caminho certo para viver cansado, estressado e sem qualidade de vida. Momentos de descanso e de lazer estão sempre presentes na vida de quem é realmente produtivo.

Não delegar e ser multitarefa

Esse comportamento esta diretamente ligado ao anterior, sendo na realidade a sua causa. Quando você não sabe delegar, você pode acabar acumulando mais tarefas do que o tempo disponível que você tem para executá-las. Daí você fica sobrecarregado, com todas as horas do seu dia cheias e pior,  acaba fazendo mais de uma coisa ao mesmo tempo para poder dar conta de tudo.

Eu já expliquei porque a multitarefa prejudica nossa produtividade: várias pesquisas confirmam que para o nosso cérebro é fisiologicamente impossível focar a atenção em duas coisas ao mesmo tempo, então a realidade é que é impossível ser multitarefa. Quando tentamos, nosso cérebro desvia constantemente a atenção entre uma coisa e outra e isso é cansativo, estressante e aumenta a possibilidade de cometermos erros além de a longo prazo trazer problemas de aprendizagem, memória e estresse crônico.

É difícil deixar de ser multitarefa porque somos quase treinados a isso, uma vez que boa parte da sociedade ainda enxerga a multitarefa como sinônimo de eficiência e produtividade. Então, precisamos nos treinar a fazer o inverso, ou seja, focar apenas em uma única coisa por vez.

Algo que ajuda é diminuir o número de tarefas e isso pode ser conseguido delegando algumas das coisas que fazemos. Você já parou para pensar se tudo o que você faz realmente precisa ser feito por você? Pode até ser sua responsabilidade mas não necessariamente tem de ser você a executar. Claro que certas coisas somente nós podemos realizar, seja por ser obrigatoriamente nossa função, pelo cargo que ocupamos ou pelo conhecimento que temos.

Algumas pessoas podem ter dificuldade de delegar, seja por conta de ter uma personalidade mais centralizadora e controladora, seja por gostar de se sentir autônomo e independente, seja por não querer despender recursos financeiros com isso. Mas a verdade é que, ou você delega algumas coisas, ou aceita a situação de que não dá para fazer tudo e algumas coisas sempre vão acabar ficando para depois, e sabe-se lá quando esse “depois” vai chegar.

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Foto de CoWomen em Unsplash

Não definir prioridades

Entre o mar de coisas que precisamos fazer todos os dias, conscientemente ou não, estabelecemos alguns parâmetros para definir quais coisas faremos primeiro. Se não foi feito de forma consciente, acabamos simplesmente fazendo as coisas na ordem em que elas aparecem e assim muitas tarefas importantes podem ficar para depois porque ocupamos nosso tempo com atividades menos importantes.

Para não ser presos nessa situação, precisamos ter claras quais são nossas prioridades, aquelas tarefas importantes para as quais precisamos dedicar mais atenção. Existem diversas ferramentas que nos funcionam como um modo de perceber quais nossas prioridades: uma delas, que eu já expliquei por aqui, é a Matriz de Eisenhower, que nos ajuda a lidar com nossas tarefas urgentes e importantes. A matriz nos permite enxergar facilmente o que é prioritário e o que não é. É um exercício importante para compreendermos melhor a forma como usamos nosso tempo e a forma como deveríamos usá-lo para sermos mais produtivos. Lembrando que quem tem 10 prioridades, na realidade não tem nenhuma.

Cair na armadilha do planejamento

Eu sou uma grande defensora no planejamento sempre. É algo do qual não abro mão porque torna tudo tão mais fácil e simples, que eu não conseguiria fazer todas as minhas tarefas e ainda ter meu tempo de descanso se eu não planejasse o uso do meu tempo e a execução das minhas tarefas. Isso sem falar do planejamento para projetos de longo prazo, acho que eu não conseguiria dar andamento as minhas metas sem ter as etapas previamente planejadas.

Mas existem algumas pessoas, e eu já fui uma delas, que gostam de planejar tudo milimetricamente mas pecam no mais importante: a execução. Ou não verdade não pecam porque não executam nunca, ficam presas na parte do planejamento. Isso é comum com pessoas muito perfeccionistas, inseguras e indecisas. Perfeccionistas porque esperam que tudo ocorra de forma idealizada, inseguras porque não se sentem preparadas para tirar os planos do papel e agir e indecisas porque não conseguem chegar a conclusão de qual o melhor caminho a ser tomado.

O ponto é que planejamento sem ação não é nada. Planejar é importante justamente por fornecer a base de como as ações podem ser feitas de forma ordenada e eficiente. Mas o que traz mesmos os resultados é agir. Então preste a atenção se você não está sendo pouco produtivo porque está gastando mais tempo fazendo planos do que agindo para realizá-los.

Ainda dentro desse comportamento, podemos falar também de quem está sempre em busca de um “método ideal de produtividade”. São aquelas pessoas que testam uma ferramenta, trocam quando descobrem uma nova, experimentam outra que um colega indica e mesmo assim não alcançam resultados. Não estou dizendo que não podemos testar coisas novas que possam ser melhores, o problema é testar sempre e não usar nenhuma por tempo suficiente para obter resultados. O mesmo acontece com quem está sempre lendo sobre o assunto, procurando dicas, mas não coloca o que aprende em prática.

Aqui também podemos falar de quem quer planejar até o que não precisa ser planejado. Se você tem algo para fazer que pode ser feito na hora, e que não demanda muito tempo, não há porque adiar, colocar na lista de tarefas. Falo daquelas tarefas rápidas, coisas simples que você pode resolver em 10, 15 minutos. Não há sentido em colocar esse tipo de coisa na sua lista de tarefas. Faça agora e encerre o assunto.

Eu acho sempre legal ver dicas de como melhorar a produtividade, indicação de metodologias, mas acho importante também refletirmos sobre nosso comportamento. porque não adianta adotar um bom método, usar uma ferramenta excelente se ainda continuamos agindo de forma improdutiva.

Alguns desses comportamentos que eu listei faz parte do seu dia a dia? Ou tem alguma atitude que você percebeu que te prejudicava e notou uma melhora na produtividade quando abandonou essa atitude? Vamos trocar informações nos comentários!

Até mais,

Juliana Sales

 

20 comentários sobre “6 erros que afetam a sua produtividade

  1. Oi Juliana!
    Sem dúvidas a parte da prioridade é o que mais pega no meu caso. Eu sempre falo que quero colocar isso ou aquilo em prática, mas acabo não tornando a tal coisa em prioridade, então, eu sempre vou passando prazos e outras demandas na frente. O projeto inicial, por assim dizer, fica lá estagnado, porque sempre terei outras tarefas com que lidar que me consomem mais tempo e dedicação. Ainda não encontrei um balanço para essa parte, ainda que já tenha conseguido fazer bons ajustes na minha rotina e em alguns pontos que eu precisava conseguir me organizar melhor.
    Ainda preciso de um balanço melhor nessa parte, pra conseguir manter o ritmo de produção de certas coisas e conseguir trabalhar em outras também. Mas ler o post sempre me ajuda a pensar no foco do meu incêndio e pensar outros caminhos para conseguir alcançar o que quero! 🙂
    xoxo

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    • Você está no caminho certo Rê, é tudo questão de encontrar esse equilíbrio, e como você mesma disse que já faz bons ajustes, logo você consegue encontrar esse balanço. Fico feliz que o posts aqui te ajudem a pensar em novos caminhos!

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  2. Nossa, esse post parece que relatou minha vida, atualmente. Quando disse não ter metas claras e concretas, me identifiquei perfeitamente, além de cair na armadilha do planejamento e confundir estar ocupado com ser produtivo. Preciso de ajuda urgente, pois sinto que estou afundando e tbm preciso criar vergonha e sair dessa areia movediça em busca de novos horizontes.

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    • Só de você perceber quais são seus pontos problemáticos, já é um começo para ser livrar deles. A questão de confundir ocupação com produtividade é muito comum e é mais uma questão de mudança de mentalidade. Ter essa percepção ajuda muito a fugir dessa situação. Você pode reavaliar suas metas e traçá-las de forma mais real, tem alguns posts aqui no blog sobre isso, recomendo o que fala da metodologia SMART para começar. E quanto a ficar preso no planejamento, busque o motivo pelo qual isso acontece e tente revertê-lo. Não é fácil, requer esforço, mas é necessário para sair da “areia movediça”. como você mencionou. Se precisa de mais alguma ajuda ou quiser conversar sobre o assunto, pode me procurar.

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  3. Que post maravilhoso e muito elucidativo.
    Acho que meu maior pecado no momento é o da multitarefa e tenho me atrapalhado muito com isso.
    Venho também tentando, para ajudar, organizar lista com as prioridades, nem da semana, do dia e tentado seguir, mas confesso que algumas vezes, acabo saindo do planejado.
    Preciso ter mais organização.

    bjs
    Fernanda

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    • Oi Fernanda, que bom que gostou do post! A questão da multitarefa é difícil mesmo porque somos condicionados a pensar que é algo bom. A dica que eu dou é fazer um esforço e testar ser multitarefa por um dia, uma semana. É preciso disciplina, mas quando se percebe a diferença que faz, fica mais fácil evitar. E é normal o planejamento mudar, afinal, imprevistos acontecem, né? O importante é não perder de vista as prioridades que você definiu.

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  4. Acho que todos ainda perambulam meu dia dia afetando minha produtividade, mas sem dúvida o não definir prioridades é o chefe deles no meu caso. Tento sempre definir ordem, mas ainda tenho dificuldades, quem sabe com as dicas isso diminua.

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    • Oi Daniel, não é fácil mesmo definir prioridades, ainda mais quanto estamos enroscados em várias tarefas no dia a dia. Mas é algo necessário, porque senão ficamos só com essas atividades cotidianas e não temos motivação e clareza para trabalhar em nossos projetos. Tem post aqui no blog só sobre prioridades, já deu uma olhada?

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  5. Menina, sabe que fiquei bem pensativa quando você diz de não confundir produtividade com estar ocupado? Muito interessante! Bom, li me avaliando e vi que costumo ter metas definidas. Como disse em outra ocasião, minha luta ainda é com o procrastinar. Mas estou me policiando! Concordo quado diz ser o planejamento primordial. Ser multitarefas é algo que me atrapalha um cadinho nessa rotina de blogueira porque sempre planejo muitas coisas para minha rotina diária, preciso confessar. Mas não me frustro quando não consigo executar tudo.
    Eu adoro estar aqui!
    Beijocas!

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    • Que bom que você parou para refletir sobre esse ponto Ana Claudia! E a procrastinação afeta todos nós, mesmo que uma vez ou outra. Fico feliz demais em saber que gosta de passar por aqui! 😉

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  6. A minha maior dificuldade é delegar tarefas, sempre acho que outras pessoas não vão conseguir realizar os trabalhos de forma ideal (ou pelo menos da forma que eu acho ideal) e acabo acumulando muita coisa pra fazer. É uma situação que me deixa um pouco estressada, cansada, tenho certeza que afeta meu rendimento. Preciso me desprender desse círculo vicioso e ficar mais livre para realizar menos tarefas, tendo como consequência uma melhor qualidade de vida.

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    • Eu tenho descoberto que essa é uma dificuldade bem comum Patrícia, muito gente tem receio de delegar tarefas. E perceber isso foi algo que me surpreendeu porque eu nunca tive nenhum problema com isso, pelo contrário, adoro tirar das minhas mãos coisas que outra pessoa pode fazer por mim. Mas acho que é tudo uma questão de trabalhar a mentalidade, até porque você tem essas percepção que acumula coisas demais e te deixa estressada! Comece a trabalhar isso que logo as coisas fluíram melhor!

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  7. Ai, eu sempre peco quando o assunto é ser mutitarefa :S (acho que isso é resquício da época da faculdade + estágio + trabalho + mil cursos em que eu não tinha tempo PRA NADA!); eu até começo fazendo algo focada só naquilo, mas quando vou ver, estou fazendo um milhão de coisas ao mesmo tempo. E aí acabo me frustrando por não conseguir concluir nenhuma ou concluir uma só 😥 Mas sei que tenho que melhorar nisso, então cada vez vou tentando focar mais nisso ou naquilo (aos pouquinhos a gente chega lá).
    Adorei sua dica da caixa de entrada. Eu costumo anotar as tarefas do dia na minha agenda/bullet journal, então acho que é mais ou menos isso, né?! Mas de qualquer forma, vi que preciso definir melhor o que devo fazer naquele dia, então vou já colocar isso em prática!

    Parabéns pelo excelente post e obrigada pelas dicas

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    • Pois é, eu também trouxe da época da faculdade essa coisa de ser multitarefa. Só quando comecei a estudar sobre produtividade e fiz o teste de tentar focar em apenas uma tarefa por vez. foi que percebi o quanto a multitarefa é ruim. E é como você disse mesmo, aos pouquinhos vamos mudando, não é de um dia pro outro. Isso de anotar as tarefas que você falou faz parte do conceito de caixa de entrada, mas caixa de entrada não é só para tarefas. Você anota também ideias, lembretes, projetos, tudo mesmo, sabe?

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  8. Aprendi sobre caixa de entrada aqui com você! E realmente funciona, é como tirar um peso dos ombros! Traçar metas e objetivos já é mais difícil, por isso traço metas semanais, tudo bem que nem sempre consigo executar o que planejei, mas, consigo re-planejar e caminhar…As vezes percebe que aquilo nem era prioridade…
    Vamos caminhando!
    Abraços

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    • Oi Ale, que alegria saber que você já aprendeu comigo aqui no blog! E sim, quando a gente coloca na caixa de entrada a função de nos lembrar das coisas, tudo fica mais leve. Traçar metas pode dar um pouquinho de trabalho mesmo, principalmente quando nossas prioridades mudam, o que é algo super comum.

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  9. Olá!

    Eu sempre amo passar pelo seu blog porque sempre aprendo algo valioso! Importantíssimo o conceito de caixa de entrada, delegar e definir prioridades. Acho que esses pontos são os mais importantes para mim pois é onde mais falho. Tenho muita dificuldade de focar em uma única coisa por estar sempre fazendo algo pensando em outra coisa que deveria estar fazendo e por fim não conseguindo executar nem uma tarefa nem outra. Tentarei seguir essas dicas pois estou precisando muito.

    Obrigada por esse post!

    Abraços,
    Amanda Rocha

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    • Oi Amanda, fico muito feliz em saber que gosta de estar aqui e tira aprendizados úteis para você! E olha só, você conseguir identificar que esses são os pontos em que tem maior dificuldade, já é meio caminho andado para melhorar! Te aconselho a não tentar mudar tudo de uma vez, vá aos poucos, trabalhando uma coisa de cada vez. Espero que as dicas te ajudem com isso.

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  10. Oi Ju, boa noite… eu ainda estou a dever no quesito: caixa de entrada. Quero experimentar esse recurso, mas preciso encontrar um ponto que não resulte em confusão na minha realidade. Parece prático mas, ao mesmo tempo, para um alguém tão acostumado com lista de comandos e o famoso check, tenho receio de que não ser tão eficiente e bagunçar a minha realidade. kkkkkkk
    O que, no momento de produção, poderia resultado em perda de criatividade. Que loucura, isso.
    Mas eu gostaria de tentar… já li seus posts a respeito, mas ainda não me sinto pronta para me oferecer a essa ferramenta. Eu já vi alguns artistas que usavam um caderno (le cahier) para fazer anotações de tudo. Eu tentei na época da faculdade… não funciono muito bem. E não sei se tomar nota das minhas idéias, ao invés de praticá-la, seria funcional. Teria que testar mas, no meu caso, eu preciso trabalhar dentro algumas idéias e só então soltá-la no mundo. rs

    bacio cara mia

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    • Oi Lunna! Mas isso de listas e checks não deixa de ser uma forma mais simplificada de caixa de entrada, sabe. E na realidade a função da caixa de entrada não é anotar as ideias em vez de praticá-las e sim anotá-las porque você não pode por em prática naquele momento, por qualquer motivo que seja, mas você não quer perder aquilo de vista. Ao invés de guardar na mente, você guarda na caixa de entrada, entende? Claro que eu sempre bato na tecla que organização/produtividade é algo extremamente funcional, e pode ser que essa ferramenta específica não seja para você mesmo, e tudo bem, sabe?

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