Tarefas e projetos não prioritários – Usando a lista Algum Dia/Talvez

Há pouco tempo eu fiz um post falando sobre dois erros comuns que muita gente comete ao fazer sua lista de tarefas e que fazem com que ela não funcione direito. Um deles é tratar a sua lista de tarefas como uma caixa de entrada. Isso quer dizer que na hora de anotar as coisas na sua lista você não tem nenhum tipo de critério e vai registrando tudo que aparece.

Um dos problemas disso é bem fácil de perceber: ao anotar tudo indiscriminadamente você deixa de ter listadas ali apenas tarefas, que ficam misturadas com lembretes, prazos, ideias soltas e tudo mais. Assim, uma das funções da lista de tarefas se perde, que é te dar clareza sobre as coisas que você precisa fazer, uma vez que ali está tudo bagunçado.

Mas vamos supor então que depois de ler aquele post você começou a ser mais cuidadoso e passou a organizar sua lista de tarefas como se deve, mantendo nela apenas o que é de fato uma tarefa. E mais, você tem a intenção de se planejar para que consiga fazer tudo que está ali. Porém, na hora do planejamento você tem a sensação de que as coisas não andam porque você tem coisas demais para fazer. Você se sente desmotivado porque vê uma lista enorme de coisas a serem feitas e parece que nunca haverá tempo suficiente.

Naquele mesmo post eu falei sobre a importância de priorizar, de saber identificar dentre todas as suas tarefas, quais são as mais importante, aquelas que indiscutivelmente precisam ser feitas e não podem ser adiadas. Eu já fiz post aqui também falando sobre como priorizar suas tarefas. Mas o post de hoje é sobre o que fazer com as tarefas que não são prioridades hoje, mas também são coisas que você não quer eliminar ou esquecer, pois um dia ainda pretende dar atenção a elas.

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Foto de STIL em Unsplash

Eu estou falando da lista “Algum dia/talvez“. O conceito vem do método GTD e a definição, encontrada no livro do David Allen, é: “uma lista de coisas que você pode querer fazer em algum momento, mas não agora.  É o ‘estacionamento’ para projetos que seria impossível deslanchar no presente, mas que você não deseja esquecer totalmente.”

Ou seja, todas as tarefas que você quer ou gostaria de fazer, mas não pode ou não quer fazer agora, podem ir para essa famosa lista “algum dia/talvez”. Uma viagem que você gostaria de fazer, lugares que quer conhecer, livros para ler, filmes para ver, um idioma que deseja aprender, uma reforma da casa que você não pode fazer agora, trocar de carro, fazer um curso qualquer. E você não precisa se limitar a tarefas ou projetos, pode incluir também aquelas ideias aleatórias, que você não sabe ao certo o que fazer com elas, mas que futuramente podem se desenvolver em algo bem interessante.

As vantagens desse tipo de lista são muitas. Primeiro que você mantém registradas coisas que você não pode fazer agora mas também não quer se esquecer. Segundo que você desafoga a sua lista de tarefas, mantendo nela somente o que de fato tem que ser feito agora, nesse dia, nessa semana ou nesse mês. Além disso, quantas vezes você quis aproveitar um tempo livre para ver um filme, por exemplo, e não sabia o que assistir? Uma consulta a sua lista de algum dia/talvez resolveria.  Você também pode ver essa lista como uma lista de projetos que apenas não estão em andamento atualmente. Não é uma lista de sonhos e planos feitos no ar, são apenas coisas que você não vai fazer agora.

Não precisaria nem dizer sobre a importância de revisar frequentemente esse tipo de lista. Porque não adianta anotar algo lá para se lembrar depois e nunca mais colocar os olhos nessa lista. Isso vale tanto para projetos mais abstratos e de longo prazo quanto para coisas que, por exemplo, foram parar lá apenas porque você não vai fazê-las esse mês, mas com certeza fará no próximo. Então, se você não implantar o hábito se revisar essa lista periodicamente, ela perderá toda sua função e utilidade.

planner agenda

Foto de STIL em Unsplash

Há quem diga que a lista algum dia/talvez é apenas uma lista de procrastinação. Isso pode ser verdade se você não tiver o costume de revisá-la e atualizá-la sempre. Eu quero dizer com isso que essa lista não é nem deve ser estática. Ao contrário, as revisões frequentes servem justamente para avaliar os itens anotados, incluir alguns e remover outros, seja para colocá-los em andamento seja porque não fazem mais sentido para você.

Um detalhe interessante dessa revisão é que muitas vezes você pode se deparar com coisas anotadas ali e se perguntar: “por que eu anotei isso aqui, é algo que não me interessa!”. Nesse caso, é só excluir da lista e pronto. É bem normal que isso aconteça porque nossos sonhos, vontades e interesses estão sempre mudando. Você pode ter anotado, por exemplo, que queria fazer aulas de dança quando estava em um momento de fazer mais atividades físicas. Mas aí o tempo passou, você foi para academia, começou a correr, e essa necessidade de se exercitar já está sendo suprida, então você não tem mais interesse em aprender dança de salão. É só riscar da lista.

Uma dica legal é dividir a sua lista de algum dia/ talvez em sub-listas separadas por categorias. Veja algumas ideias de sub-listas vindas diretamente do livro sobre o GTD: receitas para testar, filmes para ver, livros para ler, ideias de presentes, viagens de final de semana, ideias para festas, cursos para fazer, coisas para comprar. E, claro, você pode criar uma categoria para inserir aquelas tarefas simples, que você não vai fazer agora só porque não tem tempo/energia/disposição, mas pretende voltar a isso nos próximos dias ou semanas.

Eu, particularmente, acho essa lista uma das ferramentas mais incríveis do GTD porque nela você consegue armazenar tanto ideias soltas, projetos futuros quanto tarefas que simplesmente não entraram no seu planejamento semanal porque não são prioridade essa semana.

Alguém aí usa essa lista de Algum dia/talvez? Se não, que tal começar a usar?

Até mais,

Juliana Sales

29 comentários sobre “Tarefas e projetos não prioritários – Usando a lista Algum Dia/Talvez

  1. Eu amo fazer listas, e esse ´meu post, pois eu penso seriamente em separar um caderno só para fazer uma “infinity to do list”, e nessa lista eu incluiria coisas das mais complicadas às mais simples, tipo… costurar meias haha. Acho que é uma boa ideia para colocar em prática essa lista do algum dia/talvez 🙂
    Ah, seu post me lembrou um livro que eu comprei esses dias. Chama Listografia, e basicamente nele você tem que criar listas, das mais simples às mais bizarras. Você iria gostar, com certeza 🙂

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    • Oi Luana, eu também adoro fazer listas. Desde as que me ajudam a me organizar e me planejar até as mais bobas. E eu amei essa dica do livro Listografia, não conhecia, mas já quero pra ontem! Minha cara mesmo.

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  2. Eu tenho essa lista também, mas penso muito antes de colocar um projeto para algum dia / talvez concretizá-lo. Só coloco projetos que realmente são importantes e que eu desejo mesmo colocar em prática, caso contrário isso se tornara uma lista infinita. E nesse meio tempo vou me programando, seja a curto, médio ou a longo prazo para colocar na prática.

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    • É exatamente esse o ponto, Gustavo, é preciso ter certo critério para que a lista não fique infinita, do tipo que dá desânimo só de olhar para ele. E ainda mais que você disse que vai se programando para realizar os projetos, você está usando essa ferramenta de forma perfeita!

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  3. Essa lista é uma das mais bacanas que já passaram por aqui, até o nome é poético. Algum dia/talvez parece até nome de filme! Já fiquei viajando aqui pensando nas ideias que iria inserir, são as mais variadas! A parte dos sub-listas ajudaria muito na organização, já que os projetos são diversos. Quantas vezes me peguei perdida na hora de escolher um filme, são tantos que quero ver que até acabo esquecendo de alguns. Se tivesse adotado esse método não teria essa dificuldade.

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    • A lista algum dia/talvez abre mesmo muitas possibilidades Patrícia. Só temos que tomar cuidado para ela não se tornar uma lista infinita ou cheia de sonhos mirabolantes. Mas para essa questão de filmes, livros e similares ela é muito útil e prática.

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  4. Oi Juliana, eu não me dou nada bem com essa lista futura. Aliás, tenho verdadeiro horror a coisas que poderia ou gostaria de fazer. Só de pensar que isso pode virar uma lista eterna já me causa desconforto. Eu tenho uma lista de coisas a fazer e adoro quando vejo que risquei todos os itens, de preferência no final do dia ou, mais tardar, no final da semana. Nessa semana, por exemplo… risquei todos os 12 itens e estou em dia e pronta para começar agosto. ufa. Era uma das coisas que mais me desconcertaram nos últimos meses, o acúmulo e eu não via a hora de chegar julho para colocar ordem na minha realidade. Preciso ter controle das minhas atividades, até para me entender com os dias da semana. Ou entro em colapso.

    bacio

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    • Mas Lunna, me conta então como você faz com as coisas que simplesmente não podem ser feitas agora? Os livros que você quer ler, por exemplo? Porque veja, um simples lista com os livros que você tem intenção de ler já é um versão de uma lista algum dia/talvez.
      Achei interessante você dizer que coisas estavam te desconcertando “nos últimos meses”. Eu tenho pavor de uma tarefa se arrastando de um mês para o outro. Ou eu planejo para fazer aquele mês e encaixo ao longo dos meus dias ou simplesmente deixo para o mês que vem porque esse não vai dar e aí essa tarefa vai para… a lista algum dia/talvez! rs
      Mas percebo que, no final das contas, é uma questão da personalidade de cada um. E como eu sempre defendo que organização deve ser feita de forma a funcionar para gente, se assim funciona para você, quem sou eu para questionar?

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  5. Oi, Ju! Eu costumo usar listas de tarefas, principalmente para organizar meus trabalhos nas minhas redes sociais. Não é sempre, mas quando estou em semanas de muitos projetos para concluir, aí sim eu traço prioridades. Também tenho um caderno de leituras, um diário de leituras. A cada início de mês eu anoto as leituras que farei e quando há muitas a se realizar, eu de fato priorizo algumas ,mas tudo em meus cadernos de anotações ou no Evernote, um app que tenho no celular e que acho muito providencial. Bjs

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    • Oi Ana Claudia. Listas são uma das bases do meu sistema de organização, eu uso muito. E sabe que eu nunca me dei bem com o Evernote? Eu faço minhas lista no papel mesmo e em termos de aplicativos uso o OneNote.

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    • Oi Ale! Posso fazer uma pequena provocação/questionamento? Será que você não consegue cumprir o que deveria porque a sua lista de tarefas contém coisas que nem deveriam estar ali e sim na lista de algum dia/talvez?

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  6. Oi Juliana!

    Que dica importante! Por vezes perdi muito tempo procurando filme para assistir porque a lista de filmes adicionados era imensa e os que eu queria ver prontamente acabavam se perdendo em meio a outras coisas e por vezes deixei de fazer algo por simplesmente esquecer quando tive a oportunidade de finalmente realizar. Vou começar a utilizar esse artifício, especialmente na hora de fazer compras pois quando o cartão vira acabo comprando outra coisa e esquecendo do que tinha pensado em comprar antes.

    Beijos,
    Amanda Rocha

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    • Oi Amanda! Que bom que gostou da dica! Muita gente não percebe o quão útil pode ser a lista Algum Dia/Talvez. Eu mesma tenho a de filmes, de livros, de séries, de compras como você mencionou e várias outras. E ajuda bastante porque a gente libera o cérebro de ficar guardando esse tipo de informação, o que seria um trabalho mental bem desnecessário. Isso sem falar dos esquecimentos.

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  7. Nossa, Juliana, que interessante essa lista! Não conhecia, embora use listas parecidas (no caso, de livros que quero ler no ano ^^’). Mas gostei bastante do conceito e tentarei adotar também.
    Parabéns por mais um post super informativo e útil, que com certeza facilitará a vida no quesito organização ❤
    Beijinhos e boa semana

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  8. Tenho várias listas diferentes no meu Google Keep. Organizo elas por marcadores e cores, as listas do meu blog são verde, as do Instagram são rosa, assim por diante.

    Em casa eu tenho um mural no corredor onde coloco as tarefas domésticas divididas por dias da semana e um bloco para as tarefas do mês.

    Tem funcionando, a organização melhorara a produtuvidade mesmo!

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    • O Google Keep é uma ótima ferramenta para isso mesmo. E adorei a ideia do mural no corredor com o planejamento das tarefas para a semana/mês. Fico feliz que você tenha melhorado sua produtividade e organização fazendo isso 😉

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  9. […] Esses dois grandes grupos são a essência das coisas que você precisa gerenciar. É por aí que você pode começar. Depois, conforme você já tiver esse controle mínimo, seu processo tende a evoluir e você pode (ou não) precisar de novas ferramentas. Para a lista de tarefas, por exemplo, você pode querer ramificá-la em uma lista de tarefas que foram delegadas, se isso for algo frequente no seu cotidiano. Pode querer criar uma lista com coisas que você quer ou precisa fazer, mas não agora (a lista do Algum Dia/Talvez).  […]

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