Conheça o ZTD – um sistema simples de produtividade

Não, você não leu errado. O post de hoje não é sobre o GTD e sim sobre um método desenvolvido por Leo Babauta chamado ZTD – Zen to Done.  O Leo tem um site, o zen habits, onde ele fala sobre “encontrar simplicidade e atenção no caos diário de nossas vidas”. O Leo publicou pela primeira vez sobre o ZTD em 2007, definindo-o como uma simplificação do GTD, com foco no fazer, no aqui e agora.

Logo de cara devo dizer que essa definição dele é um tanto quanto polêmica. Muitos especialistas em GTD afirmam que o método ZTD é na verdade uma cópia pura e simples do método original do David Allen, assegurando que o método é superficial e não simples. Por outro lado, existem também grandes defensores do método, pessoas que o aplicaram na sua vida e que observaram mudanças significativas e que afirmam ainda que obtiveram resultados que o GTD não conseguiu trazer.

Aqui eu não quero enveredar por esse caminho. Isso porque eu não acredito que existe um método melhor ou pior que outro, simplesmente existem métodos que funcionam para nós e outros que não funcionam. E isso depende da nossa personalidade, nosso gosto pessoal, nossa rotina, nossas obrigações. O melhor método é aquele que funciona para você e que te traz resultados. Qualquer discussão fora disso me parece desnecessária. Eu sempre vou bater aqui na tecla de que o único critério para você escolher um método de produtividade/organização para usar é que ele deve atender suas demandas e proporcionar os resultados que você deseja.

Dito isso, vamos explicar então como o método funciona. A estrutura da metodologia é composta por 10 hábitos e, segundo o Leo, deve ser trabalhado um hábito por vez. Ou seja, você só deve passar para o hábito seguinte depois de consolidar o anterior. Isso porque tentar fazer tudo ao mesmo tempo pode levar a uma sobrecarga, que vai te estressar e trazer o resultado oposto ao desejado.

O Leo é uma pessoa que defende muito a questão da simplificação e do minimalismo. O próprio site dele é extremamente simples e ele sustenta esse ponto de vista em praticamente tudo que ele escreve. Mantendo sua coerência de pensamento ele diz que, apesar de o ZTD ser composto por 10 hábitos, existe uma versão simplificada do método, onde são abordados apenas 4 hábitos: coletar, processar, planejar e fazer.

Logo a seguir eu vou falar sobre os 10 hábitos e vocês verão que esses 4 hábitos da versão minimalista do ZTD são os primeiros da lista. Uma coisa que eu achei legal é que o próprio Leo diz que, apesar de os hábitos estarem apresentados em uma ordem específica, você não precisa segui-la se não quiser. E nem precisa adotar todos os hábitos se não achar necessário. Isso vem de encontro ao que eu disse lá em cima, sobre o melhor método ser aquele que funciona para você, o que passa por adaptar qualquer método que você escolha à sua realidade.

Vejamos então quais são os 10 hábitos.

notebook laptop planta celular papeis

Foto de Igor Son em Unsplash

Hábito 1: Coletar

A ideia é a mesma do GTD, de tirar da sua mente a obrigação de se lembrar das coisas que você precisa, quer ou gostaria de fazer, inserindo tudo em um sistema confiável. É o uso da famosa Caixa de Entrada. O diferencial aqui é a recomendação de usar o bom e velho papel e caneta ao invés de um aplicativo de celular ou computador. Claro que você é livre para usar o que quiser, mas a ideia do ZTD é simplificar tudo, incluindo as ferramentas usadas. E o Leo acredita que é mais simples usar um caderninho para anotar do que qualquer aplicativo, além de que o celular ou computador tem maior potencial para te distrair (quem nunca pegou o celular para alguma ação pontual e acabou “escapando” para as redes sociais ou whatsapp?) De qualquer forma é apenas um conselho, use o que for melhor para você.

Hábito 2: Processar

Também trata do mesmo conceito do GTD, de analisar cada item da sua caixa de entrada e decidir o que fazer com ele: executar (se levar menos de 2 minutos), descartar, delegar, arquivar ou inserir no seu calendário/lista de tarefas. A recomendação principal do ZTD é não deixar que os itens se acumulem na sua caixa de entrada, processe uma vez ao dia ou mais vezes se for necessário. O importante é não deixar muitas pendências se empilhando ali.

Hábito 3: Planejar

Aqui nós temos a apresentação de dois conceitos: TMI e “big rocks“. “Big rocks” são as suas principais tarefas, as principais coisas que você quer fazer essa semana. TMI são as suas Tarefas Mais Importantes. A diferença entre as duas é meramente temporal: ao planejar sua semana, você define suas “big rocks”. Quando vai planejar o seu dia, você escolhe de 1 a 3 TMI para fazer, que são as coisas mais importantes que você gostaria de fazer naquele dia. Normalmente suas TMI vem das “big rocks” que você determinou para a sua semana.  A ideia é no planejamento semanal listar o que você quer concluir essa semana e distribuir essas tarefas ao longo dos seus dias.

Hábito 4: Fazer

O objetivo de qualquer método de produtividade é facilitar e otimizar a execução das coisas que você precisa fazer. Não basta planejar e organizar, é preciso agir.  O método traz algumas dicas de como tornar a ação mais eficiente: fazer uma coisa por vez (não à multitarefa!), eliminar as distrações (especialmente os ladrões de tempo), usar o conceito de blocos de tempo para organizar suas tarefas ao longo do dia (usando a técnica Pomodoro, por exemplo). Uma recomendação importante é começar o dia pela sua TMI e só depois se dedicar às suas outras tarefas. Também é aconselhado que, se você for interrompido, anote qualquer nova tarefa/informação/pedido na sua caixa de entrada e retorne à sua tarefa imediatamente.

Hábito 5: Ter um sistema simples e confiável

Segue o conceito do GTD, de criar listas por contexto, por exemplo, mas a orientação é manter tudo o mais simples possível, não perder tempo experimentando mil e uma ferramentas ou aplicativos mirabolantes. Tenha apenas uma lista para cada contexto e uma lista de projetos, que devem ser analisadas diariamente ou semanalmente.

Hábito 6: Organizar

Organizar aqui se refere à sua definição mais simples: colocar cada coisa em seu lugar. Analise os itens que chegam à sua caixa de entrada o mais breve possível e direcione cada um deles para o seu devido lugar: lixo, lista de tarefas (suas ou delegadas), lista de projetos, arquivo ou calendário. Mantenha também seu ambiente de trabalho sempre organizado. A ideia principal de organizar é ter controle sobre tudo o que você precisa fazer, pois tudo está anotado no lugar certo.

teclado canetas oculos caderno

Foto de Plush Design Studio em Unsplash

Hábito 7: Revisar

Leo Babauta afirma que a revisão semanal proposta no GTD é ótima. A diferença para o ZTD é que ele propõe maior atenção as suas metas, que devem ser revisadas toda semana e não em intervalos mais longos. Ele afirma que isso é importante para não perder a ligação com seus objetivos. Afora isso, é importante revisar sempre suas anotações, seu calendário e suas listas.

Hábito 8: Simplificar

A ideia é reduzir seus objetivos e suas metas ao essencial. Elimine tarefas e projetos que não precisam de fatos serem feitos, identifique quais suas tarefas mais importantes (aquelas relacionadas as suas metas), reduza seus compromissos, diminua o fluxo de informações.

Hábito 9: Definir rotinas

Se a ideia fundamental do método é desenvolver hábitos produtivos, nada melhor do que criar uma rotina que permita com que eles façam parte do seu dia naturalmente. É sugerida uma rotina da manhã que envolva, por exemplo, verificar sua agenda e suas listas de contexto, definir as TMI do dia, processar e-mails e caixas de entrada e fazer a primeira TMI. Da rotina noturna podem fazer parte revisar o seu dia e planejar o dia seguinte. São apenas sugestões, claro. Crie sua rotina da forma que for mais adequada para você.

Hábito 10: Encontrar sua paixão

Leo Babauta afirma que se você é apaixonado pelo seu trabalho e pelo que você faz, você é naturalmente mais produtivo e tem menos tendência à procrastinação, porque você está motivado por fazer algo que gosta. Pode parecer algo meio utópico, mas eu acredito que pode-se aproveitar a ideia geral de se encontrar uma motivação para tudo o que precisamos fazer, algo que te incentive a fazer suas tarefas.

São esses os 10 hábitos que formam o método ZTD. Como deu para ver ao longo do post a metodologia tem mesmo muito do GTD, haja vista o número de vez que ele é citado no post. O que o Leo Babauta propõem, na minha visão, é uma forma mais direta de aplicar o GTD, sem tanta teoria e indo direto ao ponto. Acredito que ele trouxe uma visão mais prática de como fazer as coisas andarem. Por isso eu acho bobagem discutir se um é melhor ou pior que o outro. Ao meu ver são apenas abordagens diferentes.

Antes de terminar o post, acho legal falar que todas as publicações do Leo são liberadas dos direitos autorais. Ou seja, ele distribui tudo gratuitamente porque ele colocou tudo como sendo de domínio público. Ele tem uma forma bem incomum de encarar essa questão. Então você consegue achar para baixar facilmente o livro dele sobre o ZTD (aqui, por exemplo, tem uma versão traduzida, feita pelo Lucas Teixeira).

Me contem, vocês já conheciam o ZTD? O que acharam do método? Se alguém se animou para experimentar, compartilha comigo! Eu uso muitos dos hábitos do ZTD no meu dia a dia e acredito que o trio coletar/processar/organizar é essencial para otimizar o mais importante, a execução das tarefas.

Até mais,

Juliana Sales

16 comentários sobre “Conheça o ZTD – um sistema simples de produtividade

  1. Que bacana esse método e eu não conhecia.
    Achei bem interessante o fato de só passar para o hábito seguinte, após consolidar o anterior. Olhei todos eles e seria um desafio bem instigante para mim.
    Gostei do post!

    bjs

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    • Oi Fê! O Leo Babauta diz que isso que consolidar um hábito por vez , ou no máximo dois, é um dos pontos chaves para fazer o sistema funcionar. Porque se você tenta fazer tudo ao mesmo tempo a chance de se perder ou se sobrecarregar é grande e você pode acabar ficando desmotivado e desistindo.

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  2. Oi Juliana, buongiorno
    Não conhecia, mas me parece um conceito prático, igual ao que aprendi na escola para não me atrapalhar com provas e apresentações de trabalho. A sequencia me lembrou a explicação do meu professor de história, claro que não havia o elemento paixão naqueles dias, mas ele dizia para identificar algo na proposta que fosse de encontro as minha experiências diárias, o que eu chamaria de paixão. Me lembro de que buscava pelo nio nono, um apaixonado por história para dialogar certos temas da aula e aprendia muito mais e facilitava a vida nas aulas.
    Enfim, não conheço essas siglas, você sabe, não leio o assunto, exceto aqui em seu blogue por falta de interesse mesmo, não é o tipo de leitura que me cativa. Não há possibilidade de eu ver um livro e tê-lo comigo. Já li aqui e em outros blogues (um deles por indicação sua) os temas, tópicos, mas não guardei (e não guardarei) essas siglas. Minha cabeça tem informações literárias específicas e tudo se volta para esse universo. Loucura, eu sei. rá
    Mas é o meu mundo, o que eu escolhi para inventar-reinventar e preciso dessas funcionalidades todas. É nesse plural que sou singular. O bom dos blogues é isso, te move para fora da casinha, percorro calçadas e volto para casa.
    Nesse post, eu me vi completamente… na maneira como atuo com meus trabalhos-projetos-propostas e, inclusivo os hiatos sem nada fazer porque preciso passar um tempo no vazio, no limbo. Minha mente precisa se aquietar. Gosto de comparar ao big bang, aliás, adoro essa teoria. rs
    bacio e bom fim de semana

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    • Realmente Lunna, é um conceito bem prático, até um pouco intuitivo. E isso que você falou de só guardar na cabela o que se refere ao universo literário faz muito sentindo sabia? Muitas vezes a gente ocupa espaço mental com informação desnecessária e acaba esquecendo coisas importantes.

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  3. Eu amo seus posts de sistemas de produtividade! Sempre aprendo algo novo sobre como acabar com minha procrastinação ❤❤❤ Obrigado pelo post incrível! ❤❤

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  4. Não conhecia esse sistema ZTD e achei formidável. Eu preciso desse trio coletar/processar/organizar pois sinto que minha vida iria melhorar demais com minhas atividades.

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  5. Também não conhecia o método e achei bastante interessante pela praticidade. É objetivo e vai direto ao ponto, para mim é a maneira que faz mais sentido, consigo visualizar melhor do que um método com muitos rodeios, floreios. O estilo minimalista está em alta em muitas questões, e pelo que vejo traz muitos benefícios para a produtividade. Abraços!

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  6. Oi, Ju! Acho que já li algo aqui mesmo sobre o assunto! E super me identifico! às vezes até pareço um tanto neurótica com planejamento, mas não sou. Consigo sobreviver, por exemplo, quando a rotina se quebra (mesmo que deixa um tanto chateada, dependendo da situação). mas só sei fluir assim! E seu trabalho ajuda muito, viu? Parabéns e obrigada! Sempre aprendendo mais aqui! Bjs

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    • Eu também sou assim Ana Claudia. Quem me lê acha que eu sou a louca da organização/produtividade mas eu também tenho meus momentos de bagunça e preguiça e sobrevivo a eles justamente por levar essa rotina mais organizada e produtiva. Fico feliz demais que o conteúdo aqui do blog traga aprendizado para você 😉

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  7. Nossa, eu amei esse método!
    Toda vez que venho aqui aprendo mais, mas esse me conquistou.
    Corri para baixar o livro!
    O hábito 10 é muito real! Sempre que fazemos o que amamos tudo flui melhor.
    Parabéns pelo post e mais uma vez obrigada por compartilhar dicas tão valiosas conosco.
    Beijos,
    Amanda

    Curtido por 1 pessoa

    • Oi Amanda! Que bom saber que você tem aprendido por aqui e que o conteúdo esteja sendo útil para você! O livro é muito bom, explica bem detalhadamente cada hábito, você vai gostar.

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