Semana da Produtividade – Dia 1: Coletar

Sejam todos bem vindo a Semana da Produtividade! Eu queria fazer alguma coisa diferente para comemorar o aniversário do blog (que é na sexta feira) e ao mesmo tempo eu queria fazer também algo prático, que quem me acompanha e tem interesse em melhorar sua produtividade pudesse ler e já aplicar.

Eu sempre recebo mensagens de pessoas me perguntando como começar a ser mais produtivo. No meio de tantas técnicas, tantos métodos e ainda considerando que a maioria das pessoas que me escreve está numa situação de muita coisa para fazer e pouco tempo sobrando, eu entendo que seja complicado enxergar um ponto de partida para começar a mudar as coisas.

Então, a ideia dessa semana é dar um norte, uma orientação passo a passo de como começar a se tornar uma pessoa mais produtiva. Cada dia da semana eu vou falar sobre um tópico, uma atividade a ser feita naquele dia. E ao final da semana a intenção é que as coisas estejam um pouco mais sob controle.

Vamos então começar a falar sobre o primeiro passo: para conseguir fazer suas tarefas de forma eficiente você precisa primeiro saber exatamente o que é que precisa ser feito. Parece óbvio, e é, e talvez justamente por isso tanta gente não perceba a importância de identificar claramente tudo o que você quer, precisa ou gostaria de fazer.

Então o primeiro passo é simplesmente anotar todas as suas tarefas. Mas é para anotar tudo mesmo. O que você tem que fazer, compromissos, ideias, projetos, coisas que você gostaria de fazer futuramente, atividades que você quer fazer mas não tem tempo. É algo extremamente simples a primeira vista, mas tem uma importância gigantesca.

É o que alguns especialistas em produtividade chamam de esvaziar a mente. David Allen, criador do conhecidíssimo método GTD fala sobre isso através do conceito de “mente clara com água”. Ele diz que nossa mente é para ter ideias e não para guardá-las. E mais: quando temos uma ideia ou mesmo um tarefa que precisa ser feita, mas que não podemos fazer agora por qualquer motivo, esse pensamento fica rondando em nossa mente como uma pendência ou, como ele chama, como um “veio aberto”.

E isso nos causa inúmeros problemas. Primeiro, há um gasto de energia mental, pois nossa mente fica o tempo todo nos lembrando daquilo que queremos fazer. Ou então, fazendo um esforço para não nos esquecermos. E isso pode ser bem estressante. Além do mais, essas pendências aumentam as dificuldade de nos mantermos focados e diminui nossa concentração. Seja fazendo um esforço para não esquecer ou nos lembrando do que precisa ser feito, esses pensamentos tendem a surgir involuntariamente na nossa mente, atrapalhando nosso foco na tarefa que estamos fazendo no momento.

caderno lista

Foto de Suzy Hazelwood from Pexels

Por isso o primeiro passo é limpar sua mente. Exteriorize tudo que está rondando seus pensamentos. A atividade de hoje é tirar um tempo do dia para sentar e anotar todas as suas pendências. Você pode usar papel e caneta, um editor de texto, aplicativo do celular, não importa. Simplesmente pare e comece a anotar.

É normal que em um primeiro momento você não se lembre de tudo. Por isso, depois de tirar esse momento inicial para anotar, carregue sua lista com você o tempo todo, para poder registrar assim que se lembrar de algo que não anotou ou mesmo se surgir uma nova demanda. Essa prática é contínua: desenvolva o hábito de anotar sempre que surgir uma nova ideia, tarefa ou projeto. É para isso que serve uma caixa de entrada.

Se você está achando difícil se lembrar de tudo, eu trouxe aqui uma série de categorias, que podem te ajudar a se lembrar de mais coisas.

  • Compromissos, eventos, coisas com data e/ou horário pré definidos;
  • Coisas que você começou e não terminou;
  • Coisas que você precisa começar;
  • Tarefas rotineiras (coisas que você faz todos os dias);
  • Telefonemas a fazer, mensagens para responder;
  • Livros para ler, filmes para ver, receitas para testar.

Esses são apenas alguns exemplos. Você pode pensar cada um desses itens em termos de vida pessoal e profissional ou de casa/escritório, por exemplo. Para cada papel que você exerça na sua vida (funcionário, chefe, pai/mãe, marido/esposa, amigo, aluno, etc) avalie quais pendências podem existir. E não vale só para coisas que você tem obrigação de fazer. Inclua o que você gostaria de fazer também, como hobbies, por exemplo.

Para hoje, então, a tarefa é: tirar da sua mente tudo que você quer, precisa, sonha ou tem obrigação de fazer. Esvazie sua mente, porque para ser produtivo é essencial ter clareza das coisas que precisamos fazer.

Se aconteceu de você ficar assustado com o tamanho da sua lista, não se preocupe. Amanhã vamos ver como organizar tudo isso e facilitar a execução. E um último lembrete: não deixe de anotar nada, mesmo achando que sua lista vai ficar grande demais. Afinal, não é porque você não anotou que a ideia deixou de existir na sua mente. Ela continua lá, só esperando um momento para aparecer, geralmente um bem inoportuno.

Até amanhã,

Juliana Sales

 

9 comentários sobre “Semana da Produtividade – Dia 1: Coletar

  1. Sempre úteis suas dicas e vejo isso funcionar bem com minha Mari, comigo nem tanto rs, sou bastante desorganizado mas não custa tentar mais essa dica 🙂

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  2. Por mais que soe óbvio que o primeiro passo é saber o que temos pra fazer, sério, eu acho o passo mais difícil. Porque isso significa que você tem que analisar EXATAMENTE todas essas coisas e as outras coisinhas que surgem no meio tempo enquanto as põe em prática. É o que sempre me pega e me atrapalha na produtividade. Primeiro dia da semana e as dicas já se encaixaram demais nessa necessidade, hahahah!

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    • Concordo com você Lully, as vezes ter clareza do que precisamos fazer pode ser bem difícil mesmo e isso acaba atrapalhando todo o resto. E que bom que as dicas do primeiro dia já foram úteis!

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  3. Achei bastante interessante a questão do veio aberto. Escritores precisam disso. Eu revivo uma mesma cena mil vezes antes de externa-lá. E como ver um filme seguidas vezes. Preciso disso. Mas, nunca parei para pensar no quanto isso pode ser desgastante pata a minha mente. Talvez seja diferente. Não sei. É algo a se pensar.
    Mas a organizacao da escrita de um romance também precisa de uma disciplina. A estrutura da história é feita a partir de uma lista com começo, meio e fim. Embora eu não escreva na sequência dos fatos listados porque minha mente vai no ritmo dela, preciso dessa lista para organizar tudo.
    Enfim, é isso. Aff

    Bacio

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    • Seu ponto de vista sempre me agrega uma nova forma de ver as coisas Lunna. Nunca pensei que alguém pudesse precisar manter um veio aberto. Eu quero mais é me livrar de todos! rs Mas imagino que para o processo criativo possa funcionar como um impulsionador, talvez? E achei interessante o equilíbrio com a disciplina. Seus comentários sempre me dão o que pensar!

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  4. Oi!!
    Confesso que depois que comecei a te acompanhar, faço uma lista de tarefas, diárias e semanais…Parece que isso dá um descanso mental muito grande…As vezes acho que não vou ter nada mas, nada nunca existe, coloquei o “descanso” como tarefa também…
    abraços

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    • Oi Ale! Fico feliz em saber que você colocou em prática dias que encontrou aqui e que estão te ajudando no dia a dia. E é bem assim mesmo, precisamos entender que nossa lista de tarefas nunca vai chegar ao fim, e tudo bem né? E você está certíssima, tratar os momentos de descanso como tarefa ajuda a não esquecer desses momentos de pausa.

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