Produtividade e memória – sobre a importância de anotar

Quero começar esse post com o trecho de um livro que eu li ano passado a até falei sobre ele aqui no blog: A Mente Organizada, de Daniel Levitin. O trecho é o seguinte: “(…) criamos sistemas para remover a desordem do cérebro e nos ajudar no monitoramento de detalhes cuja recordação não é possível confiar apenas à memória. Todas essas e outras inovações são projetadas para aperfeiçoar nosso cérebro ou descarregar algumas de suas funções em fontes externas.”

Na época em que li o livro esse trecho me chamou muito a atenção e fiquei pensando sobre ele por um bom tempo. Pesquisei, li e achei que seria um bom assunto a ser falado aqui no blog. O que me despertou o interesse nesse trecho é a ideia implícita de que a grande maioria das pessoas tem uma necessidade natural de organizar seus pensamentos. E as ferramentas de produtividade e organização que usamos nada mais são que formas de promover essa organização, ampliar a capacidade de funcionamento da nossa mente e diminuir o estresse mental, no sentido de tirar do nosso cérebro determinadas funções e deixar de confiar apenas na nossa memória.

Essa questão da memória se reflete diretamente em uma ferramenta de organização e produtividade que eu recomendo para todo mundo: a caixa de entrada. O conceito, com esse nome, vem do  método GTD.  Mas a ideia, por si só, não é nenhuma novidade. Trata-se, basicamente, de exteriorizar uma informação para que ela não fique apenas na nossa mente. Registrar para não esquecer. E se formos pensar, o próprio surgimento da escrita é um exemplo de que o ser humano tem uma tendência inata a registrar as coisas importantes e que não quer que sejam esquecidas porque sabemos, instintivamente, que nossa memória não é confiável.

Muitas pessoas podem discordar e dizer que se lembram sim de todos os seus compromissos e das coisas que precisam fazer. Eu não duvido, mas me pergunto: a que custo? E também: por que? Por que dispender esforço mental se existem ferramentas que podem fazer isso? Já dizia David Allen: sua mente é para ter ideias, não para guardá-las. Ou seja, por que forçar à sua mente o trabalho de estar o tempo todo te lembrando das coisas a serem feitas, se você pode liberá-la dessa tarefa, para que ela se dedique a outras mais úteis, como ter ideias, criar projetos ou encontrar a solução de problemas?

notebook celular post it canetas

Foto de Daniel Fazio em Unsplash

Além dessa questão de atribuir a sua mente uma tarefa que ela não precisaria estar fazendo, a falta de confiabilidade da memória também está relacionada a outro fator: o excesso de informação. Hoje em dia todo tipo de conteúdo chega até nós o tempo todo. O volume de informação que nosso cérebro precisa processar e classificar é imenso. E isso vale para tudo, desde as notícias que você lê, as fofocas sobre aquele reality show, até as datas de compromissos e a sua lista de compras para o supermercado.

Imagine o seu cérebro, trabalhando o tempo todo para filtrar essas informações, separar o que é importante e o que não é, o que é útil e o que pode ser esquecido. Não é a toa que no meio do trabalho às vezes você se lembra que precisa comprar pasta de dente. Ou que quando se senta à noite para assistir uma série e relaxar, sua mente continue voltado para um problema que você precisa resolver no trabalho.

Esse é um outro problema de confiarmos apenas na nossa memória: nossa mente não tem a capacidade de perceber em qual momento cada informação é útil. Por isso ela nos lembra de assuntos do trabalho quando estamos em casa e vice versa. Sua mente quer garantir que você não se esqueça daquele ponto importante, daquela pendência, então ela vai ficar periodicamente te lembrando daquilo, mesmo que no momento em que a lembrança surge você não possa fazer nada a respeito. O resultado é viver estressado e com aquela sensação permanente de que “minha cabeça não para um minuto”.

E é curioso pensarmos que tudo isso pode ser atenuado com um ato simples: anotar. Mais uma vez, registrar para não esquecer. Daí vem a importância de usar a Caixa de Entrada, para registrar tudo que se passa na sua mente, todas essas pendências e coisas importantes que você não pode esquecer. Essa é uma forma tão simples de trazer um pouco mais de organização e produtividade para o seu dia a dia, que eu recomendo para absolutamente todo mundo.

mulher anotando em uma agenda

Imagem disponível em Canva.com

E se você torce o nariz para essa coisa de andar por aí com um caderninho e uma caneta, não tem problema. Sua caixa de entrada pode ser virtual: algum aplicativo de anotações, o bloco de notas padrão do celular ou até, como eu já ouvi de algumas pessoas, criar um grupo no whatsapp só com você e escrever lá todas essas coisas importantes. Percebem que a importância é o ato de registrar, tirar o pensamento da mente, não importa como? Há vários estudos que apresentam as vantagens de se escrever à mão, mas se você não gosta, tudo bem. O importante é usar o que é mais fácil e prático para você.

Claro que não basta só anotar, existe toda a questão de desenvolver o hábito de anotar sempre e, claro, de checar sempre suas anotações e lidar com elas. Ainda falando sobre a importância de anotar, isso vale também para o uso de agendas/calendários para registrar seus compromissos e não confiar apenas na sua mente para se lembrar de datas e horários.

A ideia que eu quis compartilhar nesse post é que as ferramentas de organização que usamos nada mais são do que formas de ampliar a capacidade de nossa mente e diminuir o esforço mental. É por isso que surgiram – e para isso que servem –  calendários, agendas, arquivos, computadores, smartphones. No fundo tudo é uma extensão do nosso cérebro, uma forma de ao mesmo tempo aumentar a capacidade de armazenamento e processamento e não sobrecarregar nossa mente.

Eu gosto de fazer esse tipo de post, porque acho importante entender que por trás de toda ferramenta ou técnica de organização ou para melhorar a produtividade deve existir algum embasamento que explique por que ela foi criada, como ela funciona e porque ela dá certo. Ah, e me digam, vocês tem uma caixa de entrada? Eu já falei várias vezes sobre isso aqui no blog, então espero que sim! 🙂

Até mais,

Juliana Sales

5 comentários sobre “Produtividade e memória – sobre a importância de anotar

  1. Muita gente subestima o poder da anotação, mas ajuda demais não só a lembrar como a organizar o pensamento. Parabéns pelo post, muito informativo!

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