Semana da Produtividade – Dia 3: Planejar

Hoje veremos como planejar a execução de todas as coisas que você tem para fazer. Recapitulando o post de ontem, se você organizou tudo que anotou no primeiro dia, você terminou com 4 listas:

  • Eventos, compromissos e prazos;
  • Lista de projetos: dividida em ativos, suspensos ou em espera;
  • Lista de tarefas a serem feitas;
  • Lista Algum Dia/Talvez.

A Lista Algum Dia/Talvez, como o próprio nome diz, não é algo que você vá fazer agora, então deixe de lado nesse momento. Só não se esqueça de dar uma olhada nela de tempos em tempos, para não se esquecer do que está anotado ali e colocar algumas coisas em andamento se surgir uma oportunidade ou um momento apropriado.

A Lista de Projetos também tem mais a função de consulta, para que você tenha consciência de quantos são e qual o andamento deles. Também deve ser verificada frequentemente (de preferência na revisão semanal), tanto para não se esquecer das tarefas relacionadas a eles, quanto para começar a realizar algum que esteja suspenso ou em espera.

Os eventos, compromissos e prazos, como eu falei ontem, devem ser inseridos no calendário (em papel ou digital), agenda, planner, bullet journal ou qualquer outra ferramenta para esse fim que lhe agrade. Aqui não tem segredo, é só anotar e revisar frequentemente. Aliás, em termos de organizar as coisas que você tem para fazer, esses são dois princípios indispensáveis: anotar e verificar sempre o que anotou. Aqui também é importante inserir lembretes antes de prazos importantes. Se você tem um prova em um dia x, coloque um lembrete alguns dias antes para estudar/revisar o conteúdo. Se tem um aniversário, faça também uma anotação para não se esquecer de comprar o presente antes.

Agora vem a parte que pode ser um pouquinho mais trabalhosa: planejar a execução dos itens da sua lista de tarefas a fazer. A primeira coisa a se ter mente é que você não vai  inserir tudo que está ali no seu planejamento. Isso porque você não vai de fato fazer tudo que está ali. Me desculpe, mas é assim que funciona. Não existe método de produtividade ou organização que faça seu dia ter mais de 24 horas. O que você precisa fazer é usar de forma eficiente o tempo que tem, o que é feito através do planejamento e da organização da tarefas. Inclusive porque muito do que está ali você não precisa realmente fazer. Ou pelo menos não agora.

O ponto chave é definir prioridades. Você precisa separar o que é urgente, o que é importante e o que não é nem uma coisa nem outra. Você pode usar a matriz de Eisenhower para fazer essa separação. No post que eu linkei está tudo bem explicadinho, mas segue um resumo na imagem abaixo.

Matriz de Eisenhower

Exemplo de uma Matriz de Eisenhower (adaptado de LP Produtividade e James Clear)

As suas prioridades, obviamente, são as tarefas que são urgentes e importantes. As demais você gerencia de acordo com o apresentado na imagem. Claro que essa não é a única forma de identificar prioridades. A maioria das pessoas tem um pensamento intuitivo quanto a isso. Então, defina suas prioridades de forma que isso faça sentido para você. Porque não adianta defini-las e ficar se preocupando com o que você deixou de lado. Ah, e  prioridades devem ser limitadas. Quem tem muitas, não tem nenhuma.

Façamos então o planejamento. Primeiro, escolha o período que quer planejar. Para quem está começando agora, pode começar planejando a semana. Aproveite o passo a passo que eu estou explicando para planejar a sua próxima semana. Ao final dela, tire um tempinho para a planejar a seguinte e assim sucessivamente. Claro que, se você quiser, pode planejar o mês e depois usá-lo de base para se planejar semana a semana. Ou ao contrário: durante o planejamento da semana você pode sentir necessidade de planejar o mês. Há também quem goste de planejar cada dia mas, para mim particularmente, não faz muito sentido, acho que fica um pouco inflexível demais além de eu não ver necessidade desse planejamento tão detalhado, quase hora a hora.

O primeiro passo, como eu já disse, é anotar os compromissos, eventos e prazos e eventuais ações relacionadas a eles. Depois, distribua as tarefas listadas como prioritárias ao longo da semana. Atente-se aos horários: planeje tarefas de trabalho para o horário de trabalho e as demais para os outro horários. Se você trabalha home office, é importante estabelecer um horário de início e fim de expediente e concentrar as tarefas de trabalho nesse período e as demais atividades no tempo restante. Claro que não precisa ser extremamente rígido quanto a isso. Nem em nada do planejamento, na verdade.

Depois de inserir todas as suas tarefas prioritárias e compromissos, você pode começar a encaixar as tarefas que não são prioridade no restante do tempo disponível. Mas não se sobrecarregue. Considere os momentos de descanso. E o tempo gasto com deslocamentos, se for o caso. E deixe ainda uma margem para imprevistos. Isso é muito importante para que, se por acaso aparecer uma urgência, seu planejamento inteiro não desande porque você não deixou espaço de manobra.

Muito bem, seu planejamento está feito. E agora? Só fazer as tarefas, certo? Sim. O problema é que muita gente falha exatamente nesse ponto, de fazer o planejamento funcionar. Pois é claro que não adianta nada planejar tudo e não agir. É sobre isso que vamos falar amanhã.

Até mais,

Juliana Sales

4 comentários sobre “Semana da Produtividade – Dia 3: Planejar

  1. Eu gosto de me organizar por projetos. por exemplo, nós estamos com datas fechadas para o mês de novembro e sei tudo que preciso fazer até lá, a única questão é que preciso tomar cuidado com esse dead line porque com espaço-tempo sobrando, é preciso tomar cuidado. Um projeto com deadline me obriga a ter cuidados semanais para não extrapolar o tempo. Na semana passada eu quase conclui o primeiro projeto livro, mas o quase já não é uma boa coisa. Estou com ele para reparos em cima da mesa e já deveria ter começado o próximo, mas nunca começo um sem finalizar o outro, logo, já estou “atrasada”, embora tenha margem.
    Acho que me enrolei toda nessa explicação, rá

    bacio

    Curtido por 1 pessoa

    • Se planejar por projetos pode ser uma boa alternativa mesmo Lunna. E você tem razão, com tempo “sobrando” existe uma tendência natural a procrastinar. Se chama lei de Parkinson e diz que o trabalho se expande de modo a preencher o tempo disponível para a sua realização”.

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