Eu falo muito por aqui sobre Caixa de Entrada e tem um post bem antigo do blog só para explicar como ela funciona e para que serve. Mas de vez em quando algumas pessoas me dizem que não entendem exatamente como usar uma caixa de entrada ou, na verdade, o que fazer com tudo que está anotado nela. Então esse post de hoje é para explicar como isso funciona no meu dia a dia.
Relembrando para quem não sabe: caixa de entrada é o local onde você anota tudo que chega até você e que você não pode lidar na hora, mas também não pode esquecer. Ideias, compromissos que surgem, lembretes, absolutamente tudo que você quer ou precisa se lembrar mais tarde, mas que no momento você não tem tempo para inserir essa informação no seu devido lugar dentro do seu sistema de organização.
E a sua caixa de entrada pode ser física (recomendo um caderno ou bloco de anotações e não folhas soltas ou post its porque tem maior chance de se perder) ou digital (aplicativo, bloco de notas de celular, sites específicos, editor de texto do computador). Só depende do que se adapta melhor ao seu dia a dia, o que funciona melhor para você e o que lhe agrada mais.
Eu uso das duas formas, tenho um caderninho que carrego comigo o tempo todo e tenho também uma caixa de entrada virtual, no OneNote. A maior parte do tempo uso o caderno, mas as ferramentas se complementam. Uso o OneNote quando por algum motivo qualquer não posso usar o caderno ou quando a origem da informação já é digital (um link, por exemplo).
Como funciona na prática? Como eu disse, meu caderno está comigo o tempo todo: ao lado do computador quando estou trabalhando ou na bolsa para qualquer lugar que eu vá. Enquanto eu estou trabalhando, qualquer informação/ideia/lembrete que me apareça (de terceiros ou da minha própria mente) eu anoto no caderno para não me esquecer e continuo meu fluxo de trabalho. Pode ser alguma solicitação profissional, de algum cliente, ou pessoal; pode ser que eu tenha me lembrado que preciso comprar leite, mandar o edredom para a lavanderia ou levar a cachorra para vacinar; pode ser uma ideia de algo que quero fazer ou de algum post que quero escrever, um livro que do nada eu me lembrei que quero ler ou filme que quero ver. Absolutamente qualquer coisa, a qual eu não posso dar atenção no momento, para não desviar a concentração do meu trabalho, mas que quero me lembrar futuramente.
Foto de Emma Matthews em Unsplash
Percebam que a caixa de entrada pode ser usada a qualquer momento, assim que surge algo que precisa ser anotado. Mas eu também uso muito em alguns momentos específicos do dia, por exemplo, quando estou checando meus e-mails. Eu já falei por aqui como eu organizo os meus e-mails. Quem leu esse post sabe que algo que jamais faço é deixar notificações ativadas e abrir o e-mail toda vez que chega uma nova mensagem. Meu hábito é ter dois ou três blocos de 15 a 20 minutos no meu dia que eu uso para checar os e-mails e lidar com eles. Mas, muitas vezes, a demanda que chega pelo e-mail não pode ser resolvida no momento da leitura, então eu preciso anotar isso em algum lugar para lidar mais tarde. E isso é feito justamente na caixa de entrada.
Até aí, bem simples, não é? Não há nenhuma grande dificuldade em usar uma caixa de entrada, há não ser uma certa necessidade de disciplina e comprometimento para sempre fazer as anotações e aos poucos perder o hábito de manter tudo apenas na mente. A maior dificuldade, a pergunta que eu mais recebo é: mas o que eu faço com as coisas que anotei? Como eu lido com isso?
O que você faz com as coisas que você anotou tem a ver com uma das etapas do método GTD: processar/esclarecer. Isso que dizer que você vai olhar item por item, entender o que ele representa e decidir o que fazer com ele, encaminhando para o lugar devido no seu sistema de organização.
Então, a primeira coisa é incluir no seu dia um momento para olhar tudo que você anotou na sua caixa de entrada. E isso deve ser feito todos os dias. Em alguns casos, dependendo do volume de informação, até mais de uma vez ao dia. Você precisa incluir esse momento na sua rotina porque não adianta nada anotar e não verificar depois o que anotou. A ferramenta perde seu sentido e deixa de ser confiável.
Depois, você precisa ter um sistema mínimo de organização e gerenciamento de tarefas para poder direcionar o que você inseriu na caixa de entrada. Entenda que ela não serve como uma ferramenta permanente de armazenamento, onde daqui a uma semana você vai estar folheando pra lá e pra cá seu caderno para encontrar algo que anotou dias atrás. A caixa de entrada apenas guarda a informação temporariamente, até que você possa direcioná-la para o lugar certo.
E o lugar certo é você quem define, porque depende de como você se organiza. Eu já falei por aqui como é o meu sistema de organização, então, para mim funciona assim:
- Compromissos, eventos, qualquer coisa que tenha data e/ou horário definido: anoto no planner ou no Google calendar se for algo relacionado especificamente ao blog;
- Coisas em geral que eu preciso fazer: dependendo do que for a tarefa, vai para To Do List do mês ou da semana ou para o controle de tarefas de um projeto se for ligada a algum específico (To Do List semanal e mensal ficam no planner e as tarefas relacionadas a projetos migram entre o Trello e o Asana).
- Ideias de projetos: vai para a lista de controle de projetos, no Trello, especificamente para o quadro “em espera”
- Ideias aleatórias em geral: para o quadro “algum dia/talvez”, também no Trello. Se for um livro/filme/série que eu quero ler/ver eu tenho listas específicas “para ler” e “para assistir”.
Foto de Karolina Grabowska em Kaboompics
Parece um pouco trabalhoso, mas em um dia comum eu não levo mais do que 15 minutos para direcionar cada coisa para o seu lugar, as vezes bem menos que isso. Claro que tudo depende de já ter um sistema de organização estruturado porque é só direcionar as coisas para o lugar que elas devem ficar.
Se você ainda não tem esse sistema de organização eu recomendo que você adote o uso ao menos de um calendário e duas listas: tarefas e projetos. No calendário você vai colocar datas e prazos. E as listas irão gerenciar suas tarefas e os projetos de longo prazo. Se possível, organize a lista de tarefas por prioridades. E para os projetos separe os ativos e em andamento, dos suspensos/em espera e futuros. Uma forma bem simples de fazer essa separação é usar canetas de cores diferentes ou marca texto para separar essas categorias. Mesmo no digital você pode usar esse sistema de cores.
Dois lembretes antes de finalizar esse post. O uso da caixa de entrada é desnecessário se você puder inserir a informação diretamente no seu sistema de organização. Se eu recebo uma mensagem ou telefonema marcando uma reunião, por exemplo, eu já anoto a informação diretamente no planner. Ela não precisa passar pela caixa de entrada, porque eu já sei o que é e onde se encaixa, então não faz sentido anotar na caixa de entrada para depois passar para o planner, a não ser que eu não esteja com o meu planner no momento.
O segundo lembrete é que a análise dos itens da caixa de entrada nos permite entender melhor tarefas e demandas que recebemos. Muitas vezes, ao analisar algo anotado percebemos que aquilo não tem importância de fato, talvez não precise ser feito ou mesmo já pode ter sido resolvido. Ás vezes, é algo que pode ser delegado. Fazer essa avaliação com calma evita que fiquemos sobrecarregados, porque muitas vezes incluímos apressadamente na nossa lista de tarefas coisas que não precisam ser feitas ou que até precisam, mas podem ser atribuídas para outras pessoas.
Vocês usam caixa de entrada? Tem alguma dificuldade ou dúvida sobre como implementar no seu dia a dia? Me contem nos comentários!
Até mais,
Juliana
ProdutivaMente 
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