Semana da Produtividade – Dia 4: Agir

Até aqui fizemos os passos básicos para colocar ordem na quantidade enorme de coisas que todos nós temos a fazer. Mas agora chegamos em um ponto crucial: a execução. Produtividade é obter resultados. Então de nada adianta organizar tudo, planejar detalhadamente e falhar na hora de agir.

Uma das minhas definições preferidas de produtividade é: obter resultados. Ou seja, produtividade é conseguir realizar as suas tarefas, concluir projetos, alcançar metas. Então, não adianta organizar e planejar tudo se na hora de executar você não sai do lugar.

E isso é mais comum do que se pensa. Muitas pessoas, por exemplo, fazem um planejamento “perfeito”, mas que nunca sai do papel. Ou então, trabalham muito, estão sempre ocupadas, sempre “agindo”, mas mesmo assim não conseguem os resultados que desejam. E isso, para mim, não é produtividade.

E como estamos na Semana da Produtividade, precisamos falar sobre como transformar o planejamento em ação. Pelo que eu já li, já ouvi das pessoas, pelas mensagens que eu recebo e pela minha própria experiência, eu listei quatro principais causas da dificuldade que muitas pessoas tem em executar seus planos.

Cansaço

É bem óbvio e bem comum, principalmente levando em consideração que muita gente confunde estar ocupado com ser produtivo. É muito normal as pessoas se sobrecarregarem com tarefas poucos importantes ou passarem a maior parte do tempo lidando com urgências e imprevistos. E isso acaba sendo cansativo e estressante e fazendo com que o planejamento fique esquecido.

E essa questão de confundir o conceito de produtividade com estar sempre ocupado fazendo alguma coisa, tende a levar as pessoas a esquecerem e deixarem de lado os momentos de descanso. No livro A Mente Organizada ( eu já falei sobre ele aqui), o autor diz que nossa sociedade não dá valor ao sono e cita um especialista da área que diz que “não consideramos o sono um investimento na nossa saúde — afinal de contas, é apenas sono”. E isso é muito real, a maioria das pessoas subestima os momentos de descanso, porque parece que estamos perdendo um tempo que poderia ser usado de forma mais útil.

E isso não poderia estar mais longe da verdade, porque o sono e o descanso são fatores decisivos para um bom desempenho, para se manter alerta, disposto e focado. Então pode ser que você não consiga executar seu planejamento porque você está cansado demais. E claro, isso inclui também o cansaço mental. Sentir-se mentalmente esgotado é muito comum, considerando o excesso de informação a que estamos expostos, a dificuldade de gerenciar nosso tempo e a quantidade de coisas que tentamos fazer todos os dias.

planner semanal caneta notebook

Foto de Emma Matthews em Unsplash

Desmotivação

Eu já fiz um post aqui no blog com dicas de como se manter motivado. A falta de motivação costuma ser frequente, principalmente quando estamos diante de uma tarefa muito complicada ou entendiante ou quando não temos clareza de porque precisamos fazer determinada tarefa.

Para a tarefa chata ou difícil, o segredo é focar no objetivo. Você está fazendo isso por quê? Se você tem uma meta que quer alcançar, fica mais fácil passar pelas tarefas que te levam até ela porque você tem um desejo que quer realizar. Ninguém traça metas aleatoriamente. Nossas metas representam coisas que desejamos muito. Manter isso em mente ajuda a passar pelas etapas mais chatas até chegar no objetivo final. Um truque é estabelecer uma recompensa ao concluir a tarefa. Por exemplo: depois de terminar esse relatório posso comer um doce, ou comprar alguma coisa que ando querendo ou tirar uns minutos para navegar a toa nas redes sociais. Se esforce para realizar aquela tarefa e depois recompense seu esforço.

Se o problema é não ter clareza ou não perceber a utilidade daquela tarefa, a solução é uma só: identificar o motivo por trás da ação. Por que você tem que fazer isso? Onde quer chegar? Que resultados terá quando terminar? E até: o que acontece se eu não fizer? Responder essas perguntas é essencial porque é difícil ter motivação para fazer qualquer coisas se não vemos sentido no que estamos fazendo.

Porém precisamos ter cuidado para não sermos muito autoindulgentes, aceitando facilmente nossos erros e defeitos. Isso porque a falta de motivação algumas vezes pode ser superada com uma pequena dose de auto disciplina.

Dificuldade de Concentração

Outra situação bem comum é a dificuldade de se manter focado nas tarefas que precisamos fazer. Você já deve ter passado por isso: planejou o uso do seu tempo mas na hora de começar determinada tarefa simplesmente não conseguiu se manter concentrado o suficiente para a tarefa progredir. Isso acontece especialmente com trabalhos que exigem esforço mental.

Existem várias dicas para contornar a falta de concentração e tem aqui no blog um post bem completo sobre isso. Além de usar técnicas para melhorar o foco, eliminar distrações e minimizar interrupções, por exemplo, o segredo é treinar a cada dia para aumentar a sua capacidade de se manter concentrado. Diversos pesquisadores tem realizado estudos que apontam que concentração e foco são habilidades que podem ser treinadas e desenvolvidas.

Procrastinação

Eu deixei esse motivo por último porque todos os anteriores estão relacionados a ele. Se você está cansado, desmotivado ou com dificuldade para se concentrar, a tendência é que você comece a procrastinar.

Mas a procrastinação tem diversas outras causas: medo de não ser bom o suficiente para fazer aquele trabalho, medo de não alcançar o resultado esperado, não saber por onde começar. Já tem post por aqui falando sobre a procrastinação e com dicas para superá-la.

Mas a regra geral é: identifique o motivo e lide com ele. Trabalhe sua mentalidade para parar de almejar a perfeição, se você não se acha capaz ou teme não alcançar o resultado desejado. Não fique esperando a situação ou momento ideal. Se não sabe como começar, peça ajuda. Se a tarefa parece complexa ou muito longa, divida em sub tarefas menores e mais simples.

O que eu quero saber de quem tem acompanhado as atividades da semana até aqui é o seguinte: como essa parte da ação funciona para vocês? Conseguem colocar o planejamento em prática ou tem dificuldade?

Até mais,

Juliana Sales

 

 

 

4 comentários sobre “Semana da Produtividade – Dia 4: Agir

  1. Ah, minha cara… procrastinar (no meu caso) é o que me salva em alguns momentos porque insistir em manter a rotina, quase sempre me faz mal. Já percebi há algum tempo que toda a produção me leva de encontro ao caos (virou assunto da terapia) e não adianta lutar contra isso, é aceitar que faz parte do processo. A mesa cheia de coisas, a mente povoada e as coisas acontecem. Com tudo no lugar (já escrevi sobre isso) não acontece. Preciso da desordem, da liberdade total de gestos, Da sensação de queda nesse abismo que sou.
    Você deve surtar ao ler isso, mas eu sou assim e talvez por isso repeti tantas vezes “organizar-me” no último post porque é a palavra que uso com frequencia para afrontar-me. rs

    bacio

    Ps. Estou atrasadíssima na leitura por aqui, mas estou em processos criativos por aqui. rs
    Daqui a pouco (final do mês) volto ao normal

    Curtido por 1 pessoa

    • Acho que procrastinar as vezes faz bem para todo mundo Lunna… digo até que em alguns momentos pode ser a melhor forma de ser produtivo. Logo tem post no blog sobre isso, inclusive. Acho muito interessante você dizer que com tudo no lugar seu processo de produção não acontece, porque por aqui é bem ao contrário: se as coisas não estiverem em seus devidos lugares me tira a concentração e meu rendimento cai.

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