Perguntas e respostas sobre produtividade

Eu costumo receber e-mails e mensagens de pessoas pedindo dicas para melhorar sua produtividade, sobre como fazer seus projetos andarem, como dar conta de suas tarefas e por aí vai. E é sempre um prazer receber essas mensagens e, inclusive, uma ou duas vezes perguntas que eu recebi deram a origem a posts específicos aqui no blog.

E o post de hoje vai mais ou menos por esse caminho, mas com uma proposta meio diferente. Observando as dúvidas que eu recebo, percebi que a maioria delas tem algumas coisas em comum, embora escritas de forma diferente. Então, nesse texto eu reuni as três principais perguntas que eu recebo e respondi cada uma delas.

Qual o melhor aplicativo de produtividade?

Essa pergunta, e suas devidas variações, deve ser a que eu mais recebo. As variações no caso são: qual o melhor método? O método “x” é mesmo o melhor? A técnica “y” funciona mesmo? E ainda tem aquelas que estão em dúvida se é melhor usar um aplicativo ou o velho papel e caneta.

E eu acredito que quem me acompanha com frequência, já deve imaginar qual a minha resposta. Não existe o melhor aplicativo, nem método ou ferramenta. Eu repito sempre que em termos de organização e produtividade, o melhor jeito de fazer as coisas é aquele que funciona para você.

O melhor aplicativo é aquele que você tem maior facilidade de uso ou gosta mais. A melhor ferramenta é a que atende suas necessidades e se adapta a sua rotina. O melhor método é o que resolve seus problemas e vai de encontro às suas demandas. Só você pode saber qual a melhor forma porque ela tem que solucionar os seus problemas e de mais ninguém.

Da mesma forma não existe certo e errado. Existe o que funciona e o que não funciona e quando não funciona é porque não é daquilo que você precisa. A ideia é, primeiro, conhecer alguns métodos, técnicas, ferramentas. E depois testar, colocar em prática, porque só assim dá pra saber o que vai ser a solução dos nossos problemas. Mas, claro, para isso você precisa conhecer bem sua rotina, suas dificuldades. Daí vem a relação entre produtividade e autoconhecimento. E vale lembrar também que buscar a melhor ferramenta para você não é buscar a ferramenta perfeita. Isso não existe, então cuidado para não transformar essa busca pelo ideal em uma forma de procrastinação.

mesa notebook celular cafe vela plantinhaFoto de Georgiana Barbu em Unsplash

Como eu consigo ter mais tempo no meu dia?

Essa também é uma das mais comuns. E também tem as suas variações:

  • como conseguir fazer tudo que eu preciso fazer?
  • como conciliar vida pessoal e profissional?
  • como dar conta de trabalho, casa e filhos?

No fundo, a resposta é uma só. E ela passa por conscientização, priorização e organização & planejamentoConscientização porque é preciso entender que suas tarefas são infinitas. Você nunca vai conseguir zerar suas tarefas, porque novas tarefas nunca param de chegar. Simples assim. Aceitar isso é essencial para aprender a lidar com suas tarefas, e consequentemente com o seu tempo, de forma mais eficiente.

Após entender isso, fica claro que você precisa então escolher quais tarefas fazer no momento e quais podem ficar para depois. Isso é priorização. Ter clareza sobre o que é mais importante e direcionar seu tempo primeiramente para isso. O que não é prioridade pode ser adiado, delegado ou simplesmente descartado.

Quanto ao planejamento & organização: sabendo o que realmente é importante e precisa ser feito, você deve organizar a execução das tarefas e planejá-las para não se sobrecarregar e garantir que tudo será feito de forma ordenada e no devido prazo. Lembrando que momentos de descanso devem sempre estar entre as suas prioridades

Um último lembrete, sobre a questão de conciliar vida profissional e pessoal: nesse ponto eu concordo com alguns especialistas em produtividade que dizem que não dá para separar os dois aspectos, porque não somos duas pessoas diferentes, uma enquanto trabalha e outra quando está em casa ou com os amigos. Inevitavelmente, problemas de trabalho podem continuar nos preocupando quando encerramos o expediente ou problemas pessoais podem interferir no nosso desempenho no trabalho. A ideia aqui deve ser equilibrar e não conciliar.

Isso quer dizer que talvez, em alguns momentos, a sua vida profissional se sobreponha e em outros, ela fique um pouco de lado para dar espaço para a vida pessoal. O que não pode acontecer é viver a vida toda só focado em um aspecto ou no outro. E claro, tentar equilibrar isso no dia a dia, mas entender que momentos em que um lado exige mais tempo e energia acontecem, mas isso não deve ser uma constante ao longo da vida.

planner setembro 2020 celular caneta floresFoto de Debby Hudson em Unsplash

Por que meu planejamento não funciona?

Ou por que não consigo cumprir meu planejamento? De forma geral, um planejamento que não funciona tem algum problema em sua própria elaboração.

Um erro comum é ter um planejamento rígido, com todos os horários do dia preenchidos, sem levar em contar imprevistos e emergências que podem acontecer. Um exemplo: você planeja todo o seu dia de trabalho, encaixando cuidadosamente tudo o que quer fazer. Mas de repente, o trânsito pode fazer você se atrasar, um cliente novo pode aparecer, a internet pode resolver não funcionar. E aí, todo o seu planejamento vai por água abaixo. Isso acontece porque seu planejamento deve ser flexível o suficiente para abrigar esses acontecimentos.

Outro ponto tem a ver com calcular mal o tempo que levamos para fazer alguma tarefa. O mais comum é subestimar o tempo necessário e as atividades acabarem se acumulando. Às vezes você programa 30 minutos para fazer uma tarefa e acaba levando 1 hora. Mais uma vez, se o seu planejamento não for flexível, ele não consegue se adaptar à essa situação. E também, com o tempo e a prática você acaba conseguindo perceber melhor o tempo necessário para as suas tarefas e isso acontece com menos frequência.

Esteja atento também para não querer abraçar o mundo, ou seja, fazer uma lista enorme de tarefas e querer acreditar que conseguirá fazer tudo quando na verdade é impossível, simplesmente porque o número de tarefas é maior que o tempo disponível. Aqui pode estar acontecendo, além da questão de subestimar o tempo de cada tarefa, aquilo que eu falei no começo, de não priorizar e querer dar conta de tudo. É melhor fazer uma única tarefa importante e de forma bem feita do que fazer 10 sem importância ou de forma corrida e sem qualidade.

Agora, me contem (se é que você já não me escreveu sobre isso): alguém se identificou com alguma dessas dúvidas? Ou tem alguma outra que não se encaixa nas 3 perguntas desse post? Me digam nos comentários!

Até mais,

Juliana Sales.

14 comentários sobre “Perguntas e respostas sobre produtividade

  1. Oi Ju! Comecei a me planejar mesmo durante a pandemia pois estava procrastinando, literalmente me sabotando… Realmente essas perguntas são bem pessoais e o que funciona para mim pode não funcionar para você e vice versa…Como já falei algumas vezes hoje faço uso do planner e tem me ajudado bastante…
    Abraços

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  2. Olha, essas perguntas com certeza irá sanar as dúvidas de muitas pessoas. Para falar a verdade para mim que sigo diariamente seu blog, foi uma revisão de como conduzir sua vida produtivamente. E sempre fico atento nas dúvidas 2 e 3 que postou, senão a coisa desanda aqui.

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    • Eu não pensei nisso quando escrevi o post, mas concordo com você que lele meio que é um apanhado geral de coisas que eu sempre falo por aqui. E fico feliz de saber que acompanha o blog e que o conteúdo é útil pra você!

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  3. Que post ótimo, certamente deu um direcionamento para muita gente que ainda está tentando encontrar seu caminho no quesito produtividade. E acho que o x da questão é esse mesmo: saber o que é o melhor para si, como no caso dos aplicativos por expl. Não adianta nada baixar vários, ou aquele que todos dizem que é o melhor, se ele não se adapta à sua realidade. Saber quais são os pontos que precisam de atenção é o melhor caminho para uma rotina que seja realmente produtiva.

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    • É bem isso mesmo, Patrícia. No fundo é uma questão de autoconhecimento, para conhecer nossa rotina, nossas dificuldade, nossos problemas e assim poder escolher qual ferramenta/método melhor nos atende.

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  4. Gostei muito do post, muitas dessas perguntas eu já me fiz também. Gosto de ler sobre o assunto para repensar os meus hábitos! Um aplicativo que funciona muito para mim é o Evernote, após testar vários esse que é super básico ganhou espaço na minha rotina.

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    • Malu, sabe que eu nunca me adaptei com o Evernote? Me encontrei no OneNote, gosto muito dele, mas futuramente ainda pretendo testar de novo o uso do Evernote, porque muita gente adora!

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  5. Como sempre Juliana, sempre indicando materiais interessante para nós! Ainda estou tentando consciliar minha vida pessoal como meu trabalho, organizar tudo de uma maneira simples e fácil para mim. Hoje em dia eu não fico mais baixando vários aplicativos no meu celular ou no computador, sei muito bem que não vou usá-los…kkk

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  6. Oi Juliana, boa tarde…
    Eu não sou a que gosta de perguntas, confesso… faço anotações quando tenho dúvidas, mas prefiro investigar-me e voltar a ler o texto algumas vezes. Alguns de seus textos eu faço isso… deixo aqui (aberto) vou e volto e converso com as paredes. Descobri muitas respostas a perguntas não feitas. rs
    Até tracei um paralelo para a questão da escrita de um romance com as propostas que você apresenta aqui. E já teve post-aula que fiz-dei me lembrando de você e de imediato sabia que você iria encontrar uma espécie de eco seu. Gosto disso…
    Mas eu sei, que cada pessoa tem um ritmo e tem gente que prefere perguntar e já ter uma resposta pronta, ainda que a resposta esteja bem diante dos olhinhos. rs
    A última questão, a respeito do porque algo não funciona, acho que não é apenas com planejamento… é com tudo que somos e fazemos. Planejar é lindo, porque está ano campo das idéias, o problema é trazer isso para o real e tornar concreto-viável. Nesse momento é que eu considero complicado porque depende de sabermos do que somos capazes, compreender que fracassar não é ruim, pelo contrário.

    bacio

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    • Também gosto de perguntas, sabe Lunna. Mas fico no meio do caminho entre gastar horas (ou dias) perdida em reflexões buscando a resposta ou querê-la para agora, já, nesse minuto. Depende muito do assunto, do meu humor, da fase da lua talvez. Sempre fico feliz quando você diz que meus post te levaram a reflexões e a perceber pontos de vista diferentes. Fiquei curiosa para saber mais sobre esse post/aula que você disse que lembrou de mim!

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  7. Nossa, Ju, eu SUPER me identifiquei com esses três questionamentos, especialmente o último, porque eu cismo de tentar preencher minha agenda com MIL coisa e ai acabo não dando conta, seja por falha na Internet, como você citou, ou por desânimo mesmo (tem dias que vem com tudo!). Mas tô tentando melhorar isso, e suas dicas sempre me ajudam nisso (MUITO OBRIGADA, de verdade <3)
    Excelente post! Parabéns!
    Beijinhos e bom restinho de domingo

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    • Oi Bells, fico muito feliz em saber que as dicas são úteis, sinto que meu objetivo com o blog está sendo alcançado. E eu já fui muito assim, de querer fazer mil coisas e ocupar cada minuto para poder fazer tudo que eu queria. Ainda sou um pouco, mas acho que o próprio tempo nos mostra o quanto isso é cansativo e vamos mudando aos poucos.

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