5 ideias equivocadas sobre gestão do tempo

Qualquer que seja o seu conceito de produtividade, certamente ele passa pela necessidade de gerenciar o tempo. O meu conceito de produtividade tem a ver com equilíbrio entre trabalho e lazer, com trabalhar diariamente para alcançar suas metas mas sem sacrificar descanso. E para isso, é indispensável saber administrar o uso do seu tempo.

No post da semana passada eu mencionei o termo “doença do tempo”, que se refere a sensação que quase todos nós temos de que o tempo passa muito rápido e temos que correr para poder fazer tudo e dar conta de tudo. E eu já falei por aqui também que a maioria das pessoas que reclama da falta de tempo na verdade não tem o menor cuidado com o seu próprio tempo, sequer tem consciência de como ele é gasto.

Eu acredito que quando falamos em ter uma vida mais produtiva, algumas coisas são fundamentais: organização, planejamento, definir prioridades e saber gerenciar o tempo. E gerenciar o tempo é mais do que planejar como suas tarefas serão distribuídas ao longo do seu dia; envolve consciência de como ele é usado e mais, com o que ele deve ser usado.

Muitos métodos e ferramentas de produtividade se baseiam em gerenciar o uso do tempo. No entanto, elas podem ser ineficientes se não entendermos o conceito por trás da ideia de gerenciamento, e algumas concepções equivocadas podem dificultar esse entendimento. É sobre isso que vamos falar nesse post.

Gestão do tempo é só para suas atividades de trabalho/estudo

Quando se fala em gestão do tempo, muitos tendem a pensar apenas nas atividades profissionais ou relacionadas aos estudos. No entanto, gerenciar o tempo engloba todas as demais áreas da sua vida para que você possa aproveitar melhor sua vida pessoal, seus hobbies. Pode parecer estranho falar em planejar momentos de lazer mas isso provavelmente se deve a ideia equivocada que muita gente tem que planejamento é algo rígido e inflexível.

Precisamos abrir mão dessa ideia porque planejamento e organização, na verdade, nos permitem poder escolher de forma mais tranquila como vamos usar nosso tempo. Planejar e organizar nos dá liberdade para aproveitar melhor o tempo, em todos os sentidos.

Foto de Samantha Gades em Unsplash

Gerenciamento do tempo serve para fazer mais coisas em menos tempo

Essa ideia está relacionado ao conceito, questionável, de que produtividade é fazer mais coisas. Logo, quem pensa assim, acredita que gerenciar bem o tempo é conseguir de alguma forma fazer suas atividades de forma mais rápida, para ter mais tempo, para fazer mais atividades.

O grande problema de acreditar que administração do tempo tem a ver com a quantidade de coisas que você faz é a tendência a trocar a qualidade pela quantidade. E isso pode levar a ter uma lista de tarefas concluída, mas cheia de tarefas sem importância ou desnecessárias. Se você pensa que o importante é fazer mais coisas, instintivamente tende a adiar tarefas mais longas e complexas. E, de forma geral, essas são as tarefas importantes, que fazem parte dos projetos de longo prazo e que contribuem para chegar aos seus objetivos.

A ideia de que ser multitarefa é uma boa ideia também se baseia nessa crença: se eu quero fazer mais coisas em menos tempo fazer várias coisas de forma simultânea parece ser uma boa solução, não? Mas eu já expliquei aqui porque a multitarefa é prejudicial: a ideia de que você está economizando tempo é ilusória e as chances de produzir um trabalho de baixa qualidade e cometer erros é enorme.

Para gerenciar o tempo basta gerenciar a execução das suas tarefas

Como eu disse no começo do post, gestão do tempo vai além de distribuir suas tarefas ao longo do seu dia ou semana. Aqui tem um texto muito bom que explica que o gerenciamento do tempo engloba três aspectos: conscientização, arranjo e adaptação.

Conscientização é pensar no tempo de forma realista, entendendo que é um recurso limitado. Isso envolve, dentre outras coisas, saber em quais momentos você é mais produtivo e cronometrar o tempo gasto nos mais diversos tipos de tarefas. Ser consciente do seu tempo é não marcar uma reunião importante no trabalho no mesmo dia em que tem uma reunião de pais na escola do seu filho. Ou planejar seu dia levando em conta imprevistos e perdas inevitáveis de tempo (no trânsito, por exemplo).

Arranjo é a ideia mais comumente associada à administração do tempo: planejar a realização de suas tarefas, definir horários e prazos. São atitudes essenciais, mas por si só não garantem uma boa gestão.  E Adaptação implica em saber lidar com urgências, interrupções, imprevistos e mudanças de prioridade. A combinação desses três parâmetros se traduz em saber administrar bem o tempo.

Foto de Carolyn V em Unsplash

Existe um método ou técnica ideal de gestão do tempo

Assim como tudo o mais em produtividade e organização, não existe um padrão para a forma de administrar o tempo. Não há uma forma única de fazer as coisas, porque cada um tem rotinas, metas, projetos e gostos diferentes. Um método que funciona para mim pode não funcionar para você porque atende minhas demandas mas não atende as suas, já que elas provavelmente são diferentes. Por isso é tão importante estar atento aos três aspectos que formam o conceito de gerenciamento de tempo e, claro, ter clareza sobre o seu dia a dia e sobre as tarefas que você precisa fazer. Só assim é possível escolher de forma acertada qual o melhor método e ferramenta para você.

Um situação que ilustra isso muito bem esse ponto é a questão: preciso acordar cedo para ser mais produtivo? E a resposta é: depende. Eu já falei aqui sobre cronotipos e se você é o tipo de pessoa que não gosta ou tem dificuldade para acordar cedo, se forçar a isso (quando se tem a possibilidade de escolha, claro) só vai fazer com que você comece o dia estressado e irritado e o termine se sentido mais cansado. E ninguém é produtivo nessas condições. Da mesma forma, há quem prefira começar o dia fazendo a tarefa mais difícil, enquanto outros preferem começar com tarefas mais leves até entrar no ritmo. Não tem certo ou errado, tem o que funciona para cada um.

Todos os problemas de produtividade podem ser resolvidos pela boa gestão do tempo

Se você vive se distraindo, olhando as redes sociais, checando seu e-mail, conversando com alguém ou deixando a mente vaguear por aí e no final acaba atrasando suas tarefas, o seu problema não é falta de tempo é dificuldade de concentração e falta de atenção.

Outro problema comum que pode ser confundido com a má gestão do tempo: procrastinação. Se você sempre adia começar alguma coisa ou fica enrolando para terminar, você pode até ter dificuldade em lidar com tempo mas isso acontece, primeiramente, porque você está procrastinando.

Nesse caso, não há técnica de gerenciamento de tempo que resolva se você não buscar entender a causa da procrastinação e lidar com ela. Da mesma forma, se você não consegue se concentrar, não é o planejamento do seu dia, a organização das suas tarefas ou uso da técnica Pomodoro que vai resolver seu problema.

Técnicas, aplicativos, ferramentas são os instrumentos que usamos para solucionar nossos problemas de produtividade. Então, se não soubermos exatamente qual o problema qualquer instrumento será inútil. Falta de produtividade acontece pela falta de um desses três fundamentos: tempo, energia ou atenção. Então, não, não basta uma boa administração do tempo para garantir uma vida produtiva.

Me contem: vocês se reconhecem em algumas dessas ideias? E conseguem perceber o quanto elas interferem na sua gestão do tempo? 

Até mais,

Juliana Sales

5 comentários sobre “5 ideias equivocadas sobre gestão do tempo

  1. Nossa, o tempo…
    Então! Nunca me dei bem com Cronos. Não sei viver dos horários alheios e isso foi um grande problema na época escolar. Horário de entrada e saída… turnos de aula. Serviu para eu saber que não daria certo na vida profissional determinada por uma empresa-escritório. Enfim, eu teria que fazer os meus horários. Mas, como conseguir isso numa realidade em que todo mundo vive com os olhos nos ponteiros?
    Bem, eu entendi que funciono melhor depois das 13 horas. O que já foi uma grande descoberta. Depois compreendi que trabalho não é para ser chato-monótono. Tampouco para me levar a exaustão. Compreendidos esses elementos todos, não tive mais problemas e as profissões escolhidas foram as que me permitiriam ter controle do meu corpo-mente e tempo. Quando quero eu trabalho, quando não quero, eu postergo, conscientemente de que terei que compensar. Mas não me aborrece as horas de trabalho e as atividades feitas. Logo, o tempo não são horas… são momentos, como Kairos.

    bacio

    ps. Vou enviar o link desse texto para uma amiga que diz de minuto em minuto: estou atrasada, sem tempo. Hoje não dá, não consigo. aff

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  2. Oi, Ju! Como estão as coisas por aí? espero sinceramente que muito bem! Bom, mais um post propício aqui! Afinal, que sensação terrível essa que temos de que o tempo passa muito rápido. Essa pressa, certo desespero diário até que sentimos de que precisamos correr para darmos conta de tudo me aflige. Admito. Eu até sou bem organizada, mas também sofro da procrastinação. E até gosto quando você traz esse assunto aqui. Sempre agrego lições. Menina, há dias que a coisa flui (como foi hoje!), mas quando não, eu geralmente tento não pirar (quase sempre consigo!), mas me dá uma sensação de que algo não foi preenchido. Não gosto de me senti assim não! rsrsr! Eu mantenho agenda e post-its à minha frente com minhas funções diárias para evitar, ou ao menos tentar vencer esse processo em meu dia a dia, pois faço milhares de coisas ao mesmo tempo (coisa de gente ansiosa!)
    Beijos!

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  3. Que artigo maravilhoso, moça. Eu realmente não sei bem exatamente em qual horário funciono melhor, porque quando consigo acordar cedo eu faço as coisas, mas quando fico acordada até tarde também acabo fazendo várias outras. Já entendi que uma hora bem ruim para eu fazer as coisas são aquelas horinhas depois das 17h. Eu fico perdida hahaha.
    Mas, sério, isso que você disse de que organizar o tempo serve para tudo em nossa vida é muito real, e quando eu percebi isso consegui deixar minha rotina mais produtiva e leve 🙂

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  4. Comigo as tarefas são mais eficazes no período da manhã, acho que é pelo fato de ter dormido e já estar descansado. Depois do almoço, vou em câmara lenta, não produzo muito. Depois das 17:00 h. até a hora de dormir, eu produzo satisfatoriamente também.

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  5. Para mim o melhor horário para realizar as tarefas mais difíceis é de manhã, principalmente se for cedo. Sou daquelas que funciono melhor durante o dia, no final da tarde só penso em descansar. Quanto a procrastinar, realmente é um problema, às vezes faço isso e só acabo adiando projetos que precisam ser feitos e desperdiço um tempo precioso.

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