Como se reorganizar quando você sai dos trilhos

Para mim, organização e produtividade andam lado a lado. Isso porque, quando as coisas estão organizadas, você consegue agir de forma mais eficiente, se planejando, usando melhor o seu tempo e obtendo resultados, ou seja, ser produtivo.

E aqui eu nem estou falando só de organização física, da sua casa ou escritório, e sim de organização da sua vida como um todo. Isso envolve organizar suas metas, sua agenda, suas tarefas, seu projetos, suas finanças, sua casa, seu ambiente de trabalho, sua mente. Enfim, todos os aspectos da vida.

Vale lembrar que ninguém é organizado o tempo todo. Mesmo alguém que adora o assunto e que é habitualmente organizado, como eu, pode eventualmente sair dos trilhos e se perder um pouco nos caos, seja por fatores externos ou internos. O que fazer então quando esses momentos de desorganização acontecem? Como lidar com aquela sensação de que você está perdendo o controle das coisas?

Há umas três semanas eu fiquei doente, com mal estar e sem disposição para trabalhar ou para fazer qualquer outra coisa. Na realidade eu fiquei uns 3 dias de cama, sem fazer absolutamente nada. Obviamente, minha vida desandou, meu planejamento foi para o espaço e minhas tarefas atrasaram.

O que eu quero falar nesse post é como eu fiz para retomar a minha rotina e reorganizar as coisas. Como fazer para colocar tudo nos eixos de novos. Claro que não é único jeito de fazer isso, mas quero compartilhar o que funciona para mim, o que eu sempre faço quando preciso me reorganizar.

E eu precisei fazer isso agora porque eu fiquei doente, mas esse processo de reorganização pode ser necessário em algumas outras situações: quando você volta das férias ou de um feriado prolongado, por exemplo, ou mesmo quando você volta de uma viagem de trabalho e precisa se readaptar a rotina do escritório.  Pode acontecer também da desorganização aparecer na sua vida sem nenhum motivo evidente. Não ocorreu nada diferente, mas você sente que as coisas estão meio bagunçadas, meio atrapalhadas e que você não está conseguindo ser produtivo.

computador luminaria planta

Foto de Sora Sagano em Unsplash

Para qualquer desses casos, eu tenho um processo para organizar tudo de novo. E lembrando que isso vale para quem já é uma pessoa minimamente organizada e que perdeu o rumo por um motivo ou outro. Para quem vive completamente na bagunça desde sempre, não tem um sistema de organização estruturado, o processo é um pouco mais complexo. Na série Manual de Organização, eu já falei como começar a se organizar nos aspectos físico (ambiente de trabalho), digital e mental. Mas se vocês tiverem interesse posso fazer um post com dicas e um passo a passo  de como começar a se organizar do zero, se você sempre foi uma pessoa desorganizada. Me digam se vocês querem um post assim.

Vejamos então. Para me organizar e voltar a minha rotina, a primeira coisa que eu fiz e que eu sugiro que você faça também é pegar papel e caneta (ou um aplicativo de notas) e escrever tudo que você precisa resolver, todas as suas pendências. Anote tudo o que está atrasado, o que precisa ser resolvido, agendado, cancelado, atualizado, enfim, escreva tudo.

Anotado tudo, você precisa começar a gerenciar essas atividades. Mas antes disso, um detalhe: se eu precisar organizar alguma coisa no ambiente, eu faço isso antes de qualquer outra tarefa. Eu gosto de fazer assim porque estar em um ambiente bagunçado me incomoda, especialmente na hora de trabalhar e, além disso, a bagunça física é mais fácil de resolver, ao menos para mim. Então, antes de começar a organizar minhas pendências o que eu fiz foi dar uma geral no meu cantinho de trabalho. Isso também me ajuda a clarear a mente e pensar melhor.

Feito isso, eu peguei minha lista e analisei item a item o que estava anotado ali. A ideia é um pouco parecida com o conceito de processar/esclarecer do método GTD. Cada pendência, cada tarefa anotada é avaliada segundo alguns critérios. Para mim, o primeiro deles é o prazo. Se alguma coisa estava atrasada, ela seria a primeira a ser feita, independente de ser importante ou não. Então eu separei primeiro o que estava atrasado ou com prazo apertado.

Depois eu comecei a ver quais tarefas ali eram prioridades. Aí é uma avaliação pessoal. Só quem pode dizer quais são as suas prioridades é você. Então, depois de identificar o que era urgente, eu separei quais atividades estavam ligadas aos meus projetos prioritários.

Outra coisa que eu faço sempre na hora de organizar minhas tarefas, e acho especialmente importante quando estou me reorganizando, é separar as coisas por contexto. No meu caso, meus principais contextos são: no computador, no celular e na rua. Assim, quando eu sentar no computador para trabalhar eu já tenho listado tudo o que tenho para fazer ali. Então eu faço primeiro o que é urgente, depois o que é prioridade e por fim as outras tarefas. Idem para quando eu vou sair, já faço uma lista de tudo que eu preciso resolver na rua.

notebook planner caneta

Foto de Emma Matthews em Unsplash

O último passo, depois de organizar e “contextualizar” as tarefas é o planejamento. Isso porque todas as coisas que precisam ser feitas devem ser distribuídas ao longo do tempo que você tem.  Logo depois de organizar e planejar, eu começo a resolver as coisas urgentes, considerando sempre o contexto. Na prática, elas podem acabar nem entrando de fato no planejamento, porque eu começo a resolvê-las imediatamente. A não ser que por algum motivo eu não possa fazê-las de imediato, então elas entram no planejamento como qualquer outra tarefa, mantendo em mente que devem ser feitas o mais rápido possível.

Na realidade, o que muda na minha organização de tarefas entre a minha rotina normal e quando eu estou nesse processo de reorganização é a quantidade de coisas urgentes a fazer. Normalmente eu me planejo para evitar ao máximo ter urgências para resolver. Claro que eventualmente surgem imprevistos, principalmente demandas de terceiros, mas na minha realidade isso é exceção. Mas quando eu me desorganizo por algum motivo, as coisas acabam se acumulando e aí é óbvio que a tendência é que existam mais coisas urgentes.

Fora isso, o processo de reorganização é bem semelhante ao que eu faço semanalmente ao planejar minha semana: 1. listar o que precisa ser feito; 2. analisar cada item e identificar prioridades e eventuais urgências; 3. distribuir as tarefas ao longo do tempo, seja o dia ou a semana.

Esses três passos são o básico para colocar sua rotina nos trilhos quando algo específico aconteceu e te impediu de manter no seu ritmo normal de atividades. Porém, pode acontecer de você começar a ter sensação de que as coisas estão fora de controle mesmo sem que nada diferente tenha acontecido. Nesses casos, eu recomendo uma abordagem um pouco diferente para que você consiga voltar a se organizar.

A recomendação de listar as suas pendências, analisar tudo e depois organizar e planejar a execução permanece porque, como eu disse, é o básico. Mas o que eu acredito que pode facilitar a reorganização se você sente que toda a sua vida está bagunçada, é separar as coisas por áreas. Separe a organização em categorias: da casa ou escritório, do computador/celular, e-mails, finanças, tarefas e projetos. E aí, dentro de cada categoria, faça o processo de lista, analisar, organizar e planejar.

Como eu sempre digo, em termos de organização não existe uma fórmula mágica ou um método ideal de fazer as coisas. Eu falei aqui como funciona para mim esse processo de reorganização e eu espero que possa ajudar vocês se estiverem passando por alguma situação assim.

Contem para mim como vocês fazem quando precisam se reorganizar, vou adorar saber. E não esqueçam de me dizer se querem um post sobre como se organizar começando do zero.

Até mais,

Juliana Sales

6 comentários sobre “Como se reorganizar quando você sai dos trilhos

  1. Obrigada por esse post. Por conta da minha ansiedade volta e meia eu me pego sobrecarregada, e tenho que me segurar para não surtar hehe. Eu tento sempre lembrar que, mesmo que não tenha feito nada por um ou dois dias, aconteceu e ponto, não tenho como reverter. Nada também é alguma coisa. Mas eu tenho como mudar a partir da hora em que eu percebo aquilo. Hoje mesmo eu fiz uma lista de todas as coisas mais urgentes que quero fazer, e vou tentar seguir tudo até o fim da semana 🙂

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    • Oi Luana, fico feliz que tenha gostado do post! A ansiedade as vezes aparece por aqui também e aí tudo vira um caos mesmo. E isso que você falou, de se dar o direito de ter um dia de procrastinação/preguiça é muito importante. E é muito ruim quando as pessoas não entendem isso e se forçam e se cobram mais do que o necessário. Igual eu li por aí uma vez: as vezes a coisa mais produtiva que podemos fazer é descansar.

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  2. Então, sou organizada fisicamente falando, não consigo fazer nada (mesa do escritório, por exemplo) antes de arrumar…Depois de ler vários post seu sobre organização, adotei um planner, deu uma grande ajuda, mas não me cobro ser 100% organizada…As vezes não quero fazer algo que planejei e analiso se posso me dar o luxo de não fazer (rs, acabei de reparar que me organizo para não ser organizada) outras vezes faço algo que não planejo mas estou com vontade…
    Há ainda vezes que sinto necessidade de reorganizar, e assim vamos caminhando…
    Abraços

    Curtido por 1 pessoa

    • Também não consigo trabalhar em um ambiente bagunçado Ale. E fico feliz demais em saber que meus post ajudaram a melhorar sua organização. E o planejamento bem feito serve pra isso também, podemos fugir dele sem grande estresse.

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  3. Oi Juliana, boa noite.
    Bem, eu começo por limpar a casa… tiro a roupa da cama, separo a roupa suja. Desço os livros, arrumo as prateleiras, separo os materiais, dividindo-os por ordem de importância. Faço minhas listas. Faço uma fornada de pães e, enquanto isso, penso nos prazos, porque se eu não colocar prazo, o caos ganha nome e sobrenomes vários. Minha mente precisa desse tempo estipulado e nada que seja impossível. Precisa de algo que seja possível encaixar pausas e dias de nada fazer, porque sometimes, esses dias são muito importantes para alguém que trabalha com a produção artística. Hoje foi um dia desses, de nada fazer. Porque agosto foi insano por aqui. rs

    bacio cara mia

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