Você sabe delegar tarefas?

Algumas palavras estão particularmente ligadas a produtividade. Planejamento por exemplo. Planejar é se antecipar e determinar previamente de que forma queremos usar nosso tempo e fazer nossas atividades. Para isso, precisamos saber quais são as nossas prioridades, o que permite direcionar nosso tempo para o que é realmente importante.

Entretanto, além das coisas verdadeiramente importantes, temos uma pilha de coisas “menos importantes”, mas que ainda assim precisam ser feitas. O ponto aqui é entender que essas coisas precisam sim serem realizadas, mas não necessariamente por você. Entra em campo a arte de delegar. Sim, é uma arte porque muita gente tem dificuldade de repassar tarefas, mesmo aquelas mais simples e banais.

Delegar é um dos pilares da organização de tarefas. O fluxo mais básico de gerenciamento das suas atividades envolve listar tudo o que precisa ser feito e analisar cada item para dar o destino adequado. Todas as nossas atividades podem ser divididas em três categorias: coisas que precisam ser feitas, coisas que estão ficarão em espera (suspensas ou adiadas) e coisas que podem ser delegadas.

Porém, para que a delegação seja de fato eficiente, alguns cuidados são necessários. Primeiro é preciso entender que delegar não é o mesmo que atribuir a tarefa a alguém e se esquecer dela. Uma delegação eficiente requer acompanhamento e supervisão. Você atribui a execução da tarefa à outra pessoa, mas continua sendo responsável por ela.

Uma coisa extremamente importante quando se fala em delegar é explicar com clareza e detalhadamente o que precisa ser feito, como e para quando. É preciso deixar evidente qual o resultado você espera e qual o prazo de entrega.

Foto de Volodymyr Hryshchenko em Unsplash

Outro ponto se refere a delegar não só a tarefa em si, mas também delegar autoridade a pessoa, de modo que ela possa ter autonomia para tomar decisões necessárias referentes à tarefa que foi delegada. Se você, por exemplo, é um chefe que delega apenas tarefas, mas não dá autonomia, você será o tempo todo procurado para tomar decisões e questionado quando surgir alguma dúvida e nessa situação uma das vantagens da delegação – economizar seu tempo – se perde porque você está a todo momento tendo que interromper suas tarefas para dar suporte ao seu funcionário. Autonomia também engloba pedir e ouvir sugestões da pessoa sobre a melhor forma de realização.

Além de autonomia é preciso garantir que a pessoa tenha todos os recursos necessários para realizar aquela tarefa. E isso envolve dois aspectos: prático e intelectual. A parte prática se explica por si só: o responsável pela execução da tarefa precisa de ferramentas, acesso a dados, informações e pessoas e tudo que for necessário para executar a atividade. A parte intelectual se refere a habilidade e conhecimento. Um dos fatores que garantem que a sua delegação seja bem sucedida é escolher a pessoa certa para a tarefa, ou seja, uma pessoa capacitada para fazê-la. Ou, se for o caso, proporcionar o treinamento necessário para que a pessoa se torne capaz. Se você gerencia uma equipe, por exemplo, é essencial saber as habilidades de cada um na hora de distribuir as tarefas.

Como eu já comentei, a supervisão é importante, especialmente se for uma tarefa mais complexa e que demanda tempo. É interessante programar verificações regulares, como forma de acompanhamento, para garantir que tudo está saindo conforme o planejado. Apenas esteja atento para que esse acompanhamento não tire a autonomia de quem está fazendo a tarefa, senão o propósito da delegação se perde.

Uma última dica se refere à conclusão do processo de delegação. É preciso saber lidar caso o resultado não seja o esperado. Seus prazos devem considerar a possibilidade de ser necessário fazer algum ajuste ou mesmo refazer o trabalho. Nessa situação existem três opções: explicar o que não está como o esperado e pedir para quem fez a tarefa corrigir, atribuir a tarefa a outra pessoa ou refazer a tarefa você mesmo. Em todo caso, seja cuidadoso e tente entender porque o resultado não foi o esperado: dificuldade na execução? Falha de comunicação ao delegar? Aliás, é sempre importante dar um feedback,  seja positivo ou negativo.

Foto de Oli Dale em Unsplash

Por fim, muitas pessoas costumam ter dificuldade de saber quais tarefas podem ser delegadas. É muito fácil cair na armadilha da centralização, por acreditar que se você fizer tudo o resultado será melhor, o processo será mais fácil (não é) ou por não confiar em outras pessoas para fazer o trabalho. Mas centralizar nunca é uma boa opção: você se sobrecarrega, se estressa, fica sem tempo e tudo isso ainda pode gerar um trabalho de baixa qualidade. Quais tarefas, então, podem ser delegadas?

  • tarefas pequenas, mas que somadas acabam gastando muito tempo. São coisas rotineiras, que não são urgentes nem importantes, mas que interferem no seu fluxo de trabalho. 
  • tarefas simples e repetitivas e por vezes, entediantes.
  • tarefas que podem ser facilmente ensinadas, que tem um roteiro, um passo a passo a ser seguido.
  • tarefas que exigem conhecimentos ou habilidades que você não tem ou não domina.
  • aquelas tarefas que são urgentes ou importantes, mas ainda não são “as mais” urgentes e importantes. São tarefas que “competem” em prioridade com outras e perdem, mas mesmo assim precisam ser feitas.

De forma geral, para saber se uma tarefa pode ser delegada, pergunte-se: só você é capaz de fazer essa tarefa ou outra pessoa pode fazê-la? É algo que requer sua atenção direta para ser bem sucedido? Você tem tempo de ensinar alguém como fazer? São tarefas que se repetem de tempos em tempos?

Lembrando que delegar não tem a ver só com o ambiente de trabalho, também podemos (e devemos) delegar coisas a nível pessoal. Delegar é essencial para uma boa gestão de tarefas e para administrarmos bem nosso tempo porque nossa lista de tarefas nunca terá fim, sempre surgirão novas demandas e é essencial que nosso foco esteja em nossas prioridades. Então, sempre que possível, delegue!

Até mais,

Juliana Sales

16 comentários sobre “Você sabe delegar tarefas?

  1. Saber delegar tarefas é uma das minhas dificuldades na organização e sei que isso me prejudica. Sempre acho que eu tenho que fazer tudo porque se não corro o risco das coisas não saírem como o planejado. Gostei muito das dicas, principalmente de delegar tarefas menores e rotineiras, vou tentar seguir!

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  2. Por um tempo trabalhei como coordenadora de área de uma empresa, e foi ali que aprendi a delegar. Afinal, era o meu trabalho! Tinha que repassar as atividades dos estagiários e designers, e percebi o quanto o trabalho em conjunto é importante. Hoje quando percebo que não sou capaz de fazer algo sozinha não sinto dificuldades de pedir ajuda ou delegar a atividade para outra pessoa!

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    • Para quem é gerente, coordenador ou algo semelhante, é essencial saber delegar, não só para não ficar sobrecarregado, mas também para estimular os funcionários. Delegar é essencial para que o trabalho em equipe funcione e o que tem por aí de “chefe” que não sabe fazer isso… só dificulta o trabalho de todo mundo.

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  3. Nunca fui de delegar tarefas. Prefiro fazer tudo sozinho, pois sempre fui do tipo de pessoa que vê tudo perfeito quando feito pelas próprias mãos. Amei o post ❤

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    • Isso é muito comum, eu também tenho esse problema de ter dificuldade para delegar por querer manter o controle de tudo. Acredito que o tempo e a prática nos ajudam a melhorar isso, quando vemos o quanto estamos sobrecarregados e percebemos como delegar deixa as coisas mais tranquilas.

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  4. Não gosto de delegar tarefas. Fui coordenador e as pessoas pegavam muita antipatia por mim por causa das tarefas que passava para elas, mas que eram necessárias. Desde então, prefiro não ter um cargo de liderança, pois notei que só se cria inimizades durante o percurso. Trabalhar com o ser humano é horrível.

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    • Interessante que teve outro comentário aqui onde a pessoa aprendeu a delegar justamente trabalhando como coordenadora! Mas concordo com você, o ser humano é difícil mesmo, e você abordou um ponto que eu não falei no post, sobre quando a pessoa a quem delegamos não lida bem com isso.

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  5. Bem, se antes eu tinha dúvida se sabia ou não, ao ler-te a conclusão foi simples: não sei usar esse verbo. Não tenho paciência e não sei lidar com resultados que não me agradam. Sem contar que tem a questão de tempo. Algo que poderia ser feito em minutos e a pessoa leva horas-dias-semanas. Aff… Vou lá e faço.
    As perguntas que fez na última parte do post já me fez respirar fundo. Eu sei ensinar… mas, as vezes, me irrita ter que repetir algo duas ou três vezes. A temperatura do corpo sobe e a paciência acaba. Respiro fundo uma duas três vezes e procuro alguém para me substituir.
    Não sou boa de supervisionar um projeto também não porque não gosto de ninguém em cima de mim, então não fico em cima dos outros, mas tem gente que só faz com um vigilante no pescoço.
    Em suma, delegar não é para mim, deve ser por isso que sempre preferi trabalhar com criação e produção solo.
    Estou a rir aqui, mas é de nervoso ao me lembrar de algumas situações. aff

    bacio

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    • Pelos comentários aqui, vi que muita gente tem dificuldade de delegar Lunna, e pelos mais diversos motivos. Pra mim também não é fácil, porque gosto de manter as coisas sob o meu controle. Mas também tenho que admitir que quando comecei a delegar certas atividades, comecei a ter mais tempo para fazer coisas que eu queria, mas não sobrava tempo. Então, mesmo não sendo tão fácil, tem valido a pena.

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