Minhas ferramentas de organização para 2020

Eu já fiz um post aqui no blog falando sobre o meu sistema de organização, ou seja, quais ferramentas e técnicas eu uso para organizar minhas tarefas, projetos, planos, metas e atividades em geral. O que eu digo sempre é que não existe uma forma ideal de se organizar, ou jeito certo ou errado. O que existe é encontrar a ferramenta e a técnica que atendam suas necessidades e se adaptem a sua rotina.

Até por isso, de tempos em tempos eu acabo fazendo algumas alterações no meu sistema, mudando as técnicas e trocando as ferramentas. Quando acontece do meu dia a dia, da minha rotina mudar, eu adapto o que eu uso para acompanhar minhas necessidades. E, eu admito, às vezes mudo por puro capricho, porque cansei de alguma ferramenta ou porque quero testar algo novo.

Então, nesse post, eu trago uma atualização de quais ferramentas eu estou usando para me organizar. Para quem não se lembra ou não viu o post que eu linkei acima, em julho eu usava as seguintes ferramentas:

  • um bullet journal: onde eu centralizava toda a organização das minha atividades, planejando meu mês, minha semana, anotando compromissos e prazos e controlando o andamento dos meus projetos e metas.
  • caderno de notas: usado como caixa de entrada.
  • Trello: gerenciamento de projetos. Cronograma, objetivos, etapas, tudo relacionado ao planejamento e controle de todos os meus projetos.
  • OneNote: para arquivar informações em geral e especialmente as relacionadas aos meus projetos. Também para anotações de materiais de estudo e às vezes como uma versão digital da minha caixa de entrada.
  • Google Calendar: organização do blog (planejamento de posts e divulgação).

Dá pra notar que eu misturo ferramentas analógicas e digitais: gosto muito de usar papel e caneta em alguns momentos e em outros eu não abro mão da praticidade do digital/ virtual. Isso não mudou. Então vamos ver quais mudanças eu fiz nessa dinâmica.

Para começar, depois de três anos seguidos usando bullet journal, esse ano eu optei por usar um planner. A verdade é que eu amo a liberdade do bullet journal, mas esse ano quis facilitar ao máximo minha vida e não precisar ficar montando layouts semanais e mensais. Por outro lado, o que eu sinto falta nos planners é um espaço maior para escrever, porque eu sempre tenho outras coisas para anotar além das minhas tarefas e compromissos. Eu já usei simultaneamente um planner e um bujo, mas não era muito prático carregar dois cadernos por aí e ter a informação picotada, em lugares diferentes.

visao mensal planner tilibra 2020visao semanal planner tilibra 2020

Meu planner para 2020 – visão mensal (esq.) e visão semanal (dir.) – Foto autoral

E nessa busca por um meio termo entre um bujo e um planner eu acabei encontrado o planner que eu escolhi para esse ano, que é um bem simples, da Tilibra. Ele atendeu perfeitamente o que eu procurava: tem a visão semanal em uma página (ou seja, o layout já pronto, como eu queria) e um espaço em branco para anotações na outra página.  Vamos ver ser vai fluir bem ao longo do ano, mas estou animada, porque é exatamente o que eu estava buscando.

Para caixa de entrada eu continuo usando um caderninho pequeno, que dá para carregar na bolsa e está sempre a mão. Nada mudou aqui, exceto o próprio caderno, que acabou e foi substituído por um novo.

Quanto as ferramentas digitais, o Trello continua sendo um queridinho, uso há um bom tempo e não vejo uma ferramenta que o substitua para mim. Sigo usando para gerenciamento geral dos meus projetos: tenho um quadro para o blog, um para cada vertente de atuação profissional, um com as áreas da vida e suas respectivas metas (resultado da ferramenta Roda da Vida) e um com o controle geral de todos os meus projetos. Tenho alguns outros quadros, mas esses são os principais.

O OneNote também é outro que continua me atendendo muito bem. Depois de tentar usar o Evernote algumas vezes sem sucesso (simplesmente não gostei) e testar também o Notion, o OneNote se tornou minha ferramenta para armazenamento e gestão de informações em geral, desde arquivos de referência para os meus projetos até conteúdo diverso relacionado as minhas áreas de interesse e aos meus estudos. E Google Calendar também se mantém com as mesma função, organização e planejamento do blog. E aos poucos tenho usado também para gerenciar outros compromissos, eventos e prazos profissionais.

A novidade em termos de aplicativos é o Asana. Tenho gostado de usá-lo para controlar as tarefas relacionadas aos projetos. Vejam que, enquanto no Trello eu controlo o andamento geral de todos os meus projetos, aqui eu controlo individualmente cada projeto e as tarefas que precisam ser feitas, bem como seus prazos. Estou testando esse aplicativo tem pouco mais de três meses e tenho gostado bastante. Assim como eu faço com as informações referentes à projetos que estão no OneNote, aqui também eu pego o link de cada projeto dentro do Asana e incluo no respectivo quadro ou cartão do Trello.

No final das contas as mudanças foram pequenas. Deixar de usar o bujo já era algo que eu queria algum tempo, porque realmente não estava gostando mais de ter que ficar preparando os layouts. E olha que o meu bujo não é do tipo super decorado, enfeitado e cheio de floreios e detalhes. Mas ainda assim eu estava sentindo a necessidade de algo ainda mais prático, já pronto. Hesitei pela questão da falta de espaço dos planners, como eu mencionei, mas quando encontrei um que representava o que eu queria, mudei sem pensar duas vezes.

cadernos planner agenda mouse caneta lapis clipes

Foto de ivorymix.com

Quanto ao Asana, eu estou sempre testando e experimentando aplicativos novos. Raramente mudo os que eu já uso a bastante tempo, mas isso não me impede de testar. O Asana foi uma boa surpresa e o que era só um teste tem durado e deve entrar definitivamente no meu sistema de organização.

No meu dia a dia funciona assim: todo começo de mês faço o planejamento mensal, no planner, que se baseia também no meu planejamento de longo prazo. A partir do mensal, planejo minha semana, faço isso geralmente aos domingos. Durante a semana, para cada dia, checo quais são os prazos e compromissos do dia e incluo tarefas da To Do List que não tem prazo. Tudo isso está anotado no planner.

Qualquer coisa que chegue até mim e com a qual não posso/não quero lidar no momento, é registrado na Caixa de Entrada.  Se alguém me pede alguma coisa, se me lembro de algo que preciso fazer, se surge alguma nova ideia, ou tarefa ou qualquer coisa, é tudo anotado. Por padrão anoto no caderno, a não ser que ele não esteja a mão ou seja algo já de origem virtual (um link ou algum arquivo que eu recebi, por exemplo).

Em termos de projetos: na hora do planejamento semanal, checo o andamento no Trello para definir com qual ou quais irei trabalhar nessa semana. Para saber quais ações serão feitas, verifico no Asana.

E é isso. Acho uma estrutura bem simples, que funciona bem para mim e quase não me toma tempo para gerenciar tudo, saber o que precisa ser feito, não me perder em datas e prazos e não esquecer nada importante.

Agora me contem, como vão se organizar em 2020? Planner, bujo, agenda? Só aplicativos? Se tiver algum que usam e faz a diferença pra vocês, me contem também!

Até mais,

Juliana Sales

41 comentários sobre “Minhas ferramentas de organização para 2020

  1. Eu vejo muita gente falando do Trello, mas sinceramente não consegui me adaptar a ele não.
    As que eu uso é um caderno para anotações gerais, mas esse ano quero tentar usar o planner. Comecei a estudar ele e acho que é o que mais me identifico, Já tentei usar o bujo, sem sucesso. Vou testar esse app que vc mostrou ai o asana.
    bjos e boa sorte :*

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  2. Eu já tentei agenda, bujo, mas o que funcionou até o momento pra mim foi o Trello, nossa não vivo sem, uso tanto para o blog, quanto para as tarefas e compromissos diários.

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    • Sinal que você achou a sua ferramenta ideal, Isadora! Não precisa usar planner, agenda, bujo ou qualquer outra coisa porque todo mundo usa ou alguém diz que tem que usar. Usa o Trello é tá tudo fluindo direitinho? Ótimo, não precisa de mais nada então!

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  3. Eu tenho uma quantidade abismal de notas no Evernote que provavelmente não vou ler nunca! A ideia é não me esquecer das coisas, mas por algum motivo engano-me a mim mesmo acreditando que o facto de registar algo no Evernote faz com que essa tarefa se conclua sozinha!
    Tenho mesmo de começar a usar um planner…
    Excelente post!

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    • Olá José! Eu tenho algo parecido com links favoritos, salvo inúmero para “ler depois”, mas esse depois nunca chega! De tempos em tempos reorganizo, descarto vários, leio um ou outro… mas alguns ficam lá, eternamente esperando serem lidos. Não dá pra ser organizado em tudo, não é? rs
      Isso que você disse, de achar que o fato de registrar uma tarefa cria a sensação de que ela foi concluída é muito comum, sabia?

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  4. Oii, gostei das dicas, adoro aplicativos que me ajudam a me organizar. Teve um que adicionei recentemente que foi o toggl, ele serve mais para monitorar quanto tempo voce gasta nas suas atividades, é muito bom principamente para quem trabalha em casa.

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  5. Admiro quem se organiza assim. Eu tentei fazer um bujo ano passado, mas não tinha tempo de criarmos layouts pra cada mês/semana e desisti. Acabei achando um planner não datado e to usando desde junho, anotando os compromissos e obrigações.
    Já usei o trello pra organizar os posts de um projeto que eu fazia parte, mas não gostei muito não. Vou baixar essa sua indicação pra ter pelo celular algo pra me planejar.
    ;*

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    • Pois é, o bujo tem isso mesmo Renata. Por mais que a gente faça layouts supersimples, as vezes a gente acaba gastando um tempo que poderia ser gasto com outras coisas né? Eu amo o bujo pela liberdade de fazer como quiser mas esse ano eu realmente precisava de algo já “pronto”. Eu gosto muito do Trello, mas acho que para organizar um projeto, individualmente, o Asana vai te atender melhor.

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  6. Eu achei você a organização em PESSOA. Mas então, eu tento me organizar e não consigo. Esse ano comprei uma agenda pra escrever os projetos, as ideias, tudo, tô “seguindo”. Em relação a apps, eu já usei o Trello também, mas não consegui me manter atualizando de jeito nenhum.

    Me ensina a ser você! ♥

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    • No final das contas é tudo uma questão da hábito, Camille. Usar a agenda, algum aplicativo. E, claro, a ideia é facilitar sua vida porque se der mais trabalho a gente acaba desistindo mesmo. Ensinar a ser eu, eu não sei, não… rs… mas aqui no blog eu tento explicar pelo menos um pouquinho de como se organizar melhor.

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  7. Gostei do post e tudo muito bem organizado. Eu já não uso nada digital nessa parte, mas depois vou dar uma olhadinha, fiquei curiosa.
    No momento estou usando uma agenda e um planner, que eu mesma acabo fazendo. Achei interessante esse da Tilibra.
    Obrigada pelas dicas!!

    bjs

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    • Há uns anos eu também não usava nada digital, Fê, mas hoje em dia tem coisas que ficam muito mais práticas e facilitam a minha rotina por causa do uso do app. Mas em algumas situações eu não abro mão do papel. O planner da tilibra é ótimo, era exatamente o que eu estava querendo.

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  8. Eu precisei de comprar um planner para mim também, senti essa necessidade, pois ano passado fiquei completamente perdido e enrolado com vários papéis esparramados e colados na mesa. Esse ano irei colocar tudo nele e ser mais organizado, irei colocar muitas dicas aqui do site em prática na minha vida.

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    • Então, isso de papéis soltos aqui e ali é um problema mesmo. No final das contas mais desorganiza do que ajuda a organizar, eu acho. Espero que o planner seja muito útil para você, assim como as dicas aqui do blog!

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  9. Ferramentas super úteis! Lá no trabalho a gente não vive sem o Trello, e eu amo usar o google calendar também. Para a minha organização pessoal desse ano eu comprei um planner da tilibra, que está me ajudando muito ❤

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  10. Não abro mão da agenda, consigo me organizar bem com minhas anotações e compromissos futuros com ela. Também uso o One Note, vou pesquisar o Asana e o Trello, me parecem ser bastante úteis. Como sempre as dicas foram super úteis!

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    • Fico feliz que tenha gostado das dicas, Patrícia! Espero que goste do Trello, ele é muito útil e prático no meu ponto de vista. E OneNote é o melhor que eu encontrei para armazenar informações, referências e conteúdo online em geral.

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  11. Oi, Ju! Quanto tempo não apareço por aqui! Feliz 2020 para vc! Saudades!
    Bom, logo me cativou esse post porque projetos e planejamentos têm sido uma constante por aqui. Eu comprei um planner personalizado esse ano (acho que mereço!,🤭😅🥰). Uso muitos bloquinhos, post-its, e no celular usava o Evernote na versão gratuita, o que parece que infelizmente eles encerraram. Uma pena! Então, preciso ver outro app para utilizar pois sinto muita falta! Fiz inclusive um post no canal que foi ao ar hoje (13/1/2020) sobre as minhas 10 metas Literárias para esse ano. Adorei estar de volta! Bjs

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    • Oi Ana, faz tempo mesmo que não te via por aqui. Um 2020 maravilhoso pra você também!
      Amo muito ouvir alguém dizer que está envolvido com planos e projetos ❤ Não sabia que o Evernote não vai ter mais a versão gratuita! Eu nunca me dei bem com ele, mas conheço muita gente que usar e adora! Experimenta o OneNote ou o Notion para substituir e veja se algum deles te agrada. Anotei um lembrete aqui para ir ver o vídeo das suas metas mais tarde 😉

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  12. Adorei as dicas!
    Desses que citou só uso o Google Calendar e apesar de não ser adepta de planners/bujo, gosto de agenda.
    Meus apps favoritos de organização das leituras pro blog têm sido o Cabeceira e o Skoob.

    Beijos!

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    • Sabe que eu nunca me dei muito bem com a agenda tradicional? O formato de um dia por página, sem visão geral do mês e da semana não funciona pra mim. O Skoob eu uso há anos para organizar minhas leituras também, mas não gosto muito do app, prefiro usar o site. O outro que citou eu não conheço.

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  13. Olá, cara mia…

    Boa tarde-quase-noite, estava cá a ler-te e a pensar no que uso e não uso. O que serve e não serve para me manter ativa. Nesse ano (o meu começou em novembro) vou usar um velho molesquine. Ganhei há dois anos e ficou guardado e agora está em uso. lindo-maravilhoso e prático. Adoro folhas amarelecidas.
    Uso também as ferramentas do google e o One note (desde que o descobri) aliás, estava a organizá-lo para o mês de março quando acontecerá mil coisas e preciso que tudo esteja organizado da melhor maneira.
    Agora o ASANA, fui dar uma espiada e não sei se gostei ou não, mas vou ficar com os que eu já estou acostumada.

    bacio e que os novos anos 20 seja bastante produtivo.

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    • Temos muitas ferramentas em comum, Lunna. E eu também adoro folhas amarelecidas. E quando se fala de aplicativos eu também tendo a me manter como os conhecidos e que já estão dando certo. Sempre estou testando, mas nunca mudo os que estou acostumada. O Asana foi uma exceção, porque se adaptou muito bem ao que eu já uso e as minhas necessidades.

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  14. Que post maravilhoso! Para 2020 eu vou usar um planner. O meu eu comprei na papelaria online A Quimera (amo muito!), e ele é pequenininho e bem prático. Também vou acabar usando meus planejamentos semanais, e tenho usada bastante o aplicativo Wunderlist e o calendário do computador. 2020 vai ser o ano da organização, se a Deusa quiser haha.

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  15. Pra mim o funciona é agenda normal mesmo, ano passado usei durante um bom tempo, esse ano ainda não tive tempo de comprar outra, mas já tô sentindo falta, tenho a impressão que falta algo haha. Acho que vou testar outras ferramentas que nunca usei.

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  16. Nossa! Quantas ferramentas 😀no momento estou usando um caderno sem pauta (detesto linhas) para o mês de janeiro ainda não me decidi…Vou ver essas dicas com mais calma…Ah gostei da ideia do caderno pequeno mas ai acho que nunca vou passar a limpo…
    Bem preciso pensar ainda o que fazer…
    Abraços

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  17. Eu ainda estou tentando me encontrar no mundo dos organizadores! Não consegui decidir qual método usar (planner ou bujo). No fim, simplesmente peguei um caderno, fiz umas entradas diárias e estou anotando ali (mas ainda não me sinto satisfeita e sim muito perdida). O que me preocupa é o fato de esses caderninhos de planner não darem a opção de remover e remanejar as páginas. eu gosto dessa liberdade! Estou pensando em comprar um caderno inteligente A5 e reutilizar o mesmo todos os anos, fazendo meus próprios refis em casa mesmo. O bom é que posso montar o layout no computador, imprimir nas folhas e recolocá-las no “caderno”. Veremos como farei.

    Gostei de conhecer seus métodos. Acho que conciliar papel com digital é muito bom, o problema é conseguir! haha’ Nunca usei o Trello e não conhecia esse Asana. Vou conferir, quem sabe dão certo comigo?!

    Au revoir ❤
    http://tecerfloresecheirarlivros.blogspot.com/

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  18. Você usa o Trelo também para tarefas ou apenas para projetos que requeiram um nível maior de planejamento? Gostaria de usar o Trelo como ferramenta do GTD, reunindo num só quadro as colunas de projetos, próximas ações, aguardando resposta de tarefas delegadas, assuntos a tratar com pessoas e em reuniões, mas receio que seja muita coisa a controlar num só aplicativo e que possa criar poluição visual. Agradeceria uma novo post seu a respeito da utilização dessa ferramenta que considero fantásticas do ponto de vista visual, já que nos dá um panorama do que estamos fazendo.

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    • Olá Sérgio. O Trello eu uso mais para controle de projetos mesmo, tarefas em geral eu uso o papel para gerenciar (planner ou bullet journal). Eu tenho a impressão que usá-lo dessa forma que você falou pode ficar um pouco poluído mesmo e até confuso, mas só mesmo você testando para saber se funciona no seu dia a dia. Para o GTD eu já vi muita gente usando e recomendando o Todoist para gerenciar as tarefas, tem aplicativo e site também. Eu já usei por um tempo mas, como eu disse, tarefas eu prefiro gerenciar no papel. Eu gosto muito do Trello, posso sim fazer futuramente um post falando mais detalhadamente sobre ele.

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