Guia rápido: como o GTD funciona?

Em diversos posts aqui do blog eu já mencionei sobre o método GTD, mas nunca fiz um post apenas para falar sobre ele. Isso aconteceu principalmente por se tratar de um método bem conhecido, o que me levou a ideia de que todo mundo sabia do que se tratava. Um erro, claro. Não é porque eu, que estou sempre lendo sobre organização e produtividade, conheço o método, que todo mundo também vai conhecer.

Então, percebi que faltava sim fazer um post sobre um assunto, uma vez que existe uma dúvida/interesse por certa parte dos leitores aqui do blog, sendo que eu já recebi alguns e-mais e comentários, com perguntas e pedindo para eu falar um pouco sobre esse assunto.

Antes de começar quero deixar claro que eu não sou especialista no tema. Existem diversos profissionais especializados nisso, inclusive com certificações obtidas diretamente com o criador do método, David Allen. Eu sou só uma curiosa sobre métodos de organização e produtividade em geral, que estou sempre lendo sobre e buscando formas de melhorar meu dia e compartilhando por aqui o que eu aprendo.

Então esse post traz uma explicação simplificada, do meu jeito, de como o método funciona. É mais como uma introdução ao método e eu recomendo que se alguém tem intenção de adotá-lo no seu dia a dia busque se aprofundar nos conceitos, nas etapas. Uma referência aqui no Brasil sobre o assunto é a Thais Godinho, no blog dela tem muito conteúdo sobre a metodologia.

Para facilitar o entendimento eu fiz um fluxograma de como é o processamento de tarefas e atividades através das várias etapas do método.  Em seu livro, que é a base para entender como funciona e como aplicar o método, David Allen explica que ele é dividido em 5 etapas: coletar (capturar), processar (esclarecer), organizar, revisar (refletir) e executar (engajar).

fluxograma processamento tarefas GTD

Fluxograma – GTD (elaborado a partir de informações disponíveis no livro “GTD – A Arte de Fazer Acontecer – 2005)            (foto autoral)

Entendendo as etapas a partir da imagem acima: coletar ou capturar é reunir em um único local todas as demandas que chegam até você, todas as informações que vem das situações cotidianas. Processar é analisar cada item, determinando se ele pede alguma ação ou não e dando o devido andamento. Organizar se refere a – como diz a própria definição da palavra – colocar cada coisa em seu lugar, seja o lixo, o arquivo, o calendário, a lista de próximas ações e por aí vai.  Revisar trata da avaliação periódica das suas demandas, suas listas e seus projetos, para garantir que tudo esteja atualizado e para que seu sistema seja confiável. É a famosa revisão semanal. E executar é o objetivo final de tudo, que é agir, realizar as tarefas e atividades que fazem parte da nossa vida.

Vamos analisar então o fluxograma passo a  passo. A primeira premissa do método GTD é o uso da Caixa de Entrada. Ou seja, você precisa reunir em um mesmo lugar tudo que chega até você. É uma ideia simples mas poderosa. Nós não temos noção de quanto nos esforçamos para lembrar de tudo que precisamos fazer até parar de fazer isso. Seu cérebro não precisa ser usado para te lembrar das coisas, se você tem outras ferramentas que te permitem isso. Manter apenas em nossa mente nossas tarefas, obrigações, projetos, sonhos, metas, ideias é muito cansativo e pouco eficiente: gastamos muita energia mental e sempre há o risco de esquecer de alguma coisa.

Portanto, o GTD funciona com o uso da Caixa de Entrada, onde se faz a coleta/captura de tudo que chega até nós, vindo das diversas situações que fazem parte do nosso dia a dia.  O formato da sua caixa de entrada é uma escolha pessoal: pode ser um bloco de anotações ou o aplicativo de notas do celular. Pode ser conveniente você ter uma caixa de entrada física e uma virtual. Mas cuidado para não ter muitas caixas de entrada, para não perder o controle e deixar informação perdida por aí. A ideia da caixa de entrada é centralizar e se você tem várias, o propósito acaba se perdendo porque continua tudo espalhado.

fluxograma gtd caixa de entrada coleta captura

Fluxograma GTD – coletar/capturar

Muito bem, você tem todas as suas demandas reunidas em um único lugar. E agora? O próximo passo é observar cada item individualmente e colocá-lo em seu devido lugar. Nesse ponto, os passos dois e três do método se misturam, porque organizar é a consequência natural de processar. São conceitos diferentes, mas que se inter relacionam. Quando você analisa cada item e define o que ele é, ao menos mentalmente você já o colocou em seu devido lugar.

A pergunta chave para processar cada item é  “requer alguma ação ou não?” Repare que processar é o ato de fazer esse questionamento, e ao responder sim ou não, você já está organizando cada item em duas categorias: requer ação/ não requer ação. Para cada item dentro dessas categorias, há um novo processamento. Observe na primeira imagem que, ao responder não, o item pode ter 3 destinos finais: lixo, lista “algum dia/talvez” e arquivo de referência. De forma similar, ao responder sim, existem as opções fazer imediatamente ou gerenciar, e está ultima leva a três outras direções: lista “aguardando“, “calendário” e lista de “próximas ações“.

fluxograma gtd processar

Fluxograma GTD – processar/esclarecer

Quando um item não pede nenhum tipo de ação ele pode ser descartado, incubado ou arquivado.

  • Lixo: para onde vai o que não tem utilidade, serventia ou necessidade de ser mantido.
  • Lista de “algum dia”/talvez: aqui entra o que não pede nenhuma ação agora, mas pode acontecer no futuro. Incubados são aqueles itens para o quais você não quer ou não pode dar atenção no momento. É onde entram os projetos futuros, por exemplo. É o que o David Allen chama de “estacionamento de projetos: coisas que você pode querer fazer em algum momento, mas não agora. É algo para o qual é impossível se dedicar no presente, mas você não quer perder de vista”.
  • Referência: onde ficam as coisas que precisam ser guardadas por qualquer que seja o motivo, por exemplo consulta futura (manuais, livros, apostilas) ou por razões legais (documentos, contratos). A diferença entre incubar e arquivar é que o que é arquivado não vai requer nenhum tipo de ação, mesmo no futuro. São informações úteis e que podem vir a ser necessárias. Lembrando que você deve arquivar as coisas de forma que seja fácil encontrá-las futuramente se necessário (leia aqui sobre sistemas de arquivamento).

fluxograma gtd organizacao nao requer acao

Fluxograma GTD: organizar –  não requer ação

Se o item pede ação, a primeira pergunta é: você pode fazer em dois minutos? Se sim, não precisa entrar no seu sistema de gerenciamento, então faça agora. A ideia é que se é algo rápido, provavelmente levará mais tempo anotar em algum lugar e ter que se dedicar a isso depois do que fazer agora, o que não faz sentido.

Se for uma ação que leva mais de dois minutos, ela entra no seu sistema de gerenciamento de tarefas. Nesse ponto, você pode querer se perguntar se trata-se de uma ação única ou se faz parte de um projeto. Caso faça parte de um projeto, ele deve ser incluído em sua lista de projetos, para fins de controle. Lembrando que a definição de GTD para projeto é tudo que para alcançar o resultado esperado precisa de mais de uma passo, em termos de ação.

Independente de se tratar de uma ação individual ou parte de um projeto, cada ação tem três caminhos a seguir:

  • Calendário ou agenda: quando se tratar de uma ação que tem um dia ou horário específico para acontecer ou um lembrete de coisas com dia e horário determinados. São os compromissos, datas e prazos finais e informações relacionadas a esses compromissos e prazos. Por exemplo, consultas, reuniões, datas de entrega/finalização de projetos, datas de viagens acompanhadas dos dados necessários.
  • Lista de “próximas ações”: é mais ou menos a sua lista de tarefas, já que aqui estão todas as coisas que você precisa fazer, desde ações únicas até o próximo passo necessário para manter um projeto em andamento.
  • Lista “aguardando”: recebe todas as coisas que você delegou a outras pessoas. É importante saber  delegar, mas também é importante entender que não é porque delegamos uma tarefa a alguém que deixamos de ter responsabilidade sobre ela. Portanto, essa lista serve para tudo que você repassou para alguma outra pessoas e está aguardando um resultado ou um parecer final.

fluxograma gtd organizar requer acao

Fluxograma GTD: organizar – requer ação

Assim terminamos o passo a passo do fluxograma do método GTD. Parece algo complexo, mas na realidade não é. Você precisa ter o hábito de coletar tudo em sua caixa de entrada, saber analisar cada item e determinar onde ele se encaixa e fazer uma revisão constante de todas as suas listas. Eu tenho a impressão que a maior dificuldade das pessoas em relação ao GTD é saber identificar exatamente onde se encaixa cada item da caixa de entrada. Espero ter conseguido deixar isso claro nesse post, mas se tiverem dúvidas, fiquem a vontade para perguntar.

É importante lembrar que a revisão, embora não citada no fluxograma, é indispensável para o funcionamento do método. A recomendação é que semanalmente você revise todo o seu sistema, checando sua agenda/calendário, suas listas (próximas ações, aguardando, projetos, algum dia/talvez), além de reunir papéis soltos e verificar cuidadosamente sua caixa de entrada, buscando ao máximo esvaziar sua mente. A revisão é que garante que seu sistema esteja atualizado e funcional e, portanto, confiável. E claro, o último passo, executar, é o objetivo de tudo. Afinal, todo o processo até aqui foi feito com a intenção de facilitar a ação, deixando claro tudo que precisa ser feito e bem ordenado tudo o que precisa ser feito, de modo que você não se perca em meio a um sem fim de tarefas.

Mais uma vez, não sou especialista, e esse post foi uma visão bem geral de como o método funciona. Mas o propósito aqui do blog também é trocarmos ideias sobre métodos e dicas, aprendermos juntos e eu quis trazer uma explicação mais simplificada do método. Existem ainda outros pontos que poderiam ser abordado e nuances a serem exploradas, por isso recomendo o blog da Thais (que eu linkei lá no começo) e a leitura do livro A Arte de Fazer Acontecer.

E agora me contem, quem já conhecia o GTD e quem nunca tinha ouvido falar? Quem conhece, usa no dia a dia? E que não conhecia, o que achou do método?

Até mais,

Juliana Sales

25 comentários sobre “Guia rápido: como o GTD funciona?

  1. […] De forma similar, é recomendado organizar suas ideias, para que você possa visualizá-las facilmente quando quiser ou precisar. E também organizar as referências que você encontra e que podem ser úteis futuramente. Você pode criar um “banco de ideias” ou uma “lista de referências” e de certa forma isso é quase uma versão ou variação da conhecida lista “Algum Dia/Talvez” do método GTD. […]

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