Minha rotina diária – como eu faço para ser produtiva no dia a dia

Eu já apresentei por aqui inúmeras técnicas de como se organizar e como melhorar a produtividade. Já falei sobre a importância da rotina e de como eu sou uma grande defensora do planejamento. Mas eu acho que nunca falei por aqui exatamente como tudo isso funciona no meu dia a dia. Então o post de hoje é para contar um pouco da minha rotina, como eu dividido meu tempo, quais ferramentas eu uso, enfim, como eu uso na prática o que eu apresento por aqui.

A primeira coisa a dizer é que eu trabalho home office. Então meu horário de trabalho não segue o horário padrão das 8 – 18 horas. O que me agrada muito porque eu definitivamente não sou uma pessoa matutina. Meu pico de energia é à noite, é a hora em que eu tenho mais energia e disposição e, portanto, é a hora em que mais trabalho.

Então, meu dia é dividido em três grandes blocos. Pela manhã eu faço apenas atividades  não relacionadas à trabalho: organizo a casa, dedico um tempinho para os meus hobbies e estudos, aquele momento ocioso nas redes sociais, coisas assim. A tarde eu lido com coisas do blog, divulgação, estudo e pesquiso sobre organização e produtividade e também me dedico a outras tarefas profissionais relacionadas com o blog (para quem não sabe eu presto serviço como assistente virtual, clica ali no link para entender melhor). Isso não leva a tarde toda e depois de terminadas essas atividades eu me ocupo com o meu trabalho principal, como engenheira e redatora de textos na área. Esse momento se estende pela noite que, como eu já disse, é meu horário preferido para me dedicar a essas tarefas que exigem maior energia mental.

Lembrando que isso não é algo fixo, assim como nenhuma rotina precisa ser. Pode acontecer de ter que usar tempo que eu dedicaria ao blog para um projeto especialmente mais longo ou se eu tiver um número maior de projetos para fazer. Assim como se eu estiver com menos atividade na área de engenharia, acabo tendo mais tempo para me concentrar no blog e atividades relacionadas. Além disso, eu faço atividade física de segunda à sexta, alguns dias pela manhã e outros à noite, então meu horário também varia em função disso.

mesa notebook planner celular

Foto de Karolina Grabowska em Kaboompics

Estou escrevendo esse post em uma tarde de terça feira, então meu dia hoje está assim: acordei, tomei café da manhã e passei um tempinho a toa, nas redes sociais e trocando mensagens com amigas no Whatsapp. Depois tirei um tempo para ler (um livro da Agatha Christie no momento)  e outro para meditar. No final da manhã trabalhei um pouco em um projeto que não tem um prazo final, mas me requer muito tempo e pouco esforço mental, então faço sempre que surge uma janela de tempo livre. Parei para almoçar e depois do almoço me sentei para escrever esse e outro post, para deixá-los já prontos e programados. Assim que terminar, vou gastar um tempinho nas redes sociais do blog e depois vou me sentar para fazer os trabalhos de engenharia: tenho que fazer uma revisão final de um relatório antes de enviar ao cliente, preciso fazer um orçamento e também começar a organizar os dados de um outro relatório para entregar mais pro final do mês. Também preciso escrever um texto, mas o prazo final é sexta, então vou deixar para amanhã, provavelmente. E hoje também eu tenho atividade física à noite, então haverá uma pausa.

Vale lembrar que eu não trabalho ininterruptamente. Eu uso a técnica Pomodoro, com blocos de trabalho de 30 minutos e intervalos de 5 minutos entre eles. Ao final de quatro blocos ( 2 horas) eu faço um intervalo maior, de quinze minutos.

E como foi que eu decidi quais atividades eu iria fazer hoje? De tempos em tempos eu mudo a forma como organizo minhas tarefas na semana. Atualmente eu divido em três blocos, como eu mencionei: manhã, tarde e noite. Manhã para lazer e atividades não relacionadas à trabalho; parte da tarde para o blog e tarefas ligadas à ele e o resto da tarde e a noite para o trabalho na minha área de formação. Antes de fazer assim, eu dividia os dias por tema, seguindo a metodologia DRD, do Geronimo Theml. Ás segundas, por exemplo, eram o dia que eu dedicava apenas a tarefas do blog. Hoje eu tenho preferido separar em blocos porque favorece meus picos de energia, como eu falei no começo, e assim eu rendo mais.

Dentro de cada bloco, para cada categoria de atividade, o que define quais tarefas eu vou fazer é o meu planejamento semanal, que é baseado no meu planejamento mensal que, por sua vez, está ligado às minhas metas de longo prazo e aos meus projetos maiores. Acho que eu já falei por aqui que eu não costumo traçar metas anuais ao final do ano, como a maioria das pessoas faz. Eu tenho metas de longo prazo, de seis meses, de um ano, de dois anos. Mas não costumo fazer aquela listinha tradicional de fim de ano, com objetivos anuais a serem cumpridos entre dezembro e janeiro.

O que eu faço é, assim que surge uma nova meta na minha vida, eu faço o planejamento dela, com os passos necessários e o cronograma, e isso pode acontecer em qualquer época, não só no começo/final do ano. Meu planejamento anual se resume aos compromissos e eventos (casamentos, viagens, por exemplo)  que irão acontecer e para os quais eu preciso me programar e aos prazos que eu preciso cumprir e que irão interferir na minha rotina (data do imposto de renda, IPVA).

notebook caderno caneta caneca café

Foto de Karolina Grabowska em Kaboompics

Então funciona assim: eu sei que tipos de atividades eu tenho intenção de fazer em cada período do dia. Aos domingos eu programo minha semana, vendo quais tarefas eu tenho para fazer em cada área, e vou distribuindo ao longo dos dias. As prioridades são sempre as tarefas relacionadas aos projetos de longo prazo (dentro de cada área) e aos prazos que precisam ser cumpridos. Eu costumo trabalhar com prazos amplos, no sentido de fazer alguma tarefa bem antes do prazo final, porque fazer as coisas de última hora é algo que me deixa irritada e estressada. Então, se eu tenho um projeto para entregar no dia 20, vou tentar finalizar no máximo até dia 15. Da mesma forma, gosto de deixar dois ou três posts do blog prontos e programados para ir ao ar. Assim, os imprevistos e urgências que surgirem não me atrapalham e nem atrasam.

Do mesmo jeito, minha rotina é bem flexível, para que eu possa abrir mão de algumas horas de trabalho se for necessário, sem prejudicar meu fluxo de tarefas e o planejamento do que eu espero ter finalizado ao fim da semana. E lembrando que essa rotina vale de segunda à sexta. Fins de semana são livres, embora eu ocasionalmente faça uma coisa ou outra do blog e até de trabalho, se for necessário. Mas de forma geral sábados e domingos são para descanso e lazer.

Acho que deu pra notar que eu não mencionei nenhuma técnica de produtividade específica que use. Imagino que seja porque eu acabo focando mais em alguns conceitos gerais do que nessa ou naquela metodologia. Por exemplo, para identificar as prioridades eu uso o conceito da matriz de Eisenhower; mas não faço toda a técnica em si, uso o conceito de forma quase intuitiva. Ao olhar a minha lista de tarefas já consigo identificar de cara o que é prioridade e o que não é. Da mesma forma, uso também a ideia de organizar as tarefas por contexto, vinda do GTD; às vezes, quando estou trabalhando em alguma tarefa que tem várias sub tarefas, gosto de usar o Kanban para controlar tudo que está sendo feito. Caixa de Entrada também é uma ferramenta que eu não abro mão e uso há muito tempo, desde antes até de conhecer o conceito.

A ideia desse post foi falar um pouco da minha rotina e de como eu gerencio minhas atividades, para mostrar na prática como eu tento me manter produtiva. Caso alguma coisa não tenha ficado clara, fiquem à vontade para perguntar. Por fim, acho importante dizer que nossas rotinas e as ferramentas que usamos não precisam ser as mesmas para sempre. Se você parar agora e analisar sua rotina e a forma como você administra as coisas que tem que/gostaria de fazer, será que não tem nada que você possa mudar para fazer tudo fluir melhor? Acho que vale a reflexão.

Até mais,

Juliana Sales

19 comentários sobre “Minha rotina diária – como eu faço para ser produtiva no dia a dia

  1. Que bacana!!
    Eu realmente gostei desse post falando da sua rotina.
    Achei super interessante a técnica Pomodoro, eu precisava de algo assim e já vou anotar para colocar em prática.

    bjs

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    • Oi Fê, que bom que gostou! Eu recomendo muito a técnica Pomodoro, ela se baseia no funcionamento natural do nosso sistema de atenção, que simplesmente precisa de uma pausa, nem que seja apenas alguns minutinhos.

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  2. Gostei de conhecer sua rotina, infelizmente a técnica Pomodoro não dá para mim, pois sou professor e querendo ou não, tenho que trabalhar sem interrupção. Irei tentar fazer o máximo para aproveitar mais uma das suas dicas que são incríveis.

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    • Olha, eu acho que em qualquer rotina dá pra incluir sim esses momentos de descanso, uns minutinhos que seja, sabe? É importante, desligar a mente um pouquinho que seja do trabalho, senão chegamos ao fim do dia esgotados. Espero que consiga colocar em prática na sua rotina.

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  3. Sua rotina é bem estruturada e o mais importante: funciona, gera produtividade. Gosto muito da técnica Pomodoro, conheci aqui, uso e tenho obtido bons resultados. Achei importante ter reservado os fins de semana para descanso, afinal o lazer também não pode ficar de fora de um dia a dia saudável.

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    • Você percebeu um ponto chave, Patrícia, o mais importante de qualquer rotina é que ela seja funcional e facilite as coisas. E a técnica Pomodoro é ótima mesmo, fico feliz que tenha conhecido o conceito por aqui!

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  4. Adorei sua rotina!
    Sou uma grande fã da técnica Pomodoro, principalmente para os estudos, tem sido muito eficaz.
    Anotei algumas coisas para ler mais como o conceito da matriz de Eisenhower e quem sabe, incorporar no meu dia a dia.

    Ótimo post, abraços!

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    • Muitas pessoas podem pensar que ter horário flexível e sinônimo de falta de rotina e de organização, né? Mas para mim não, acho até que quanto mais liberdade, maior a necessidade de organização, por mínima que seja. Fico feliz que minha rotina possa servir de inspiração pra você!

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  5. Oiii! Sua rotina me pareceu ao mesmo tempo que intensa, não sendo cansativa! Queria conseguir trabalhar em casa, mas com dois concursos públicos é impossível! Faço o possível para tentar não me agitar, mas pareço ser ligada em 360W! Da hora que acordo a hora que vou dormir! 🤭 Queria conseguir fazer pausas como vc, mas ainda tenho dificuldades em traçar minha rotina assim. Questão de hábito, né?! Bjsss

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    • Oi Ana Cláudia, você tem razão, raramente minha rotina é cansativa, mas também não é tão intensa quanto pode parecer. Acho que para quem é mais agitada é mais difícil mesmo fazer essas pausas, mas se você quiser tentar, começa aos poucos, só uns minutinhos mesmo. Você pode sair pra dar uma voltinha, tomar um café, a ideia é mais descansar a mente um tempinho do trabalho, sabe?

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  6. Oi, conheci o blog ao procurar resenhas de alguns livros sobre produtividade (que, como bem observado, às vezes em uma mistura com desenvolvimento pessoal ou autoajuda) . Gostei dos posts a ponto de esquecer que este não é um blog literário. Então vim ver aqui um texto direcionado ao tema da produtividade, mas sem comentários de livros. E, realmente, seu blog é bem útil ao que se propõe. Parabéns pela organização e pela escrita!

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    • Oi Igor, obrigada pelo comentário! Fico feliz em saber que gostou dos posts sobre os livros, é uma grande elogio para mim você dizer que se sentiu em um blog literário. E fico feliz também de ter gostado dos demais posts. Quanto aos livros, é meu objetivo compartilhar por aqui minhas leituras que envolvam o tema do blog, então seja sempre bem vindo para acompanhar os próximos posts!

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  7. Me senti passando um dia com você lendo esse post. Eu gosto bastante de manter uma rotina, embora confesse que com o início das férias eu não tenha seguido uma de verdade, coisa que eu preciso mudar, pois muitas coisas tem ficado pra trás, especialmente minhas leituras. Eu vivo dizendo que vou deixar para janeiro, e eu realmente espero conseguir, pois tenho muita coisa pra fazer nas férias. Como diria Antoine de Saint-Exupéry: Um objetivo sem um plano é apenas um desejo.

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    • Rotina é ótimo Luana, mas não faz mal sair um pouquinho dela, principalmente nas férias. E rotina também não precisa ser algo rígido, dá pra ir adaptando conforme seu momento e as coisas que você tem ou quer fazer. E eu amo essa citação que você escreveu!

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  8. Amei suas dicas, você é muito organizada, seu chefe deve adorar você kkkk
    Mas na minha vida tem 2 idosos e uma adulta que não sabe contar: acha que 8 horas de sono significa um quinto do dia e não um terço, ela espera que eu tenha o mesmo rendimento de dia que eu tenho à noite. Nenhuma compreensão ou lógica. Demandas em todos os horários. Eu sonho em poder morar sozinha, e poder me organizar, dormir o suficiente todas as noites…

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    • Obrigada Mônica, seu eu tivesse um chefe, acho que o fato de ser organizada contaria pontos porque organização facilita a vida de todo mundo, né? Sobre sua situação, uma das maiores dificuldade em termos de organização é quando estamos sujeitos às vontades de outras pessoas, ainda mais se elas são totalmente desorganizadas. Acho que não tem muito o que fazer além de organizar o que for possível, e desapegar do resto, para não se estressar. Afinal, não dá pra obrigar ninguém a se organizar. Principalmente idosos, que tendem a querer as coisas do seu jeito. É preciso muita paciência e muita calma, sem dúvidas.

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