Como é o meu sistema de organização

Eu sempre digo que, para mim, produtividade e organização caminham lado a lado. Eu acho muito complicado conseguir ser produtivo sem saber o que eu tenho que fazer ou onde as coisas estão. Claro que tem gente que não se importa com isso e consegue ser eficiente e produzir resultados em meio ao caos. Eu não. Eu gosto de ordem e método, cada coisa em seu devido lugar.

E eu já falei muito por aqui sobre organização e quem me acompanha já deve saber que eu costumo dividir o conceito geral de organização em três partes: organização física, que trata do ambiente em que estamos, de organizar objetos e coisas materiais; organização digital que envolve organizar nossa vida digital (internet, computador, celular, e-mail, etc) e organização mental que é organizar nossas ideias, pensamentos, informações e afazeres em geral.

Para mim o mais importante é a organização mental. Não que as outras não sejam. Mas eu consigo, por exemplo, trabalhar normalmente em um ambiente bagunçado e posso conviver com a desordem digital. Não é agradável, é irritamente e claro que meu rendimento cai um pouco, mas o trabalho continua fluindo. Mas se meus pensamentos e projetos estão bagunçados, se minhas tarefas e atividades não estão organizadas, se meu planejamento não está bem feito, tudo sai dos trilhos e minha produtividade vai para o espaço.

Vez por outra eu recebo uma mensagem ou e-mail me perguntando como eu me organizo e pedindo para falar mais sobre isso. Eu acreditava que esse tipo de post não agregaria muito ao conteúdo do blog e que seria mais útil apresentar as diversas metodologias que existem para que cada um que lesse pudesse escolher a que melhor se adaptasse as suas necessidades. Organização não tem um método ideal, um modelo pronto que pode ser seguido e que dará certo para todo mundo, porque cada pessoa é diferente e tem necessidades diferentes.

Mas eu acabei percebendo que pode ser legal contar mais de como eu aplico no meu dia a dia as coisas que explico por aqui. Isso pode ajudar alguém a perceber melhor como algum método funciona ou dar uma ideia para resolver um problema de organização que a pessoa tem.

Dito tudo isso vamos ver então como é o meu sistema de organização. Lembrando que eu não vou falar nesse post sobre organização física ou organização digital e sim de como eu organizo as coisas que eu preciso e quero fazer: tarefas, atividades, projetos, ideias. Futuramente eu posso fazer post falando sobre como eu organizo minha casa/meu cantinho de trabalho ou como eu organizo minha vida digital. Me digam se vocês querem.

Para começar, o meu sistema de organização mistura ferramentas analógicas e digitais. Meu sistema é composto pelo meu bullet journal, um caderninho de notas, o Trello, o OneNote e o Google Calendar. Vamos falar de cada uma dessas ferramentas.

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Foto de JESHOOTS.COM em Unsplash

Bullet Journal

Meu bujo é o centro do meu sistema de organização. Tudo está reunido nele, mesmo que sejam só indicações para buscar maiores informações em outras ferramentas. Explico: todo começo de mês, ao fazer o planejamento, eu escolho quais projetos serão prioridade nos próximos 30 dias e isso fica anotado no Monthly Log. Apenas para eu saber quais são os projetos que eu preciso/quero dar mais atenção. Mas o controle do projeto em si, o planejamento, material de referência, ficam em outro lugar (Trello e OneNote).

Funciona assim: eu tenho o Future Log, com todos os meses do ano, que é onde eu anoto datas e prazos importantes, que não se referem ao mês corrente. Ele é feito no começo do ano, quando eu coloco as informações básicas, e com o passar dos dias vou inserindo as informações conforme elas surgem. É onde eu anoto contas com vencimentos anuais (IPVA, IPTU), eventos marcados com antecedência (casamentos, por exemplo). Lá ficam também prazos e compromissos que não são do mês atual. Se hoje eu marcar uma consulta médica para agosto, se o prazo de entrega de um projeto for setembro ou se eu pretender fazer uma viagem em outubro, é no Future Log que tudo isso será marcado. Ao planejar cada mês, eu transfiro as informações pertinentes para o Monthly Log que é checado toda semana, quando vou fazer o planejamento semanal. É um fluxo de informações bem simples, na verdade.

Ao planejar a semana e o dia, depois de inserir prazos e compromissos, eu vou distribuindo as tarefas ao longo dos dias, conforme o tempo que eu tenho disponível e seguindo uma ordem de prioridades

Então, no bullet journal, eu anoto principalmente tarefas (únicas ou relacionadas a projetos) e compromissos, além de ter o planejamento anual e mensal, em termos de prazos, datas que não posso esquecer e eventos que irão acontecer.

Caderno de notas

Uso como caixa de entrada. Anoto tudo que chega, ideias, lembretes e depois processo e passo para seu devido lugar. É só mesmo um lugar para descarregar as coisas que estão na minha mente. Carrego quase sempre comigo, ou está na minha bolsa ou na mesa ao lado do computador. Não tem muito o que explicar como funciona, eu simplesmente escrevo a data do dia e vou anotando as coisas. Sempre processo o que anotei no fim do dia e também dou uma revisada geral no final da semana, para ver se não ficou nada para trás.

Trello

Uso o Trello para gerenciar todos os meus projetos. É onde ficam o planejamento, cronograma, ações, etapas. Geralmente eu faço o planejamento de forma mais solta, usando papel e caneta e depois estruturo direitinho no Trello. Tenho um quadro só para o blog, por exemplo, e um para cada área de atuação profissional. Tem também um quadro com as análises das áreas da minha vida (feito a partir da Roda da Vida, que eu falei recentemente nesse post aqui) e outro onde estão listados e organizados/planejados todos os projetos que surgiram a partir de uma meta.

Cada quadro tem as suas particularidades. No do blog, por exemplo, a principal função é gerenciar o conteúdo para a produção de post. Então eu tenho uma lista para os posts que já foram publicados (com checklist do que fazer depois da publicação), para posts que eu estou escrevendo (também com checklist para não esquecer de nada), com ideias para posts futuros, com fontes de inspiração, links que eu quero ler. Nos quadros profissionais, cada cliente/projeto tem uma lista com prazos, etapas, informações importantes, coisas a fazer.

OneNote

Eu uso o OneNote de duas de formas: como caixa de entrada e como arquivo de referência/informações para projetos.

Como caixa de entrada não tem segredo, eu uso da mesma forma que o caderno. É só uma versão digital da ferramenta de captura. Simplesmente vou anotando as coisas a medida em que elas vão surgindo. E eu também não tenho muito critério na hora de escolher se vou usar o OneNote ou o caderno, a não ser usar o que estiver mais a mão.

Como arquivo de referência de projetos, é onde ficam guardadas as mais diversas informações necessárias para o andamento de qualquer projeto. Tem anotações aleatórias, links, imagens, planilhas, arquivos diversos. E na maioria da vezes eu pego o link do caderno de um projeto no OneNote e coloco no quadro referente a ela no Trello, assim fica fácil buscar qualquer informação que eu precise.

Google Calendar

Eu uso só para organizar o blog em termos de datas e planejamento a longo prazo. Faço o calendário editorial, planejo as ações de divulgação e coisas assim. Sempre quando vou fazer o planejamento mensal, eu também planejo o conteúdo do blog. Defino os temas que eu quero postar e já programo as divulgações e também os conteúdos das diversas redes sociais. Tem funcionado muito bem para o blog, e eu tenho pensado em usar também para compromissos e prazos profissionais, porque fica bem fácil de visualizar.

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Foto de Alejandro Escamilla em Unsplash

E são essas as ferramentas que eu uso para manter minhas tarefas organizadas, meus projetos em andamento e não me perder no meio de todas as coisas que eu preciso fazer. E acho legal falar que esse sistema não é algo fixo e definitivo. Eu sempre faço ajustes aqui e ali, conforme mude algo na minha rotina ou eu encontre uma ferramenta nova.

Por exemplo, eu já usei por um tempo o Todoist para gerenciar minhas tarefas, mas percebi que para mim funciona melhor usar  papel e caneta, então voltei a organizar isso no bujo. E eu já usei também agenda tradicional e planner, mas o bujo é o que mais me agrada. Para a função de arquivos de referência para projetos, que hoje eu uso o OneNote, eu já tentei usar o Evernote algumas vezes, mas nunca me dei muito bem com ele. Já usei também o Notion por um tempo, mas começou a não me agradar a forma de inserir novas informações e buscar informações antigas. O OneNote, até agora, não tenho nada a reclamar.

Para terminar eu quero reforçar o que eu já disse, que um sistema de organização não é definitivo. Como eu falei no parágrafo anterior, sua organização precisa se adaptar a sua rotina para funcionar, senão vai ser só mais uma coisa chata e que te dá trabalho. Eu não acho legal ficar trocando de ferramenta o tempo todo, porque você perde tempo nessa troca e acaba não conseguindo ver de fato se aquela ferramenta ou método funciona, mas isso também não quer dizer que você precisa escolher um jeito de se organizar e ficar nele para sempre.

Outra coisa que eu também já falei, mas que vale reforçar é que não existe um método ideal ou uma ferramenta perfeita. Essas ferramentas que eu citei aqui são as que funcionam para mim, mas isso não quer dizer que elas vão funcionar para todo mundo. Isso porque a minha rotina, as minhas obrigações e o meu gosto pessoal são diferentes do seu, que são diferentes do fulano.

Para captura, eu sempre usei caderno e caneta e só recentemente comecei a usar o OneNote também. Tem gente que só o papel já é suficiente e tem gente que não dispensa um aplicativo. Conheço muita gente que adora o Todoist para gerenciar tarefas, mas para mim não foi muito prático, eu acabava duplicando a informação de lá no bujo, até perceber que poderia ficar só com o bujo. Entendem? Cada um precisa descobrir o que funciona melhor para si.

Quais ferramentas vocês usam para se organizar? Me contem nos comentários, eu adoraria saber! Usam alguma dessas ferramentas que eu citei? Tem alguma que é super útil e vocês não trocam por nada? Vamos conversar sobre isso!

Até mais,

Juliana Sales

12 comentários sobre “Como é o meu sistema de organização

  1. Eu costumo usar o One Note e o bom e velho papel e caneta. Prefiro concentrar em poucos lugares, já que minha rotina não é muito movimentada. Achei importante você ter reforçado que as sequências não são imutáveis, podem ser modificadas conforme as necessidades do momento. Na questão do ambiente, locais desorganizados me incomodam, acho que minha mente não funcionaria se meu local de atividades estivesse uma bagunça.

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  2. Oi Juliana! Adorei as dicas, especialmente do google calendar, nunca pensei em usar para me organizar com o blog e achei uma ideia super válida! Mas de resto,anoto datas importantes, para não me perder, na minha agendinha e ter certeza que cumprirei os prazos estipulados para tal atividade ou compromisso. Mas já faz um tempo que abandonei a lista de tarefas diárias por não funcionar pra mim rsrs Eu meio que me programo mentalmente, o que preciso fazer naquele dia e naquela semana para entregar o que preciso até tal data. Mas, dependendo do que preciso, eu acho útil fazer uma espécie de fluxograma, se for um projeto que englobe várias etapas.
    Enfim, beijão e admiro muito a sua organização!

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  3. Oie, boa tarde Juliana.
    Eu uso agenda, caderno (bullet) o calendar para os blogues e o one note para os livros-revistas e afins.
    Passei a tarde de ontem arrumando meus arquivos duplicados e fiquei muito feliz ao dar uma pesquisada e descobrir que eu tinha a ferramenta ideal para resolver a questão e tive uma tarde feliz, com todos os arquivos colocados nos seus devidos lugares. rs
    Às vezes, no decorrer dos processos de trabalho, tudo se perde e se desorganiza e quando finalizo processos, preciso de uma tarde para colocar tudo no seu devido lugar. rs

    bacio

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  4. Oi Juliana!

    Tenho muita vontade de ter um bullet journal, mas tenho medo de acabar gastando tempo demais nele. Não conhecia o Trello e o OneNote e mais uma vez aprendi com você! Um dia chego a tal organização!

    Beijos,
    Amanda Rocha

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  5. Olha, eu tento ao máximo ser uma pessoa organizada, mas em casa, no que se refere à organização física, do ambiente, sei que por vezes sou vista como neurótica, juro! É que tento manter tudo em ordem mas a galera não liga muito, o que acaba me frustrando. Agora, no que depende de mim, por mim apenas, a coisa fluir melhor porque tenho meus caderninhos de anotações, além do Evernote no celular e minha mente não para. Já tive vontade de usar o Google Calendar, mas confesso que ainda não tentei. Por enquanto ainda não me fez falta. Beijos!

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  6. Eu acho essa ideia do bullet journal muito bonita, alguns que vejo no Pinterest são lindos, porém não é pra mim. Eu acho que perderia muito tempo decorando e tentando deixar ele bonito, e como é para ser uma coisa rotineira, não funciona muito bem mesmo (comigo, claro).

    Eu prefiro as ferramentas digitais porque os meus dados ficam nas nuvens, então não preciso me preocupar em andar com o caderno. Qualquer lugar que tenha internet me permite visualizar. E o celular anda comigo 24h por dia.

    Meu aplicativo favorito é o google keep. Eu separo minhas notas por cor e marcadores. Não fico sem esse aplicativo, muito útil e simples. Também uso o Trello, mas eu acho ele menos prático de se usar no dia-a-dia comparado ao Google keep porque o keep é mais simples e rápido mesmo.

    Adorei o post!

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  7. Menina, quanta informação, com certeza me sentiria perdida…Tenho um planner e lá anoto tudo, uso post it para lembretes, deixo na área do computador e sim vou tentando me organizar…
    Abraços

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  8. Acho muito pertinente falar sobre organização, e ainda mais da forma como você trata, sempre falando sobre se organizar interna e externamente.Para manter as coisas dentro de mim organizadas eu sempre tento praticar o autocuidado (terapia, tirar momento para mim), e, para as coisas “de fora”, uso o planner (ainda decidindo se ano que vem vou continuar com ele ou se volto para o bujo), organização semanal e uma infinidade de cadernos 🙂 por ora estou me saindo relativamente bem!

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