Semana da Produtividade – Dia 5: Resolvendo problemas e contornando dificuldades

Chegamos ao último dia da Semana da Produtividade. E eu espero que os posts diários tenham sido úteis para você. Se você seguiu todos os passos até aqui, deve estar com um planejamento bem lindo aí na sua frente da sua próxima semana e também deve estar atento para não cair nas armadilhas de se planejar e não agir.

A ideia é que esse processo de coletar, organizar e planejar seja repetido semana a semana, te mantendo no controle das coisas. Na sexta feira ou no final de semana você tira um tempo para organizar o que coletou durante a semana (porque a coleta é feita o tempo todo, assim que surge uma demanda, usando uma caixa de entrada) e planejar a execução, organizando o uso do seu tempo na próxima semana.

Também faz parte do processo a revisão. É indispensável revisar – de preferência semanalmente, antes de fazer seu planejamento – a sua Lista de Projetos e a Lista Algum Dia/Talvez. Deve-se revisar também, é claro, tudo que você coletou durante a semana e identificar o que é tarefa, o que é projeto, o que é compromisso e o que vai para a Lista do Algum Dia/Talvez. A revisão é essencial para manter suas listas atualizadas e seu planejamento coerente com suas prioridades

Para encerrar a nossa semana, hoje eu quero falar sobre alguns problemas que você pode ter encontrado durante o processo e como resolver esses problemas e contornar dificuldades. São situações comuns e que acabam por prejudicar os seus resultados.

Coleta Incompleta

Como eu deixei claro no primeiro post, reunir todas as atividades que você precisa fazer, listar tudo, é fundamental para clarear sua mente e é a base de todo processo. Então, se durante a coleta, algo foi esquecido, são grandes as chances de que essa coisa esquecida apareça futuramente e atrapalhe seu planejamento.

Por isso é essencial ser detalhista no processo de coleta e anotar tudo. Até porque se algo ali for inútil, inviável ou deixar de ter interesse, vai acabar sendo descartado durante o processo de organização ou ao identificar suas prioridades. Então seja cuidadoso ao anotar suas atividades, tarefas, projetos, ideias, etc. E desenvolva o hábito de coletar sempre, ou seja, sempre que surgir uma nova tarefa, um novo compromisso ou você tiver uma nova ideia, anote. A coleta é um processo permanente. Nunca mantenha nada apenas na sua mente, deixe registrado na sua ferramenta de coleta.

notebook agenda bloquinho celular xicara cafe

Foto de ivorymix.com

Falta de revisão

Como eu falei no começo a revisão também é permanente, assim como a coleta. Você deve revisar (checar) sua lista de tarefas e o seu planejamento, para saber o que tem a fazer, quando deve ser feito e quais seus compromissos.

Sua lista de projetos deve ser revista para determinar quais as próximas ações a serem tomadas para aqueles que estão em andamento e avaliar se algum projeto suspenso ou em espera ficará ativo. O mesmo vale para a sua lista algum dia/talvez: revise sempre para decidir se irá começar a colocar em prática algo que está ali.

Se você não revisa, você acaba se esquecendo do que foi registrado. Isso prejudica o seu planejamento, o andamento dos seus projetos e derruba a confiabilidade do seu sistema. Você anota para não ter que guardar tudo na mente. Mas se você não verifica frequentemente suas anotações, a informação se perde. Assim como a coleta, a revisão também deve ser um hábito.

Não priorizar

Muitos de nós tem dificuldade para identificar prioridades e gerenciá-las. Isso porque muitas vezes estamos tão envolvidos com urgências e emergências, tão cheios de tarefas, que ficamos com a sensação de que tudo é prioridade. E quando tudo é prioridade, não temos prioridades, porque tudo tem a mesma importância.

E quando tudo tem a mesma importância, terminamos com uma lista de tarefas enorme e que certamente não conseguiremos gerenciar. Como eu já repeti, não há método de produtividade que aumente as horas do dia, então não adianta achar que tudo é importante e tentar fazer tudo, sendo que simplesmente não há tempo para isso.

Jamais faça seu planejamento sem ter claras quais as suas prioridades. E lembre-se que prioridades não são eternas. Sua prioridade da semana que vem pode (e provavelmente vai) ser diferente dessa semana. No começo, suas prioridades podem ser apenas coisas urgentes, mas a medida em que você vai priorizando, a tendência é que você dê maior atenção as coisas importantes e trabalhe com elas de forma mais controlada, impedindo que se tornem urgentes e portanto diminuindo a quantidade de urgências.

Inflexibilidade do planejamento

Eu já li inúmeros comentários assim: “eu me planejo, mas aí acontece alguma coisa inesperada no meu dia e o planejamento inteiro desanda”. Se reconhece? Minha resposta nesse caso é sempre a mesma: planejamento não é definir o que fazer em cada minuto do seu dia, com uma tarefa/compromisso grudado no outro, sem tempo nem para respirar.

Se o seu planejamento é assim e acontece um imprevisto qualquer, todo ele vai sair do trilho. O segredo do bom planejamento é ser flexível. Superestime um pouco o tempo que vai levar para fazer cada tarefa, considere um tempo extra se houver necessidade de deslocamento, insira alguns intervalos, momentos de respiro. Assim, se aparecer um imprevisto, você tem espaço para administrar suas atividades e remanejar o que for preciso. E se não aparecer, você tem um tempinho extra para usar da forma que quiser. Só tome cuidado para não transformar esse espaço em um convite à procrastinação.

caderno celular caneta

Foto de eleni koureas em Unsplash

Ficar preso a métodos e ferramentas

Muita gente gosta de ler sobre técnicas de produtividade, conhecer as ferramentas, testar novos aplicativos. Estão sempre em busca do método ideal, do melhor aplicativo. E isso não existe. Eu já falei muito por aqui que em termos de produtividade e organização não existe o certo, o ideal. Existe o que se adapta melhor a sua rotina, o que atende suas necessidade, o que funciona para você.

E se você fica sempre buscando métodos e ferramentas diferentes, acaba ficando muito na teoria e pouco na prática. Claro que não tem problema algum trocar de método ou ferramenta, você não precisa usar o mesmo para sempre, até porque seus gostos e necessidades mudam. E também pode ser que leve um tempo até cada um encontrar a ferramenta e o método melhor para si. O que não pode acontecer é ficar eternamente nessa busca e nunca implementar de fato uma forma de se organizar, de gerenciar suas tarefas, de administrar o seu tempo.

Esse post de hoje, para finalizar a Semana da Produtividade foi baseado principalmente em comentários que eu vejo por aí e em mensagens que eu recebi nesses últimos dias com dúvidas sobre as atividades diárias. Eu peguei as dificuldades mais comuns para falar aqui, mas se você tem algum outro problema que te impede te melhorar a sua produtividade, me conta aqui nos comentários, me manda um e-mail.

Eu gosto muito dessa troca de informações porque sabendo o que cada um precisa eu consigo direcionar melhor o conteúdo aqui do blog e, claro, posso ajudar melhor, o que eu estou sempre disposta a fazer.

Agradeço a todos que me acompanharam nessa semana.  Se puderem, nos próximos dias, depois de colocadas em prática as atividades, me deem um retorno dos resultados que estão tendo. Pode mandar e-mail, deixem recado nas redes sociais (Facebook/Instagram).

Estou muito feliz de comemorar o segundo aniversário do blog (que, aliás é hoje, 13 de setembro) e que ainda venham muitos outros. Muito obrigada a todos!

Até mais,

Juliana Sales

3 comentários sobre “Semana da Produtividade – Dia 5: Resolvendo problemas e contornando dificuldades

  1. Olá, cara mia…

    Eu li em gotas os seus posts, no meu tempo porque estou naquele período de produção que, por mais que eu me prepare para ele, algumas coisas escapam do controle e vão no ritmo que querem e não no ritmo que eu preciso. Como já devo ter lhe dito, trabalhar com criação depende da disposição do imaginário construir algo e nem sempre isso acontece no tempo necessário, por mais que se reúna elementos ao nosso redor. O tempo da mente é outro.
    No momento, hoje é domingo, preciso organizar a semana que passou e preparar-me para a que está por vir, porque depois de seis dias produtivos, o computador, a mesa, a minha mente vira uma bagunça. rs

    bacio e parabéns pelo segundo ano do blogue, vida longa e próspera…
    Quero mais, você me ajudou a compreender certos ritmos da minha rotina e isso sem interferir em nada, apenas compreendendo o tempo e ritmo. Sou grata.

    Curtido por 1 pessoa

    • Pois é Lunna, por isso eu acho que não serviria para trabalhar com criação… gosto de prazos, são propulsores para mim. Obrigada pelos parabéns, fiquei bem feliz com suas palavras.

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