Como é minha gestão de metas e projetos

Um dos assuntos relacionados a produtividade que eu mais gosto de falar e estudar sobre é o planejamento de projetos. Eu acredito que  metas e objetivos de longo prazo precisam necessariamente da estruturação de um projeto em torno delas para serem alcançadas. Objetivos de curto prazo também se beneficiam quando transformados em projetos. E como para mim produtividade tem tudo a ver com alcançar resultados, nada melhor do que falar sobre projetos, que são a melhor ferramenta para transformar metas em ações realizáveis.

Se um projeto tem a função de organizar o caminho para alcançar um resultado, o primeiro passo então é saber qual o resultado queremos obter. Parece simples mas nem sempre é. Quando o projeto tem origem externa (quando seu chefe te dá uma tarefa, por exemplo), você já sabe qual o resultado esperado. Agora quando se trata de projetos pessoais, muitas vezes não temos clareza sobre em qual resultado queremos chegar.

Eu já falei antes por aqui que eu acho legal todo mundo ter claras quais metas quer atingir na vida. E claro que isso é muito pessoal, há quem goste de “deixar a vida levar”, mas para mim particularmente isso não funciona, então eu falo aqui para quem também pensa assim e quer ter clareza quanto às suas metas e sobre como alcançá-las.

Meus projetos, então, são de dois tipos. Os de demanda externa (quando um cliente pede algum projeto, quando alguma circunstância pede uma ação – uma reforma da casa, uma viagem à trabalho, por exemplo), já vem com o objetivo pronto, só preciso estruturar recursos, etapas, prazos e as ações (atividades, tarefas).

O segundo tipo são aqueles mais pessoais, surgidos de necessidades minhas, para alcançar objetivos que eu considero importantes para construir e manter a vida que eu desejo ter. Para ter clareza sobre eles a primeira coisa necessária é traçar metas, ou seja, saber o que você quer em todas áreas da sua vida.

“Todas as áreas da vida” pode parecer um pouco amplo, então o que eu faço é dividir em 10 áreas: Carreira, Finanças, Espiritualidade, Bem Estar e Saúde, Estudos, Relacionamentos, Hobbies e Diversão, Desenvolvimento Pessoal, Contribuição Social e Propósito.  Essa divisão que eu uso vem da ferramenta Roda da Vida, mas cada um pode definir as áreas que mais fizerem sentido, essas que eu citei são apenas um exemplo de como eu faço.

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Foto de Ylanite Koppens em pexels.com

Então, para cada área, você vai definir metas: o que você quer para cada uma? Que objetivos espera alcançar? Que mudanças quer fazer em relação ao modo como está hoje? Como quer que esteja daqui a um, dois ou cinco anos ? Se for a primeira vez que você para pra fazer essa análise pode ser legal fazer uma espécie de diagnóstico, identificando como está cada área atualmente e como você gostaria que estivesse.

Depois de saber quais as metas é preciso transformá-las em objetivos concretos que permitam desenvolver projetos para realizá-los. Porque uma meta pode ser algo meio abstrato, então é preciso que ela se torne algo mais realizável. Uma forma de fazer isso é escrevê-las seguindo as características do método SMART. Uma meta SMART é específica, mensurável, atingível, relevante e temporal.

Seguindo essas características um única meta mais ampla pode se transformar em mais de um meta SMART, em vários objetivos menores. E para alcançar cada objetivo deverá ser criado um projeto. Eu uso e recomendo seguir o Modelo Natural de Planejamento. Ele tem etapas que seguem a forma natural que o nosso cérebro tem de instintivamente planejar as coisas: definir objetivos, visualizar o resultado, fazer um brainstorm, organizar e identificar as próximas ações.

Até aqui, é uma sequência simples:

  • definir metas para cada área da vida;
  • transformar as metas em um ou mais objetivos concretos (metas SMART);
  • para cada objetivo, criar um projeto, ou mais, se for o caso.

O problema maior é conseguir lidar com a enorme quantidade de projetos que surgem dessa simples sequência. Calculando de forma superficial: 10 áreas e duas metas para cada área totalizam 20 metas. Considerando que cada meta se converta em apenas um objetivo e cada objetivo se transforme em um único projeto, teremos ao menos 20 projetos para serem acompanhados ao mesmo tempo. E lembrando que nessa contagem não estão incluídos os projetos de origem externa, que eu mencionei no começo. E ainda, um objetivo dificilmente é representado por um único projeto.

É aqui que entra um conceito fundamental da produtividade: priorização. Ser produtivo passa por entender que nossas tarefas nunca terminarão, sempre surgem coisas novas e, por consequência, nunca teremos tempo para fazer tudo que queremos e precisamos. Portanto é preciso definir prioridades para saber claramente o que é mais importante e que deve ocupar nosso tempo, em detrimento do que é menos importante e pode ficar para depois.

teclado notebook caderno lapis xicara cafe

Foto de bongkarn thanyakij em pexels.com

O ponto chave é não querer se dedicar a todos os projetos de uma vez, não querer alcançar todas as metas de todas as áreas ao mesmo tempo. Depois de planejar todos os projetos você terá diversos prazos e pode definir suas prioridades em função desses prazos. E claro, cada um sabe quais são as áreas mais importantes na sua vida, quais tem mais vontade de priorizar.

Eu sempre faço revisões trimestrais dos meus projetos, então a cada revisão eu escolho algumas áreas para dar mais atenção naquele período e a partir daí seleciono os projetos aos quais vou me dedicar. Tento manter entre 5 e 10 projetos ativos, não mais do que isso, porque senão dispersa atenção e energia em várias coisas e acaba que nenhuma sai do lugar.

A partir daí é aquela sequência: do planejamento trimestral sai o planejamento mensal, que embasa o planejamento semanal. Assim eu faço com que as metas de longo prazo estejam presentes nas minhas tarefas diárias, sendo concretizadas um pouquinho mais a cada dia.

Para finalizar, um pouco sobre as ferramentas que uso para gerenciar tudo isso. Primeiro, pra pensar o projeto, para organizar as coisas, fazer brainstorm, eu sempre uso papel e caneta porque eu penso melhor escrevendo à mão. As metas de cada área da minha vida ficam em um quadro no Trello, assim como os projetos relacionados à cada uma delas. Em termos de planejamento individual de cada projeto, eu uso o Asana para projetos maiores, mais longos e que pedem um nível maior de detalhamento. Projetos menores e mais simples ficam no Trello mesmo. E aí, na hora de planejar meu mês, minha semana, eu consulto as informações de cada projeto e defino quais objetivos eu quero alcançar em um determinado mês e isso embasa a determinação de objetivos e tarefas semanais e das minhas atividades diárias.

E toda essa organização, além de nos manter no controle do andamento de cada projeto, também proporciona uma visão global que nos permite flexibilizar prazos, fazer mudanças de rota e aceitar de forma mais tranquila eventuais imprevistos. Atualmente, vários do meus projetos estão suspensos em função da situação que vivemos, mas esse controle me permite ter uma noção clara de onde elas pararam, quais os próximos passos a serem dados quando eles voltarem a ficar ativos e o quanto os prazos podem ou não serem ampliados. Isso me mantém tranquila quanto ao andamento da minha vida como um todo.

Como vocês gerenciam os projetos de vocês? Gosto sempre de saber como é pra cada um, sempre pode surgir um visão ou ideia diferente. Já sabem, os comentários estão sempre abertos para perguntas, dúvidas e sugestões e o que mais quiserem me contar.

Até mais,

Juliana Sales

13 comentários sobre “Como é minha gestão de metas e projetos

  1. Como sempre, post interessante!
    Sobre sua pergunta no final do post: Basicamente não tenho projetos profissionais – Meu trabalho é cuidar de crianças, não tem muito segredo além de paciência e energia. Projetos pessoais eu acabo sendo meio “deixa a vida me levar”, a única coisa que faço questão é guardar um pouco de dinheiro todos os meses(A meta é 10% mas ainda não consegui me organizar pra isso). Outro projeto é ter um filho – Penso muito numa inseminação artificial pra não depender de todo aquele ritual de encontrar alguém, namorar e etc., mas como é um procedimento caro, não faço ideia de como me organizar pra que saia do papel (sigo no aguardo de ganhar na loteria ou de conseguir guardar realmente uma grana pra fazer), enfim, planejamento quase 0 por aqui, mas seu post me fez refletir um tanto então talvez isso mude.

    Abraços

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  2. Confesso que meus projetos são meio “deixo a vida me levar”, mas tenho consciência que preciso rever esse conceito e me organizar mais. A proposta de divisão em áreas específicas me atraiu, entendi que funciona como uma forma de clarear as necessidades, otimizando tempo e planejamento com o que é realmente importante.

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  3. A melhor forma é essa que citou, dividindo por categorias e pegar uma meta grande e dividí-la em metas menores, mas eu até chego a fazer algumas, mas raramente consigo seguí-la, pois eu não volto para ver se as cumpri, vou deixando a coisa fluir e isso não é muito bom, pois as metas mais importantes eu acabo esquecendo e deixando no papel depois que passa ou as consequências chegam e vejo que se tivesse me lembrado do que era para fazer corretamente, teria a impedido de acontecer. Mas como é o foco do sei blog, eu preciso colocar aqui, que é organização!!! É uma disciplina difícil de impor, mas necessária.

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  4. Ah, minha cara.. não sei, no momento estou uma bagunça. Não sei como me organizar nesse não-futuro. Estou tentando pensar numa data futura para retomar algumas coisas mas, por enquanto, estou a navegar sem bússolas. Meu ano estava todo planejado, organizado e aí veio um vírus e tirou tudo do lugar. Ainda não me organizei. Acho que já disse isso em algum post seu.
    Mas, tenho plena consciência que preciso agir, mas certamente o primeiro semestre está perdido e eu preciso aguardar um pouco mais para pensar o segundo semestre ou investir em 2021. Não sei. Não sei… não sei. rs
    Que horror.
    Mas eu costumo pensar a partir de um original (projeto) leio e leio e leio e se houver identificação com o material, naturalmente começo a elaborar uma proposta. Feito isso parto para a elaboração. Uma vez impressa e aprovada, aguardo o retorno do autor. Depois disso é pensar lançamento, vendas, divulgação. É um festival de coisas que se precisa pensar. O lançamento é na verdade o menos interessante quando se trata de um livro. É apenas uma festa de apresentação, uma espécie de baile de debutante. É só festa mesmo. Mas, tem a sua importancia e relevância. É a partir dessa “festa” que a gente vai em frente com o livro e sabe se vai vender bem ou não.
    Enfim, é isso… esse é o meu mundo antes da pandemia, resta saber como será o pós-pandemia. rs

    bacio

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  5. Eu gosto de pegar todas as metas que eu me proponho a fazer no ano e dividi-las por categoria.
    Exemplo:
    Blog
    Leituras
    Instagram
    Filmes e séries.
    Eu amei seu post! Achei ele bem interessante ❤

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  6. Nesse ponto, queria ser mais organizada. Tenho muitos sonhos, mas raramente os transformo em algo organizado e concreto como um projeto. O máximo que tento às vezes é organizar um cronograma com as coisas que a faculdade demanda, mas muitas vezes nem isso funciona. Vou experimentar fazer algo semelhante quando o semestre voltar, quem sabe começando por ela eu não consigo expandir isso pra outros setores da minha vida? Ótimo post. Abs! ♥

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  7. Bacana demais o seu post, acredito mesmo que planejar é essencial. Para poder organizar tudo que eu preciso fazer, eu uso um quadro branco. Embora não seja tão organizado e utilizável a longo prazo, principalmente em projetos de longa duração, é bem útil para que eu não me perca na imensa lista de coisas que geralmente tenho para fazer.

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  8. Eu tenho tanto a aprender ainda. Você sempre frisa isso de priorizar e eu tenho muita dificuldade com isso. Eu sou ansiosa demais e tô sempre fazendo uma coisa pensando em outra, isso é horrível, eu sei e preciso relaxar um pouco mais pra mudar isso. Não conhecia a meta SMART, vou estudá-la um pouco mais para ver se me adapto.

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  9. Oi, Ju! Adoro seus posts! Super me identifico! Definir metas é essencial! Traçar planejamentos com base no que se quer é algo primordial a se alcançar objetivos. Penso que pra tudo na vida seja assim. Não é receita de bolo, ou garantia de que tudo dará plenamente certo, mas fato é que ajuda e muito a se chegar em bons resultados. Grande beijo!

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  10. Menina sério adoro o seu blogue…Leio e fico imaginando nossa olha isso pode dar certo…Mas não consigo, sou organizada não sendo organizada, embora desde que conheci seu blogue e devo agradecer a Lunna comecei a usar o planner e realmente tem me ajudado muito, mas, isso é o meu máximo….Bem pelo menos por enquanto e na vida pessoal…
    No profissional já sou mais metódica até porque a profissão exige varias anotações, dados e tabelas, então não posso deixar passar sem anotar e organizar tudo…Acho que por isso sou mais tranquila em relação a planejamentos pessoais, pois, profissionalmente falando já me cobro e me cobram bastante…
    Abraços

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  11. Oi, Ju! Tudo bem? Você pegou em pontos que eu de fato considero pra caramba: a questão realmente “…não é fazer mais coisas, é fazer as coisas certas e de forma eficiente.” – esse é Ponto 1. O ponto 2 é a questão da procrastinação versus perfeccionismo. Luto muito contra isso! Seus posts são Incríveis! Super me indentifico! Me ajudam muito! Bjs

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