Não, você não leu errado. O post de hoje não é sobre o GTD e sim sobre um método desenvolvido por Leo Babauta chamado ZTD – Zen to Done. O Leo tem um site, o zen habits, onde ele fala sobre “encontrar simplicidade e atenção no caos diário de nossas vidas”. O Leo publicou pela primeira vez sobre o ZTD em 2007, definindo-o como uma simplificação do GTD, com foco no fazer, no aqui e agora.
Logo de cara devo dizer que essa definição dele é um tanto quanto polêmica. Muitos especialistas em GTD afirmam que o método ZTD é na verdade uma cópia pura e simples do método original do David Allen, assegurando que o método é superficial e não simples. Por outro lado, existem também grandes defensores do método, pessoas que o aplicaram na sua vida e que observaram mudanças significativas e que afirmam ainda que obtiveram resultados que o GTD não conseguiu trazer.
Aqui eu não quero enveredar por esse caminho. Isso porque eu não acredito que existe um método melhor ou pior que outro, simplesmente existem métodos que funcionam para nós e outros que não funcionam. E isso depende da nossa personalidade, nosso gosto pessoal, nossa rotina, nossas obrigações. O melhor método é aquele que funciona para você e que te traz resultados. Qualquer discussão fora disso me parece desnecessária. Eu sempre vou bater aqui na tecla de que o único critério para você escolher um método de produtividade/organização para usar é que ele deve atender suas demandas e proporcionar os resultados que você deseja.
Dito isso, vamos explicar então como o método funciona. A estrutura da metodologia é composta por 10 hábitos e, segundo o Leo, deve ser trabalhado um hábito por vez. Ou seja, você só deve passar para o hábito seguinte depois de consolidar o anterior. Isso porque tentar fazer tudo ao mesmo tempo pode levar a uma sobrecarga, que vai te estressar e trazer o resultado oposto ao desejado.
O Leo é uma pessoa que defende muito a questão da simplificação e do minimalismo. O próprio site dele é extremamente simples e ele sustenta esse ponto de vista em praticamente tudo que ele escreve. Mantendo sua coerência de pensamento ele diz que, apesar de o ZTD ser composto por 10 hábitos, existe uma versão simplificada do método, onde são abordados apenas 4 hábitos: coletar, processar, planejar e fazer.
Logo a seguir eu vou falar sobre os 10 hábitos e vocês verão que esses 4 hábitos da versão minimalista do ZTD são os primeiros da lista. Uma coisa que eu achei legal é que o próprio Leo diz que, apesar de os hábitos estarem apresentados em uma ordem específica, você não precisa segui-la se não quiser. E nem precisa adotar todos os hábitos se não achar necessário. Isso vem de encontro ao que eu disse lá em cima, sobre o melhor método ser aquele que funciona para você, o que passa por adaptar qualquer método que você escolha à sua realidade.
Vejamos então quais são os 10 hábitos.
Foto de Igor Son em Unsplash
Hábito 1: Coletar
A ideia é a mesma do GTD, de tirar da sua mente a obrigação de se lembrar das coisas que você precisa, quer ou gostaria de fazer, inserindo tudo em um sistema confiável. É o uso da famosa Caixa de Entrada. O diferencial aqui é a recomendação de usar o bom e velho papel e caneta ao invés de um aplicativo de celular ou computador. Claro que você é livre para usar o que quiser, mas a ideia do ZTD é simplificar tudo, incluindo as ferramentas usadas. E o Leo acredita que é mais simples usar um caderninho para anotar do que qualquer aplicativo, além de que o celular ou computador tem maior potencial para te distrair (quem nunca pegou o celular para alguma ação pontual e acabou “escapando” para as redes sociais ou whatsapp?) De qualquer forma é apenas um conselho, use o que for melhor para você.
Hábito 2: Processar
Também trata do mesmo conceito do GTD, de analisar cada item da sua caixa de entrada e decidir o que fazer com ele: executar (se levar menos de 2 minutos), descartar, delegar, arquivar ou inserir no seu calendário/lista de tarefas. A recomendação principal do ZTD é não deixar que os itens se acumulem na sua caixa de entrada, processe uma vez ao dia ou mais vezes se for necessário. O importante é não deixar muitas pendências se empilhando ali.
Hábito 3: Planejar
Aqui nós temos a apresentação de dois conceitos: TMI e “big rocks“. “Big rocks” são as suas principais tarefas, as principais coisas que você quer fazer essa semana. TMI são as suas Tarefas Mais Importantes. A diferença entre as duas é meramente temporal: ao planejar sua semana, você define suas “big rocks”. Quando vai planejar o seu dia, você escolhe de 1 a 3 TMI para fazer, que são as coisas mais importantes que você gostaria de fazer naquele dia. Normalmente suas TMI vem das “big rocks” que você determinou para a sua semana. A ideia é no planejamento semanal listar o que você quer concluir essa semana e distribuir essas tarefas ao longo dos seus dias.
Hábito 4: Fazer
O objetivo de qualquer método de produtividade é facilitar e otimizar a execução das coisas que você precisa fazer. Não basta planejar e organizar, é preciso agir. O método traz algumas dicas de como tornar a ação mais eficiente: fazer uma coisa por vez (não à multitarefa!), eliminar as distrações (especialmente os ladrões de tempo), usar o conceito de blocos de tempo para organizar suas tarefas ao longo do dia (usando a técnica Pomodoro, por exemplo). Uma recomendação importante é começar o dia pela sua TMI e só depois se dedicar às suas outras tarefas. Também é aconselhado que, se você for interrompido, anote qualquer nova tarefa/informação/pedido na sua caixa de entrada e retorne à sua tarefa imediatamente.
Hábito 5: Ter um sistema simples e confiável
Segue o conceito do GTD, de criar listas por contexto, por exemplo, mas a orientação é manter tudo o mais simples possível, não perder tempo experimentando mil e uma ferramentas ou aplicativos mirabolantes. Tenha apenas uma lista para cada contexto e uma lista de projetos, que devem ser analisadas diariamente ou semanalmente.
Hábito 6: Organizar
Organizar aqui se refere à sua definição mais simples: colocar cada coisa em seu lugar. Analise os itens que chegam à sua caixa de entrada o mais breve possível e direcione cada um deles para o seu devido lugar: lixo, lista de tarefas (suas ou delegadas), lista de projetos, arquivo ou calendário. Mantenha também seu ambiente de trabalho sempre organizado. A ideia principal de organizar é ter controle sobre tudo o que você precisa fazer, pois tudo está anotado no lugar certo.
Foto de Plush Design Studio em Unsplash
Hábito 7: Revisar
Leo Babauta afirma que a revisão semanal proposta no GTD é ótima. A diferença para o ZTD é que ele propõe maior atenção as suas metas, que devem ser revisadas toda semana e não em intervalos mais longos. Ele afirma que isso é importante para não perder a ligação com seus objetivos. Afora isso, é importante revisar sempre suas anotações, seu calendário e suas listas.
Hábito 8: Simplificar
A ideia é reduzir seus objetivos e suas metas ao essencial. Elimine tarefas e projetos que não precisam de fatos serem feitos, identifique quais suas tarefas mais importantes (aquelas relacionadas as suas metas), reduza seus compromissos, diminua o fluxo de informações.
Hábito 9: Definir rotinas
Se a ideia fundamental do método é desenvolver hábitos produtivos, nada melhor do que criar uma rotina que permita com que eles façam parte do seu dia naturalmente. É sugerida uma rotina da manhã que envolva, por exemplo, verificar sua agenda e suas listas de contexto, definir as TMI do dia, processar e-mails e caixas de entrada e fazer a primeira TMI. Da rotina noturna podem fazer parte revisar o seu dia e planejar o dia seguinte. São apenas sugestões, claro. Crie sua rotina da forma que for mais adequada para você.
Hábito 10: Encontrar sua paixão
Leo Babauta afirma que se você é apaixonado pelo seu trabalho e pelo que você faz, você é naturalmente mais produtivo e tem menos tendência à procrastinação, porque você está motivado por fazer algo que gosta. Pode parecer algo meio utópico, mas eu acredito que pode-se aproveitar a ideia geral de se encontrar uma motivação para tudo o que precisamos fazer, algo que te incentive a fazer suas tarefas.
São esses os 10 hábitos que formam o método ZTD. Como deu para ver ao longo do post a metodologia tem mesmo muito do GTD, haja vista o número de vez que ele é citado no post. O que o Leo Babauta propõem, na minha visão, é uma forma mais direta de aplicar o GTD, sem tanta teoria e indo direto ao ponto. Acredito que ele trouxe uma visão mais prática de como fazer as coisas andarem. Por isso eu acho bobagem discutir se um é melhor ou pior que o outro. Ao meu ver são apenas abordagens diferentes.
Antes de terminar o post, acho legal falar que todas as publicações do Leo são liberadas dos direitos autorais. Ou seja, ele distribui tudo gratuitamente porque ele colocou tudo como sendo de domínio público. Ele tem uma forma bem incomum de encarar essa questão. Então você consegue achar para baixar facilmente o livro dele sobre o ZTD (aqui, por exemplo, tem uma versão traduzida, feita pelo Lucas Teixeira).
Me contem, vocês já conheciam o ZTD? O que acharam do método? Se alguém se animou para experimentar, compartilha comigo! Eu uso muitos dos hábitos do ZTD no meu dia a dia e acredito que o trio coletar/processar/organizar é essencial para otimizar o mais importante, a execução das tarefas.
Até mais,
Juliana Sales
ProdutivaMente 
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