3 princípios do GTD que melhoram sua produtividade

O método GTD talvez seja uma das mais conhecidas metodologias de organização e produtividade. Eu sempre o menciono aqui no blog porque muitos dos conceitos e orientações que eu uso no meu dia a dia vem dele. Não posso dizer que sigo o método a risca, mas a forma como eu gerencio minhas atividades, minha vida em geral, é baseada em ensinamentos retirados do método.

Apesar de ser uma metodologia e, portanto, contar com várias técnicas e recomendações, eu acredito que uma das maiores contribuições do GTD é propor uma mudança de mentalidade. Mesmo não implementando totalmente o método, como eu, o modo como o David Allen ensina a lidar com nossas tarefas, projetos e ideias reflete em um jeito mais prático e eficiente de gerenciar todas aquelas coisas que precisamos gerenciar diariamente.

Isso acontece porque o método apresenta certas atividades básicas que, se pararmos para prestar atenção, fazem parte de muitos métodos de produtividade e organização. Um exemplo é o uso de uma Caixa de Entrada, que nada mais é do que não depender da sua mente para se lembrar das coisas, utilizando para isso um meio externo (anotações).  Outro exemplo é fazer sempre uma revisão de tudo que você anotou, porque obviamente não adianta anotar e nunca mais olhar para o que foi anotado.

Ainda falando dessa questão da mudança de mentalidade, os últimos três capítulos do livro do David Allen sobre o GTD tratam dos princípios-chave que sustentam o bom funcionamento do método. E na minha visão, esses princípios na verdade ajudam  muito qualquer um a ser mais organizado e produtivo, independente do método usado e até mesmo se não for usado método nenhum.

Esses três princípios referem-se a tornar a coleta (anotar tudo na caixa de entrada) um hábito, ter sempre em mente qual a próxima ação a ser tomada para garantir o bom andamento dos projetos e manter o foco nos resultados. Vamos falar sobre cada um desses princípios.

O hábito da coleta

Coletar nada mais é do que anotar tudo o que você quer ou precisa fazer. Todos nós temos uma infinidade de tarefas, projetos, compromissos, ideias, metas, objetivos, prazos a cumprir. Guardar tudo isso apenas na mente é o caminho certo para estresse, irritação, cansaço, além da grande chance de acabar esquecendo algo importante.

A coleta é o primeiro passo do método GTD e consiste em anotar todas essas coisas que eu mencionei ali no outro parágrafo. Para anotar você pode usar o que quiser: papel e caneta, aplicativo de celular, editor de texto do computador, sites específicos. O que importa é não deixar nada guardado apenas na cabeça. Exteriorize a informação, anote.

prancheta folhas notas caneta vela

Foto de ivorymix.com

Mas para que a coleta cumpra sua função, de aliviar a sobrecarga mental e impedir que você esqueça de algo importante, ela precisa ser um hábito. Isso quer dizer que toda tarefa nova que surgir, todo novo compromisso, cada ideia que apareça e que você tenha o mínimo interesse em desenvolver futuramente, anote. O lugar onde você anota tudo isso é a Caixa de Entrada, tão falada por aqui. E como eu já disse, ela pode ser física ou digital, isso não importa.

O que importa é que ela esteja sempre com você, para ser usada a cada nova demanda que surge. A Caixa de Entrada é onde você centraliza tudo. Simplesmente anote ali, sem se preocupar com qualquer tipo de ordem ou priorização. Depois, quando for limpar sua caixa de entrada, você analisa cada item anotado e decide o que fazer com ele: incluir na agenda se for um compromisso, colocar na lista de tarefas ou na lista de Algum Dia/Talvez ou até mesmo descartar se não fizer mais sentido ou não te interessar mais por qualquer motivo que seja.

Claro que essa limpeza, essa análise do que foi anotado, também deve se tornar um hábito, assim como a própria anotação. Eu tenho o costume de revisar minha caixa de entrada todos os dias, de forma rápida, apenas para verificar se tem ali algo urgente ou para os próximos dias que eu precise incluir no meu planejamento semanal. E no domingo, ao revisar a semana anterior e planejar a semana seguinte, eu faço uma limpeza completa, analisando tudo o que foi anotado. A frequência com que se faz isso depende, é claro, do volume de novas demandas que surgem na rotina de cada um.

Decisão sobre a próxima ação

Um dos objetivos finais do GTD é definir qual a próxima ação, ou seja, qual a próxima coisa que você pode, deve ou precisa fazer para concluir uma tarefa, dar andamento a um projeto ou começar a colocar em prática uma nova ideia.

Muitas vezes as pessoas não conseguem ser produtivas por que não conseguem enxergar de forma clara o que exatamente precisam fazer. O processo sequencial do GTD te leva a, naturalmente, entender quais são as próximas ações que você precisa realizar.

Ter clareza sobre a próxima ação também tem haver com simplificar, pegar uma tarefa grande e complexa e quebrá-la em várias sub tarefas menores e mais simples, o que ajuda muito a identificar qual a primeira coisa a ser feita, ou seja, sua próxima ação. Esse tipo de raciocínio também facilita na hora de “desempacar” algum projeto que está travado porque você não sabe como levá-lo adiante.

Essa abordagem pode ser relacionada com a teoria defendida no livro “A Única Coisa“, sobre o qual eu fiz um post aqui na semana passada. Ambas defendem a necessidade de ter clareza sobre o que precisa ser feito para que as coisas caminhem, os projetos se desenvolvam, as tarefas progridam.  Definindo qual a próxima ação, a mente passa a enxergar qualquer coisa como algo que pode ser realizado e concluído, o que aumenta também a motivação.

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Foto de Aleksander Vlad on Unsplash

Foco nos resultados

Eu sempre digo que produtividade é alcançar resultados. É chegar aonde você quer. E isso inclui desde concluir um projeto até ter tempo para se dedicar a um hobbie, à sua família e amigos. Produtividade é trabalhar de forma eficiente para conseguir viver a vida que você deseja.

Então, fica claro que você precisa saber exatamente quais resultados deseja alcançar. Até porque, sem saber onde se quer chegar é quase impossível determinar qual a sua próxima ação, que eu falei no item anterior. Como saber o que fazer para as coisas andarem se você não sabe para onde elas devem andar?

Além disso, foco nos resultados é um grande motivador. Se um resultado é um meta, você estabeleceu aquela meta por algum motivo, porque aquilo era importante para você. Então manter o resultado sempre em mente ajuda a trilhar o caminho até lá.

Resultado e ação estão interligados. Você não consegue identificar quais ações tomar se não sabe qual resultado quer obter. Da mesma forma, não adianta saber qual o seu resultado e não agir para alcançá-lo. Assim, precisamos garantir que no nosso dia a dia resultado e ação estejam de fato relacionados. Nossas tarefas diárias devem refletir os passos para alcançar nossos objetivos. E nosso objetivos devem ser a base para definirmos nossas principais ações. No meio disso, está o planejamento, para que possamos garantir a execução dessas ações, lidar com eventuais urgências e imprevistos e gerenciar nosso tempo de forma a não nos sobrecarregarmos com trabalho e obrigações.

Pode parecer complicado ou um monte de palavras sem aplicação prática, mas não é:

  • registre tudo que você quer, precisa ou gostaria de fazer. Não deixe o trabalho de se lembrar dessas coisas para a sua mente. Torne isso um hábito
  • revise sempre tudo que você anotou, decidindo o que fazer com cada item anotado.
  • tenha clareza sobre o que precisa ser feito para alcançar os resultados que você deseja.
  • mantenha o resultado em mente para poder definir quais ações são necessárias.
  • planeje-se para colocar as ações em prática, mas sem se sobrecarregar.

Me contem, o que acham desses princípios? Para mim são coisas que já foram incorporadas ao meu dia a dia e à minha maneira de pensar. Que tal adotá-los na sua vida também?

Até mais,

Juliana Sales

8 comentários sobre “3 princípios do GTD que melhoram sua produtividade

  1. Muito bom!
    Eu comecei a fazer esse método da Caixa de entrada, passei a anotar tudo que precisava, já que só a cabeça não estava dando certo, mas confesso que às vezes acabo deixando de olhar. Preciso criar o hábito e melhorar essa parte.

    bjs
    Fe

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  2. Gostei desse método, tem uma proposta prática que se exercitada com frequência automaticamente pode ser incorporada à rotina do dia a dia. Realmente guardar tudo na mente cria estresse e uma sobrecarga desnecessária, anotar todas as tarefas a serem feitas organizadas na caixa de entrada é uma dica preciosa!

    Curtido por 1 pessoa

  3. Comecei com essa prática da caixa de entrada, para lembrar de tudo o que preciso fazer na semana e confesso que me ajudou demais, não deixo mais nada sem fazer por causa do esquecimento. Eu olho toda segunda e quarta minhas anotações. Foi uma ideia incrível de quem a inventou!!!

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    • Que bom que está funcionando para você, adoro comentários assim contando dos benefícios dos métodos e técnicas de organização e produtividade. A ideia de limpar a mente e registrar as coisas para não esquecer é super antiga, mas o termo Caixa de Entrada vem do David Allen.

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  4. Oie, boa tarde.

    Eu adoro o método da caixa de entrada… funciona comigo. Embora nunca dê esse nome, nem me lembrei dele quando li a respeito, tive um ataque de risos porque só conseguia pensar nos e-mails. Para mim é uma check list mesmo. Faço no domingo e vou dando os checks e fico feliz quando finalizo tudo antes do tempo. nem sempre acontece. A única coisa que não consigo fazer (ainda) é a mensal. Me adapto melhor com a semanal ou por projeto. rs

    bacio

    Curtido por 1 pessoa

    • Caixa de Entrada é ótimo mesmo, eu uso mesmo antes de conhecer o conceito definido no GTD, sempre tive o hábito de anotar tudo e não confiar apenas nas minha mente para lembrar. E se a gente pensar funciona como uma caixa de e-mails mesmo, tudo que a gente “recebe” é anotado na Caixa de Entrada e fica ali esperando a gente decidir o que fazer com aquilo. Só não pode acumular e deixar virar uma bagunça porque aí nem sabemos mais o que é o quê.

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