Semana da Produtividade – Dia 2: Organizar e Gerenciar

Se você está participando da nossa Semana da Produtividade, já deve ter lido o post de ontem e feito a atividade do dia, que era listar todas as suas pendências, de forma a poder visualizar de forma clara tudo que você quer e precisa fazer.

Muito provavelmente você tem agora a sua frente uma lista enorme de coisas a fazer e deve estar se perguntando como lidar com tudo isso. Pode até ter batido um desânimo e você não consegue entender como isso pode te deixar mais produtivo.

Calma, é tudo uma questão de gerenciamento e organização. Vamos transformar esse amontoado de coisas em uma verdadeira To Do List. E em algumas outras listas também. A atividade do dia de hoje é categorizar todas essas coisas que você anotou e definir prioridades, organizando tudo e facilitando a execução.

Para começar, é preciso saber que todas as atividades que fazemos no nosso dia a dia se enquadram em dois grandes grupos: tarefas e projetos. Tarefas são ações únicas, completas em si mesmas. Projeto é qualquer atividade que precisa de mais de uma ação para ser concluído. Um projeto é composto de várias tarefas. Comprar ração para o cachorro é uma tarefa. É só ir até o supermercado e comprar. Comprar cortinas novas é um projeto, porque você precisa escolher o modelo e a cor, medir o tamanho, fazer pesquisa de preço. Percebem a diferença?

Afora isso, provavelmente algumas coisas que você anotou não são necessariamente tarefas nem projetos, não são coisas que você precisa fazer e sim lugares onde você precisa estar. São os eventos e compromissos, atividades com data e horário marcado. Apesar de não serem tarefas, algumas delas podem pedir ações anteriores. Se você tem uma reunião marcada, por exemplo, provavelmente precisa se preparar para essa reunião: organizar a pauta, produzir algum relatório. Já se você tem uma consulta no dentista, você simplesmente precisa estar lá, não há nenhuma tarefa prévia.

Então, vamos organizar essa quantidade enorme de coisas que você listou ontem. Comece pelo mais fácil, separando os eventos e compromissos. Você pode anotar tudo em outra folha ou usar marca textos coloridos para cada coisa. Inclua nessa categoria não só o que tem dia e horário marcado, mas também prazos e datas importantes, como a data de entrega de algum projeto ou dia de vencimento de alguma conta.

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Foto de ivorymix.com

Depois vamos separar tarefas de projetos, considerando o que expliquei lá em cima: projeto é tudo que requer mais de uma ação, tem mais de uma etapa.  Essas são as três categorias mais importantes relacionadas as coisas que temos para fazer . O que sobrou na sua lista e não se encaixou em nenhuma categoria, vamos deixar para falar sobre daqui a pouco.

Estando tudo devidamente separado, precisamos gerenciar cada categoria.

Para os eventos, compromissos e prazos, marque-os no calendário ou agenda. Se você não tem nada disso, pode simplesmente imprimir um calendário do mês em um folha A4. Ou anotar no calendário do celular. Pode usar também a agenda do Google. A forma não importa, escolha o que for mais prático para você e, claro, não se esqueça de checar frequentemente para verificar o que está anotado.

Os seus projetos podem ser divididos em: ativos, suspensos ou em espera. Ativos são aqueles nos quais você está trabalhando; suspensos são os que estão parados e em espera os que ainda não começaram. Para os projetos em andamento identifique qual a próxima ação relacionada a ele, a próxima tarefa a ser feita e inclua na lista de tarefas a fazer. Os projetos suspensos ou em espera devem ser avaliados, para definir se continuarão como estão, se passarão a ser executados ou até se serão definitivamente descartados. Qualquer nova tarefa ou ação que surja daí também deve ser incluída na lista de tarefas. As tarefas únicas ficam junto com as tarefas relacionadas a projetos, porque no final das contas tudo é tarefa. A separação anterior, em projetos e tarefas, é apenas para facilitar o gerenciamento e te manter consciente do objetivo de cada atividade sua.

E o que sobrou? Que não são tarefas, nem projetos, nem compromissos? Aqui podemos ter várias coisas: livros para ler, filmes para ver, lugares para visitar, receitas para testar; algo que você queira fazer, como pular de paraquedas ou aprender mandarim; mudar a decoração da sua sala; uma ideia de um projeto novo que você ainda não teve tempo de avaliar se é viável ou não. Essas são coisas que você acha que gostaria de fazer, algum dia, quem sabe. Tudo isso vai para a sua lista de Algum Dia/Talvez, que você deve revisar de tempos em tempos para decidir o que dali você vai colocar em prática.

Resumindo: após separar tudo o que anotou no dia de ontem, você deve estar com quatro listas:

  • Eventos, compromissos e prazos;
  • Lista de projetos: dividida em ativos, suspensos ou em espera;
  • Lista de tarefas a serem feitas;
  • Lista Algum Dia/Talvez.

Tudo devidamente organizado, amanhã vamos planejar como será a execução de tudo isso. Ou seja, como encaixar as coisas a fazer nas horas do nosso dia. Para se planejar é preciso escolher um período: um dia, uma semana, um mês. Eu (e a maioria das pessoas que é organizada), faz um planejamento anual (as vezes até mais longo, de 2 ou 3 anos), a partir do qual derivam os demais planejamentos. Para quem está começando agora, planejar a semana ou o mês está de bom tamanho. Amanhã falaremos mais detalhadamente sobre isso.

Até amanhã,

Juliana Sales

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